FAQ Jotform Enterprise

Paket Dasar Jotform Enterprise adalah titik masuk minimum untuk Jotform Enterprise, dan mencakup hingga 5 Pengguna yang Diizinkan. Tambahan Pengguna yang Diizinkan dapat dibeli dalam paket berisi 5 orang. Tidak ada batasan jumlah Pengguna yang Diizinkan yang dapat Anda tambahkan ke paket Anda.

Saat menentukan jumlah pengguna, harap perhatikan bahwa perjanjian lisensi kami mengharuskan setiap pengguna menjadi akun unik dengan alamat email individu yang unik. Alias grup seperti marketing@company.com tidak diperbolehkan, dan juga tidak berbagi kredensial login dengan individu lain. Untuk tujuan audit dan pelacakan TI, setiap login harus dapat dilacak ke individu unik, sebagai praktik terbaik yang dianjurkan.

Misalnya, dengan Jotform Enterprise, Anda dapat memiliki dua Administrator dan 18 Pengguna. Dengan ini bertotal 20 pengguna (alias kursi), oleh karena itu Anda perlu membeli akses untuk setiap individu. Selain itu, masing-masing membutuhkan nama pengguna dan kata sandi yang unik. Administrator dapat mengubah nama pengguna dan kata sandi kapan saja.

Seorang "pengguna" didefinisikan sebagai individu yang memiliki login ke akun Jotform Enterprise Anda untuk

1. Buat/perbarui formulir,
2. memulai integrasi, dan/atau
3. melihat/memperbarui/menganalisis data tanggapan secara langsung dalam database formulir tanggapan.

Jotform Enterprise menampilkan dua tingkat fungsi pengguna — Pengguna dan Administrator. Anda dapat menentukan apakah seseorang diklasifikasi sebagai Pengguna atau Administrator.

Secara default, Pengguna hanya bisa membuat formulir dan meninjau data tanggapan formulir untuk formulirnya sendiri. Pengguna kemudian dapat berbagi akses ke satu, beberapa, atau semua formulir dan/atau data ke satu, beberapa, atau semua Pengguna lain di Server Enterprise yang sama.

Administrator mengelola akun Jotform Enterprise Anda. Ini dapat mencakup menambahkan atau menghapus pengguna, meninjau metrik kinerja formulir, dan tugas lainnya. Selain itu, Administrator juga dapat membuat formulir dan meninjau data tanggapan formulir. Administrator memiliki akses ke semua formulir dan data tanggapan formulir yang dibuat oleh siapa pun di akun Jotform Enterprise Anda, kecuali itu adalah server yang sesuai dengan kepatuhan HIPAA, di mana Administrator hanya memiliki akses ke data tanggapan yang secara eksplisit dibagikan dengan mereka oleh pemilik formulir .

Pelanggan yang melengkapi formulir online Anda tidak dihitung sebagai Pengguna. Hanya individu yang membuat formulir, menganalisis data tanggapan formulir, atau mengelola akun Jotform Enterprise Anda yang dianggap sebagai Pengguna dan/atau Administrator.

Masalah dengan akun individu di organisasi besar berlipat ganda:

Dengan akun individual, formulir, bersama dengan data yang dikumpulkan, secara teknis menjadi milik pengguna. Jika dan saat orang ini keluar dari organisasi Anda, formulir dan data juga akan hilang. Data tersebut seharusnya menjadi milik organisasi, tetapi dengan akun individual, tidak demikian. Dengan Jotform Enterprise, Administrator dapat dengan mudah menetapkan status ke pengguna lain, memastikan data tetap berada dalam organisasi Anda.

Selain itu, akun individu juga terputus dari akun Jotform lainnya. Ini berarti tidak ada kesempatan untuk berbagi dan berkolaborasi pada formulir yang sudah dibuat, atau mengakses data di akun pengguna lain.

