3 cara untuk memotong biaya dari proses bisnis dengan transformasi digital

Menjalankan bisnis itu mahal. Seperti kata pepatah, "Perlu uang untuk menghasilkan uang." Namun, solusi teknologi baru memungkinkan bisnis menjadi lebih cerdas dalam cara mereka membelanjakan uang mereka.

Salah satu cara yang semakin umum untuk memangkas biaya bisnis adalah dengan mengalihkan proses lama yang berbasis kertas ke online, sebuah proses yang dikenal sebagai transformasi digital.

Transformasi digital adalah cara yang bagus untuk memangkas biaya dengan meningkatkan efisiensi, mengurangi penggunaan kertas, dan melancarkan operasi. Dalam e-book ini, kami akan berbagi beberapa praktik terbaik untuk membantu Anda beralih ke digital. Kami juga akan mengamati berbagai faktor pasar dan lingkungan yang dapat meningkatkan biaya bisnis.

Faktor-faktor ekonomi, lingkungan, dan konsumen tertentu memiliki dampak signifikan terhadap biaya yang dikeluarkan oleh bisnis. Faktor-faktor ini, meskipun sebagian besar tidak dapat dikendalikan, tetap penting untuk dikenali ketika memeriksa struktur biaya bisnis Anda. Di bawah ini adalah beberapa faktor luar yang berkontribusi terhadap biaya bisnis.

Meskipun faktor luar sebagian besar tidak dapat dikendalikan, ada banyak cara untuk memanfaatkan teknologi guna mengurangi biaya secara internal. Salah satu cara terbaik untuk memangkas biaya dalam organisasi Anda adalah dengan mendigitalkan proses lama. Mari kita lihat tiga cara berbeda untuk mengurangi biaya melalui transformasi digital.

Mendigitalkan proses berbasis kertas

Mendigitalkan formulir dan proses berbasis kertas dapat memberikan dampak langsung dengan menghilangkan biaya kertas, pencetakan, dan penyimpanan. Mempertahankan proses berbasis kertas memakan waktu, tidak efisien, dan mahal. Menurut McKinsey, mendigitalkan proses intensif informasi dapat memangkas biaya hingga 90 persen.

Salah satu proses kertas yang siap didigitalkan adalah pengisian formulir dan pengumpulan informasi. Formulir kertas banyak digunakan di semua industri, baik untuk reservasi di restoran, atau penerimaan pasien di rumah sakit. Mendigitalkan formulir organisasi Anda adalah cara mudah untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keamanan data pelanggan.

Pembuat formulir online yang baik akan menjamin bahwa data yang dimasukkan dienkripsi, memberikan keamanan yang lebih besar dibandingkan dengan formulir kertas. Itu juga harus mudah digunakan dan memungkinkan akses langsung ke data Anda melalui notifikasi seluler, tabel data, integrasi, dan lainnya.

Proses penting lain untuk dialihkan ke digital adalah pencatatan. Menurut laporan dari Deloitte, "Biaya manajemen catatan elektronik, bahkan ketika dicadangkan untuk tujuan pemulihan data (DR), kurang dari seperlima biaya manajemen catatan fisik." Selain itu, catatan elektronik juga lebih mudah dicari, disaring, dan dilaporkan ketika disimpan pada platform manajemen data holistik.

Untuk mendapatkan manfaat terbesar dari pendigitalan manajemen catatan, cari solusi dengan keamanan terdepan di industri, alat kolaborasi tempat kerja yang tangguh, dan fitur otomatisasi alur kerja, termasuk notifikasi email, pelaporan otomatis, dan opsi penjadwalan kalender.

Peluang lain untuk mengurangi biaya adalah dengan mendigitalkan proses pengumpulan tanda tangan. Meskipun kontrak fisik di atas kertas mungkin sudah umum, proses pengumpulan tanda tangan untuk kontrak tersebut seringkali mahal dan tidak efisien. Solusi tanda tangan elektronik dapat menghemat waktu dan uang organisasi dengan mengurangi biaya yang terkait dengan kertas, melancarkan pengiriman, dan menyediakan jejak audit digital untuk melacak status dokumen. Dibandingkan dengan tanda tangan pena-dan-kertas, tanda tangan digital lebih aman, lebih murah, dan lebih mudah dikumpulkan.

