College Football Playoff (CFP) on vuosittainen pudotuspelitapahtuma, joka ratkaisee amerikkalaisen yliopistofutiksen kansallisen mestarin. Yli 30 miljoonaa ihmistä seurasi CFP:n kansallista mestaruusottelua tammikuussa 2026 — suurempi katsojamäärä kuin vuoden 2025 World Seriesin seitsemännessä ottelussa tai vuoden 2026 NBA-finaalissa.
CFP:n kansallisen mestaruusottelun painetta eivät tunne vain joukkueet, jotka ovat työskennelleet koko kauden päästäkseen tuolle pyhälle kentälle. Myös CFP-organisaatio tuntee sen, mukaan lukien Events & Hospitality -tiimi, jonka vuosittainen vastuu on tarjota vertaansa vailla oleva kokemus CFP:n VIP-vieraille.
Kun rekisteröityihin vieraisiin kuuluu satoja VIP-henkilöitä — konferenssikomissaareja, yliopistojen presidenttejä ja urheilujohtajia, televisioyhtiöiden johtajia, keskeisiä sidosryhmiä ja valintakomitean jäseniä (muun muassa Mark Dantonio, Gus Malzahn ja amerikkalaisen jalkapallon Hall of Fame -pelaaja Randall McDaniel) — on tuotava A-pelinsä mukaan.
Aluksi Events & Hospitality -tiimi tasapainotteli useiden erilaisten RSVP-tyyppien, rekisteröintitarpeiden ja maksuprosessien kanssa. Työkalujen yhdistelmä, jota he käyttivät kaiken hoitamiseen, oli kallis, ei ollut rakennettu käsittelemään turvallisia transaktioita, eikä tarjonnut korkean profiilin organisaatiolle sopivaa loppukäyttäjäkokemusta.
Kun yksi CFP:n toimittajista korosti Jotformin helppokäyttöisyyttä, Events & Hospitality -tiimi oppi nopeasti, kuinka joustava se voisi olla heidän VIP-rekisteröintiprosessissaan. Samanaikaisesti he yhdistivät Square-integraation rekisteröintilomakkeeseensa luoden yhtenäisen työnkulun.
Lyhyessä ajassa CFP:n kansallisen mestaruusottelun rekisteröinnit, automatisoidut vierasilmoitukset, turvalliset maksut sekä tapahtumaa edeltävä ja sen jälkeinen taloudellinen täsmäytys muuttuivat CFP:lle sopivaksi brändätyksi kokemukseksi.
College Football Playoff -tapaustutkimuksen tulokset yhdellä silmäyksellä
Yli 50 %
Jotform & Square -työkalusarja tuotti yli 50 % säästöt CFP:n Events & Hospitality -tiimille (verrattuna aiempaan rekisteröintiratkaisuun).
30+
Events & Hospitality -tiimi hallinnoi yli 30 vuosittaista tapahtumaa Bowl-kokouksista Vuoden vapaaehtoisen äänestykseen.
Kehittäjiä ei tarvita tapahtumien rekisteröintien ja maksujen käsittelyyn. Jotform & Square antavat tiimille mahdollisuuden työskennellä tehokkaammin, jotta he voivat käyttää ylimääräisen ajan siihen, missä he ovat parhaita.
Useat järjestelmät heikentävät asiakaskokemusta
Tärkeiden vieraiden rekisteröinti, kutsujen hallinta, logistiikan hoitaminen ja toimintojen aikatauluttaminen ovat melko yleisiä kipukohtia jokaiselle tapahtumatuimille.
CFP:n Allison Doughty (Events & Hospitality -tiimin johtaja) ja Sam Berman (Events & Hospitality -koordinaattori) eivät kuitenkaan ole tavallinen tapahtumatuimi.
Heidän vastuullaan on koordinoida pudotuspelien majoitus- ja kokouslogistiikkaa sekä helpottaa VIP-vieraskokemusten järjestämistä kansallisessa mestaruusottelussa (tärkeimpien vuoden tapahtumien lisäksi). Mutta työkalut, joita he käyttivät pelin rekisteröintien, PCI-sertifioidun maksujen keräämisen ja asianmukaisen akkreditoinnin käsittelyyn, olivat kalliita, eristettyjä ja riittämättömiä.
Pirstaleinen lähestymistapa tarkoitti, että vieraiden oli navigoitava useiden alustojen läpi rekisteröinnin aikana; tämän seurauksena vierastiedot olivat hajallaan useissa järjestelmissä. Maksut lisäsivät toisen kerroksen monimutkaisuutta. Ne kerättiin erillään rekisteröinneistä (maksujen seuranta perustui taulukoihin ja sähköpostiin), mikä pakotti tiimin käyttämään aikaa joidenkin osallistujien manuaaliseen laskutukseen rekisteröinnin jälkeen.