Setiap akses tunggal ke data tanggapan harus dapat dilacak ke individu unik dengan kredensial loginnya sendiri yang dapat diidentifikasi, untuk tujuan audit TI. Dengan paket individu, karena tidak ada cara untuk membagikan data, pengguna dapat memilih untuk membagikan kredensial login, yang merupakan pelanggaran persyaratan penggunaan Jotform.

Perhatikan bahwa item terakhir ini dapat menjadi masalah hukum yang besar karena peraturan HIPAA menyatakan bahwa setiap akses ke PHI (Informasi Kesehatan yang Dilindungi) harus dapat dilacak ke individu unik dengan kredensial login mereka sendiri yang dapat diidentifikasi.

Paket standar individu kami (Pemula, Perunggu, Perak, dan Emas) adalah paket individu yang berjalan di server berbagi (shared server) dan hanya hadir dengan dukungan online.

Jotform Enterprise adalah satu-satunya paket multi-pengguna kami di mana Administrator dapat menetapkan kontrol tingkat akses ke Pengguna dan Pengguna tersebut dapat berkolaborasi dengan Pengguna lain. Ditambah, ini berjalan di server yang didedikasikan untuk organisasi Anda dan dilengkapi dengan Insinyur Support Engineer Enterprise khusus untuk bantuan instan dan pemecahan masalah.

Ikhtisar perbedaan dapat ditemukan di sini:
https://www.jotform.com/help/587-what-is-the-difference-between-jotform-enterprise-and-standard

Jotform Enterprise adalah solusi berbasis web perangkat lunak sebagai layanan (SaaS), yang berarti Anda tidak perlu menginstal perangkat lunak apa pun di server atau komputer perusahaan Anda. Hanya browser web seperti Chrome, Firefox atau Safari yang dibutuhkan.

Sejak dari Anda menandatangani Perjanjian Enterprise, kami akan menyiapkan server Anda, memigrasi formulir dan data yang ada (jika berlaku), dan mengirimkan kredensial server Anda kepada Anda dalam satu hari kerja.

Formulir Jotform Enterprise bersifat dinamis dan dapat bekerja dengan hampir semua browser web, ponsel cerdas, dan tablet.

Jotform Enterprise tidak memiliki batasan untuk jumlah formulir, tanggapan, kolom formulir, pembayaran, panggilan API, dan penyimpanan.

Jotform Enterprise memiliki integrasi dengan pemroses pembayaran utama, seperti Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net, dan lainnya.

Saat Anda membuat formulir pembayaran, Anda akan diarahkan untuk memasukkan kredensial login pemroses pembayaran Anda. Setelah ini selesai, Anda dapat mulai menerima pembayaran secara online.

Selain itu, Jotform Enterprise tidak membebankan biaya transaksi tambahan. Anda hanya perlu membayar biaya pemrosesan kartu kredit standar.

Saat Anda membeli Jotform Enterprise, perjanjian tingkat layanan (SLA) disertakan sebagai bagian dari perjanjian langganan. Perjanjian ini berlangsung untuk jangka waktu minimal satu tahun dan mencakup semua syarat dan ketentuan, serta biaya keseluruhan. Anda harus menandatangani perjanjian untuk memulai akun Jotform Enterprise Anda.

Iya. Jotform dapat mengakomodasi permintaan perubahan dalam dokumen hukum, atau menggunakan formulir Business Associate Agreement (BAA) atau Data Processing Agreement (DPA) Anda sebagai dasar untuk membuat kesepakatan.

Ya, tim keamanan Jotform dapat bekerja dengan tim Anda untuk memastikan semua pertanyaan hukum dan keamanan TI terjawab.

Harga Jotform Enterprise ditentukan berdasarkan jumlah pengguna yang akan menggunakan Jotform Enterprise. Institusi pendidikan dan organisasi nonprofit berhak mendapatkan diskon 30 persen. Diskon tidak tersedia untuk biaya server HIPAA. Hubungi tim Sales untuk mempelajari lebih lanjut tentang harga.

Jotform Enterprise dibayar dimuka setiap tahun. Opsi pembayaran dari bulan ke bulan tidak tersedia.

