White Paper

Cara memangkas biaya dan mengotomatiskan proses bisnis dengan tanda tangan elektronik

Pengantar

Mengotomatiskan proses bisnis membantu organisasi mengendalikan pengeluaran, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan profitabilitas. Ini juga menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih nyaman dan efisien. Namun dengan biaya operasional yang meningkat saat ini, permintaan akan praktik bisnis yang lebih berkelanjutan, dan kebutuhan akan keamanan digital yang lebih besar, otomatisasi proses bisnis juga telah menjadi persyaratan untuk tetap kompetitif di pasar mana pun.

Salah satu proses yang sudah siap untuk diotomatisasi juga merupakan salah satu proses yang paling memakan waktu bagi organisasi mana pun: proses sign-off. Untungnya, teknologi tanda tangan elektronik mengotomatiskan proses ini, sehingga memudahkan pengumpulan tanda tangan, menyimpan dokumen yang ditandatangani secara online, mematuhi peraturan, dan secara otomatis memberitahu pemangku kepentingan tentang status dokumen.

Kemampuan ini menghemat waktu dan memangkas biaya di setiap industri di seluruh jenis proses bisnis, termasuk kontrak, penjualan, keuangan, orientasi, rilis, dan verifikasi.

Organisasi seperti CivilLaw. Tech telah memangkas waktu dan biaya banyak proses bisnis mereka hanya dengan menerapkan solusi tanda tangan elektronik.

Segera, mungkin tidak lagi memungkinkan untuk memerlukan tanda tangan fisik di organisasi Anda. Menurut penelitian tahun 2022 oleh McKinsey, 35 persen karyawan dapat bekerja dari rumah secara penuh, sementara 23 persen pekerja dapat melakukannya paruh waktu. Dengan begitu banyak proses dokumen digital yang diterapkan untuk mengakomodasi kerja jarak jauh, teknologi tanda tangan elektronik adalah bagian penting dari ekosistem digital setiap organisasi.

Inilah semua yang perlu Anda ketahui untuk mengotomatiskan proses penandatanganan dan menurunkan biaya.

Apa itu tanda tangan elektronik?

Sebuah e-signature (juga dikenal sebagai tanda tangan elektronik), adalah versi digital dari tanda tangan fisik, atau tanda tangan basah, yang memungkinkan orang untuk menandatangani dokumen secara online. Tanda tangan elektronik menggantikan tanda tangan fisik untuk membuat proses penandatanganan lebih cepat dan lebih nyaman. Bahkan, banyak transaksi online tidak akan mungkin terjadi tanpa teknologi ini.

Tanda tangan elektronik biasanya dibuat dengan software yang memungkinkan pengguna untuk mengetik atau menggambar tanda tangan mereka dengan mouse atau touchpad. Tanda tangan ini dianggap mengikat secara hukum di sebagian besar negara dan digunakan secara luas di industri seperti keuangan, real estate, dan kesehatan untuk menandatangani kontrak, perjanjian, dan dokumen hukum lainnya.

Misalnya, banyak bank dan lembaga keuangan telah menerapkan tanda tangan elektronik untuk memungkinkan pelanggan membuka rekening dan menyelesaikan transaksi lain dari jarak jauh. Dalam industri real estate, perusahaan mengandalkan tanda tangan elektronik untuk memfasilitasi penandatanganan kontrak tanpa memerlukan pertemuan tatap muka.

Dengan semakin banyak orang bekerja dari rumah selama beberapa tahun terakhir, terdapat permintaan yang belum pernah terjadi sebelumnya untuk cara yang aman dan nyaman untuk menandatangani dokumen secara elektronik. Akibatnya, platform tanda tangan elektronik menjadi semakin menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari. Faktanya, ukuran pasar tanda tangan digital global diperkirakan akan meningkat menjadi $42 miliar pada tahun 2030, naik dari hanya $4,4 miliar pada tahun 2021.

