IBEW Local 26, Jotform Kurumsal ile Üye Başvurularını Nasıl %92 Hızlandırdı?

IBEW Local 26 + Jotform Kurumsal: Bir bakışta sonuçlar

Başvuru tamamlama süresindeki azalma

%92

2025’te işlenen başvuru sayısı

3.000+

2018’den bu yana yıllık işlenen başvuru sayısındaki artış

%77

Şu anda bir işçi sendikasını veya başka bir kâr amacı gütmeyen kuruluşu yönetiyorsanız, muhtemelen üye kazanımı, oryantasyon, uyumluluk, raporlama ve bunların arasındaki yüzlerce farklı işi aynı anda yürütmeye çalışıyorsunuz. Misyonunuzu derinden önemsiyorsunuz; ancak çoğu zaman evrak işleri ve manuel süreçler, yaratmaya çalıştığınız etkiden zaman ve enerji çalıyor.

Birkaç yıl önce IBEW Local 26 da tam olarak bu durumdaydı.

1892’de kurulan IBEW Local 26, Washington DC, Maryland ve Virginia’daki elektrikçileri temsil eden Uluslararası Elektrik İşçileri Kardeşliği (International Brotherhood of Electrical Workers) sendikasının bir şubesidir. Kuruluş, adil ücretler, güçlü yan haklar ve güvenli çalışma koşulları için mücadele ederken yeni nesil nitelikli elektrikçileri de yetiştiriyor. Misyonu net: Üyeleri üst düzey eğitimle güçlendirmek, haklarını korumak ve her şantiyede mükemmellik sunmak.

Ancak bir asırdan uzun geçmişe sahip, misyon odaklı kuruluşlar bile kendilerini eskimiş süreçlere bağımlı halde bulabilir.

Kâğıt yığınlarından dijital verimliliğe

Jotform’u kullanmaya başlamadan önce IBEW Local 26’da üye kazanımı ve oryantasyon süreçleri kâğıt üzerinde yürütülüyordu. Adaylar yüz yüze oturumlara katılıyor ve yaklaşık bir saat boyunca altı yedi sayfalık evrak dolduruyordu; üstelik çoğu zaman aynı bilgileri farklı formlarda tekrar tekrar yazıyorlardı.

Organizatör Mark Pontello’nun anlattığına göre süreç hem çok zaman alıyor hem de verimsiz işliyordu. Organizatörler, işlerin aksamaması için “Dropbox ve Outlook şablonlarından oluşan karmakarışık bir düzen” ile uğraşıyordu. Nelerin gönderildiğini ve nelerin hâlâ eksik olduğunu takip etmek için manuel olarak geri dönüş yapmak gerekiyordu.

Pontello, Jotform’u eşinin doldurduğu bir online form sayesinde keşfetti. Hemen şunu fark ettiğini söylüyor: Bu, kuruluşun iş akışlarını dijitalleştirmek ve üyelere kesintisiz hizmet vermeye devam etmek için ihtiyaç duyduğu çözümdü.

Pontello, “Onu bulup başvurularımız için nasıl kullanacağımızı çözdükten sonra hızla yol almaya başladık,” diyor.

Sendika, kâğıt üyelik formlarından doğrudan tamamen dijital başvurulara geçti.

Etkisi çarpıcı oldu. Bir zamanlar doldurulması bir saat süren evraklar, beş dakikada doldurulabilen tek bir online forma dönüştü. Bu da başvuru süresinde yüzde 92’lik bir azalma anlamına geliyor.

2018’de IBEW Local 26 yılda yaklaşık 700 üyelik başvurusu işliyordu. 2025’e gelindiğinde bu sayı 3.000’i aştı; bu da yüzde 77’lik bir artış demek.

Tam anlamıyla oyunun kurallarını değiştirdi.

Mark Pontello, Organizatör, IBEW Local 26

Sadece formları değil, tüm iş akışlarını dijitalleştirmek

Pek çok kâr amacı gütmeyen kuruluş yöneticisi, dijital dönüşümün karmaşık BT projeleri veya pahalı danışmanlar gerektireceğinden endişe ediyor. Pontello’nun deneyimi ise bunun tersini gösteriyor.