Organisaation ja odotusten kasvaessa operatiivisen tehokkuuden ja premium-vieraaskokemuksen tasapainottaminen muuttui yhä vaikeammaksi. Doughty ja Berman huomasivat käyttävänsä arvokasta aikaa tietojen täsmäyttämiseen sen sijaan, että olisivat valmistelleet toimintojaan CFP:n kansallisen mestaruusottelun viikonlopuksi.
Yksi brändätty työnkulku Jotformin ja Squaren voimalla
Täydellisessä maailmassa CFP:n kansallisen mestaruusottelun VIP-vieraat suorittaisivat rekisteröintinsä ja maksunsa yhdessä saumattomassa, brändätyssä kokemuksessa — joka heijastaisi huippuluokan organisaatiota. Tämä antaisi myös henkilökunnalle paremman näkyvyyden jokaiseen transaktioon.
“Käytimme alustojen ja työnkulkujen sekoitusta”, Doughty selitti, “erilaisia verkkosivustoja, ja joitakin asioita hoidimme vain sisäisesti sähköpostitse. Joten etsimme todella yhtä operatiivista järjestelmää.”
Jotformin kokeilu johti löytöön, että he voivat turvallisesti kerätä luottokorttitietoja Square-integraation kautta. Ja kun he päivittivät Jotform Enterpriseen, he saivat pääsyn rajattomiin lomakkeisiin ja mahdollisuuden white-label-brändätä lomakkeensa CFP-brändättyyn työnkulkuun.
Pian Doughty ja Berman olivat yhdistäneet monimutkaiset logistiikkatoiminnot, kuten rekisteröinnin, hotellin, kuljetuksen ja muut, yhdeksi työnkuluksi.
Sen sijaan, että kiireiset VIP-henkilöt joutuisivat navigoimaan useiden järjestelmien läpi, CFP tarjoaa nyt yhden brändätyn rekisteröintikokemuksen, jossa VIP-osallistujat voivat
- Ilmoittautua
- Valita tapahtumaoptiot ja liput
- Vastaanottaa automaattisia sähköpostivahvistuksia ja muistutuksia
- Suorittaa maksut yhdessä paikassa
Doughty oli innoissaan. “Jotform oli meille loistava, koska se saavutti kaiken, mitä yritimme tehdä käyttämällä erilaisia alustoja, kaikki yhdessä ratkaisussa.”
Square yksinkertaistaa maksujen keräämistä
“Ympyrän sulkeminen” CFP:lle oli kyky upottaa turvallinen maksujen kerääminen suoraan pelin rekisteröinnin työnkulkuun.
“Käytämme Square-integraatiota Jotformissa, jotta vieraamme voivat ostaa kansallisen mestaruusottelun lippuja, ja se on saumatonta”, sanoi Berman. “Ei tarvitse käyttää aikaa tarkistaakseen, ostaako vieras lippuja ja/tai kuinka monta. Tiedän, että ne on jo maksettu.”
Käytämme Square-integraatiota Jotformissa, jotta vieraamme voivat ostaa kansallisen mestaruusottelun lippuja, ja se on saumatonta.
Sam Berman, Events & Hospitality -koordinaattori, CFP
Bermanille ja CFP-tiimille Squaren sisällyttäminen osaksi ratkaisua täyttää useita tärkeitä vaatimuksia: maksut kerätään välittömästi (ilmoitukset lähetetään CFP:lle), transaktiot ovat turvallisia ja PCI-sertifioituja, täsmäytys on paljon yksinkertaisempaa, ja ehkä tärkeintä, vieraskokemus on parempi. Vieraat voivat nyt luottaa siihen, että kaikki (mukaan lukien helppoa kuittien hakeminen) on hoidettu yhdessä istunnossa.
“Todella mukavaa on muistutusominaisuus (Squaressa)”, sanoo Berman. “Asetat vain, milloin haluat muistuttaa vieraita maksusta, ja se jatkaa näiden ilmoitusten lähettämistä, jos he eivät ole vielä maksaneet, mikä on erittäin hyödyllistä.
“Täsmäytyspuolella Square-käyttöliittymä on todella helppo navigoida. Voin kirjoittaa jonkun nimen ja lajitella, mikä on maksettu ja mikä on velkaa. VIP-lomake kattaa suuren joukon ihmisiä. He menevät sisään, valitsevat kuinka monta lippua he haluavat ja millä hintapisteellä. Se menee suoraan Squareen. Jotform ja Square todella kulkevat käsi kädessä yhdessä. Se vain helpottaa työtäni.”
VIP-kokemus, joka sopii A-luokan vieraille
Jotform ja Square auttavat nyt Events & Hospitality -tiimiä hallinnoimaan yli 250 VIP-rekisteröintiä CFP:n kansallisen mestaruusottelun viikonlopuksi — ja helpottamaan noin 500 VIP-vieraaskokemusta — joka vuosi.
Vieraat suorittavat rekisteröinnin, lipunostojen ja vahvistusten yhden virtaviivaistetun työnkulun kautta. Se on hiottu kokemus, joka heijastaa CFP-brändiä alusta loppuun.