Saat mengevaluasi vendor untuk proses berbasis kertas ini dan lainnya, pertimbangkan pro dan kontra antara penyedia layanan tunggal vs solusi holistik. Meskipun layanan khusus memiliki keunggulannya, layanan tersebut dapat menyebabkan peningkatan biaya dan kompleksitas ketika Anda harus menggunakan berbagai solusi untuk fungsi yang berbeda. Cari solusi fleksibel dengan rekam jejak inovasi yang akan mendukung upaya organisasi Anda untuk tumbuh dan berskala.

Menjalani transformasi digital untuk mengurangi penggunaan kertas tidak hanya baik untuk keuntungan Anda, tetapi juga baik untuk lingkungan. Rata-rata pekerja Amerika menghasilkan 10.000 lembar kertas kantor setiap tahun. Sebagai akibat dari sistem kertas lama, industri pulp dan kertas menyumbang sekitar 5 persen dari emisi gas rumah kaca dunia dan menggunakan sekitar 4 persen dari energi dunia. Cara tercepat dan termudah untuk mengurangi penggunaan kertas organisasi Anda adalah dengan mendigitalkan formulir kertas.

Memaksimalkan efisiensi

Cara lain untuk mengurangi biaya dengan transformasi digital adalah dengan meningkatkan efisiensi organisasi dengan solusi otomatisasi digital. Otomatisasi dapat membantu menghemat waktu dengan mengurangi pekerjaan sibuk dan melancarkan alur kerja. Mari kita lihat beberapa solusi penghemat waktu terbaik yang dapat disediakan oleh transformasi digital.

Saat mengalihkan proses organisasi Anda ke digital, penting untuk meminimalkan kompleksitas teknologi. Pilihlah solusi multifungsi yang terintegrasi dengan lancar sekaligus menggantikan penyedia layanan tunggal. Carilah solusi yang dapat mendigitalkan formulir kertas dan pengelolaan data, mengumpulkan tanda tangan elektronik dan pembayaran, serta mengotomatiskan tugas dan alur kerja manual.

Meminimalkan kompleksitas teknologi

Menggunakan platform tanpa kode yang tangguh daripada penyedia layanan tunggal yang berbeda akan menghemat biaya TI untuk perpanjangan, pemeliharaan, dan pelatihan. Itu juga dapat menghilangkan silo dan meningkatkan adopsi, mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih kolaboratif. Berikut adalah beberapa opsi lain yang perlu dipertimbangkan saat Anda ingin mengurangi kompleksitas teknologi.

Pembuat formulir online, gateway pembayaran, dan platform tanda tangan elektronik semuanya adalah solusi fantastis untuk memaksimalkan efisiensi organisasi. Rata-rata, formulir digital menghemat 11 jam kerja per minggu. Selain meningkatkan efisiensi organisasi, formulir online juga mengurangi beban kerja organisasi. Efisiensi yang diperoleh dengan menggunakan teknologi untuk melancarkan proses yang sebelumnya menggunakan kertas dapat mengurangi biaya operasional hingga 25 persen.

Cara lain untuk memaksimalkan efisiensi organisasi adalah melalui alur persetujuan otomatis. Solusi alur persetujuan terbaik memungkinkan otomatisasi proses persetujuan internal skala besar, termasuk notifikasi email dan pengumpulan tanda tangan elektronik. Memindahkan proses persetujuan internal secara online adalah bagian integral dari transformasi digital sejati. Melakukan hal ini akan menghemat waktu yang tak terhitung setiap minggu, sekaligus mendorong organisasi yang lebih baik.

Sebagai contoh, mari kita lihat proses perencanaan acara melalui alur persetujuan. Seorang perencana acara dapat meminta lokasi acara melalui formulir, yang kemudian dapat dikirim secara otomatis ke pihak internal untuk persetujuan. Jika semua pihak menyetujui permintaan lokasi acara, maka email otomatis dapat dikirim ke pengirim formulir memberi tahu mereka bahwa permintaan mereka telah disetujui. Jika lokasi acara tidak disetujui, alur persetujuan dapat secara otomatis mengirimkan email penolakan, dan memulai kembali proses untuk alur persetujuan lainnya.

