Michigan, Waterford Township’ta bulunan JT’s Landscape Maintenance küçük bir aile işletmesidir. Ekip genellikle zamanlarından daha fazla işe sahiptir. Bu nedenle daha fazla işi üstlenebilmek için zaman tasarrufu sağlamak gerçek anlamda kar marjında fark yaratır.
Geçmişte işletme, işleri takip etmek için kağıt ve dosya klasörlerinin bir karışımına güveniyordu. Ancak bir gün bir iş ziyareti sırasında potansiyel bir müşteri teklif istedi. O gün JT’s ekip üyesinin yanında teklif formunun kağıt kopyası yoktu. Bu ayıltıcı bir andı.
Bir çözüm ararken JT’s ekibi, Google araması yoluyla Jotform’u keşfetti. Jotform’un PDF Düzenleyici’sini kullanarak tüm kağıt formlarını dijitalleştirebileceklerini fark ettiklerinde, manuel süreçlerini online formlar, Jotform Uygulamalar, Yapay Zeka Asistanları, hesaplama özelliği ve işbirliği araçlarının bir kombinasyonuyla değiştirdiler.
Bu yılın başlarında Jotform’u kullanmaya başladıktan sonra JT’s Landscape Maintenance, yeni gelir fırsatlarının kilidini açtı, zaman tasarrufu sağladı ve ekip koordinasyonunu iyileştirdi.
JT’s Landscape Maintenance + Jotform: Sonuçlar bir bakışta
Yılda 120.000 $ potansiyel gelir
Ekip, JT’s ekibinin yeni işler üstlenmesi için zaman kazandıran bir işbirliği merkezi oluşturmak üzere Yapay Zeka Uygulama Oluşturucu’yu kullandı. Ek işin aylık 10.000 $’a kadar gelir sağlayacağını tahmin ediyorlar.
Yılda 3.000 $’ın üzerinde tasarruf
Tekliflerin ve faturaların dijitalleştirilmesi, ofis malzemesi maliyetlerini ayda yaklaşık 260 $ azalttı — bu fonlar artık çalışan öğle yemekleri için kullanılıyor.
İyileştirilmiş ekip koordinasyonu
JT’s mobil iş akışları, işler genelinde görünürlüğü, iletişimi ve verimliliği iyileştirdi.
Kağıt tabanlı süreçlerle boğuşan büyüyen bir işletme
Yıllarca JT’s Landscape Maintenance, günlük operasyonları yönetmek için kağıt formlara, el yazısıyla yazılmış tekliflere ve manuel koordinasyona güvendi. Ancak işletme büyümeye başladıkça, yakın ekip aşağıdakileri yapmayı giderek daha zor buldu
- Fiyatlandırmayı standartlaştırmak
- Sahada hızlı teklifler hazırlamak
- Ofis evraklarını düzenli tutmak
- Birden fazla iş genelinde saha ekiplerini koordine etmek
Hibrit operasyon danışmanı ve şirketin “çok yönlü elemanı” Jonathan Dickman, ekibin daha ölçeklenebilir bir sisteme ihtiyacı olduğunu biliyordu.
“Kağıt tabanlıydık,” diye onaylıyor Dickman. “Her şey dosya klasörlerinde ve manila zarflardaydı… Bizim için çok dağınık hale geldi.”
JT’s, kağıda bağımlılığının tutarsız fiyatlandırma ve tekliflerin yanı sıra düzensiz müşteri programlarına yol açtığını fark etti.
Yüzeyin altında, yeni personeli eğitmenin, kurumsal bilgiyi paylaşmanın veya müşteri bilgileri için güvenliği sağlamanın kolay bir yolu olmaması gibi diğer ilgili sorunlar vardı.
Yapay Zeka Uygulama Oluşturucu ile operasyonları merkezileştirme
Düzenleme süreci, Dickman’ın online’da düzenlenebilir PDF’ler aramasıyla başladı. Bu onu Jotform PDF Düzenleyici’ye götürdü ve oradan Jotform’u işletmenin diğer bölümlerine etkili bir şekilde entegre etmenin yollarını aradı.
Bir uygulama oluşturmanın iki sorunu aynı anda çözebileceğini fark ettiğinde bir aha anı yaşadı: sahada nasıl kolayca teklif oluşturulacağı ve tüm ekip üyelerinin operasyonel olarak aynı sayfada nasıl olunacağı.
Dickman, ekibin mobil operasyonlar genelinde erişebileceği özel dahili uygulamalar oluşturmak için Jotform Uygulamalar‘ı kullandı.
