Notion vs Asana: ¿Qué herramienta es mejor para su flujo de trabajo?

Si está buscando un producto de software que ayude a su equipo a ejecutar proyectos sin contratiempos, es muy probable que ya se haya encontrado con los nombres de estas dos herramientas populares: Notion y Asana.

Como dos de las muchas plataformas dentro del ámbito de la gestión de proyectos y la productividad, ambas llevan más de una década en el mercado y continúan atrayendo a nuevos usuarios. ¿Ha estado considerando unirse a ellas, pero no sabe cuál elegir?

Notion y Asana proporcionan una plataforma para apoyar el trabajo en equipo y la finalización de tareas. Pero tienen algunas diferencias clave. 

Asana es una plataforma robusta de gestión de proyectos ideal para equipos medianos a grandes, mientras que Notion es una herramienta de gestión de trabajo más flexible, que puede ser más adecuada para individuos y equipos pequeños. 

Continúe leyendo para conocer más sobre Notion y Asana y poder tomar una decisión informada sobre cuál es la mejor opción para su empresa. Además, aprenderá sobre Jotform Tableros, una herramienta versátil de gestión de tareas que podría ser una opción aún mejor para su negocio.

Diferencias clave entre Notion y Asana

Antes de profundizar en los detalles de Asana y Notion, es útil verlos desde una perspectiva de alto nivel. 

Ambas soluciones reciben buenas reseñas de una gran cantidad de usuarios, pero eso no significa que sean la mejor opción para todos. Su éxito personal con cualquiera de ellas dependerá de si ha elegido la herramienta que satisface las necesidades de su empresa y se alinea bien con las habilidades tecnológicas de su equipo. (Tenga en cuenta que Asana también se compara con frecuencia con Trello; puede leer sobre Asana vs Trello aquí).  

Estas son algunas diferencias fundamentales que destacan al comparar Notion y Asana:

Gestión de proyectos vs gestión del conocimiento

Asana está enfocada en tareas mientras que Notion ofrece un enfoque más flexible, basado en bases de datos. 

Esto significa que Asana es ideal para dar seguimiento y generar reportes sobre el progreso de los proyectos, así como para gestionar tareas de equipos grandes. En otras palabras, su enfoque principal es la gestión de proyectos.

Notion también tiene algunas funciones excelentes de gestión de proyectos. Sin embargo, podría describirse mejor como una herramienta de gestión del conocimiento porque también proporciona a los equipos (o individuos) un espacio centralizado para gestionar información, ya sea que se relacione con clientes específicos, proyectos u otras categorías. Sus potentes funciones de base de datos la convierten en una opción sólida para almacenar, gestionar y analizar datos relacionados con proyectos.

Colaboración de flujo de trabajo vs colaboración de contenido

Ambas herramientas apoyan la colaboración en equipo pero de diferentes maneras. 

Las herramientas de colaboración de Asana se centran principalmente en el progreso y finalización de tareas (y en última instancia, la finalización de proyectos). La plataforma permite a los miembros del equipo coordinar y programar tareas, hacer listas de tareas pendientes, discutir proyectos y compartir objetivos e hitos de proyectos. También ofrece diversas formas de visualizar la información de los proyectos, desde tableros Kanban y diagramas de Gantt hasta calendarios y líneas de tiempo.

Notion tiene funciones similares de gestión de proyectos que permiten a los grupos mantener las actividades en movimiento y transparentes. Pero también apoya la colaboración a una escala más amplia, permitiendo a los equipos, e incluso a los clientes, trabajar juntos en documentos, wikis, notas y más. Por ejemplo, ofrece funciones de edición en tiempo real y control de versiones.

En resumen, Notion funciona bien para colaborar en todo tipo de información, relacionada con proyectos o no. 

Diferentes curvas de aprendizaje

La mayoría de las personas pueden aprender cómo usar Asana rápidamente, especialmente si han usado otros productos de software de gestión de tareas en el pasado. 

Parte de esta facilidad de uso se debe al buen diseño de Asana, pero también es resultado del alcance directo de la plataforma, moviendo proyectos del punto A al punto B. Algunas de sus funciones avanzadas pueden tomar más tiempo para aprender, pero en general, Asana es la mejor opción si la simplicidad y una rápida implementación están entre sus objetivos.

Notion, por otro lado, tiene una curva de aprendizaje más pronunciada, en parte porque puede usarse de muchas maneras diferentes. 

