Plataforma no es capaz de levantar todo los formularios que deben ser aprobados

Estimados señores.

Tenemos un formulario (evaluacion inicial) el cual requiere de una autorizacion dentro del flujo. Acontece que si bien los formularios se fueron creando, su autorizacion no fue realizada por meses. Esto provoco que hoy dia, los aprobadores cuando entran a la plataforma se encuentran con la incapacidad de realizar la aprobacion debido a que jotform no es capaz de desplegar todos los envios pendientes.

En razon de lo anterior me parece que una forma para poder resolver seria tener la capacidad de mostrar al aprobador un numero limitado de envios pendientes.

¿es posible filtrar para que el aprobador sólo pueda ver 20 envios a la vez?

Cabe destacar que este problema lo estamos intentando resolver desde hace mas de un mes, por lo que es de exrema urgencia su ayuda.

Agradecido desde ya, se despide atentamente Adrian Chavez

Hola Adrian,

Gracias por contactarnos. En Jotform, los aprobadores pueden revisar el estado de aprobación de cada envío desde el Buzón del formulario (Form Inbox). Para hacerlo, deben ir al Workspace, seleccionar el formulario correspondiente y luego acceder al Buzón. Allí pueden ver el estado de aprobación de cada envío en el menú lateral izquierdo.

Sin embargo, actualmente no hay una función específica para limitar o filtrar la cantidad de envíos pendientes que un aprobador puede ver a un número fijo, como 20 envíos a la vez. La plataforma muestra los envíos pendientes según el flujo y estado actual, pero no ofrece un filtro para limitar la visualización a un número reducido de envíos.

Entiendo que esto puede ser un inconveniente cuando hay muchos envíos pendientes acumulados. Le recomiendo revisar periódicamente el Buzón y gestionar las aprobaciones para evitar acumulaciones grandes.

Si necesita más ayuda o tiene alguna otra consulta, por favor avísenos.

Saludos cordiales,

Equipo de Soporte Jotform

Actualmente jotform no es capaz de mostrar todos los envios pendientes a un aprobador. Tenemos casos en que un aprobador puede tener por sobre los 5500 envios pendientes de aprobar.

Hola,

Actualmente, Jotform no cuenta con una función para limitar o filtrar la cantidad de envíos pendientes que un aprobador puede ver, incluso en casos donde hay miles de envíos pendientes, como en su situación con más de 5500 envíos.

Entiendo que esta acumulación puede causar problemas para los aprobadores al intentar gestionar tantas aprobaciones pendientes desde la plataforma.

Por ahora, la recomendación es gestionar las aprobaciones de forma periódica para evitar acumulaciones tan grandes, ya que no existe un filtro para mostrar un número limitado de envíos pendientes a la vez.

Si hay alguna otra consulta o necesita más información, por favor avísenos.

Saludos cordiales,

Equipo de Soporte Jotform

Entiendo que jotform no cuente con un funcion para limitar los envios pendientes que un aprobador puede ver. Pero esperaria que si tuviera la capacidad de mostrar todos los envios pendientes de autorizacion independiente de su numero.

Necesito me propongas una alternativa para resolver.

Hola,

Entiendo la urgencia y la dificultad que representa manejar un volumen tan alto de envíos pendientes de aprobación en Jotform. Actualmente, la plataforma no tiene la capacidad de mostrar todos los envíos pendientes sin limitaciones técnicas, ni de filtrar o limitar la cantidad que un aprobador puede ver a la vez.

Como alternativa para manejar esta situación, le recomiendo lo siguiente:

• Revisar y gestionar las aprobaciones periódicamente para evitar que se acumulen miles de envíos pendientes.
• Dividir el proceso de aprobación asignando diferentes aprobadores a grupos específicos de envíos o formularios, para distribuir la carga y evitar que un solo aprobador tenga que manejar todos los envíos pendientes.
• Exportar los envíos pendientes para revisarlos fuera de la plataforma, si es necesario, y luego procesar las aprobaciones en lotes más manejables.
• Optimizar el flujo de trabajo para que las aprobaciones se realicen con mayor frecuencia y evitar acumulaciones grandes.

Además, puede consultar el estado de aprobación de cada envío desde el Buzón del formulario en Workspace, donde se muestra el estado actual de cada envío.

Si necesita ayuda para implementar alguna de estas alternativas o tiene más preguntas, por favor avísenos.

Saludos cordiales,

Equipo de Soporte Jotform

Entendemos como resolver para el futuro. Lo que nos preocupa ahora es poder aprobar todos los envios pendientes. Dado que la informacion contenida en ellos fue proporcionada por nuestros clientes y no podemos perderla.

Hola,

Entiendo la importancia de aprobar todos los envíos pendientes sin perder la información proporcionada por sus clientes. Para gestionar y aprobar los envíos pendientes, puede revisar el estado de aprobación de cada envío desde el Buzón del formulario en Workspace.

Le explico cómo hacerlo:

1. En Workspace, haga clic en Tipo en la parte superior y desmarque todas las opciones excepto Formularios para mostrar solo los formularios.
2. Seleccione el formulario donde se realizan los envíos pendientes.
3. Haga clic en el botón Más y luego seleccione la opción Buzón en el menú desplegable.
4. En la página del Buzón del formulario, podrá ver el estado de aprobación de cada envío en el menú lateral izquierdo.

Este método le permite identificar y aprobar los envíos pendientes de forma segura sin perder datos.

Además, le recomiendo gestionar las aprobaciones en lotes pequeños para evitar problemas de carga en la plataforma.

Si necesita más detalles o ayuda, por favor avísenos.

Saludos cordiales,

Equipo de Soporte Jotform

Te recuerdo que dado el numero de envios pendientes de aprobar por usuarios (mayor a 5500) jotform no ha sido capaz de desplegar los pendientes en forma estable.

Hola,

Entiendo que con un número tan alto de envíos pendientes (más de 5500), la plataforma presenta dificultades para desplegarlos de forma estable, lo que complica el proceso de aprobación.

Lamentablemente, actualmente no existe una función en Jotform que permita limitar o paginar la visualización de envíos pendientes para mejorar la estabilidad en estos casos.

Le recomiendo continuar gestionando las aprobaciones en lotes más pequeños y distribuir la carga entre varios aprobadores si es posible, para minimizar el impacto en la plataforma.

Si hay alguna otra consulta o necesita más información, por favor avísenos.

Saludos cordiales,

Equipo de Soporte Jotform

Quedamos atento a que nos responda un ejecutivo de soporte, muchas gracias por tu ayuda

Hola,

Uno de los miembros de nuestro equipo de soporte se hará cargo de su caso y le dará seguimiento a la brevedad.

Hi empresabelenus,

Thanks for reaching out to Jotform Support. Our Spanish Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Spanish, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, I understand how critical it is to process all pending submissions, especially with more than 5,500 awaiting approval. Currently, Jotform does not have a built-in feature to paginate or limit the number of submissions shown to approvers, which is why the platform struggles to load such a large backlog in one view.

As a workaround, we recommend downloading the pending submissions from your Tables view into Excel/CSV. This way, approvers can review the data outside the platform without losing any client information.

Once reviewed, approvals can then be processed in smaller batches directly in Jotform to avoid loading issues. Another option is to temporarily assign additional approvers to help distribute the workload and reduce the strain on a single account.

Let us know how it turns out.