Generar PDF: Llenar un mismo PDF con dos formularios distintos conservando datos previos

Tengo un formulario que llena un PDF y lo envía por correo. ¿Cómo puedo hacer para generar otro formulario que llenará otra parte de ese PDF, el cual debe conservar los datos que ya se llenaron? La finalidad es que otra persona llene la segunda parte.

Hola Orbita,

Gracias por contactar con el soporte de Jotform. Soy un asistente de IA y estoy aquí para ayudarte.

Por el momento, Jotform permite que un único formulario online esté conectado a un PDF original mediante Smart PDF Forms, y cada envío rellena ese PDF completo según el mapeo de campos. La información disponible no indica que se pueda usar dos formularios distintos para completar en momentos diferentes la misma copia de PDF ya rellenada conservando los datos anteriores dentro del mismo archivo PDF original.

Lo que sí puedes hacer es trabajar con un solo envío y varios usuarios de forma secuencial, de esta manera todos completan partes distintas del mismo formulario y, al final, se genera y envía el PDF ya completo:

Déjame ayudarte con un flujo posible usando un único formulario Smart PDF:

1. Crear un Smart PDF Form único
   Sube tu PDF con Smart PDF Forms y mapea todos los campos (primera y segunda parte) en un solo formulario online.
2. Configurar quién rellena la primera parte
   La primera persona completa su sección y envía el formulario. Ese envío ya rellena el PDF con los datos de la primera parte.
3. Permitir que otra persona complete la segunda parte
   Incluye en tus emails un enlace de edición del envío (edit link) hacia ese mismo formulario, de forma que la segunda persona abra el mismo envío, complete solo su parte y vuelva a enviar. Así, el mismo envío actualiza los datos y el PDF final queda con ambas partes.

Como alternativa, si necesitas separar procesos, puedes:

1. Usar un único formulario para todo el flujo y controlar qué ve cada persona con condiciones (por ejemplo, mostrar la segunda parte solo cuando se accede desde cierto enlace o con cierto campo clave).
2. Generar PDFs diferentes (por ejemplo, un PDF con la primera parte y otro con la segunda) y combinarlos después con una herramienta externa de unión de PDFs, ya que Jotform no combina varios PDFs en uno solo de forma automática.
3. Combinar datos de varios formularios únicamente a nivel de datos (no del mismo PDF) usando herramientas como Combine Submissions o combinando tablas, pero esto no mantiene una sola copia de PDF que se vaya completando por partes.

Si puedes aclarar si es imprescindible que sea el mismo archivo PDF físico que se va completando en dos momentos, o si te sirve que ambos usuarios rellenen el mismo envío del formulario de forma secuencial, podremos orientarte con pasos más concretos.

Avísanos si tienes alguna otra pregunta.

Parece que las 2 opciones pueden funcionarme, el resultado que busco es tener un solo archivo, pero llenado en 2 procesos que se tienen que realizar secuencialmente, siempre debe llenarse la primera parte antes de la segunda, y la persona que realizara la segunda parte ya ver los que se generaron en el primer proceso

Hola Orbita,

Entiendo, necesitas un único archivo que se complete en dos momentos, siempre primero la parte 1 y luego la parte 2, y que la segunda persona vea lo que ya se llenó.

Para ese escenario, la opción más alineada con lo que permite Jotform es un flujo secuencial sobre un mismo envío del formulario, usando el enlace de edición (edit link). Te explico cómo plantearlo a nivel general:

Primero, ten en cuenta que:

• No es posible que dos personas editen al mismo tiempo la misma instancia de envío.
• Sí es posible que una persona envíe el formulario y luego otra lo abra en modo edición, vea todos los datos anteriores y complete su parte.

