Automatización de adquisiciones: Procesos principales para automatizar

Si todavía realiza manualmente procesos empresariales como órdenes de compra, aprobaciones de facturas y aprobaciones de contratos, su empresa está perdiendo valiosas oportunidades de automatización. Probablemente también esté ralentizando sus procesos de adquisición y reduciendo la productividad en general.

La automatización de adquisiciones puede ser de gran ayuda, y es tan fácil de implementar que no hay razón para no automatizar estos procesos repetitivos y que consumen tiempo. Su equipo de adquisiciones dispondrá de más tiempo para dedicarse a actividades más importantes, y toda su empresa se beneficiará.

Comprendiendo la automatización de adquisiciones

La automatización de adquisiciones se refiere al uso de la tecnología para reducir las tareas manuales y facilitar un proceso de adquisición ágil. Gracias a la automatización de procesos, puede optimizar actividades como la aprobación de contratos, evitando cuellos de botella y permitiendo que el personal se concentre en las tareas que requieren su capacidad de toma de decisiones y un toque humano.

Cuando automatiza su proceso de adquisiciones, elimina algunas de las tareas manuales que consumen tiempo del personal. De hecho, la automatización de adquisiciones puede ofrecer numerosos beneficios. No solo agiliza su flujo de trabajo, sino que también mejora la precisión y ayuda a reducir o eliminar errores en la entrada de datos y otros procesos manuales. Su sistema de adquisiciones funcionará de manera más fluida y eficiente.

Principales procesos que puede automatizar

Su sistema de adquisiciones probablemente esté lleno de tareas repetitivas que puede automatizar. Simplificar estas tareas con software de automatización resultará en un procesamiento más rápido y sencillo.

1. Órdenes de compra

Su empresa podría recibir cientos o miles de órdenes de compra cada trimestre, por lo que automatizarlas puede ahorrar tiempo valioso. Las plantillas de formulario de solicitud de compra y de orden de compra de productos de Jotform ayudan a digitalizar este proceso.

Puede personalizar cada plantilla según sus necesidades y luego compartir los formularios en su sitio web o por correo electrónico. El personal puede completar los formularios de forma digital, lo que brinda a los aprobadores acceso a la información que necesitan para aprobar de manera clara y fácil de leer.

2. Gestión de proveedores

Utilizar plantillas para recopilar información de proveedores y suministradores es otra forma de automatizar su proceso de adquisiciones. Los formularios de registro de proveedores, registro de nuevos proveedores y contacto sencillo con proveedores de Jotform son ideales para empresas que trabajan con muchos proveedores cada año.

Estos formularios eliminan la necesidad de que su personal realice la entrada de datos. Puede proporcionárselos a nuevos proveedores en su sitio web o a través de un correo electrónico, y una vez que el proveedor complete el formulario, esa información puede integrarse en una hoja de cálculo o cargarse en su sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM). No habrá que preocuparse por la entrada de datos, y se asegurará de que su empresa recopile rápidamente toda la información esencial para dar de alta a los nuevos proveedores.

3. Aprobación de facturas

Trabajar con copias en papel de las facturas es un proceso propenso a errores y que consume mucho tiempo. Con las plantillas de Jotform, puede convertir su proceso de aprobación de facturas en una operación en línea.

Las plantillas como el formulario de autorización de pago y el formulario de recibo de pago reducen el tiempo necesario para aprobar facturas. Con toda la información relevante disponible en línea, no es necesario buscar la factura correcta ni lidiar con procesos de aprobación en papel. Puede emitir recibos de pago de forma digital y asegurarse de pagar las facturas puntualmente.

4. Aprobaciones de contratos

Jotform también puede ayudarle a simplificar el proceso de firma y aprobación de contratos. Con una amplia selección de plantillas de contratos que incluye un formulario de acuerdo de ventas, un formulario de términos y condiciones, y más, puede agilizar el proceso de creación y aprobación de contratos.

Simplemente envíe un enlace al formulario de contrato a cualquier contratista con el que vaya a trabajar. Ellos pueden completar el contrato de forma digital, y usted recibirá el documento final de inmediato. Con Jotform Firmas, puede recopilar firmas electrónicas en los contratos con solo unos clics.

Y con Jotform Aprobaciones, incluso puede configurar flujos de aprobación automáticos agregando aprobadores, lógica condicional y más. Este proceso de aprobación más ágil puede ayudar a que los proyectos sigan avanzando y cumplan con los plazos establecidos.

5. Gestión de inventario

La gestión de inventarios es una tarea que consume mucho tiempo, especialmente si su personal aún realiza el inventario con lápiz y papel. Usar un formulario digital de inventario o un formulario de lista de verificación de inventario le ayuda a digitalizar el proceso, ahorrando tiempo al personal. Puede prellenar estos formularios con cada tipo de artículo, lo que facilita la toma de inventario.

Estos formularios digitales también pueden aumentar la precisión, ya que eliminan la posibilidad de errores tipográficos en los nombres o números de productos. Al colocar este formulario en una página interna de su sitio web, su personal podrá completarlo, y sus datos se integrarán automáticamente en una hoja de cálculo. Luego, podrá gestionar el inventario de manera eficiente.

Implementación de la automatización de adquisiciones en su empresa

No necesita invertir en software costoso para automatizar sus procesos de adquisiciones. Jotform es una plataforma muy versátil que puede agilizar muchas de las tareas que le están consumiendo tiempo y esfuerzo innecesarios. Invertir solo un poco de tiempo en configurar estos procesos automatizados puede optimizar sus operaciones y hacer que sus flujos de trabajo sean más eficientes.

Foto por Cup of Couple