Çalışanlar için diğer kaynakların yanı sıra uygulamalar şunları içerir
- Malzeme hesaplayıcıları
- Teklif kılavuzları
- Çalışan zaman çizelgeleri
- Aranabilir müşteri kayıtları
Uygulama tabanlı teklifleri kolaylaştırmak için yapay zeka kullanımı
Dickman, başlangıçta oluşturduğu uygulamayı (ve kendisinin ve ekibin ihtiyaç duyduğu iş akışlarını) hiçbir kodlama bilgisi olmadan ayarlamanın ne kadar kolay olduğunu keşfetti.
Farklı düzenler ve daha kolay gezinme için uygulama içinde ayrı sekmeler oluşturmak gibi şeyleri manuel olarak çizmek yerine, Jotform’un yapay zeka oluşturucusuna istediği ayarlamaları açıkladı.
“Tamamen sorunsuz,” diye hayran kalıyor Dickman. “[Podo]’nun söylediklerini ve iyileştirme önerilerini gerçekten dinlemeye başvuracağım. Tüm bu harika şeyleri böyle elde ettim.”
Yapay zeka oluşturucunun kendini yönlendiren doğasının, malzeme hesaplayıcısı gibi daha sofistike özellikleri içeren uygulamalarını temel seviyeden ileri seviyeye büyütmesine yardımcı olduğunu fark etti.
Teklif oluşturmanın önemli bir parçası olan malzeme hesaplayıcısı, JT’s saha ekibinin toprak hacmi, malç gereksinimleri, çim tahminleri ve kaya/granit tonajına göre özel bir peyzaj malzemesi maliyetini otomatik olarak hesaplamasına yardımcı olur.
Ekip daha sonra bu bilgiyi ihtiyaç duydukları şeyleri almak için tedarik mağazasına götürebilir, böylece hem zaman tasarrufu sağlar hem de teklif oluşturmayı standartlaştırır.
Artık teklifler, rotalama, fiyatlandırma veya proje koordinasyonu için tek bir kişiye güvenmek yerine, Dickman “herkesin aynı kaynaklara gerçek zamanlı olarak erişimi olduğunu” vurguluyor… Herkesi aynı anda hizalar.”
Kağıdı değiştirerek yeni iş fırsatları yaratma
Kağıt süreçlerini kaynak açısından zengin yapay zeka destekli uygulamalara dönüştürerek JT’s Landscape Maintenance, yeni (ve önemli) iş fırsatlarından yararlanabilir, idari yükü azaltabilir ve saha ekiplerine bağımsız çalışmaları için ihtiyaç duydukları kaynakları verebilir.
JT’s, Jotform’un Yapay Zeka Uygulama Oluşturucu’sunun yardımıyla iş potansiyelini iki özel şekilde değiştirdi:
- Artan gelir potansiyeli: Haftalık tahmini beş saati geri kazanmak, şirketin yeni işler üstlenmesini sağlıyor ve bu da aylık 10.000 $ ek gelire denk geliyor. Ayrıca evrakları ve iş akışlarını dijitalleştirerek 3.000 $’ın üzerinde tasarruf ediyorlar.
- Daha iyi ekip koordinasyonu: Şirketin paylaşılan mobil iş akışları, işler genelinde görünürlüğü, verimliliği ve iletişimi iyileştirerek her alanda kafa karışıklığını azalttı.
Şirket ayrıca sahada ek satış fırsatları önermek, operasyonel soruları gerçek zamanlı olarak yanıtlamak ve tipik satış konuşmalarına aşina olmayan yeni çalışanlara Jotform Yapay Zeka Asistanı “Grizz”den gelen ipuçlarını kullanarak rehberlik etme gücü kazandı.
Şirketin günlük iş akışına bir asistan entegre etmenin sonucu, sahada ve sahada olmayan yerlerde daha hızlı çalışan katılımı ve destektir.
Kurumsal düzeyde iş akışlarına sahip küçük bir işletme
JT’s Landscape Maintenance, operasyonlarını kağıt tabanlı koordinasyondan Jotform Yapay Zeka tarafından desteklenen bağlantılı bir dijital sisteme dönüştürdü. Dijital ekosistemi artık şirketin yeni işlerden yararlanmasına, iş akışlarını basitleştirmesine ve çalışanları güçlendirmesine yardımcı oluyor.
Dickman’ın dediği gibi, “Gerçekten güzel bir şey.”
Yorum Gönder: