Mengelola reservasi ruang rapat tidak harus berarti spreadsheet, rantai email, atau konflik menit terakhir. Jotform memungkinkan tim dengan ukuran apa pun membuat formulir reservasi ruang rapat kustom yang mengumpulkan semua detail yang mereka butuhkan, preferensi ruangan, tanggal, waktu, jumlah peserta, dan persyaratan peralatan, di satu tempat.
Mulai dengan cepat menggunakan templat reservasi ruang rapat gratis Jotform. Pilih formulir yang sudah jadi, sesuaikan agar sesuai dengan ruang dan kebijakan Anda, dan mulai menerima pemesanan segera.
Manfaat
Pembuat formulir drag-and-drop Jotform memungkinkan Anda membuat formulir reservasi ruang rapat yang disesuaikan dengan organisasi Anda dalam hitungan menit. Tambahkan bidang untuk pemilihan ruangan, tanggal dan waktu, jumlah peserta, kebutuhan peralatan AV, atau permintaan katering. Anda dapat menyematkan formulir di intranet Anda, mengirimkannya melalui tautan, atau menampilkannya di tablet di luar setiap ruangan.
Setiap pemesanan yang dikirimkan secara otomatis mengalir ke Tabel Jotform, di mana Anda dapat melihat, memfilter, mengurutkan, dan mencari reservasi berdasarkan ruangan, tanggal, atau pemohon. Ini memudahkan untuk melihat apa yang sudah dipesan sekilas, mengidentifikasi celah dalam ketersediaan, dan menemukan konflik penjadwalan sebelum menjadi masalah.
Untuk organisasi yang memerlukan persetujuan manajer sebelum ruangan dikonfirmasi, Alur Kerja Jotform memungkinkan Anda membangun proses persetujuan multi-langkah langsung ke dalam formulir pemesanan Anda. Ketika seseorang mengirimkan permintaan, alur kerja mengarahkannya ke pemberi persetujuan yang tepat, yang dapat menerima atau menolaknya dengan satu klik. Notifikasi email otomatis membuat semua orang tetap terinformasi di setiap tahap.
Pengaturan formulir Jotform memungkinkan Anda membatasi tanggapan per slot waktu, memastikan bahwa ruangan yang sama tidak dapat dipesan dua kali untuk periode yang tumpang tindih. Dikombinasikan dengan konfirmasi email waktu nyata dan integrasi kalender, tim Anda selalu tahu persis ruangan mana yang tersedia dan mana yang sudah terisi.
Dengan Aplikasi Jotform, Anda dapat membuat portal pemesanan mandiri yang menampung semua formulir reservasi ruangan Anda dalam satu antarmuka bermerek yang ramah seluler. Karyawan, anggota, atau tamu dapat mengakses portal dari perangkat apa pun dan memesan ruang yang mereka butuhkan tanpa menghubungi administrator.
Testimonial
Siapkan formulir pemesanan individual untuk setiap lantai atau ruang konferensi di kantor Anda, lalu kumpulkan semua tanggapan ke dalam tampilan Tabel Jotform bersama. Tim fasilitas dapat memantau penggunaan ruangan di seluruh gedung dan menandai periode permintaan tinggi untuk perencanaan kapasitas.
Operator co-working dapat menggunakan Jotform untuk memungkinkan anggota melayani sendiri reservasi kantor pribadi atau hot desk mereka secara online. Gabungkan formulir pemesanan dengan Aplikasi Jotform untuk membuat portal anggota di mana semua ruang yang tersedia dan formulir pemesanan dapat diakses di satu tempat.
Departemen dan fakultas dapat mengirimkan permintaan ruangan melalui Jotform, yang kemudian diarahkan ke registrar atau pemberi persetujuan fasilitas melalui Alur Kerja Jotform.
Organisasi komunitas dapat mempublikasikan formulir pemesanan ruangan secara publik, memungkinkan penduduk atau kelompok anggota untuk meminta aula, dapur, atau ruang rapat.
Semua pertanyaan Anda tentang Jotform — dijawab. Lihat FAQ kami untuk jawaban atas pertanyaan umum, atau hubungi tim dukungan kami untuk informasi lebih lanjut.
Perangkat lunak reservasi ruang rapat adalah alat yang memungkinkan karyawan atau anggota mencari ruangan yang tersedia dan memesannya untuk waktu tertentu. Ini mencegah pemesanan ganda, mengurangi konflik penjadwalan, dan memberi administrator visibilitas tentang bagaimana ruang digunakan. Jotform memungkinkan Anda membuat sistem pemesanan ruangan kustom menggunakan formulir online, tabel, dan alur kerja persetujuan tanpa perlu membeli perangkat lunak manajemen ruangan khusus.