Meningkatkan produktivitas dan memberdayakan karyawan

Satu cara terakhir untuk mengurangi biaya dengan transformasi digital adalah dengan memberdayakan karyawan Anda untuk menggunakan solusi tanpa kode. Solusi tanpa kode adalah aplikasi yang memungkinkan pembangunan berbagai solusi tanpa menggunakan kode apa pun. Interface yang ramah pengguna, seret-dan-lepas membuat pembuatan berbagai solusi dapat diakses oleh semua orang.

Teknologi ini menghemat waktu, uang, dan sumber daya TI organisasi. Dengan manfaat ini, tidak mengherankan jika solusi tanpa kode sedang meningkat dalam beberapa tahun terakhir. Pada tahun 2024, 80 persen produk dan layanan teknologi akan dibangun oleh mereka yang bukan profesional teknologi, menurut Gartner.

Selain menghemat waktu dan uang, solusi tanpa kode memungkinkan karyawan untuk mengambil kepemilikan yang lebih besar atas pekerjaan mereka. Daripada secara otomatis mengarahkan tugas-tugas tertentu ke tim pengembangan, karyawan dapat membuat dan merancang solusi mereka sendiri.

Organisasi dengan budaya yang memberdayakan karyawan 1,3 kali lebih mungkin melaporkan melampaui target kinerja mereka. Selain itu, memungkinkan otonomi karyawan meningkatkan moral dan membuat karyawan lebih terlibat dalam pekerjaan mereka, aset yang tak ternilai di pasar di mana 32 persen karyawan tidak terlibat dalam pekerjaan mereka.

Selain mempromosikan produktivitas dan otonomi, solusi tanpa-kode juga menghemat waktu dengan mengurangi pekerjaan rutin karyawan. Alur persetujuan dapat secara drastis mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif yang membosankan. Pembuatan solusi seret-dan-lepas juga mengurangi jumlah pekerjaan rutin untuk pengembang, yang menghabiskan rata-rata lebih dari 17 jam seminggu untuk pemeliharaan.

Teknologi otomatisasi telah menjadi standar tempat kerja yang baru, dengan 77 persen karyawan mengharapkan pilihan yang lebih mudah untuk menyelesaikan tugas rutin. Solusi holistik untuk manajemen data dan otomatisasi memungkinkan Anda menghemat waktu dalam semua aspek operasi Anda dan menjaga karyawan lebih bahagia.

Mengotomatisasi tugas-tugas yang membosankan juga membebaskan lebih banyak waktu untuk mengerjakan proyek-proyek baru dan inovatif. Selain penghematan waktu dan uang, mengizinkan karyawan Anda untuk mengotomatisasi pekerjaan rutin mereka juga memiliki sejumlah manfaat lain.

Salah satu cara alat tanpa-kode dapat menghasilkan penghematan waktu yang luar biasa adalah melalui pembuatan laporan otomatis. Solusi pembuatan laporan yang terintegrasi dengan tabel data dapat memungkinkan pelaporan instan dan otomatis. Pembuatan laporan instan dapat menjadi alat yang tak ternilai untuk membuat keputusan cepat dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan penting. Penyedia layanan kesehatan One to One Health, misalnya, menggunakan pembuatan laporan otomatis tanpa-kode untuk menghasilkan laporan dalam hitungan detik — sebuah proses yang bisa memakan waktu berjam-jam jika dilakukan secara manual.

Menjadi digital

Menjalani transformasi digital adalah cara yang bagus untuk memfasilitasi pertumbuhan dan kemakmuran jangka panjang di dalam organisasi Anda. Ini tidak hanya mengurangi biaya organisasi, tetapi juga meningkatkan efisiensi, memperkuat keamanan data, dan memberdayakan karyawan. Dengan maraknya solusi software tanpa kode dalam beberapa tahun terakhir, dan semakin banyak perusahaan beralih dari kertas setiap hari, satu hal menjadi jelas: Berubah ke digital adalah satu-satunya jalan ke depan.