Pontello, üyelik başvurularını yönetmek için tek kullanıcılı bir planla başladı. Platformun sağladığı değeri gören kuruluş, erişimi departmanlar genelinde yaygınlaştırmak için Jotform Kurumsal’a geçti.

Bugün, belge toplama ve onaylar dahil olmak üzere üyelik başvuru sürecinin tamamı Jotform üzerinden yürütülüyor. Pontello, “Adaylardan neleri aldığımızı ve nelere hâlâ ihtiyacımız olduğunu takip etmemize yardımcı oluyor,” diye açıklıyor.

Üye olabilmek için gereken mesleki deneyimin belgelerle doğrulanması gerektiğinden, Jotform’un dosya yükleme özelliği vazgeçilmez hale geldi. Adaylar, e-posta yazışmaları arasında ek peşinde koşmak yerine her şeyi güvenli bir şekilde yükleyebiliyor; IBEW Local 26 çalışanları da tüm belgelere tek bir yerden erişebiliyor.

Pontello, gelişmiş ve çok adımlı bir onay iş akışını bile kendi başına oluşturdu. Bunun “deneme yanılma” yoluyla ortaya çıktığını gülerek anlatıyor, ancak sonuçlar oldukça etkileyici. Başvurular, bitmek bilmeyen e-posta trafiğine gerek kalmadan onay aşamalarından geçiyor ve ilgili paydaşlar otomatik olarak bilgilendiriliyor.

Pontello, “Otomatik e-posta gönderimleri ekip üyelerimize büyük kolaylık sağladı,” diyor.

Ekip, şu anda Pontello’nun başvuru sürecinin 2.0 sürümü olarak adlandırdığı aşamada; yeni Jotform özellikleri kullanıma sunuldukça süreci sürekli olarak iyileştiriyor ve geliştiriyor.

Ekip üyelerini güçlendirmek

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar büyüdükçe koordinasyon zorlaşır. Birden fazla çalışanın aynı bilgilere erişmesi gerekir; ancak yetki engelleri ve birbirinden kopuk sistemler kafa karışıklığına yol açabilir.

Jotform Kurumsal sayesinde IBEW Local 26, merkezi bir veritabanı üzerinden çalışıyor. Herkes aynı güvenilir bilgi kaynağını kullanıyor.

Pontello, “Herkesin aynı noktada buluşmasını çok ama çok daha kolay ve sorunsuz hale getiriyor,” diyor.

Çalışanları, gönüllüleri ve yönetimleri idare eden kâr amacı gütmeyen kuruluş yöneticileri için bu düzeyde bir netlik dönüştürücü olabilir. Ekipler, toplantılarda elektronik tabloları karşılaştırmakla vakit kaybetmek yerine stratejiye ve hizmet sunumuna odaklanabilir.

Pontello, bu faydaların işçi sendikalarının çok ötesine uzandığına inanıyor.

Pontello, “Bu yalnızca meslek alanlarıyla sınırlı değil; üye kazanımı veya oryantasyonla ilgilenen her ofis bundan fayda sağlar,” diyor.

Geleceğe bakış

IBEW Local 26, Jotform Kurumsal kullanımını Pontello’nun “kapsamlı bir Kurumsal geçiş” olarak adlandırdığı aşamaya taşırken, çalışanlar platformu diğer tüm departmanlarda da hayata geçirme hedefi doğrultusunda çalışıyor. Amaç, her çalışana kendi yetkilerini ve kendi dijital süreçlerini yönetebilme imkânını sunmak.

Pontello, “Önümüzdeki aylarda platformla birlikte gerçekten kanatlarımızı açacağımızı düşünüyorum,” diyor.

Meslektaşlarına tavsiyesi ise oldukça net: Kuruluşlar, özellikle de meslek alanlarındakiler, teknolojiye ayak uydurmak zorunda. Doğru platform misyonunuzun yerini almaz, onu güçlendirir.

Ya da Pontello’nun ifadesiyle: “Tam anlamıyla oyunun kurallarını değiştirdi.”