Flujos de Aprobación: Formularios desconectados y pérdida de histórico tras demora en carga

Hola, en la mañana de hoy la plataforma demoro en cargar mucho tiempo y cuando cargo de nuevo veo que los formularios estan desconectados de los flujos de aprobación, existe alguna novedad con la plataforma o como soluciono esto porque incluso las respuestas anituguas de los formularios parecen haber perdido el historico

Hola Jardines,

Gracias por contactar a Jotform para obtener soporte. Soy un asistente de inteligencia artificial y estoy aquí para ayudarte.

Entiendo que has experimentado problemas de carga en la plataforma y que tus formularios parecen estar desconectados de los flujos de aprobación, además de haber perdido el historial de respuestas antiguas. Abordemos cada uno de estos puntos:

Es posible que la lentitud en la carga de la plataforma se deba a un volumen de tráfico anormalmente alto entre nuestros servidores front-end y back-end, o a problemas de conexión de red, inactividad o problemas de caché. Te recomiendo lo siguiente:

• Verifica el estado actual de nuestros servidores en la Página de estado de Jotform.
• Intenta limpiar la caché de tus formularios, ya que una caché antigua puede causar algunos problemas.

Si tus formularios están desconectados de los flujos de aprobación, puedes iniciar el flujo manualmente para las entradas que se enviaron antes de configurar el flujo de trabajo o mientras este estaba deshabilitado. Así es como puedes hacerlo:

1. En tu Bandeja de entrada de Jotform, busca las entradas que aún no están conectadas a tu flujo de trabajo.
2. Verás un botón que dice Start Flow en la parte inferior de los detalles de estas entradas.
3. Haz clic en el botón Start Flow para iniciar el flujo de trabajo.

Si el flujo de trabajo de tu formulario está deshabilitado, aparecerá una ventana de confirmación. Puedes hacer clic en Enable and Start Flow para habilitarlo e iniciar el flujo para esa entrada.

Si las respuestas antiguas de tus formularios parecen haber perdido su historial, puedes utilizar la función Historial de revisiones de Jotform para revisar y restaurar cambios en tu formulario. Esto también puede recuperar entradas de envío eliminadas de la tabla de envíos. Sigue estos pasos:

1. En tu página de Espacio de trabajo, haz clic en Filter en la parte superior y, en el menú desplegable, desmarca todas las casillas excepto Forms.
2. Selecciona tu formulario y haz clic en Edit Form.
3. En el Form Builder, debajo del título del formulario, haz clic en el icono de la Flecha Circular verde.
4. En el menú del lado derecho de la página, selecciona una revisión y luego haz clic en Revert.

Esperamos que esta información te sea útil. Si tienes alguna otra pregunta, no dudes en consultarnos.

Se que al dar star flow va a iniciarse pero la pregunta es porque aparece desconectado de un momento a otro y ademas porque las respuestas antiguas aparecen asi no tengo rastro de cuando se aprobaron y demas y no voy a volver atras los cambios de todos los 73 formularios que tengo

Hola Jardines,

Entiendo tu preocupación, sobre todo teniendo tantos formularios y necesitando ver el rastro completo de las aprobaciones.

Con la información disponible, puedo aclarar algunos puntos generales, pero no tengo datos que expliquen por qué, en tu caso concreto, envíos que ya tenían historial ahora aparecen como si el flujo no se hubiera iniciado ni por qué se habría perdido ese rastro sin que tú cambiaras nada en los 73 formularios.

Lo que sí está documentado es lo siguiente:

• Los envíos que se recibieron antes de crear el workflow o mientras el workflow estaba deshabilitado se marcan internamente como Not Started y muestran el botón Start Flow para poder iniciar el flujo manualmente.
• Una vez que un workflow termina, no se puede editar su estado; solo se puede reiniciar el flujo editando el envío y enviándolo de nuevo, lo que lo devuelve a estado In Progress.
• Si se han eliminado o modificado partes del formulario o de los datos, el único mecanismo documentado para recuperar versiones anteriores (incluyendo datos de envíos) es el Historial de revisiones del formulario, que revierte el formulario completo a un punto anterior.

Dado que no hay una opción documentada para restaurar solo el historial de aprobaciones sin revertir el formulario, y tampoco hay información que explique una desasociación masiva y repentina de workflows ya completados, no puedo indicarte una causa específica ni una forma selectiva de recuperar el rastro de aprobaciones para todos tus formularios sin usar Historial de revisiones.

Si puedes, indícanos un ejemplo concreto (ID o nombre de un formulario y un envío específico) y desde cuándo notaste el cambio, para que podamos revisar ese caso puntual con más detalle.

Por favor, comparte esos datos de ejemplo y seguimos revisando el caso contigo.

Podrias por favor pasarme con un agente humano

Hola Jardines,

Un especialista de soporte continuará atendiéndote en este hilo y te responderá en breve.

Gracias

Hi Gardens of Peace,

Let me take a look at this for you. To do that, we'll need your permission to access your account. Don't worry, you can turn it off again once we're done. Let me show you how to do it:

1. In the top-right corner of your Workspace page , click on your Avatar/Profile Image icon .

2. Then, in the Dropdown menu that opens, click on Settings .

3. Next, in the panel on the left, click on the Security tab .

4. If you haven't opened your Security page in a while, it'll ask you to verify. To do that, click on Send Verification Code .