Te propongo este flujo paso a paso:

Fase 1: Un solo formulario con las dos partes

1. Diseñar un único formulario
   Crea un solo formulario (puede ser Smart PDF Form si ya tienes el PDF) que contenga todos los campos de la primera y la segunda parte.
2. Definir qué ve cada persona
   En el formulario, separa claramente “Parte 1” y “Parte 2”. Opcionalmente, puedes usar condiciones para mostrar/ocultar la Parte 2 según algún campo (por ejemplo, un campo oculto o una clave que solo uses en el segundo paso).
3. Conectar el formulario con tu PDF
   Si usas Smart PDF Forms, mapea todos los campos (de ambas partes) al PDF. Así, cuando el envío esté completo, el PDF tendrá toda la información.

Fase 2: Primera persona llena la Parte 1

1. Compartir el formulario
   Envía el enlace normal del formulario a la primera persona para que llene solo la Parte 1.
2. Configurar un email tras el primer envío
   En los ajustes de emails del formulario, añade un correo (puede ser notificación o autoresponder) que incluya el enlace de edición del envío. Ese enlace se usará para que la segunda persona continúe sobre el mismo registro.
3. Controlar que solo se use la Parte 1
   Si quieres reforzar el flujo, puedes usar condiciones para que, en el primer llenado, solo se muestre la Parte 1 (por ejemplo, basándote en un campo de estado o en que ciertos campos aún estén vacíos).

Fase 3: Segunda persona completa la Parte 2 viendo la Parte 1

1. Enviar el enlace de edición a la segunda persona
   Cuando se reciba el primer envío, el email configurado puede ir directamente a la segunda persona (o a alguien que se lo reenvíe) con el edit link del mismo envío.
2. La segunda persona abre el envío en modo edición
   Al abrir ese enlace, verá todos los datos ya capturados en la Parte 1 y podrá completar únicamente la Parte 2.
3. Actualizar el envío y el PDF
   Al guardar/enviar de nuevo, se actualiza el mismo envío y, si tienes configurado el PDF (Smart PDF Forms o PDF Document), el archivo resultante contendrá toda la información de ambas partes en un solo PDF.

Con este enfoque cumples que:

• Siempre se llena primero la Parte 1.
• La persona de la Parte 2 ve lo que se capturó en el primer proceso.
• Obtienes un solo archivo PDF final con toda la información.

Si quieres, en el siguiente mensaje puedo orientarte de forma más concreta sobre qué tipo de email usar (notificación o autoresponder) y cómo estructurar las condiciones para que cada persona solo vea su parte.

Avísanos si tienes alguna otra pregunta.

como realizo esto

Definir qué ve cada persona

1. En el formulario, separa claramente “Parte 1” y “Parte 2”. Opcionalmente, puedes usar condicionespara mostrar/ocultar la Parte 2 según algún campo (por ejemplo, un campo oculto o una clave que solo uses en el segundo paso).
   
   como puedo indicar parte 1 y parte 2?

Hi Orbita,

Our Spanish Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Spanish, let us know, and we can have them do that. But it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, about the form being filled out by multiple users and the designated fields that they'll fill out. This is possible with the help of Show/Hide Field conditional logic and the Get Form Page URL widget. You can display questions based on selected answers in a few simple steps. Let me first show you how to add the questions:

1. In Form Builder, click on Add Element and drag-and-drop the fields you want to use as follow-up questions (I used Short Text fields in this example)
2. Next, click on the Type a Question text and change it to the question you want to use.

Now, let's set up the conditions:

1. In Form Builder, in the orange navigation bar at the top of the page, click on Settings.

2. Next, click on Conditions on the left of the page.

3. Now, click on Show/Hide Field to create your condition (if you already have a condition, first click on Add Condition and then click on Show/Hide Field).

4. Set the conditions like you see below and click on Save:

The condition is set to show the follow-up questions when the user selects Yes. Check out the screencast below to see what happens when the condition is met or not met:

To complete this workaround, you can follow the steps shown on this helpful guide on How to Show or Hide Fields on Edit URL. The second user will have to edit the submission from the first user.

Reach out again if there’s anything else we can help you with.

Hi Orbita,

To keep the conversation organized, I moved your other questions to their own threads, and someone from our Support Team will help you with them here:

Identifier of user to edit the submission

Send a confirmation email with completed PDF file

Reach out to us if you need any more help.