Dengan Jotform, Anda membuat formulir online yang menangkap detail permintaan pemesanan ruangan: nama pemohon, ruangan yang mereka butuhkan, tanggal dan waktu, jumlah peserta, dan persyaratan peralatan apa pun. Tanggapan disimpan di Tabel Jotform untuk peninjauan mudah, dan Anda dapat mengatur alur persetujuan otomatis dengan Alur Kerja Jotform sehingga manajer dapat mengonfirmasi atau menolak pemesanan. Email konfirmasi dikirim secara otomatis setelah pemesanan disetujui.
Ya. Jotform memungkinkan Anda mengonfigurasi batas tanggapan berdasarkan slot waktu, sehingga ruangan yang sama tidak dapat dipesan dua kali untuk periode yang sama. Anda juga dapat menggunakan bidang tanggapan unik dan logika bersyarat untuk memvalidasi permintaan sebelum diproses. Untuk lingkungan dengan volume lebih tinggi, memasangkan Jotform dengan proses persetujuan berbasis Alur Kerja menambahkan lapisan kontrol ekstra.
Tidak diperlukan pengodean. Pembuat formulir drag-and-drop Jotform memungkinkan Anda menambahkan, menghapus, dan mengatur ulang bidang secara visual. Anda dapat memulai dari salah satu templat ruang rapat Jotform yang sudah jadi dan menyesuaikannya dalam hitungan menit agar sesuai dengan ruang, branding, dan kebijakan Anda.
Ya. Alur Kerja Jotform memungkinkan Anda mengarahkan permintaan pemesanan melalui rantai persetujuan yang ditentukan. Ketika seseorang mengirimkan formulir reservasi ruangan, permintaan secara otomatis dikirim ke pemberi persetujuan yang ditunjuk, yang dapat menyetujui atau menolaknya. Notifikasi otomatis membuat pemohon tetap terinformasi, dan semua keputusan dicatat untuk referensi.
Setiap tanggapan formulir pemesanan ruangan secara otomatis ditangkap di Tabel Jotform, di mana Anda dapat melihat semua reservasi dalam antarmuka seperti spreadsheet. Anda dapat memfilter berdasarkan tanggal, ruangan, status, atau pemohon, dan mencari pemesanan apa pun secara instan. Tabel juga mendukung tampilan berkode warna dan integrasi kalender untuk gambaran penjadwalan visual.
Ya. Aplikasi Jotform memungkinkan Anda membuat portal bermerek khusus yang menampung semua formulir pemesanan ruangan Anda di satu tempat. Staf atau anggota dapat mengakses portal dari perangkat apa pun, menelusuri ruangan yang tersedia, dan mengirimkan reservasi tanpa perlu menghubungi administrator. Anda dapat menerbitkan portal sebagai URL mandiri atau menyematkannya di intranet Anda.
Jotform terintegrasi dengan Google Calendar, sehingga pemesanan ruangan yang dikonfirmasi dapat secara otomatis membuat acara kalender. Ini menjaga jadwal tim Anda tetap sinkron tanpa entri manual. Jotform juga terintegrasi dengan ratusan aplikasi lain, termasuk alat Microsoft 365, melalui integrasi asli dan koneksi Zapier.
Ya. Pengaturan notifikasi email Jotform memungkinkan Anda mengirim konfirmasi otomatis ke pemohon segera setelah mereka mengirimkan formulir pemesanan, dan lagi ketika permintaan mereka disetujui. Anda dapat menyesuaikan pesan konfirmasi dengan detail pemesanan, lokasi ruangan, dan instruksi apa pun yang diperlukan pemohon sebelum rapat mereka.
Jotform menggunakan enkripsi SSL 256-bit untuk melindungi data dalam transit, dan semua tanggapan disimpan dengan aman di cloud. Jotform diaktifkan GDPR, diaktifkan HIPAA (dengan paket Enterprise), dan bersertifikat SOC 2 Type II. Anda mengontrol siapa yang memiliki akses ke formulir dan data tanggapan Anda, dan Anda dapat membatasi akses berdasarkan peran pengguna.
Ya. Semua formulir Jotform sepenuhnya responsif seluler, artinya mereka menyesuaikan secara otomatis dengan ukuran layar apa pun. Karyawan dapat mengirimkan permintaan reservasi ruang rapat dari smartphone atau tablet, yang sangat berguna untuk pemesanan langsung ketika seseorang membutuhkan ruangan segera.
Ya. Paket gratis Jotform memungkinkan Anda membuat hingga lima formulir dan mengumpulkan hingga 100 tanggapan bulanan, yang cukup untuk tim kecil atau pemesanan ruangan sesekali. Untuk tim yang lebih besar dengan volume pemesanan lebih tinggi, paket berbayar dimulai dengan tarif bulanan yang terjangkau dan mencakup formulir tanpa batas, batas tanggapan lebih tinggi, alur kerja persetujuan, dan integrasi lanjutan.