No hay una forma “correcta” de usarla; en su lugar, los usuarios deben familiarizarse con su amplia funcionalidad y determinar la mejor manera de aplicarla a su trabajo. Esto toma tiempo (y paciencia), pero finalmente vale la pena si necesitas la flexibilidad. 

Diferentes niveles de personalización

Ambas aplicaciones de gestión de proyectos ofrecen algún grado de personalización, pero los usuarios de Asana solo pueden hacerlo dentro de los límites del sistema de gestión de proyectos del software. Por ejemplo, puede crear flujos de trabajo personalizados que se integren con diferentes herramientas, y cambiar las vistas de su trabajo y otros datos relacionados con proyectos. 

En contraste, Notion ofrece opciones de personalización casi ilimitadas. 

Puede usarla para distintos propósitos, como tomar notas, gestionar el trabajo con clientes, crear flujos de trabajo para redes sociales y mucho más. También puede personalizar la apariencia de sus espacios de trabajo, por ejemplo, cambiando colores para alinearlos con su branding o creando espacios temáticos, además de desarrollar automatizaciones útiles. Incluso puede modificar la estructura de las páginas de bases de datos para resaltar la información más relevante.

Ahora que comprende algunos conceptos básicos sobre Asana y Notion, echemos un vistazo más detallado a cada uno.

Notion: Fortalezas, limitaciones y mejores casos de uso

Como habrá notado, Notion es una opción poderosa para individuos y equipos que buscan un espacio de trabajo todo en uno. A continuación, desglosaremos algunas de sus fortalezas y debilidades, así como los mejores casos de uso de este software.

Notion es mejor para 

• Gestión del conocimiento: Funciona como un centro único para todo el conocimiento de la empresa, lo que facilita encontrar, compartir y administrar la información en un solo lugar.
• Productividad personal: Impulsa la productividad individual con funciones como listas de tareas, seguimiento del tiempo, control de objetivos y tableros de visión.
• Flujos de trabajo flexibles: Su versatilidad le permite crear flujos de trabajo a la medida para casi cualquier necesidad, integrándose fácilmente con la mayoría de las herramientas que ya utiliza.

Desarrollador: Notion Labs

Limitaciones: La vasta flexibilidad de Notion puede hacerla abrumadora para usuarios nuevos. La plataforma también carece de herramientas nativas avanzadas de gestión de proyectos, lo que puede llevar a algunos a buscar alternativas a Notion que sean más fuertes en esta área. 

Funciones clave 

• Bases de datos personalizadas: Usted puede definir la estructura y apariencia de cada base de datos, lo que le permite enfocarse únicamente en la información que necesita.
• Colaboración en documentos: Los equipos pueden trabajar de forma asíncrona o simultánea en documentos, con opciones para comentar, etiquetar y sugerir ediciones.
• Integración de contenido multimedia: Usted puede integrar fácilmente todo tipo de contenido, desde videos y formularios hasta mapas y archivos PDF.
• Integraciones: Notion se conecta con más de 140 herramientas empresariales, incluida Asana, para crear flujos de trabajo fluidos y sin problemas. Entre las mejores integraciones de Notion están Slack, Zoom, Calendly, Box y OneDrive. 

Ventajas/desventajas

• Ventajas: Los usuarios valoran su gran versatilidad y la posibilidad de personalizar flujos de trabajo y visualizar datos de múltiples maneras.
• Desventajas: Los usuarios que lo usan por primera vez suelen encontrar una curva de aprendizaje pronunciada y señalan la falta de recursos de apoyo. Algunos también mencionan sentirse abrumados por la naturaleza abierta de la plataforma.

Planes/precios: Notion tiene un plan gratuito apropiado para uso personal; también ofrece tres planes pagos que comienzan en $10 por usuario, por mes. Ofrece funcionalidad de IA por $8 adicionales por usuario, por mes.

Calificación G2: 4.6/5

Asana: Fortalezas, limitaciones y mejores casos de uso

Asana adopta un enfoque más estructurado para la gestión de proyectos y tareas, convirtiéndola en una opción preferida para equipos que manejan proyectos complejos.

