Preguntas frecuentes de Jotform Empresarial

El paquete base de Jotform Empresarial es el punto de entrada mínimo para Jotform Empresarial e incluye hasta 5 usuarios permitidos. Se pueden comprar usuarios permitidos adicionales en paquetes de 5. No hay límite para la cantidad de usuarios permitidos que puede agregar a su plan.

Al determinar el número de usuarios, tenga en cuenta que nuestro acuerdo de licencia requiere que cada usuario sea una única persona con una dirección de correo única. Los alias de grupo como marketing@company.com no se permiten, ni tampoco el compartir credenciales de acceso con otras personas. Para efectos de auditoría y control de TI, cada inicio de sesión debe ser rastreable hasta una persona única, para una mejor práctica.

Por ejemplo, con Jotform Empresarial, puede tener dos Administradores y 18 usuarios. Eso hace un total de 20 usuarios, por lo que estaría comprando accesos para cada persona. Adicionalmente, se requiere un usuario y contraseña únicos para cada uno. El administrador puede cambiar el usuario y contraseña en cualquier momento.

Un usuario es definido como un individuo que tiene acceso a su cuenta Jotform Empresarial para:

1. Crear/editar formularios,
2. iniciar integraciones, y/o
3. ver/editar/analizar datos de envío directamente en la base de datos de envíos.

Jotform Empresarial presenta dos niveles de función de usuario: usuario y administrador. Usted determina si un individuo se clasifica como usuario o administrador.

Por defecto, un usuario puede diseñar formularios y revisar los datos de presentación de los mismos solo para sus propios formularios. Los usuarios pueden entonces compartir el acceso a uno, algunos o todos estos formularios y/o datos con uno, algunos o todos los demás usuarios en el mismo servidor Empresarial.

Un administrador gestiona su cuenta de Jotform Empresarial. Esto puede incluir la adición o eliminación de usuarios, la revisión de métricas de rendimiento de formularios y otras tareas. Un Administrador también puede crear formularios y revisar los datos enviados. El Administrador tiene acceso a todos los formularios y datos de envío de formularios creados por cualquier persona en su cuenta de Jotform Empresarial, a menos que se trate de un servidor HIPAA, donde el Administrador solo tiene acceso a los datos enviados que fueron compartidos explícitamente con ellos por los propietarios de dichos formularios.

Un cliente quien completa su formulario en línea no cuenta como un Usuario. Solamente aquellas personas que crean formularios, analizan datos de envío o administran su cuenta de Jotform Empresarial son considerados como Usuarios y/o Administradores.

El problema con las cuentas individuales de usuarios en grandes organizaciones es múltiple:

Con una cuenta individual, los formularios, con sus datos recopilados, técnicamente pertenecen al usuario. Si esta persona deja su organización, los formularios y datos también se van. Estos datos deberían pertenecer a la organización, pero con una cuenta individual no es así. Con Jotform Empresarial, el administrador simplemente asigna el asiento a otro usuario, asegurándose que los datos se queden dentro de su organización.

Además, una cuenta de usuario único se desconecta de otras cuentas de Jotform. Esto significa que no hay oportunidad de compartir y colaborar en los formularios ya creados, ni de acceder a los datos de las cuentas de otros usuarios.

Cada acceso individual a los datos enviados necesita ser rastreable hasta a una persona única con sus propios accesos identificables, para fines de auditoría TI. Con los planes de usuarios individuales, los usuarios podrían elegir compartir sus credenciales de acceso, puesto que no hay forma de compartir los datos, lo que constituye una violación de las condiciones de uso de Jotform.

Tenga en cuenta que este último punto se convierte en una cuestión legal aún mayor, ya que la normativa HIPAA dictamina que cada acceso a la información de salud protegida debe ser rastreable hasta cada persona específica con sus propias credenciales de acceso identificables.

Nuestros planes tradicionales estándar (Inicial, Bronce, Plata y Oro) son planes de usuario único que funcionan en servidores compartidos y solo tienen soporte en línea.

Jotform Empresarial es nuestro único plan multiusuario en el que un administrador puede asignar controles de nivel de acceso a los usuarios y esos usuarios pueden colaborar con otros usuarios. Además, se ejecuta en un servidor dedicado a su organización y cuenta con un equipo de asistencia corporativa para ayudarle cuando más lo necesite.

Un vistazo general de las diferencias puede ser encontrado esta guía.

Jotform Empresarial es una solución de software como servicio (SaaS) basado en la web, lo que significa que no se necesita que instale ningún software en sus servidores corporativos o computadoras. Solamente se requiere un navegador web como Chrome, Firefox o Safari.

Desde el momento en que firma nuestro contrato Empresarial, configuraremos su servidor, migraremos sus formularios y datos existentes (si aplica), y le enviaremos las credenciales del servidor dentro del siguiente día hábil.