Anda dapat menambahkan pengguna tambahan kapan saja selama tahun kontrak Anda dan akan ditambahkan secara prorata. Misalnya, jika Anda menambahkan lima pengguna lagi dalam lima bulan ke dalam tahun kontrak, Anda akan ditagih untuk tujuh bulan dari sisa periode kontrak.

Karena biaya yang terkait dengan pengaturan akun dan server Jotform Enterprise, kami tidak dapat menyediakan uji coba platform Enterprise, dan pengembalian dana tidak tersedia. Sebelum membeli Jotform Enterprise, Anda akan diminta untuk meninjau dan menandatangani perjanjian. Anda bertanggung jawab untuk membaca perjanjian dengan seksama sebelum menandatangani.

Jotform Enterprise bekerja di pusat residensi data lokal, sehingga Anda dapat memberi label putih pada pengalaman pengguna dengan menggunakan domain kustom Anda sendiri (mis., forms.domainanda.com). Jika diperlukan, Jotform akan membeli sertifikat SSL atas nama Anda dan menginstalnya tanpa biaya tambahan, sehingga formulir Anda memiliki penunjukan https:// yang aman.

Yes. Migrating your existing forms and data is included in the server setup process.

Admins can initiate a migration from the Admin Console in their organization's Jotform Enterprise account. The standard Jotform account owner will receive a request to authorize the data transfer and can choose to start the migration immediately or schedule it for later.

Alternatively, contact your Account Manager or submit a migration request to the Support team.

No. Migrations involve no downtime, and most are completed instantly. Standard Jotform account owner can schedule migration for a date and time that works the best.

Yes, submission data will be migrated as well. Once migration is complete, the submission data can be accessed in the Enterprise account. There are some exceptions, such as encrypted forms, draft submissions, and incomplete workflows, so make sure to review those as well.

No. Migration includes all assets and submission data from your standard Jotform account. If there are any items you do not want to migrate, you must delete them before the migration begins. Each standard Jotform account can be migrated only once.

After migration, all form URLs will be updated to Enterprise URLs. Existing Jotform URLs will continue to work, allowing respondents to access forms using either URL. For example, jotform.com/formID will be updated to {subdomain}.jotform.com/formID. We recommend updating all links to the new Enterprise URL as time permits.

• iFrame and JavaScript embeds will automatically redirect to the new Enterprise URLs.
• Source code embeds will not redirect automatically. The embedded source code must be updated to use the forms in the Enterprise account.
• API URLs will be updated automatically. API URLs will change from https://api.jotform.com to https://{subdomain}.jotform.com/API (with API in all caps).

Migrated assets will be disabled in the standard Jotform account’s Workspace. Migrated assets can be viewed or cloned, but can not be edited in their original Jotform Standard account.

After migration, migrated assets are listed in target Enterprise account’s Workspace or target Team Workspace, labelled as “migrated”. Enterprise account owners can share the form with other licensed users, add it to a Team, assign it a Label, or transfer ownership on a non-HIPAA server.

Encryption must be disabled before a form can be migrated. Existing encrypted submissions will remain encrypted and can still be accessed using the current access code. After migration, encryption can be re-enabled in the non-HIPAA Enterprise account using the same encryption key

In most cases, no. Your integration settings will also be migrated. However, the following integrations require additional steps:

If migrated assets have Dropbox or OneDrive integration, sign back into your connected account in the form’s Settings.

If migrated assets have Zapier or Power Automate integration, replace the trigger and the variables in workflow.

No, form assignees and their assignment history will not migrate over to the Enterprise Account. Form assignees can be re-invited to Enterprise Account once migration is complete. It’s recommended that you inform your assignees that new invites will go out, and they’ll need to create a new login account on your Enterprise account. The process for re-inviting users is the same, and you can learn more about that here.

• AI Agent phone numbers and linked phone numbers will be automatically and permanently revoked during migration. New phone numbers must be assigned after migration.
• Website Widgets will remain in the standard Jotform account and won’t migrate over.
• Encryption must be disabled before encrypted forms can be migrated.
• Draft submissions (saved submissions to be completed later) will not migrate.
• Workflow submissions in progress will not migrate.