Asana es mejor para 

• Gestión de tareas: Puede crear tareas y subtareas, asignar responsabilidades e identificar obstáculos para ayudar a mantener el trabajo en movimiento. 
• Colaboración en equipo: Los equipos pueden discutir proyectos, recopilar aprobaciones, dar retroalimentación y ver mensajes y anuncios sobre el trabajo en curso. 
• Flujos de trabajo estructurados: Asana apoya flujos de trabajo tradicionales que incluyen planificación, ejecución y revisión de proyectos, ayudando a mantener consistencia y claridad. También incluye funciones de automatización de flujos de trabajo. 

Desarrollador: Asana, Inc.

Limitaciones: Aunque Asana ofrece algún grado de flexibilidad dentro de su marco de gestión de proyectos, no es lo suficientemente flexible para ser usada para necesidades no relacionadas con tareas, como documentación de proyectos y gestión del conocimiento. 

Funciones clave 

• Asignaciones de tareas: Asana permite asignar una tarea a una sola persona y agregar múltiples colaboradores, todos con acceso para ver y realizar ediciones. Además, todos reciben notificaciones de las actualizaciones.
• Seguimiento de proyectos: Puede ordenar tareas por personas asignadas, fechas de vencimiento y prioridad para que puedas evaluar rápidamente el progreso en tareas importantes. También puedes optar por recibir actualizaciones por correo electrónico sobre proyectos en los que estás involucrado. 
• Automatización de flujos de trabajo: Puede crear flujos de trabajo personalizados, tanto dentro de Asana como entre herramientas (como Slack o OneDrive), sin programación requerida. 
• Herramientas de reportes: Asana cuenta con una variedad de paneles personalizables que se actualizan automáticamente y se pueden compartir fácilmente.

Ventajas/Desventajas

• Ventajas: Los usuarios valoran las sólidas funciones de colaboración de Asana y su amplia biblioteca de integraciones.
• Desventajas: Algunos usuarios sienten que Asana no vale el precio comparado con otras plataformas similares. 

Planes/precios: Asana ofrece un plan gratuito ideal para personas y equipos pequeños. También cuenta con dos planes de pago que comienzan desde $10.99 por usuario al mes con facturación anual, o $13.49 por usuario al mes con suscripción mensual. Para conocer los precios empresariales, póngase en contacto con Asana.

Calificación G2: 4.4/5

Notion vs Asana: Comparación función por función

	Notion	Asana
Más adecuado para …	Equipos de ingeniería, equipos creativos, equipos que necesitan bases de conocimiento para desarrollo y ejecución de ideas	Equipos remotos, equipos de desarrollo de productos, grandes empresas que necesitan gestión de proyectos estructurada
Capacidades de gestión de tareas y proyectos	Organización de proyectos: Vistas de proyectos flexibles, tanto estructuradas como no estructuradas Gestión de tareas: Funciones de gestión de tareas flexibles pero básicas Reportes/tableros: Incluye plantillas de tableros para creación manual	Organización de proyectos: Variedad de vistas de gestión de proyectos tradicionales pero estructuradas Gestión de tareas: Capacidades avanzadas, incluyendo asignados, campos personalizables, dependencias y más Reportes/tableros: Incluye tableros robustos en tiempo real que incluyen seguimiento de progreso
Herramientas de colaboración	Edición: Edición completa de páginas/bases de datos Compartir archivos: Puede subir documentos directamente dentro de páginas y bases de datos de Notion Comunicación: Puede dejar y responder comentarios, crear páginas de discusión y dar actualizaciones Espacio de trabajo colaborativo: Espacios de trabajo para ver y editar proyectos y bases de datos	Edición: Comentarios solo en tareas Compartir archivos: Solo puede enlazar a archivos almacenados dentro de plataformas en la nube (Google Drive, Dropbox, etc.) Comunicación: Puede hacer comentarios en tareas, enviar mensajes y dar actualizaciones de estado Espacio de trabajo colaborativo: Espacios de trabajo solo para acceso a tareas de proyectos
Personalización y flexibilidad	Plantillas: Más de 30,000 en todo, desde planes de proyectos hasta notas, calendarios y más Versatilidad: Puede reemplazar una variedad de otras herramientas Personalización: Opciones de personalización casi ilimitadas para muchos casos de uso	Plantillas: Docenas, todas enfocadas en gestión de proyectos Versatilidad: Herramienta de gestión de proyectos únicamente Personalización: Personalizaciones estándar para vistas de proyectos, estética del espacio de trabajo y tareas
Facilidad de uso y curva de aprendizaje	Curva de aprendizaje: Toma tiempo aprender Ayuda disponible: Ofrece una serie de videos introductorios y una variedad de guías de usuario	Curva de aprendizaje: Fácil de aprender con excepción de funciones avanzadas Ayuda disponible: Ofrece cursos bajo demanda y seminarios web, entrenamientos en vivo y más
Opciones de integraciones y automatización	Integraciones:100+ Automatización: Automatizaciones nativas y de terceros disponibles; también puedes codificar las tuyas propias	Integraciones: 200+ Automatización: Automatizaciones nativas y de terceros disponibles; también puedes codificar las tuyas propias
Precios y valor por el dinero	Plan gratuito: Sí Opciones de pago: 3 disponibles, incluyendo $10 por asiento, por mes, $15/asiento, por mes, y un plan empresarial. Acceso a funciones de IA por $8 adicionales por miembro por mes Prueba gratuita: Sí	Plan gratuito: Sí Opciones de pago: 3 disponibles, incluyendo $10.99 por usuario, por mes (facturado anualmente), $24.99 por usuario, por mes, y un plan empresarial. Prueba gratuita: Sí
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Conclusión: Asana brilla como una herramienta de gestión de proyectos bastante simple y estructurada, aunque su uso está estrictamente limitado a gestionar proyectos y tareas en el sentido tradicional. 

