Notion vs Asana: ¿Qué herramienta es mejor para tu flujo de trabajo?

Si estás buscando un producto de software que pueda ayudar a tu equipo a ejecutar proyectos sin problemas, es probable que ya hayas visto los nombres de estas dos herramientas populares: Notion y Asana. 

Como dos de muchas en el espacio de gestión de proyectos y productividad, han estado presentes durante más de una década y continúan atrayendo nuevos usuarios. ¿Has estado considerando unirte a las filas pero no sabes cuál elegir? 

Notion y Asana proporcionan una plataforma para apoyar el trabajo en equipo y la finalización de tareas. Pero tienen algunas diferencias clave. 

Asana es una plataforma robusta de gestión de proyectos ideal para equipos medianos a grandes, mientras que Notion es una herramienta de gestión de trabajo más flexible, que puede ser más adecuada para individuos y equipos pequeños. 

Sigue leyendo para aprender más sobre Notion vs Asana para que puedas tomar una decisión informada sobre qué es mejor para tu empresa. También aprenderás sobre Jotform Tableros, una herramienta versátil de gestión de tareas que podría ser una opción aún mejor para tu negocio.

Diferencias clave entre Notion y Asana

Antes de profundizar en los detalles de Asana vs Notion, es útil verlos desde una perspectiva de alto nivel. 

Ambas soluciones obtienen buenas reseñas de gran cantidad de usuarios, pero eso no significa que sean una buena opción para todos. Tu éxito personal con cualquiera de ellas depende de si has elegido la herramienta que aborda las necesidades de tu empresa y se alinea bien con las habilidades tecnológicas de tu equipo. (Ten en cuenta que Asana también se compara frecuentemente con Trello; puedes leer sobre Asana vs Trello aquí.)  

Aquí hay algunas diferencias fundamentales que destacan en una comparación de Notion vs Asana: 

Gestión de proyectos vs gestión del conocimiento

Asana está enfocada en tareas mientras que Notion ofrece un enfoque más flexible, basado en bases de datos. 

Esto significa que Asana es excelente para rastrear y reportar el progreso de los proyectos, así como para gestionar tareas de grupos grandes. En otras palabras, su enfoque está en la gestión de proyectos. 

Notion también tiene algunas características excelentes de gestión de proyectos. Sin embargo, podría describirse mejor como una herramienta de gestión del conocimiento porque también proporciona a los equipos (o individuos) un espacio centralizado para gestionar información, ya sea que se relacione con clientes específicos, proyectos u otras categorías. Sus poderosas características de base de datos la convierten en una opción sólida para almacenar, gestionar y analizar datos relacionados con proyectos.

Colaboración de flujo de trabajo vs colaboración de contenido

Ambas herramientas apoyan la colaboración en equipo pero de diferentes maneras. 

Las herramientas de colaboración de Asana se centran principalmente en el progreso y finalización de tareas (y en última instancia, la finalización de proyectos). La plataforma permite a los miembros del equipo coordinar y programar tareas, hacer listas de tareas pendientes, discutir proyectos y compartir objetivos y hitos de proyectos. También ofrece una variedad de formas de ver la información del proyecto, desde tableros Kanban y gráficos de Gantt hasta calendarios y cronogramas. 

Notion tiene características similares de gestión de proyectos que permiten a los grupos mantener las actividades en movimiento y transparentes. Pero también apoya la colaboración a una escala más amplia, permitiendo a los equipos, e incluso a los clientes, trabajar juntos en documentos, wikis, notas y más. Por ejemplo, soporta edición en tiempo real y características de control de versiones. 

En resumen, Notion funciona bien para colaborar en todo tipo de información, relacionada con proyectos o no. 

Diferentes curvas de aprendizaje

La mayoría de las personas pueden aprender cómo usar Asana rápidamente, especialmente si han usado otros productos de software de gestión de tareas en el pasado. 

Parte de esta intuitividad se debe al buen diseño por parte de Asana, pero también es resultado del alcance directo de la plataforma, moviendo proyectos del punto A al punto B. Algunas de sus características avanzadas pueden tomar más tiempo para aprender, pero en general, Asana es la mejor opción si la simplicidad y una rápida implementación están entre tus objetivos.

Notion, por otro lado, tiene una curva de aprendizaje más pronunciada, en parte porque puede usarse de muchas maneras diferentes. 