Los formularios Jotform Empresarial son dinámicos y pueden funcionar prácticamente con cualquier navegador web, smartphone y tablet.

Jotform Empresarial no tiene límites en cuanto al número de formularios, envíos, campos, pagos, llamadas a la API y almacenamiento.

Jotform Empresarial ofrece integraciones con los principales procesadores de pagos, como Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net y más.

Cuando usted crea un formulario de pago, será redirigido a su procesador de pagos para poner sus credenciales. Una vez lo complete, puede comenzar a aceptar pagos en línea.

Adicionalmente, Jotform Empresarial no cobra cargos adicionales de transacción. Usted solo necesita pagar el cargo estándar de procesamiento de tarjeta de crédito.

Al comprar Jotform Empresarial, se incluye un acuerdo de nivel de servicio (SLA) como parte del contrato de compra. Este acuerdo tiene una duración mínima de un año e incluye todos los términos y condiciones, así como el costo total. Deberá firmar el acuerdo para iniciar su cuenta de Jotform Empresarial.

Sí. Jotform puede acomodar solicitudes de cambios en los documentos legales, o utilizar su acuerdo de socio Comercial (BAA) o los formularios de acuerdo procesamiento de datos (DPA) como base para crear un contrato.

Sí, el equipo de seguridad de Jotform puede trabajar con su equipo para asegurar que todas las preguntas sobre seguridad y legales sean respondidas.

Los precios de Jotform Empresarial se determinan en función del número de usuarios que vayan que lo vayan a utilizar. Las instituciones educativas y las organizaciones sin ánimo de lucro pueden beneficiarse de un descuento del 30%. Los descuentos no están disponibles para los costes del servidor HIPAA. Póngase en contacto con el departamento de ventas para obtener más información sobre los precios.

Jotform Empresarial se paga por adelantado de forma anual. La opción de pago mensual no está disponible.

Puede agregar usuarios adicionales en todo momento durante su contrato anual y serán añadidos en modo prorrateado. Por ejemplo, si usted agrega cinco usuarios más al quinto mes de su contrato, le serán cobrados en los restantes siete meses del contrato anual.

Debido a los costos asociados con la configuración de una cuenta y servidor de Jotform Empresarial, no podemos proporcionarle una prueba de la plataforma Corporativa, así que un reembolso no está disponible. Antes de comprar Jotform Empresarial, se le pedirá que revise y firme un contrato. Usted es responsable de leer el contrato cuidadosamente antes de firmar.

Jotform Empresarial se ejecuta en un centro de residencia de datos local, por lo que puede personalizar la experiencia del usuario utilizando su propio dominio personalizado (por ejemplo, forms.sudominio.com). Si es necesario, Jotform comprará el certificado SSL en su nombre y lo instalará sin coste adicional, para que sus formularios tengan la designación segura https://.

Sí, migrar sus formularios y datos existentes (si los hay) es parte de nuestro proceso de configuración del servidor. Para comenzar, puede proporcionar su nombre de usuario de cuenta Jotform Estándar a su Gerente de Cuenta o comunicarse con el equipo de Soporte para enviar una solicitud de migración.

Puede solicitar una migración una vez que su servidor Empresarial enviando un ticket a nuestro equipo de éxito del cliente. Por favor incluya:

• The username or email of your Jotform Standard account that will be migrated.
• The username or email address of the account on the Enterprise server that will receive the forms.
• Whether you want to enable URL redirection.
• Whether you want to downgrade your Jotform Standard account afterward.

No. No hay tiempo de inactividad durante las migraciones y la mayoría de las migraciones son instantáneas.

Sí, sus datos de envío serán migrados. Hay algunas excepciones, como los envíos en borrador y las aprobaciones incompletas, así que asegúrese de revisarlas también.

Después de la migración, todas las URL de los formularios se actualizan a su URL de Jotform Empresarial. Si ha habilitado las redirecciones de URL, puede proporcionar a los usuarios del formulario la URL antigua de Jotform o su nueva URL de formulario de Jotform Empresarial. Recomendamos actualizar todos los enlaces a la nueva URL Empresarial cuando sea posible.

Por ejemplo, jotform.com/formID se actualizará a {subdomain}.jotform.com/formID

Los formularios integrados mediante iFrame y JavaScript se redirigirán automáticamente a la nueva URL.

Los formularios integrados con código fuente no se redirigirán automáticamente, por lo que deberá actualizar el código fuente de la versión Empresarial del formulario.

Los formularios se migran a la sección Mi Espacio de Trabajo de la cuenta de usuario que especifique en su solicitud de Migración Empresarial. Ese usuario será entonces el propietario del formulario en su servidor Empresarial.

Después de la migración, puede compartir el formulario con otros usuarios con licencia en el servidor, agregarlo a un equipo, asignarle una etiqueta o transferir la propiedad si se encuentra en un servidor que no cumple con la HIPAA.