Notion se destaca por su versatilidad y tiene varios casos de uso diferentes, incluyendo gestión de proyectos. Pero los usuarios de Notion sacrifican funciones más avanzadas de gestión de proyectos y facilidad de uso por el bien de esta flexibilidad. 

Su elección depende de sus necesidades. Siga leyendo para descubrir otra opción que combina facilidad de uso y flexibilidad, y que podría ser la alternativa ideal para su empresa.

Jotform Tableros: Una alternativa flexible

¿Interesado en explorar otras opciones además de Notion y Asana? Jotform Tableros es otra herramienta de gestión de tareas que le ayuda a gestionar sus operaciones en un lugar centralizado. 

Como las mejores herramientas de gestión de proyectos, tiene configuraciones avanzadas de organización de tareas y colaboración y es increíblemente fácil de usar. ¡Pero también puede crear automáticamente tareas desde cualquier proceso basado en formularios u otros canales de comunicación utilizados en su negocio!

Por ejemplo, si utiliza formularios para recopilar pedidos de clientes en línea, puede vincular esos formularios a Jotform Tableros. Cada vez que se envía un pedido, se creará automáticamente una nueva tarea en el tablero. Esta conexión directa entre los formularios y su tablero de tareas hace que los flujos de trabajo sean fluidos y le facilita la gestión diaria.

Jotform Tableros es una excelente alternativa tanto a Notion como a Asana. Puede

• Crear tareas automáticamente desde múltiples fuentes. Además de crear tareas a partir de envíos de formularios, también puede automatizar tareas que surgen de conversaciones y flujos de trabajo con Agentes de IA. Y, por supuesto, también puede crear tareas manualmente cuando lo necesite.
• Conectar sus formularios a tableros. Vincule cualquiera de los formularios de su empresa a uno o varios tableros para generar tareas accionables de forma rápida y sencilla. Así, nada se perderá en el proceso.
• Aprovechar la automatización impulsada por IA. Los Agentes de IA pueden crear tareas a partir de pedidos de clientes, consultas o solicitudes. Por ejemplo, si un cliente le indica al agente de IA de su sitio web que necesita soporte técnico, se creará automáticamente una nueva tarea basada en esa conversación.
• Impulsar flujos de trabajo sin problemas. Automatice la creación de tareas a medida que avanzan sus flujos de trabajo y mantenga sus procesos organizados y eficientes. Incluso puede conectar varios flujos de trabajo a un solo tablero, o varios tableros a un mismo flujo de trabajo.
• Comenzar en minutos. Jotform Tableros utiliza un tablero estilo Kanban, familiar y fácil de usar, con función de arrastrar y soltar. Esto permite que usted y su equipo lo aprendan rápidamente. Además, cuenta con múltiples plantillas listas para ayudarle a empezar de inmediato.

¿Le llama la atención? Pruebe Jotform Tableros gratis hoy. ¡Podría ser justo la solución de productividad y gestión de proyectos que ha estado buscando!