No hay una forma “correcta” de usarla; en su lugar, los usuarios deben familiarizarse con su amplia funcionalidad y determinar la mejor manera de aplicarla a su trabajo. Esto toma tiempo (y paciencia), pero finalmente vale la pena si necesitas la flexibilidad. 

Diferentes niveles de personalización

Ambas aplicaciones de gestión de proyectos ofrecen algún grado de personalización, pero los usuarios de Asana solo pueden hacerlo dentro de los límites del sistema de gestión de proyectos del software. Por ejemplo, puedes crear flujos de trabajo personalizados que se integren con diferentes herramientas, y cambiar las vistas de tu trabajo y otros datos relacionados con proyectos. 

En contraste, Notion ofrece opciones de personalización casi ilimitadas. 

Puedes usarla para diferentes propósitos, como tomar notas, gestionar trabajo de clientes, crear flujos de trabajo de redes sociales y más. Puedes cambiar la forma en que aparecen tus espacios de trabajo, como cambiar los colores para branding o crear espacios de trabajo temáticos, y desarrollar automatizaciones útiles. Incluso puedes cambiar la estructura de las páginas de base de datos para destacar cierta información. 

Ahora que entiendes algunos de los conceptos básicos de Asana vs Notion, echemos un vistazo más detallado a cada una.  

Notion: Fortalezas, limitaciones y mejores casos de uso

Como podrías haber notado ya, Notion es una opción poderosa para individuos y equipos que buscan un espacio de trabajo todo en uno. Vamos a desglosar algunas de sus fortalezas y debilidades, así como los mejores casos de uso para este software.

Notion es mejor para 

• Gestión del conocimiento: Puede servir como un centro centralizado para todo el conocimiento de la empresa, haciendo que la información sea fácilmente accesible y manejable para todos.  
• Productividad personal: Apoya la productividad individual con características como listas de tareas pendientes, seguimiento de tiempo, seguimiento de objetivos y tableros de visión.   
• Flujos de trabajo flexibles: Su versatilidad significa que puedes crear tus flujos de trabajo ideales para servir casi cualquier propósito, junto con la mayoría de otras herramientas.  

Desarrollador: Notion Labs

Limitaciones: La vasta flexibilidad de Notion puede hacerla abrumadora para usuarios nuevos. La plataforma también carece de herramientas nativas avanzadas de gestión de proyectos, lo que puede llevar a algunos a buscar alternativas a Notion que sean más fuertes en esta área. 

Características clave 

• Bases de datos personalizadas: Puedes determinar la estructura y apariencia de cualquier base de datos, permitiéndote enfocarte en la información que necesitas.
• Colaboración en documentos: Los equipos pueden trabajar de forma asíncrona o simultánea en documentos, comentando, etiquetando y sugiriendo ediciones.  
• Integración de medios enriquecidos: Puedes integrar fácilmente cualquier cosa en Notion, desde videos y formularios hasta mapas y PDFs.
• Integraciones: Notion se conecta con más de 140 otras herramientas de negocio (incluyendo Asana) para flujos de trabajo sin problemas. Entre las mejores integraciones de Notion están Slack, Zoom, Calendly, Box y OneDrive. 

Pros/contras 

• Pros: Los usuarios aman su versatilidad de amplio alcance y la capacidad de personalizar flujos de trabajo y ver datos de una variedad de maneras.   
• Contras: Los usuarios primerizos encuentran difícil aprender el software y dicen que hay pocos recursos disponibles para ayudar. Algunos también mencionan sentirse abrumados por la naturaleza abierta de la plataforma.

Planes/precios: Notion tiene un plan gratuito apropiado para uso personal; también ofrece tres planes pagos que comienzan en $10 por usuario, por mes. Ofrece funcionalidad de IA por $8 adicionales por usuario, por mes.

Calificación G2: 4.6/5

Asana: Fortalezas, limitaciones y mejores casos de uso

Asana adopta un enfoque más estructurado para la gestión de proyectos y tareas, convirtiéndola en una opción preferida para equipos que manejan proyectos complejos.