You can continue using the standard Jotform account, but any assets that have been migrated can't be edited in this account.

If you prefer to downgrade your Standard Jotform account, we’ll downgrade your standard Jotform account so that you aren’t charged for it going forward. Any prepaid but unused amount as of the date of the migration will be refunded to the credit card you have on file with Jotform.

If your Standard Jotform account is HIPAA-protected, the migration can only be processed by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager. Once the migration request is received, HIPAA forms will automatically be migrated, and you won’t need to take any additional action.

Yes, migration to a HIPAA-enabled Enterprise account must be requested by submitting a support ticket or by contacting your Account Manager.

You can request migration after your Enterprise server is set up by submitting a ticket to our Customer Success team. Please include the following information with your request:

• Username atau email akun Jotform Standar Anda yang akan dimigrasi.
• Username atau alamat email akun di server Enterprise yang akan menerima formulir.
• Whether you want to downgrade your Jotform Standard account afterward

Akun Jotform Enterprise Anda dilengkapi dengan manfaat eksklusif dari Tim Dukungan Enterprise yang berdedikasi. Anda dapat dengan mudah mengirimkan tiket 24/7 atau administrator platform dapat menjadwalkan panggilan dukungan Zoom melalui portal dukungan terintegrasi kami, memastikan bahwa pertanyaan atau masalah apa pun ditangani dengan cepat dan efisien.

Ya. Jotform Enterprise mendukung SAML 2.0 dan terintegrasi dengan penyedia identitas seperti Microsoft Entra (Azure AD), Google Workspace, Okta, Duo, OneLogin, dan lainnya. Anda dapat menghubungkan satu penyedia SSO atau mengaktifkan Multi SSO untuk mengautentikasi pengguna di beberapa penyedia identitas secara bersamaan.

With optional SSO enabled, users and administrators can sign in to Jotform Enterprise using their existing organizational credentials — improving security and eliminating the need to manage separate passwords. Internal-facing forms can also be SSO-protected, ensuring that only verified members of your organization can view and submit them.

For automated user management, Jotform Enterprise offers both JIT (Just-In-Time) provisioning, and SCIM provisioning to automatically create, update, and deactivate users and groups directly from your identity provider.

Informasi lebih lanjut tentang SSO untuk Formulir dapat ditemukan di panduan ini.

Jika Anda memiliki solusi layanan direktori lainnya, hubungi tim Jotform Enterprise untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu. Untuk informasi tambahan, tinjau laman informasi SSO.

Jotform Enterprise API mendukung komunikasi data dua arah. Jika Anda memerlukan informasi tambahan, tinjau Dokumentasi API.

Pusat residensi data Jotform lokal Anda akan dihosting oleh Google Cloud Platform, mitra hosting pilihan kami. Kami juga bekerja dengan mitra hosting lain, seperti Amazon Web Services (AWS) sesuai kebutuhan.

Karena server Jotform Enterprise Anda didedikasikan untuk Anda, kami dapat memenuhi kebutuhan residensi data spesifik Anda, di mana data Anda tidak perlu meninggalkan negara asal Anda. Ini sangat penting bagi pelanggan di Australia, Kanada, AS, Inggris, UE, dan lainnya. Dengan 19 pusat data di 15 negara di seluruh dunia, kami dapat memenuhi persyaratan residensi data di negara Anda jika diperlukan.

Memastikan privasi dan keamanan data tanggapan formulir Anda adalah prioritas utama di Jotform. Jotform Enterprise mengambil setiap tindakan pencegahan untuk menyediakan layanan formulir online dengan keamanan tingkat tinggi — termasuk enkripsi 256-bit, Kepatuhan SOC 2, dan, jika diperlukan, solusi HIPAA untuk kebutuhan terkait perawatan kesehatan. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi laman keamanan Jotform.