Mengapa tanda tangan fisik tidak lagi memadai

Sejak tahun 1980-an dan munculnya sistem kantor terpadu, operasi bisnis menjadi semakin tanpa kertas. Pada tahun 1990-an dan 2000-an, adopsi luas email, jaringan layanan klien, dan web server perusahaan semakin mengurangi kebutuhan untuk mencetak salinan fisik. Seiring dengan meluasnya komputasi berbasis cloud dan teknologi selular pada tahun 2010-an, banyak organisasi dapat mendigitalkan proses yang lebih penting lagi.

Sekarang, hampir setiap aspek kehidupan kita dapat dikelola tanpa dokumen kertas, tetapi kita masih memerlukan perjanjian yang mengikat secara hukum, lengkap dengan tanda tangan, untuk melakukan bisnis. Bahkan pemerintah federal, yang terkenal lambat dalam mengadopsi teknologi, kini merangkul alat tanda tangan elektronik.

Pada akhir tahun 2021, Presiden Biden menandatangani perintah eksekutif tentang peningkatan layanan pemerintah dengan teknologi, yang mewajibkan lembaga federal mendigitalisasi lebih banyak interaksi mereka dengan publik. Perintah tersebut juga mengarahkan lembaga federal untuk mengadopsi pendekatan yang berpusat pada pelanggan untuk penyediaan layanan.

Salah satu cara perintah tersebut akan mencapai tujuan ini adalah dengan mempromosikan penggunaan teknologi tanda tangan elektronik yang lebih luas. Dengan mengadopsi solusi tanda tangan elektronik, lembaga federal dapat mengurangi kebutuhan akan dokumen kertas dan memudahkan warga negara untuk mengakses dan menyelesaikan layanan secara online.

ROI tanda tangan elektronik: Cara teknologi memangkas biaya

Menyediakan transaksi online yang lancar melakukan lebih dari sekadar meningkatkan pengalaman pelanggan — ini membantu organisasi menghemat sejumlah besar waktu dan uang. Tanda tangan elektronik dapat memotong biaya dan membantu organisasi mana pun meningkatkan profitabilitasnya. Berikut caranya.

Lima cara tanda tangan elektronik menghemat uang organisasi:

Mengurangi biaya kertas dan pencetakan
Biaya pengarsipan dan penyimpanan yang lebih rendah
Mengurangi biaya pembuangan dan daur ulang
Waktu pemrosesan dokumen yang lebih cepat
Mengurangi risiko pelanggaran keamanan

Mengurangi biaya kertas dan pencetakan

Setiap tahun, bisnis menghabiskan rata-rata $1.200 untuk biaya pencetakan per karyawan. Meskipun banyak organisasi telah mendigitalkan banyak dokumen mereka untuk mengurangi penggunaan kertas, solusi tanda tangan elektronik dapat membantu lebih lanjut mengurangi biaya pencetakan dengan menghilangkan kebutuhan akan tanda tangan basah pada salinan cetak. Mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk mencetak, memfotokopi, dan proses manajemen kertas lainnya juga meningkatkan efisiensi dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada pekerjaan yang lebih berdampak.

Biaya pengarsipan dan penyimpanan yang lebih rendah

Business.com memperkirakan bahwa rata-rata karyawan membutuhkan 120 kaki persegi ruang untuk bekerja, namun setiap stasiun kerja hanya perlu berukuran 50 kaki persegi untuk memenuhi kebutuhan karyawan. Tambahan 70 kaki persegi biasanya digunakan untuk tujuan lain, seperti ruang penyimpanan. Mengurangi jumlah dokumen kertas, terutama kontrak atau formulir yang ditandatangani, dapat mengurangi kebutuhan akan real estat kantor yang mahal.

Pada saat banyak perusahaan beralih sepenuhnya jarak jauh, menjadi sepenuhnya tanpa kertas dengan solusi tanda tangan elektronik juga dapat menghilangkan kebutuhan akan penyimpanan dokumen kertas pihak ketiga yang mahal.