Asana es mejor para 

• Gestión de tareas: Puedes crear tareas y subtareas, asignar responsabilidades e identificar obstáculos para ayudar a mantener el trabajo en movimiento. 
• Colaboración en equipo: Los equipos pueden discutir proyectos, recopilar aprobaciones, dar retroalimentación y ver mensajes y anuncios sobre el trabajo en curso. 
• Flujos de trabajo estructurados: Asana apoya flujos de trabajo tradicionales que incluyen planificación, ejecución y revisión de proyectos, ayudando a mantener consistencia y claridad. También incluye características de automatización de flujos de trabajo. 

Desarrollador: Asana, Inc.

Limitaciones: Aunque Asana ofrece algún grado de flexibilidad dentro de su marco de gestión de proyectos, no es lo suficientemente flexible para ser usada para necesidades no relacionadas con tareas, como documentación de proyectos y gestión del conocimiento. 

Características clave 

• Asignaciones de tareas: Asana permite un asignado de tarea y múltiples colaboradores, y todos pueden recibir acceso para ver y hacer ediciones. Todos reciben notificaciones de actualización.
• Seguimiento de proyectos: Puedes ordenar tareas por asignados, fechas de vencimiento y prioridad para que puedas evaluar rápidamente el progreso en tareas importantes. También puedes optar por recibir actualizaciones por correo electrónico sobre proyectos en los que estás involucrado. 
• Automatización de flujos de trabajo: Puedes crear flujos de trabajo personalizados, tanto dentro de Asana como entre herramientas (como Slack o OneDrive), sin codificación requerida. 
• Herramientas de reportes: Asana tiene una gama de tableros personalizables que se actualizan automáticamente y son fácilmente compartibles. 

Pros/contras 

• Pros: Los usuarios aman las fuertes características de colaboración de Asana y su gran biblioteca de integraciones. 
• Contras: Algunos usuarios sienten que Asana no vale el precio comparado con otras plataformas similares. 

Planes/precios: Asana ofrece un plan gratuito adecuado para individuos y equipos pequeños; también tiene dos opciones pagas que comienzan en $10.99 por usuario, por mes para un plan anual (o $13.49 para una suscripción mensual). Contacta a Asana para información de precios empresariales. 

Calificación G2: 4.4/5

Notion vs Asana: Comparación característica por característica

	Notion	Asana
Mejor adecuado para …	Equipos de ingeniería, equipos creativos, equipos que necesitan bases de conocimiento para desarrollo y ejecución de ideas	Equipos remotos, equipos de desarrollo de productos, grandes empresas que necesitan gestión de proyectos estructurada
Capacidades de gestión de tareas y proyectos	Organización de proyectos: Vistas de proyectos flexibles, tanto estructuradas como no estructuradas Gestión de tareas: Características de gestión de tareas flexibles pero básicas Reportes/tableros: Incluye plantillas de tableros para creación manual	Organización de proyectos: Variedad de vistas de gestión de proyectos tradicionales pero estructuradas Gestión de tareas: Capacidades avanzadas, incluyendo asignados, campos personalizables, dependencias y más Reportes/tableros: Incluye tableros robustos en tiempo real que incluyen seguimiento de progreso
Herramientas de colaboración	Edición: Edición completa de páginas/bases de datos Compartir archivos: Puede subir documentos directamente dentro de páginas y bases de datos de Notion Comunicación: Puede dejar y responder comentarios, crear páginas de discusión y dar actualizaciones Espacio de trabajo colaborativo: Espacios de trabajo para ver y editar proyectos y bases de datos	Edición: Comentarios solo en tareas Compartir archivos: Solo puede enlazar a archivos almacenados dentro de plataformas en la nube (Google Drive, Dropbox, etc.) Comunicación: Puede hacer comentarios en tareas, enviar mensajes y dar actualizaciones de estado Espacio de trabajo colaborativo: Espacios de trabajo solo para acceso a tareas de proyectos
Personalización y flexibilidad	Plantillas: 30,000+ en todo, desde planes de proyectos hasta notas, calendarios y más Versatilidad: Puede reemplazar una variedad de otras herramientas Personalización: Opciones de personalización casi ilimitadas para muchos casos de uso	Plantillas: Docenas, todas enfocadas en gestión de proyectos Versatilidad: Herramienta de gestión de proyectos únicamente Personalización: Personalizaciones estándar para vistas de proyectos, estética del espacio de trabajo y tareas
Facilidad de uso y curva de aprendizaje	Curva de aprendizaje: Toma tiempo aprender Ayuda disponible: Ofrece una serie de videos introductorios y una variedad de guías de usuario	Curva de aprendizaje: Fácil de aprender con excepción de características avanzadas Ayuda disponible: Ofrece cursos bajo demanda y webinars, entrenamientos en vivo y más
Opciones de integraciones y automatización	Integraciones:100+ Automatización: Automatizaciones nativas y de terceros disponibles; también puedes codificar las tuyas propias	Integraciones: 200+ Automatización: Automatizaciones nativas y de terceros disponibles; también puedes codificar las tuyas propias
Precios y valor por el dinero	Plan gratuito: Sí Opciones de precio: 3 disponibles, incluyendo $10 por asiento, por mes, $15/asiento, por mes, y un plan empresarial. Acceso a características de IA por $8 adicionales por miembro por mes Prueba gratuita: Sí	Plan gratuito: Sí Opciones de precio: 3 disponibles, incluyendo $10.99 por usuario, por mes (facturado anualmente), $24.99 por usuario, por mes, y un plan empresarial. Prueba gratuita: Sí
	Pruébalo Ahora	Aprende Más