Data dienkripsi saat didiamkan secara default di Server Enterprise:

• Solusi Enterprise sepenuhnya terisolasi dalam lingkungan Jotform Enterprise, jadi tidak ada yang dibagikan dengan pengguna lain.
• Semua data (formulir/tanggapan pengguna, dll.) secara otomatis dienkripsi saat tidak digunakan, juga saat sedang ditulis ke disk fisik.
• Setiap kunci enkripsi juga dienkripsi dengan kunci master yang dikelola oleh Google Cloud Platform (mitra hosting kami).

Enkripsi saat data berada di database, tersedia di HIPAA, satu tingkat di atas:

• Saat server kami mendapatkan data mentah, dan menulisnya ke database, Jotform akan mengenkripsinya dengan AES256 (setiap tanggapan individu memiliki kunci unik) dan setiap kunci AES265 juga dienkripsi dengan kunci publik pengguna (RSA2048). Kunci dapat digunakan dengan mudah oleh pengguna dan dikelola sepenuhnya oleh Jotform.

Singkatnya, pengaturan enterprise reguler menyediakan enkripsi disk, sedangkan HIPAA menambahkan enkripsi basis data di atasnya.

Jotform Enterprise menawarkan opsi HIPAA untuk membantu Anda menjaga keamanan informasi kesehatan. Pelajari lebih lanjut.

Akun Jotform Enterprise Anda akan beroperasi dengan cara yang sama. Data tanggapan formulir yang ada akan secara otomatis dienkripsi di pusat residensi data lokal Anda, serta di database.

If you are collecting Protected Health Information (PHI) and you need your server to be HIPAA enabled, please contact your account manager and the Enterprise customer success team to discuss pricing and data migration options. Educational institution and nonprofit organization discounts are not available on HIPAA server costs.

Jika Anda mengumpulkan Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI) dan Anda ingin server Jotform Enterprise Anda sesuai dengan kepatuhan HIPAA. Terdapat biaya tambahan sebesar $299 per bulan, yang dibebankan setiap tahun terlebih dahulu dan akan ditambahkan ke biaya lisensi Anda. Diskon lembaga pendidikan dan organisasi nonprofit tidak tersedia untuk biaya server HIPAA.

HIPAA menghadirkan pemanfaatan CPU tambahan di server dikarenakan enkripsi tambahan saat data terdiam di database, yang merupakan persyaratan HIPAA. Penyedia hosting kami mengenakan biaya berdasarkan penggunaan CPU, jadi ada biaya tambahan ke Jotform untuk kepatuhan HIPAA. Pelajari lebih lanjut mengapa Jotform Enterprise adalah solusi hebat untuk Perawatan Kesehatan.

Jika Anda memiliki server enterprise, formulir dan tanggapan Anda akan secara otomatis dienkripsi saat didiamkan di disk fisik.

Solusi HIPAA meningkatkan keamanan satu langkah lebih jauh dengan menyediakan enkripsi database tambahan dengan kunci AES256 unik untuk setiap tanggapan individu.

U.S. law requires organizations that collect and store PHI to follow HIPAA-enabled methods, so if you collect PHI, and you’re located in the U.S., you do need HIPAA compliance features. However, some Jotform Enterprise customers who aren’t located in the U.S. also opt for HIPAA enablement as an additional level of security.

Akun Emas Anda adalah akun pengguna tunggal, yang berarti satu orang dapat membuat formulir, mengumpulkan data, dan memiliki akses ke data.

Peraturan HIPAA menentukan bahwa setiap akses ke PHI (Protected Health Information) harus dapat dilacak ke individu unik dengan kredensial login mereka sendiri yang dapat diidentifikasi.

Berbagi kredensial masuk merupakan pelanggaran HIPAA yang signifikan dan dapat menyebabkan masalah hukum.

Bahkan jika hanya satu orang yang membuat formulir di akun Anda, jika beberapa individu mengakses PHI yang dikumpulkan, Anda akan memerlukan Jotform Enterprise, yang merupakan satu-satunya platform yang mendukung beberapa pengguna.