Mengurangi biaya pembuangan dan daur ulang

Dokumen kertas yang mengandung informasi sensitif (termasuk tanda tangan) memerlukan pembuangan yang hati-hati untuk mencegah pencurian identitas. Penghancuran dokumen secara internal dapat memakan banyak tenaga kerja untuk menanganinya, belum lagi biaya pembelian dan pemeliharaan peralatan sejak awal. Layanan pihak ketiga bisa sama mahalnya, dengan perkiraan untuk perusahaan besar mencapai lebih dari $1.500 per bulan.

Karena tanda tangan elektronik menghilangkan kebutuhan akan dokumen kertas, mereka juga mengurangi biaya pembuangan berikutnya.

Waktu pemrosesan dokumen yang lebih cepat

Memperoleh tanda tangan fisik memerlukan pencetakan dokumen, menjadwalkan pertemuan untuk menandatanganinya secara fisik, atau mengirim dokumen sebagai PDF melalui email. Penanda tangan harus menghadiri pertemuan secara fisik atau mencetak PDF untuk ditandatangani, lalu memindai ulang dokumen dan mengirimkannya kembali melalui email. Namun manajemen dokumen masih belum lengkap, karena dokumen kertas perlu dipindai untuk penyimpanan digital yang aman.

Tanda tangan elektronik menghilangkan hampir semua tenaga manual dan upaya ini dengan memungkinkan penandatanganan terjadi melalui platform online yang aman yang dapat diakses dari mana saja dengan Wi-Fi.

Keamanan yang ditingkatkan

Dokumen kertas memerlukan penyimpanan fisik yang aman, serta pembuangan yang memakan waktu dan mahal untuk mencegah pencurian dan melindungi informasi sensitif. Dokumen digital, termasuk yang memerlukan tanda tangan, lebih sulit diakses oleh pelaku jahat, bahkan ketika disimpan di cloud. Hal ini dapat melindungi konsumen dari pencurian identitas dan organisasi dari denda akibat pelanggaran keamanan.

Otomatisasi tanda tangan elektronik: Cara kerjanya

Secara tradisional, mengumpulkan dan mengajukan tanda tangan membutuhkan banyak langkah dan tenaga manual. Salah satu alasan solusi tanda tangan elektronik mampu menghasilkan penghematan biaya yang mengesankan adalah karena mereka mengotomatiskan sebagian besar pekerjaan tersebut. Yang terbaik dari semuanya, solusi tanda tangan elektronik dapat membuat alur kerja penandatanganan dari awal atau terhubung ke proses otomatis yang sudah ditetapkan oleh suatu bisnis.

Berikut adalah beberapa kemampuan otomatisasi dari solusi tanda tangan elektronik:

7 manfaat adopsi tanda tangan elektronik

Otomatiskan permintaan, pembaruan, dan konfirmasi
Picukan komunikasi dari alur kerja
Identifikasi dan hilangkan hambatan
Lihat dan bagikan jejak digital yang tertanam
Hindari kontrol versi dengan pembaruan digital
Rasakan waktu pemrosesan keseluruhan yang lebih cepat

Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage. This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
Memicu permintaan tanda tangan elektronik secara otomatis. Banyak proses onboarding dan alur kerja lain yang melibatkan banyak dokumen telah diotomatisasi dengan berbagai platform, tetapi masih memerlukan tanda tangan langsung. Ketika organisasi menambahkan solusi tanda tangan elektronik, mereka dapat mengatur permintaan tanda tangan elektronik untuk terpicu secara otomatis selama alur kerja, sehingga penerima dapat menandatangani di tempat. Solusi tanda tangan elektronik memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi penuh seluruh alur kerja dokumen daripada mengganggu proses untuk pengumpulan tanda tangan basah.
Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review. Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted. The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign. Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
Meningkatkan aksesibilitas terlepas dari lokasi dan waktu. Solusi tanda tangan elektronik modern berbasis cloud, sehingga pengguna dapat mengaksesnya di mana saja mereka memiliki koneksi Wi-Fi. Semua dokumen dan alat penandatanganan hanya tersedia secara online daripada pada platform software berbasis komputer, sehingga pengguna dapat mengelola dan menandatangani dokumen baik saat mereka menggunakan komputer desktop, laptop, tablet, atau smartphone.
Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail. All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
Memungkinkan kontrol versi yang lebih mudah. Secara tradisional, ketika PDF dokumen di-email ke penerima, pengirim harus mendistribusikan versi baru jika mereka memperbaruinya. Pada platform berbasis cloud mana pun, hanya ada satu versi live dari dokumen, terlepas dari berapa kali telah didistribusikan dan kepada siapa. Pengguna cukup membuat perubahan pada satu file dokumen di platform, dan perubahan tersebut secara otomatis diperbarui untuk siapa pun yang memiliki tautan.
Mempercepat waktu pemrosesan. Semua otomatisasi ini melancarkan dan mempercepat setiap aspek pengumpulan tanda tangan dan manajemen dokumen. Notifikasi otomatis menghilangkan penundaan yang dapat terjadi saat mendistribusikan dokumen, memungkinkan waktu respons yang lebih cepat. Pengarsipan terjadi secara otomatis setelah tanda tangan terakhir diterima, mencegah kemacetan menghentikan langkah selanjutnya dalam suatu proses.