5. Then, enter the Verification Code you receive in your email.

6. Finally, at the bottom of the page, toggle on Jotform Support Access .

After we hear back from you, we'll have a better idea of ​​what's going on and how to help.

Hola, te confirmo que ya active el acceso a soporte desde seguridad a la cuenta

Hola analistaactivosdigitales,

Gracias por darnos acceso a tu cuenta. He revisado el Flujo de Trabajo que nos compartes, pero desafortunadamente no tenemos ningún registro de cambios realizados con el cual podamos verificar lo que sucedió con el mismo. Entiendo que antes del inconveniente se experimentó un retraso en la carga del sitio. ¿Es posible que tengas alguna captura de pantalla de la configuración previa del Flujo de Trabajo? También puedes indicarnos los formularios que estaban conectados.

Con respecto al registro en los envíos, estos se eliminaron ya que los formularios asociados fueron eliminados del Flujo de Trabajo. Con los detalles que te solicitamos, podemos escalar este ticket a nuestro equipo correspondiente para que nos ayuden a verificar tu caso más de cerca.

Vamos a proceder con las medidas necesarias tan pronto como recibamos tu respuesta.

Mira, estaba revisando y el problema ocurre con el flujo que se llama orden de pedido 2026 te adjunto la imagen y te cuento que las respuestas que habian estan desconectadas del flujo yt algunas de ellas ya llevaban un proceso adelantado agradezco mucho se revise de manera minuciosa ya que cada que ingreso sale este error.

El link del form es este https://form.jotform.com/232676491784066

Hola analistaactivosdigitales,

Gracias por los detalles adicionales. He revisado tu formulario y los envíos anteriores no muestran proceso de Flujo de Trabajo. Voy a enviar este caso a nuestro equipo correspondiente para que pueda ser investigado más a fondo. También me gustaría solicitar una captura del reporte de consola al momento de abrir la página del Flujo de Trabajo, esto nos ayudará en la investigación.  Acá te muestro los pasos a seguir para subir tu captura en este ticket:

1. En la página del Centro de Ayuda, desplázate hasta la sección Tu respuesta y haz clic en el ícono de Imagen.

2. Arrastra y suelta tu imagen en el cuadro de carga, o haz clic en él y selecciona tu archivo.

3. Luego, haz clic en el botón Agregar en la esquina inferior derecha de la ventana.

4. Para cambiar el tamaño, haz clic en tu captura de pantalla y luego en uno de los cuadros de las esquinas, y arrástralo hacia adentro.

5. Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón Publicar respuesta en la parte inferior derecha de la sección Tu respuesta.

Eso es todo. Una vez que tengamos tu respuesta, podremos ayudarte con esto.

Hola, gracias por tu respuesta. Eso que me respondes es precisamente el problema: ayer a esta misma hora las respuestas de ese formulario ya contaban con un flujo y unas notificaciones que hoy no puedo ver, y la única que tiene el flujo activo es porque lo inicié de forma manual ayer cuando también ya llevaba un proceso adelantado.

De acuerdo a lo que solicitas, te comparto el informe de consola al abrir el flujo.

Además de que en diferentes formularios parece haberse desconectado también los flujos, ¿puedes revisar estos formularios?

• https://form.jotform.com/242977116483061
• https://form.jotform.com/232617056043046

Y podrás darte cuenta de que las respuestas con fecha anterior a 24 horas no tienen un flujo conectado, perdiendo el histórico de años. Solicito, por favor, la escalación de este inconveniente de la manera más prioritaria.

Hi analistaactivosdigitales,

Our Spanish Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Spanish, let us know, and we can have them do that. But it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question or concern, I've added your reply to the escalation details so our Developers can review them. We’ll update you here the moment we get an update.

Hola, gracias por la respuesta; sin embargo, agradezco me puedan dar una respuesta pronta y oportuna ante esta situación.

Gracias.

Hi analistaactivosdigitales,

Thanks for your patience while we investigated the issue. The issue you were having should be resolved now. Can you please check on your end to confirm if everything is working as expected? If not, just let us know and we’ll look into it further.

Please let us know if you have any other questions.

Hola, te confirmo que en uno de los formularios que tenia este problema al parecer ya se soluciono, aun tengo otro formulario con el mismo inconveniente donde tuve que inciar flujos manuales, y registros de semanas y meses anteriores no muestran el historico del flujo

Te comparto el link del formulario para que lo puedan revisar: https://form.jotform.com/232617056043046

Hi there,

Thank you for getting back to us. I understand the workflow history details aren't visible when viewed from the Inbox. I've passed this to our Engineering team to look into. As soon as we hear back from them, we’ll update you here on this thread.

Thanks for your patience, we appreciate it.

Gracias porque,

Hola analistaactivosdigitales,

To keep the conversation organized, I moved your other question to its own thread, and someone from our Support Team will help you with it here.

Para mantener la conversación organizada, he movido tu última consulta a su propio ticket. Nuestro Equipo de Soporte te ayudará en este enlace.

Déjanos saber si tienes dudas adicionales.