Conclusión: Asana brilla como una herramienta de gestión de proyectos bastante simple y estructurada, aunque su uso está estrictamente limitado a gestionar proyectos y tareas en el sentido tradicional. 

Notion se destaca por su versatilidad y tiene varios casos de uso diferentes, incluyendo gestión de proyectos. Pero los usuarios de Notion sacrifican características más avanzadas de gestión de proyectos y facilidad de uso por el bien de esta flexibilidad. 

Tu elección depende de tus necesidades. Sigue leyendo para descubrir otra opción que es tanto fácil de usar como flexible, y que podría ser la opción perfecta para tu empresa.  

Jotform Tableros: Una alternativa flexible

¿Interesado en explorar otras opciones además de Notion y Asana? Jotform Tableros es otra herramienta de gestión de tareas que te ayuda a gestionar tus operaciones en un lugar centralizado. 

Como las mejores herramientas de gestión de proyectos, tiene configuraciones avanzadas de organización de tareas y colaboración y es increíblemente fácil de usar. ¡Pero también puede crear automáticamente tareas desde cualquier proceso basado en formularios u otros canales de comunicación utilizados en tu negocio!

Por ejemplo, si usas formularios para recopilar pedidos de clientes en línea, puedes vincular esos formularios de pedidos a Jotform Tableros. Cada vez que se envía un pedido, una nueva tarea aparecerá automáticamente en el tablero. Esta conexión directa entre formularios y tu tablero de tareas hace que los flujos de trabajo sean sin problemas, y tu vida más fácil.

Jotform Tableros es una excelente alternativa tanto a Notion como a Asana. Puedes 

• Crear automáticamente tareas desde múltiples fuentes. Además del ejemplo anterior que muestra la creación de tareas desde envíos de formularios, también puedes automatizar nuevas tareas que surgen a través de conversaciones y flujos de trabajo de agentes de IA. (Y también puedes crear tareas manualmente si lo deseas.) 
• Conecta tus formularios a tableros. Conecta cualquiera de los formularios de tu empresa a tu(s) tablero(s) para crear automáticamente tareas accionables de manera rápida y fácil. ¡Nada se escapará por las grietas otra vez!
• Aprovecha la automatización impulsada por IA. Los Agentes de IA pueden crear tareas basadas en pedidos de clientes, consultas o aplicaciones. Así que si, por ejemplo, un cliente le dice al agente de IA de tu sitio web que tiene una necesidad de soporte técnico, una nueva tarea se creará automáticamente basada en esa conversación.
• Fomenta un flujo de trabajo sin problemas. Puedes automatizar la creación de tareas a medida que los flujos de trabajo progresan, manteniendo tus procesos suaves y organizados. Incluso puedes conectar múltiples flujos de trabajo a un solo tablero, o múltiples tableros a un solo flujo de trabajo.
• ¡Ponte en marcha rápido! Jotform Tableros usa un tablero familiar estilo Kanban con funcionalidad de arrastrar y soltar, convirtiéndolo en una plataforma intuitiva y fácil de usar que tú y tu equipo aprenderán rápidamente. Además, tenemos muchas plantillas para ayudarte a comenzar.  

¿Intrigado? Prueba Jotform Tableros gratis hoy. ¡Podría ser justo la solución de productividad y gestión de proyectos que has estado buscando!