Tempat memanfaatkan tanda tangan elektronik

Mengingat kenyamanan, efisiensi, dan keamanan yang mereka sediakan, platform tanda tangan elektronik dapat berguna di berbagai industri. Mereka dapat digunakan di hampir semua industri yang memerlukan orang untuk menandatangani dokumen. Berikut adalah beberapa kasus penggunaan utama.

HR (Human resources)

Departemen HR dapat menggunakan teknologi tanda tangan elektronik untuk memfasilitasi penandatanganan elektronik surat penawaran kerja, perjanjian NDA, dan buku panduan karyawan. Ini dapat menghemat waktu dan sumber daya dengan menghilangkan kebutuhan bagi tim HR untuk mencetak, menandatangani, dan memindai dokumen-dokumen ini. Teknologi tanda tangan elektronik juga dapat digunakan untuk evaluasi kinerja, formulir pendaftaran tunjangan, dan pembaruan kebijakan perusahaan untuk mengumpulkan tanda tangan dan persetujuan yang diperlukan.

Cara lain departemen HR dapat menggunakan teknologi tanda tangan elektronik adalah untuk melacak kemajuan karyawan selama onboarding. Platform tanda tangan elektronik sering kali menyertakan fitur yang memungkinkan departemen HR untuk melihat dokumen mana yang telah ditandatangani dan oleh siapa, memastikan semua dokumen yang diperlukan diselesaikan tepat waktu.

Departemen penjualan

Departemen penjualan sangat menyadari pentingnya menghilangkan hambatan sebanyak mungkin saat mencoba menutup kesepakatan. Menggunakan teknologi tanda tangan elektronik, tim penjualan dapat dengan cepat melacak status proposal, merevisi dan mengirim ulang kontrak dan adendum, dan menetapkan penanda tangan yang sesuai berdasarkan jumlah pembelian atau kriteria lainnya.

Manfaat tambahan dari mengotomatisasi proses penjualan dengan teknologi tanda tangan elektronik adalah memberikan lebih banyak waktu kepada tenaga penjualan untuk menghasilkan pendapatan dengan menghubungi dan mengkonversi lead. Menyediakan pengalaman penandatanganan yang lancar dan elegan juga memulai hubungan pelanggan baru dengan cara yang benar.

Pendidikan

Institusi pendidikan, seperti sekolah dan universitas, dapat menggunakan teknologi tanda tangan elektronik untuk memproses berbagai macam dokumen secara elektronik, termasuk transkrip akademik, perjanjian pendaftaran, formulir registrasi, formulir bantuan keuangan, dan banyak lagi.

Departemen urusan akademik dapat menggunakan platform tanda tangan elektronik untuk memfasilitasi penandatanganan dokumen penerimaan dan pendaftaran mahasiswa baru. Hal ini dapat menyelamatkan semua pihak yang terlibat dari kerumitan menjadwalkan janji temu langsung untuk meninjau semuanya.