En la mayoría de los casos, no.

Si está usando Dropbox o OneDrive, necesitará volver a iniciar sesión en su integración en la pestaña de Configuración del formulario.

Si está usando Zapier o Power Automate, necesitará reemplazar el activador y las variables en el flujo de trabajo, si está utilizando Datos Dinámicos.

No, necesitará desactivar el cifrado antes de poder migrar el formulario. Después de haber migrado el formulario, puede usar la misma clave de cifrado para reactivar el cifrado en servidores que no cumplen con la HIPAA.

Cualquier envío cifrado existente permanecerá cifrado y aún se podrá acceder a él usando su Código de Acceso actual.

Si su cuenta estándar de Jotform está protegida por HIPAA, sus formularios HIPAA se migrarán de forma automática y no necesitará realizar ninguna acción.

No, sus URLs de API cambiarán. Su URL de API cambiará de https://api.jotform.com a https://{subdomain}.jotform.com/API (con API en mayúsculas).

Después de la migración, puede realizar cambios en sus formularios desde el nuevo servidor Empresarial. Los cambios realizados en los formularios originales en su cuenta Estándar no se aplicarán a las versiones Empresariales y no se mostrarán debido a la redirección.

Le recomendamos que trabaje exclusivamente desde su servidor Empresarial para evitar confusiones.

No, los asignados del formulario y su historial de asignación o completado de formularios no se migrarán a su servidor Empresarial. Se recomienda que informe a sus asignados que se enviarán nuevas invitaciones y deberán crear una nueva cuenta de inicio de sesión en su servidor Empresarial. El proceso para volver a invitar usuarios es el mismo, y puede obtener más información al respecto aquí.

Si lo solicita, bajaremos de nivel su cuenta estándar de Jotform para que no se le cobre en adelante.

Cualquier cantidad prepagada sin utilizar a partir de la fecha de migración será reembolsada a su tarjeta de crédito registrada en Jotform.

Solo puede migrar una cuenta Estándar una vez. Las migraciones son universales y toda la información se transfiere.

Si está utilizando una cuenta Estándar de Jotform con cumplimiento con la HIPAA, los envíos en borrador no se transferirán.

Las URL del flujo de trabajo se actualizarán a la URL de Jotform Empresarial. Asegúrese de actualizar todos los emails y enlaces del flujo de trabajo después de la migración.

No, las aprobaciones sin terminar no se migrarán. Puede reiniciar la aprobación después de la migración.

Sí, sus Agentes de IA existentes migrarán.

No, los números de teléfono del agente de IA no migrarán. Cualquier número vinculado a los agentes de IA será revocado automática y permanentemente, así que asegúrese de actualizarlos después de la migración.

Las migraciones son universales y todos los recursos se migrarán. Si hay algo que no desea migrar, asegúrese de eliminarlo antes de la migración.

Su cuenta de Jotform Empresarial incluye la ventaja exclusiva de contar con un equipo de soporte empresarial dedicado. Puede enviar tickets cómodamente las 24 horas del día, los 7 días de la semana, o los administradores de la plataforma pueden programar llamadas de asistencia con Zoom a través de nuestro portal de asistencia integrado, lo que garantiza que cualquier consulta o problema se resuelva de forma rápida y eficaz.

Sí. Jotform Empresarial es compatible con SAML 2.0 e integra con proveedores de identidad como Microsoft Entra (Azure AD), Google Workspace, Okta, Duo, OneLogin y más. Puede conectar un único proveedor de SSO o habilitar Multi SSO para autenticar usuarios en múltiples proveedores de identidad al mismo tiempo.

Con SSO activado, los usuarios y administradores pueden iniciar sesión en Jotform Empresarial empleando sus credenciales organizacionales existentes, mejorando la seguridad y eliminando la necesidad de gestionar contraseñas separadas. Los formularios internos también pueden protegerse con SSO, garantizando que solo los miembros verificados de su organización puedan verlos y enviarlos.

Para la gestión automatizada de usuarios, Jotform Empresarial admite tanto el aprovisionamiento JIT (Just-In-Time) como el aprovisionamiento SCIM para crear, actualizar y desactivar automáticamente usuarios y grupos directamente desde su proveedor de identidad.

Puede encontrar más información sobre SSO para formularios en esta guía.

Si tiene otras soluciones de servicio de directorio, contacte con el equipo de Jotform Empresarial para ver cómo podemos ayudarle. Para más información, por favor revise nuestra página de información SSO.

La API de Jotform Empresarial admite una comunicación de datos bidireccional. Si necesita información adicional, por favor revise nuestra Documentación API

Su centro local de residencia de datos de Jotform estará alojado en Google Cloud Platform, nuestro socio de alojamiento preferido. También trabajamos con otros socios de alojamiento, como Amazon Web Services (AWS) en función de las necesidades.

