Descarga Automática y Organización de Fotografías por Fecha desde Formularios Jotform

Estimados,

Nos encontramos frente a la necesidad de realizar una descarga automática y organizada en carpetas según fecha de la visita, de las imágenes que se suben en los formularios creados en jotform, para poder compartirlas con personas que no pertenecen a la organización y que no tienen acceso a jotform.

Por favor nos indican cuál es la mejor forma de hacerlo y si ustedes disponen de personas de contacto aquí en sudamérica, que puedan ayudarnos con esta tarea.

Gracias.

Hola Estudios,

Gracias por contactar con el soporte de Jotform. Soy un asistente de IA y estoy aquí para ayudarte.

Actualmente, la forma más completa de obtener todos los archivos subidos (incluidas las imágenes) y poder organizarlos por fecha de visita fuera de Jotform es exportar todos los datos de tu cuenta y luego estructurar las carpetas en tu propio sistema (servidor, NAS, nube, etc.). Desde allí podrás compartirlos con personas externas sin que necesiten acceso a Jotform.

Te explico cómo exportar todos los datos (incluyendo uploads) de tu cuenta en un solo paquete:

Cómo exportar todos tus datos (formularios, envíos y archivos subidos)

Déjame ayudarte con eso:

1. Ve a tu Workspace y, en la parte superior derecha, haz clic en tu Avatar/Imagen de perfil.
2. Haz clic en Settings en el menú que se abre.
3. En el menú izquierdo, selecciona Data.
4. En la sección Export Data, haz clic en Download My Data.
5. En la ventana emergente, haz clic en Create New Report.
6. En Select Time Frame, elige el rango de fechas de las visitas/envíos que quieres incluir, o selecciona All Time si quieres todo el historial.
7. En Select Data to Export, marca las casillas de los datos que quieras exportar (incluye las opciones relacionadas con Uploads/Submission data para tener las imágenes).
8. Haz clic en Prepare Download y espera a que se genere el paquete.

Cuando el archivo esté listo, recibirás un correo con un botón de descarga. Dentro del paquete encontrarás las imágenes subidas y los datos de los envíos (incluyendo fechas), lo que te permitirá luego organizar las fotos en carpetas por fecha de visita usando scripts o herramientas de tu propio entorno.

En cuanto a tu consulta sobre si disponemos de personas de contacto en Sudamérica para ayudaros directamente con esta tarea específica, no tengo información en la base de conocimiento sobre contactos locales o servicios presenciales/regionales. Lo que sí podemos hacer desde aquí es orientarte paso a paso sobre cómo configurar la exportación y el flujo de trabajo dentro de Jotform.

Si quieres, en un siguiente mensaje puedes indicarnos:

• Qué formulario o formularios usan para las visitas.
• Si la fecha de la visita está en un campo específico (por ejemplo, un campo Date).
• Si prefieres descargar por formulario o todo junto desde la cuenta.

Con esos datos podremos orientarte mejor sobre cómo estructurar el proceso para que luego sea más sencillo automatizar el ordenado en carpetas en tu sistema.

Reach out again if you need any other help.

Necesito descargar sólo las fotografías desde el formulario, el id es el https://form.jotform.com/252453786717670.

Además requiero que esa descarga se realice en forma automática.

La fecha de la visita sí es un campo, es el campo "Fecha de la visita" y además necesitamos que salga el nombre de la estación, que se encuentra en el campo "Estacion"

Hola Estudios,

Entiendo que necesitas descargar solo las fotografías del formulario indicado, que el proceso sea automático y que las imágenes queden organizadas usando los campos “Fecha de la visita” y “Estacion”.

Con la información disponible, Jotform permite descargar los archivos subidos de un formulario y filtrarlos por rango de fechas, pero no ofrece dentro de la propia interfaz una automatización nativa que descargue de forma recurrente y los organice en carpetas por campos personalizados (como “Fecha de la visita” y “Estacion”). Esa parte de organización y automatización tendría que hacerse fuera de Jotform (por ejemplo, con un script o integración externa que procese los archivos descargados).

Déjame ayudarte con lo que sí puedes hacer desde Jotform para obtener solo los archivos subidos de ese formulario y filtrarlos por fecha:

1. Descargar todos los archivos subidos (solo adjuntos) del formulario

1. Ve a tu Workspace y localiza el formulario correspondiente.
2. Abre las envíos en Jotform Tables usando el botón de Submissions del formulario.
3. En Jotform Tables, haz clic en Download All (parte superior derecha).
4. Elige la opción Download Attachments para descargar únicamente los archivos subidos (imágenes, etc.).

El sistema creará un archivo ZIP con todos los archivos subidos y te enviará un correo con el enlace de descarga.

2. Descargar solo un subconjunto de archivos según un rango de fechas

Puedes usar el filtro por fecha de envío para limitar qué archivos se incluyen en el ZIP. El flujo general es:

1. En Jotform Tables, haz clic en Filter.
2. En la sección de fecha (All Time), selecciona el rango de fechas que te interese.
3. Aplica el filtro con el botón Apply Filter.
4. Vuelve a hacer clic en Download All y elige Download Attachments. Solo se descargarán los archivos de los envíos que cumplan el filtro.

Esto te permite acotar por periodo de tiempo, aunque el filtro es por fecha de envío, no específicamente por el campo “Fecha de la visita”.

3. Sobre automatizar la descarga y organizar por “Fecha de la visita” y “Estacion”

En la información disponible no aparece un mecanismo interno de Jotform que:

• Descargue automáticamente los adjuntos de un formulario en intervalos (por ejemplo, diario), y
• Genere carpetas usando valores de campos personalizados como “Fecha de la visita” y “Estacion”.

Para lograr exactamente ese comportamiento, sería necesario usar herramientas externas (por ejemplo, integraciones o scripts propios) que consuman los datos y archivos de Jotform y luego creen las carpetas y nombres de archivo según esos campos. Esa parte ya quedaría fuera de lo que está documentado aquí.

Respecto a tu pregunta sobre disponer de personas de contacto en Sudamérica para ayudaros con esta tarea, no dispongo de información en el contenido disponible sobre contactos locales o soporte presencial/regional específico para Sudamérica.

Vuelve a contactarnos si necesitas más ayuda.

Gracias por la respuesta. Alguien del equipo que no sea la IA, me puede ayudar con contactos específicos de Sudamérica, que nos apoye con una integración con Jotform?

Hola clienteincognito,

Para integraciones personalizadas, lo más recomendable es trabajar con un Solutions Partner de Jotform. Ellos pueden ayudarte a crear integraciones a medida, automatizar procesos (como la descarga y organización de archivos) y configurar flujos avanzados según tu caso.

Puedes encontrar un partner en el directorio oficial de Jotform, donde podrás filtrar por región, idioma y tipo de servicio. Desde ahí, solo necesitas revisar los perfiles y contactar directamente al que mejor se ajuste a lo que buscas.

Ten en cuenta que los Solutions Partners son independientes de Jotform, por lo que costos y alcance se gestionan directamente con ellos.