Teknologi tanda tangan elektronik bahkan dapat mengumpulkan tanda tangan untuk surat izin, tanpa mengandalkan siswa membawa pulang kertas ke orang tua mereka untuk ditinjau. Sebaliknya, guru dan administrator dapat mengirim email tautan surat izin langsung ke orang tua dan mengumpulkan tanda tangan mereka secara online. Hal ini tidak hanya lebih ekonomis dan nyaman, tetapi juga dapat mencegah siswa memalsukan tanda tangan orang tua mereka.

Pemerintah

Badan pemerintah dapat menggunakan tanda tangan elektronik untuk memfasilitasi penandatanganan berbagai macam dokumen, termasuk kontrak, formulir, dan aplikasi bantuan. Teknologi ini sangat berguna untuk membuat layanan seperti pemberian izin, pencairan tunjangan, pengajuan pajak, dan pemrosesan paspor dan lisensi menjadi lebih nyaman. Badan dapat mendigitalkan formulir terkait tunjangan pengangguran, Jaminan Sosial, dan jenis bantuan lainnya, menghilangkan kebutuhan untuk janji temu langsung.

Untuk layanan yang masih memerlukan check-in fisik, seperti menyelesaikan aplikasi TSA PreCheck atau memperbarui SIM, pekerja dapat menggunakan teknologi tanda tangan elektronik di tempat untuk dengan cepat mengambil tanda tangan digital, daripada harus memindai dokumen fisik yang sudah ditandatangani untuk membuat catatan digital.

Penyedia layanan kesehatan

Organisasi layanan kesehatan dapat menggunakan platform tanda tangan elektronik untuk memfasilitasi penandatanganan formulir persetujuan dan catatan medis. Staf resepsionis di klinik dan fasilitas penyedia layanan lainnya dapat mempercepat proses sign-in dengan menggunakan solusi tanda tangan elektronik dengan formulir seperti laporan keuangan dan perjanjian pembayaran, menghilangkan kebutuhan untuk memindai dokumen bertinta di kemudian hari. Bahkan, selama pandemi COVID-19, banyak penyedia layanan mulai mewajibkan pasien menyelesaikan proses check-in pada aplikasi seluler bahkan sebelum memasuki kantor untuk mencegah kontak fisik yang tidak perlu.

Di ruang gawat darurat, tanda tangan elektronik dapat digunakan untuk menandatangani ringkasan keluar, catatan perkembangan, dan jenis dokumentasi pasien lainnya, sehingga lebih mudah untuk melacak kepatuhan. Staf perawat dan pekerja lain dapat menggunakan teknologi ini untuk menyelesaikan pengesahan internal mereka sendiri dan mengurangi pekerjaan administrasi.

Organisasi Non-profit

Organisasi non-profit dan amal dapat menggunakan teknologi tanda tangan elektronik untuk segala hal mulai dari menerima donasi hingga surat pernyataan acara, kontrak sukarelawan, dan lainnya. Manajer dapat menggunakan teknologi tersebut untuk menandatangani kontrak dengan vendor, mitra, dan organisasi lain tanpa perlu email bolak-balik yang memakan waktu.

Platform tanda tangan elektronik juga dapat memfasilitasi penandatanganan aplikasi hibah, formulir donasi, dan dokumen penting lainnya. Dengan begitu banyak kontrak dalam proses pada waktu tertentu, platform tanda tangan elektronik sangat berguna untuk membantu manajer organisasi non-profit memeriksa status setiap dokumen dan dengan cepat menemukan apa yang masih memerlukan tinjauan atau penandatanganan.

Secara keseluruhan, platform tanda tangan elektronik adalah alat yang berharga untuk melancarkan proses penandatanganan dokumen di setiap industri yang dapat dibayangkan. Teknologi ini bisa menjadi kunci menuju kantor yang sepenuhnya digital dan otomatis.

Bersiap untuk tanda tangan elektronik

Sekarang setelah Anda tahu bagaimana tanda tangan elektronik dapat menguntungkan organisasi Anda, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara mengintegrasikannya ke dalam proses dokumen Anda. Untuk melakukan ini, Anda perlu memahami apa yang membuat tanda tangan elektronik mengikat secara hukum, dan jenis platform apa yang Anda perlukan untuk mengelolanya.