“Olemme tehneet rekisteröintiprosessista ja yleisestä CFP-kokemuksesta vieraillemme erittäin korkealaatuisen — mutta myös vain helpon”, Berman selitti. “Jotform on todella mahdollistanut meille kaiken sijoittamisen yhteen paikkaan, joten vieraskokemus alusta loppuun on yhteydessä.”
Tulojen suojaaminen Jotformin ja Squaren avulla
Siirtyminen Jotform- ja Square-työkalusarjaan tuotti yli 50 prosentin säästöt CFP:n Events & Hospitality -tiimille verrattuna aiempaan VIP-rekisteröintiratkaisuun aikaisemmissa kansallisissa mestaruusotteluissa. Lisäksi automatisoimalla maksun rekisteröinnin työnkulkuun Doughty ja Berman käyttävät vähemmän aikaa laskujen lähettämiseen ja kuittipyyntöihin vastaamiseen ja enemmän aikaa poikkeuksellisen CFP:n kansallisen mestaruusottelukokemuksen tarjoamiseen.
Doughty korosti eroa: “Usein urheilukutsujen alalla ihmiset valitsevat todella kalliin ratkaisun, koska he ajattelevat, että sitä he tarvitsevat. Vertailun vuoksi Jotform ei ole kallis. Ja ennen Square-integraatiota jätimme todennäköisesti rahaa pöydälle, koska kerääminen tehtiin taulukoiden tai muistiinpanojen kautta. Integraatio sivustoon varmisti, että keräämme kaikki tarvitsemamme maksut.”
Urheilukutsujen alalla ihmiset valitsevat kalliin ratkaisun, koska he ajattelevat, että sitä he tarvitsevat. Vertailun vuoksi Jotform ei ole kallis.
Allison Doughty, Events & Hospitality -tiimin johtaja, CFP
Jotform Enterprise voimaannuttaa CFP-tiimiä
Työnkulkujen yhdistämisen lisäksi Jotform Enterprise antaa CFP:n Events & Hospitality -tiimille omistajuuden sen VIP-rekisteröintikokemuksesta. Tiimi voi rakentaa ja muokata lomakkeita itse, päivittää rekisteröintejä reaaliajassa ja mukauttaa lomakkeita heijastamaan jokaista CFP:n kansallisen mestaruusottelun isäntäkaupunkia. He voivat myös käyttää Jotformia muilla osastoilla ja erilaisiin tapahtumatyyppeihin.
Esimerkkinä alusta on laajentunut CFP:n kansallisen mestaruusottelun VIP-rekisteröintien ulkopuolelle tukemaan yli 30 kokousta ja tapahtumaa vuosittain. Sitä käytetään nyt kaikkeen vapaaehtoisäänestämisestä sisäisiin varastopyyntöihin.
“Varastolomake on pieni esimerkki”, Berman sanoi. “Mutta se on luonut symbolisen prosessin toimistossa. Haluamme, että kaikki kokouksemme ja tapahtumamme — olivatpa ne sisäisiä tai ulkoisia — esittelevät brändiämme, ja Jotform on mahdollistanut sen meille.”
Sen sijaan, että luottaisivat etäiseen kolmannen osapuolen toimittajaan tekemään tätä työtä — tai auttamaan heitä kokoamaan prosessinsa — tiimi on voimaantunut hallinnoimaan projekteja ja luomaan tai mukauttamaan lomakkeita milloin ja miten he tarvitsevat. “Kaikki työkalut on annettu meille Jotformin kautta, ja me hallitsemme prosessia”, sanoo Doughty.
Se, mikä alkoi ratkaisuna CFP:n kansallisen mestaruusottelun VIP-rekisteröinteihin, on kehittynyt laajemmaksi operatiiviseksi alustaksi, joka tukee sisäisiä toimintoja ja tapahtumien hallintaa koko organisaatiossa.
***
Käyttämällä Jotformia ja Squarea CFP:n Events & Hospitality -tiimi pystyi yhdistämään pirstoutuneet tapahtumatoiminnot yhdeksi brändätyksi työnkuluksi, antaen tiimille hallinnan, suojaten tuloja ja tukien premium-vieraskokemusta.
“Yksi CFP:n arvoistamme on erinomaisuus ja suorituskyvyn jatkuva korottaminen. Saattaa kuulostaa typerältä puhua verkkosivustosta tässä valossa, mutta se on todella se, mitä Jotform on tehnyt: Se korotti tiimimme suorituskykyä”, sanoi Doughty.
“Pystymme olemaan tehokkaampia, koska meillä on tekninen ratkaisu Jotformissa ja Squaressa. Kun VIP-henkilöt rekisteröityvät kansalliseen mestaruusotteluun, meillä on yksi saumaton kokemus ja kohonnut rekisteröintikokemus vieraillemme.”
Oletko kiinnostunut näkemään, mitä Jotform Enterprise voi tehdä organisaatiollesi? Ota yhteyttä myyntitiimimme saadaksesi lisätietoja.
Lähetä viesti: