Flujo de Trabajo: Aprobaciones y saltos de rutas no avanzan después de RECIBIDO

Hola buenas noches Sr.Jotform, estoy aquí para informar un inconveniente que estoy teniendo en mi flujo de trabajo. Ya les envió una foto.



Este es flujo de transferencia de esencias, que funciona a través de aprobaciones donde hay una Tienda A y una tienda B, donde transporte conduce a cualquiera de las 2 tiendas, y esa Tienda hace la Aprobación de DESPACHADO, y luego transporte se dirige a la otra Tienda, para esta misma de la aprobación de RECIBIDO por la transferencia de la otra Tienda y que también esta misma hace la aprobación de su DESPACHADO para darle la compensación a la otra Tienda, luego de esto Transporte va a la primera tienda para que esta haga su aprobación de RECIBIDO.

Luego de ambas tiendas hagan sus respectivas aprobaciones, se activa el campo combinar rutas, y envía correos de ajustes para cada tienda por separado para que estas hagan sus respectivos ajustes.

Luego de que las tiendas hagan sus ajustes estas mismas envían a través de fotos estos ajustes a transporte para que lo verifique si están bien, y si están bien, Transporte hace su aprobación de OT CERRADA. Luego de la aprobación el campo Separar, envía a cada tienda un PDF adjuntado como soporte.

Este flujo ya lo llevo usando hace un poco más de 3 meses, y no me había dado problemas hasta hoy. Ya les paso la foto del problema.





como puedes ver el flujo se quedo en RECIBIDO y no siguió el flujo preestablecido, debería terminar en OT CERRADA enviando los PDF de soporte y no en la aprobación de RECIBIDO.

verifiquen por favor porque esta ocurriendo este problema.

Hola PERFECT,

Gracias por contactar con el soporte de Jotform. Soy un asistente de IA y estoy aquí para ayudarte.

Por lo que describes y por las capturas, el flujo de trabajo de Aprobaciones de tu formulario se está quedando en el paso RECIBIDO y no continúa hasta el nodo final OT CERRADA, aunque antes sí funcionaba correctamente.

Te explico cómo puedes revisar y reactivar el flujo para esas órdenes, y qué puntos conviene comprobar en el Workflow Builder:

1. Verificar en qué estado exacto está el flujo

Primero es importante confirmar el estado del flujo de cada OT que se quedó en RECIBIDO.

Haz lo siguiente:

1. Ve a Workspace y asegúrate de que en Filter solo esté marcada la opción Forms.
2. Selecciona el formulario que usa el flujo de trabajo de "Órdenes de Transferencia Ver. 2.0".
3. Abre la Inbox de ese formulario.
4. Selecciona una de las OT que aparece como RECIBIDO en Jotform Tables y revisa en el panel derecho el Flow Status y el diagrama del flujo: ahí verás en qué paso exacto se quedó y qué tareas ya se completaron.

2. Revisar si hay errores o cambios en el flujo

Si el flujo antes llegaba a OT CERRADA y ahora se detiene en RECIBIDO, suele deberse a:

• Cambios recientes en el Workflow (por ejemplo, en los elementos de aprobación, en los resultados/"outcomes" o en las conexiones) después de que ya se habían enviado solicitudes de aprobación.
• Condiciones de unión de ramas (elemento tipo Merge Branches / Combinar rutas) configuradas para "Esperar a que todas las ramas se completen" y alguna de las ramas no llega a completarse.

Para revisar esto:

1. Abre el formulario en el Workflow Builder (Workflows / Approvals).
2. Localiza el punto donde se combinan las rutas (tu nodo de Combinar rutas) y revisa sus propiedades: si está configurado para esperar a que todas las ramas se completen, asegúrate de que en cada rama todos los pasos de aprobación realmente se estén completando (DESPACHADO y RECIBIDO de ambas tiendas).
3. Comprueba cada elemento de Approval que lleva hasta OT CERRADA: que los outcomes (por ejemplo, Aprobado/Recibido) estén correctamente conectados al siguiente paso y que no haya conexiones rotas o eliminadas.

3. Detectar errores de paso de aprobación

Cuando hay un problema en un paso de aprobación (por ejemplo, se cambió el elemento o el resultado después de haber enviado la solicitud), el flujo puede quedarse "atascado".

En esos casos, en Inbox puedes ver estados como Error o mensajes tipo Invalid Task Complete Request si el resultado de aprobación ya no coincide con la configuración actual del flujo.

1. En Inbox, abre una de las OT afectadas.
2. Revisa en el panel derecho si aparece algún mensaje de error en el paso de aprobación o en el diagrama del flujo.
3. Si ves un error en un paso, tendrás que corregir la configuración del elemento de aprobación (outcomes, conexiones, email del aprobador, etc.) en el Workflow Builder y luego reiniciar el flujo para esa OT (siguiente punto).

4. Reiniciar el flujo para las OT que se quedaron en RECIBIDO

Para las órdenes que ya se quedaron en RECIBIDO y no avanzan, puedes reiniciar el flujo de aprobación para que vuelva a estar In progress y siga el camino completo hasta OT CERRADA.

Según la guía de Workflows, se hace así:

1. En Workspace, filtra por Forms y abre Inbox del formulario.
2. Selecciona la OT que está en RECIBIDO y que no llegó a OT CERRADA.
3. Haz clic en el icono de tres puntos en la parte superior derecha del panel de la sumisión.
4. Elige la opción Edit (Editar).
5. Desplázate hasta abajo del formulario y vuelve a hacer clic en Submit.

Después de esto, el estado de aprobación de esa sumisión volverá a In progress y el flujo debería intentar recorrer de nuevo todos los pasos, incluyendo el nodo de OT CERRADA y el envío de los PDFs de soporte, siempre que la configuración actual del flujo sea coherente.

5. Confirmar que el nodo final OT CERRADA está bien configurado

Por último, revisa el nodo de Cierre de OT / OT CERRADA y los envíos de correo con PDF:

1. En Workflow Builder, localiza el nodo de OT CERRADA.
2. Verifica que todas las ramas que deben llegar a ese nodo estén conectadas correctamente (desde Combinar rutas / Separar, etc.).
3. Revisa los elementos de Email que envían los PDFs a cada tienda: que estén conectados después de OT CERRADA y que no tengan condiciones adicionales que puedan impedir su ejecución.

Si puedes, sería muy útil que nos confirmes:

• Qué Flow Status aparece en Inbox para una OT que se quedó en RECIBIDO (por ejemplo, In Progress, Error, Completed, etc.).
• Si en el diagrama de Inbox se ve algún paso con error o si simplemente el flujo se detiene en el nodo RECIBIDO sin avanzar.

Con esos datos podremos orientarte con más precisión sobre qué parte del flujo está bloqueando la llegada a OT CERRADA.

Inténtalo y cuéntanos cómo te va.