Kerangka hukum untuk tanda tangan elektronik

Tanda tangan elektronik adalah alat yang relatif baru, dan undang-undang dan peraturan yang mendukungnya terus berkembang. Di A.S., hukum tanda tangan elektronik didasarkan pada dua undang-undang:

Uniform Electronic Transactions Act (UETA), yang disahkan pada tahun 1999, mengakui tanda tangan elektronik setara dengan tanda tangan tinta tulisan tangan. Ini memungkinkan para pihak untuk membuat kontrak dan melakukan bisnis secara online, persis seperti yang akan mereka lakukan dengan dokumen kertas tradisional. UETA memberikan pengakuan hukum untuk tanda tangan elektronik dan catatan dengan menetapkan bahwa keduanya dapat diterima sebagai bukti di pengadilan. Ia juga menetapkan bahwa tanda tangan elektronik tidak dapat “ditolak efek hukum atau keberlakuannya” hanya karena dalam bentuk elektronik. Singkatnya, UETA menetapkan bahwa kontrak atau dokumen hukum lainnya yang ditandatangani secara elektronik memiliki validitas yang sama dengan dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan di atas kertas.
E-Sign Act, yang disahkan pada tahun 2000, mengatur penggunaan tanda tangan elektronik di seluruh AS. Undang-undang ini memungkinkan para pihak untuk menggunakan sarana elektronik untuk membuat, menyimpan, dan menandatangani dokumen serta melakukan bisnis secara elektronik, sama seperti yang mereka lakukan dengan dokumen kertas tradisional. Undang-undang ini tumpang tindih dengan UETA. Namun, E-Sign Act berlaku untuk transaksi yang melibatkan perdagangan antarnegara bagian atau luar negeri, sementara UETA berlaku untuk transaksi yang terjadi di dalam satu negara bagian.

Sejumlah peraturan lain juga telah membentuk undang-undang tanda tangan elektronik di seluruh dunia. Parlemen Eropa mengesahkan Peraturan eIDAS pada tahun 2014, yang mendefinisikan kerangka hukum untuk menggunakan tanda tangan elektronik di Uni Eropa, termasuk siapa dan entitas apa yang dapat memanfaatkan teknologi tersebut dan dalam keadaan apa. Di Australia, pemerintah menerapkan Electronic Transactions Act pada tahun 1999, yang memperbarui undang-undang secara retroaktif yang mengharuskan warga untuk memberikan tanda tangan tulisan dengan mengizinkan mereka untuk menandatangani secara elektronik.

Setiap organisasi yang melakukan bisnis di Eropa, Australia, atau wilayah lain, harus meneliti undang-undang tanda tangan elektronik setempat untuk memastikan kepatuhan terhadapnya.

Apa yang harus dicari dalam platform tanda tangan elektronik

Ada banyak solusi software tanda tangan elektronik di pasaran, tetapi tidak semuanya memberikan tingkat kenyamanan dan dampak yang sama. Saat Anda mengevaluasi opsi yang berbeda, cari platform tanda tangan elektronik yang memenuhi kriteria ini.

