Como lembrar pacientes sobre suas consultas

Sua clínica médica está perdendo dinheiro devido às ausências em consultas? Um paciente que não compareceu ou um cancelamento de última hora pode parecer apenas um pequeno transtorno em seu fluxo de trabalho diário, contudo, estes problemas começam a se acumular e acabam por reduzir seus lucros.

Alguns profissionais da saúde presumem que o não comparecimento de pacientes é inevitável. Embora isso possa ser verdade, você pode minimizar tais problemas utilizando um sistema proativo para lembrar aos pacientes sobre suas consultas.

Como o não comparecimento às consultas afeta seu negócio

Quando um paciente não aparece em uma consulta agendada, você não está apenas perdendo receita. Na verdade, confira abaixo como as ausências em consultas podem impactar seus resultados gerais:

  • Perda de receita potencial
  • Perda das oportunidades de preencher tais horários vazios com outros pacientes
  • Tempo perdido em tarefas administrativas para reagendar a consulta
  • Ineficiências no ajuste às mudanças de horários

Quer o paciente apareça ou não, você ainda precisa arcar com todos os custos gerais, como o equipamento, salários dos funcionários, aluguel, entre outras despesas, logo, é importante minimizar as chances de uma consulta perdida.

Quanto custam consultas perdidas

Uma consulta perdida é relativamente insignificante quando considerando sua receita anual. Mas o real problema é o preço de ausências constantes, as quais podem custá-lo milhares de dólares ou mais.

Por exemplo, o custo de consultas perdidas no setor de saúde pode somar até US$ 150,000 em perdas anuais para um único médico. Um estudo recente revelou que o sistema americano de saúde perde estimados US$ 150 bilhões anualmente devido a ausências em consultas.

O não comparecimento em horários agendados também afeta outras profissões baseadas em serviços, como empreiteiros, terapeutas, contadores e cabeleireiros. Em todos os setores, a média de ausências geralmente atinge de 10 a 15% dos horários.

Por que os pacientes não comparecem às suas consultas marcadas

Às vezes, existem momentos onde situações legítimas dificultam a visita do paciente. Por exemplo, quando alguém está doente ou a creche cancela de última hora, talvez o paciente não possa comparecer.

Entretanto, na maioria das vezes, não comparecimentos acontecem porque o paciente esqueceu completamente da consulta ou colocou a data errada em sua agenda.

Mas temos uma boa notícia – você pode evitar estes pequenos erros usando um sistema de lembretes.

Como evitar não comparecimentos em suas consultas

É possível evitar cancelamentos de última hora e não comparecimentos tomando alguns passos simples e proativos:

  • Gestão de agendamentos online. Configure um sistema para permitir que seus pacientes solicitem e alterem seus agendamentos online. Quando os pacientes podem gerenciar seus próprios horários, há uma maior probabilidade de estes alterarem o agendamento previamente caso haja algum conflito.
  • Lembretes automáticos. O envio de lembretes manuais constitui um desperdício do tempo dos seus funcionários. Em vez disso, integre um sistema automatizado ao seu fluxo de trabalho para que seus pacientes possam receber notificações sobre futuras consultas. Envie e-mails e mensagens de texto para lembrar cada paciente sobre a data e horário de seus agendamentos.
  • Realização de acompanhamentos, quando necessário. Monitore seu histórico de presenças e ausências e faça um acompanhamento com seus pacientes sempre que necessário. Caso você perceba um padrão de não comparecimento, pode ser uma boa ideia conversar com o paciente sobre possíveis ajustes para resolver a situação.

Ao manter um envio de lembretes constante, você estará reduzindo a probabilidade de não comparecimentos e cancelamentos de última hora, o que, por sua vez, ajudará a otimizar seu fluxo de trabalho diário.

Como configurar o envio de lembretes

Um sistema de lembretes eficiente fornece ao paciente informações sobre sua consulta de forma automática. Por exemplo, se você está utilizando o widget Jotform Horários Disponíveis, é possível enviar lembretes por e-mail para minimizar o não comparecimento em suas consultas.

Para melhores resultados, envie lembretes em intervalos específicos:

  • No momento do agendamento da consulta
  • Uma semana após o agendamento
  • 24 horas antes do horário agendado

Não existe solução perfeita para todos os tipos de negócios. Algumas empresas observam que um lembrete enviado com uma semana de antecedência faz o mesmo efeito que um lembrete enviado no dia anterior ao horário agendado. A vantagem do contato com maior antecedência é que você tem mais tempo para preencher novamente o horário caso o paciente precise remarcar ou cancelar a consulta.

Se você está se perguntando como é possível lembrar aos seus pacientes sobre suas consultas, o Jotform é uma ótima opção. Confira nossos modelos e formulários no-code, os quais podem ajudá-lo a otimizar uma grande variedade de sistemas, inclusive sistemas de agendamento e envio de lembretes.

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