Puesto que sus datos se almacenan en un centro local de residencia de datos, podemos satisfacer sus necesidades específicas de residencia de datos, donde sus datos nunca salen de su país. Esto es extremadamente importante para los clientes de Australia, Canadá, EE.UU., Reino Unido, UE y otros. Con 19 centros de datos en 15 países de todo el mundo, es probable que podamos cumplir con los requisitos de residencia de datos en su país si es necesario.

Garantizar la privacidad y la seguridad de sus datos de envío de formularios es una de las principales prioridades de Jotform. Jotform Empresarial toma todas las precauciones necesarias para ofrecer un servicio de formularios en línea con un alto grado de seguridad, incluido el cifrado de 256 bits, el cumplimiento de SOC 2 y si es necesario, soluciones HIPAA para necesidades relacionadas con la atención médica. Para más información, visite la Página de seguridad de Jotform.

Los datos se cifran en reposo por defecto en un servidor Empresarial:

• La solución Empresarial está completamente aislada del entorno de Jotform Empresarial, así que nada se comparte con otros usuarios.
• Todos los datos (formularios/envíos del usuario, etc.) se codifican al instante en reposo mientras se escriben en los discos físicos.
• Cada clave de cifrado también está encriptada con claves maestras administradas por la plataforma Google Cloud (nuestro socio de hosting).

La encriptación en la base de datos REST, está disponible para HIPPA, a un nivel superior tal que:

• Nuestros servidores obtienen los datos básicos, y mientras se escriben en la base de datos, Jotform los encripta con AES256 (cada envío individual tiene una clave única) y cada clave AES265 individual también se encripta con la clave pública del usuario (RSA2048). Las claves son perfectas para los usuarios y están completamente gestionadas por Jotform.

En resumen, la configuración normal de la versión Empresarial proporciona el cifrado de discos, mientras que la HIPAA agrega el cifrado de base de datos.

Jotform Empresarial ofrece funciones que cumplen con la HIPAA para ayudarlo a mantener la información médica segura y protegida. Conozca más.

Su cuenta de Jotform Empresarial operará de la misma manera. Los datos de envío de formulario existentes se cifrarán automáticamente en su centro de residencia local de datos, así como en la base de datos.

Si recopila información médica protegida (PHI) y necesita que su servidor cumpla la HIPAA, póngase en contacto con su gestor de cuenta y con el equipo de atención a clientes corporativos para hablar de precios y opciones de migración de datos. Los descuentos para instituciones educativas y organizaciones ánimo de lucro no están disponibles en los costes de servidores HIPAA.

Garantizar la privacidad y la seguridad de sus datos de envío de formularios es una de las principales prioridades de Jotform. Jotform Empresarial toma todas las precauciones necesarias para ofrecer un servicio de formularios en línea con una seguridad líder en el sector, que incluye cifrado de 256 bits, soluciones que cumplan la normativa SOC 2 y la normativa HIPAA para las necesidades relacionadas con la atención médica. Para más información, visite la página de seguridad de Jotform.

La HIPAA requiere una utilización adicional de CPU en los servidores, debido al cifrado agregado REST al nivel de base de datos, que es un requisito de HIPAA. Nuestros proveedores de alojamiento cobran en base a la utilización del CPU, por lo que hay un costo adicional a Jotform por habilitar HIPAA. Descubra por qué Jotform Empresarial es una magnífica solución para el sector de salud.

Si usted tiene un servidor Empresarial, sus formularios y envíos son cifrados al instante en REST a nivel físico de disco.

Las soluciones HIPAA llevan la seguridad un paso más allá al proporcionar un cifrado adicional de la base de datos con claves AES256 únicas para cada envío individual.

La legislación de EE.UU exige que las organizaciones que recopilan y almacenan información médica protegida sigan métodos que cumplan con la HIPAA, por lo que si recopila información médica protegida y se encuentra en EE.UU., necesitará funciones de conformidad con la HIPAA. Sin embargo, algunos clientes de Jotform Empresarial que no están ubicados en EE.UU. también optan por habilitar la HIPAA como nivel adicional de seguridad.

Su cuenta Gold es una cuenta de usuario único, lo que significa que una sola persona puede crear formularios, recopilar datos y acceder a ellos.

Las regulaciones HIPAA dictaminan que cada acceso a la Información de Salud Protegida debe ser rastreable hasta cada persona específica con sus propias credenciales de acceso identificables.

Compartir credenciales de acceso es una violación significativa a la HIPAA y puede conducir a problemas legales.

Aunque sólo una persona cree formularios en su cuenta, si varias personas acceden a la Información protegida de salud (PHI) recopilada, necesitará Jotform Empresarial, que es la única plataforma que admite varios usuarios.