Mudah diadopsi. Platform tanda tangan elektronik harus berbasis cloud dan harus berjalan pada sistem operasi atau perangkat seluler apa pun. Software harus tanpa kode sehingga setiap pengguna dapat mengaturnya tanpa keahlian teknologi apa pun dan Anda tidak membuang waktu dan sumber daya yang berharga untuk mengaturnya dan melatih staf untuk menggunakannya. Interface pengguna harus intuitif untuk dinavigasi.
Mudah diintegrasikan. Jika organisasi Anda sudah menggunakan otomatisasi untuk proses bisnis Anda, Anda memerlukan solusi tanda tangan elektronik yang berfungsi dengan baik dengan sistem Anda yang sudah ada.
Aman. Platform tersebut harus memiliki kapabilitas enkripsi data dan penyimpanan canggih untuk menjaga keamanan informasi pengguna. Cari platform yang memiliki riwayat yang terbukti dalam memenuhi standar keamanan yang terus berkembang. Periksa integrasi dengan penyedia single sign-on yang sudah ada untuk lapisan keamanan tambahan.
Sesuai hukum. Software yang Anda pilih harus menyatakan apakah perangkat tersebut mematuhi peraturan yang ada untuk tanda tangan elektronik atau tidak. Platform tanda tangan elektronik yang digunakan dalam industri kesehatan di Amerika Serikat juga harus sesuai dengan HIPAA.
Tak Terbatas. Solusi yang Anda pilih harus mampu tumbuh bersama organisasi Anda selama bertahun-tahun. Solusi tanda tangan elektronik Anda harus memungkinkan organisasi Anda mengumpulkan jumlah tanda tangan yang tidak terbatas, sehingga Anda tidak dihukum karena kesuksesan Anda dengan membayar lebih seiring pertumbuhan bisnis Anda. Selain itu, Anda harus dapat menyimpan jumlah catatan yang tidak terbatas, sehingga penyimpanan tidak pernah menjadi masalah.
Struktur biaya yang jelas. Banyak vendor tanda tangan elektronik memiliki struktur harga yang rumit berdasarkan biaya per dokumen atau jumlah ruang penyimpanan yang tersedia. Metode penetapan harga ini dapat mempersulit estimasi biaya sebenarnya dari solusi dan menentukan ROI. Carilah solusi yang menawarkan harga yang jelas dan transparan untuk menghindari biaya tak terduga.
End-to-end. Solusi tanda tangan elektronik terbaik melakukan lebih dari sekadar memungkinkan pengguna mengumpulkan tanda tangan secara online — solusi tersebut memungkinkan organisasi untuk mengelola dan mengotomatiskan banyak proses dokumen mereka. Memilih solusi end-to-end yang lengkap akan membantu mengonsolidasikan vendor dan mengurangi biaya operasional secara keseluruhan, sambil menghilangkan masalah yang dapat muncul dari ketidaksesuaian antar software yang berbeda.

Tanda Tangan Jotform: Platform tanda tangan elektronik yang tahan masa depan

Tanda tangan elektronik meningkatkan kemudahan, efisiensi, dan keamanan setiap jenis transaksi, baik untuk penanda tangan maupun yang ditandatangani. Menggabungkan solusi tanda tangan elektronik di seluruh organisasi Anda adalah kunci untuk memperoleh manfaat penuh dari teknologi ini, termasuk peningkatan produktivitas dan biaya yang lebih rendah.

Tanda Tangan Jotform memberdayakan pengguna untuk mengotomatiskan setiap aspek pengumpulan tanda tangan elektronik, mulai dari pembuatan dokumen dan alur kerja hingga penyimpanan cloud yang aman. Sebagai bagian dari rangkaian solusi Jotform Enterprise, platform serbaguna ini dapat meningkatkan efisiensi sedemikian rupa sehingga pengguna dapat mengurangi durasi banyak alur kerja tanda tangan mereka menjadi rata-rata hanya 1,8 hari. Untuk pengaturan cepat dan penerapan mudah, platform ini terintegrasi dengan lancar dengan banyak platform pihak ketiga yang mungkin sudah diinstal pengguna.

Pelanggan, dan organisasi yang melayani mereka, layak mendapatkan kemudahan dalam hal menandatangani dan mengelola dokumen. Solusi tanda tangan elektronik melakukan lebih dari sekadar menghemat waktu dan uang — mereka meningkatkan pengalaman penandatanganan untuk semua orang yang terlibat.

Solusi tanda tangan elektronik terbaik memungkinkan manajemen dan otomatisasi dokumen menyeluruh.

Penafian: Informasi yang disediakan dalam panduan ini hanya untuk tujuan informasi umum dan tidak dimaksudkan sebagai nasihat hukum. Meskipun kami berusaha menjaga informasi tetap akurat dan terkini, undang-undang dan peraturan bervariasi berdasarkan yurisdiksi dan dapat berubah dengan cepat. Jika Anda memiliki pertanyaan hukum spesifik tentang informasi apa pun di situs ini, Anda harus berkonsultasi dengan pengacara berlisensi di wilayah Anda.