Cómo configurar un flujo de trabajo para la aprobación de facturas

El mundo empresarial es una red interconectada de organizaciones. En muchos aspectos, los productos y servicios valiosos que las empresas ofrecen, tanto a los clientes como entre ellas, son lo que mantienen a las industrias en funcionamiento. Y pagar las facturas a tiempo es fundamental para estas relaciones.

Por eso, los flujos de trabajo para la aprobación de facturas son tan importantes. Considérelos como procesos organizados y consistentes para validar y pagar facturas, sin importar quién las envíe, quién sea responsable de validarlas o cuántas facturas reciba su empresa a diario.

Para configurar un flujo de trabajo para la aprobación de facturas, solo necesita entender qué es, cómo funciona y qué herramientas lo hacen lo más eficiente posible.

¿Qué es un flujo de trabajo para la aprobación de facturas?

Un flujo de trabajo para la aprobación de facturas es un proceso que las empresas siguen para autorizar el pago de una factura. Piénselo como una lista de verificación para determinar si una factura es válida. Dependiendo del tamaño de su organización, este proceso puede ser realizado por un especialista o requerir la participación de todo un departamento de contabilidad.

El flujo de trabajo generalmente comienza cuando un proveedor envía una factura. Luego, alguien revisa la factura para asegurarse de su exactitud, lo que incluye verificar los servicios facturados, la información necesaria para el procesamiento y la cantidad solicitada. Una vez que todo esté en orden, alguien aprueba la factura y la persona correspondiente realiza el pago.

Cómo diseñar un flujo de trabajo para la aprobación de facturas

Los flujos de trabajo para la aprobación de facturas varían en cada organización, pero todos tienen ciertos pasos en común.

1. Cree una base de datos para recibir las facturas

El flujo de trabajo ideal para la aprobación de facturas comenzará con todas las facturas centralizadas para su revisión. Esto facilita su seguimiento y procesamiento en lotes. A continuación, se presentan dos formas de lograrlo:

1. Designe una dirección de correo electrónico para recibir únicamente facturas. (¡Esto es clave!)
2. Cree un formulario de envío de facturas que agregue automáticamente los envíos para su revisión.

2. Establezca las condiciones de aprobación

Para procesar una factura, su equipo debe determinar si es válida. Las condiciones variarán según la organización y el tipo de productos o servicios que un proveedor esté suministrando. A continuación, presentamos algunas preguntas básicas que podría hacerse quien revise la factura:

1. ¿La agencia de facturación entregó el producto o prestó el servicio?
2. ¿Hubo problemas con el producto o el trabajo que justifiquen un nuevo pedido o un descuento?
3. ¿La factura incluye toda la información necesaria para su procesamiento, como el lugar al que se debe enviar el pago?
4. ¿El monto de la factura coincide con los precios establecidos?

3. Defina la jerarquía de aprobación

La mayoría de las organizaciones cuentan con responsables específicos de la toma de decisiones para validar las facturas. Por ejemplo, el presidente de una organización pequeña puede involucrarse en cada proyecto y, por lo tanto, aprobar o rechazar todas las facturas.

En organizaciones más grandes, con numerosos departamentos y cientos, si no miles, de empleados, es probable que los jefes de departamento u otros gerentes sean quienes tomen las decisiones sobre las facturas correspondientes a sus áreas. Haga una lista de las personas encargadas de aprobar facturas y especifique de qué tipos de facturas son responsables.

4. Defina las rutas del flujo de trabajo

Puede plantear cada condición del paso dos como un elemento de acción dentro de una lista de verificación. Estructure la lista para confirmar primero la información básica, como los datos necesarios para realizar el pago, y aumente gradualmente el nivel de complejidad. De esta manera, podrá trazar un flujo de trabajo de aprobación lógico basado en condiciones de tipo “si ocurre esto, entonces sucede aquello”.

• Si la factura incluye una cuenta bancaria para realizar el pago, entonces pase al siguiente elemento de la lista.
• Si la factura no incluye esta información, entonces responda al remitente para informarle que debe proporcionar más datos.

Esto también ayuda a trazar la jerarquía de aprobación en un flujo de trabajo. Por ejemplo, si la factura es de un diseñador gráfico, entonces envíela al director de arte para validarla.

Una vez que todos los elementos del flujo de trabajo estén en su lugar, eliminará la incertidumbre sobre cómo procesar las facturas, y su equipo podrá realizar las tareas de aprobación más rápido.

Cómo configurar un flujo de trabajo para la aprobación de facturas en Jotform

Jotform no solo simplifica los procesos de facturación con formularios en línea, sino que también puede usar el software de flujo de trabajo de aprobación de Jotform para diseñar flujos de trabajo para la aprobación de facturas sólidos.

Watch on youtube

How to make an invoice approval workflow using Jotform

Una forma de lograrlo es agregar tareas de aprobación a sus formularios de facturación y designar aprobadores específicos.

Este tipo de flujo de trabajo para la aprobación de facturas podría funcionar de la siguiente manera:

1. Reciba la factura de un proveedor.
2. El responsable de la decisión recibe un correo electrónico automático con un enlace a la factura.
3. El responsable puede aprobar o rechazar la factura desde un menú desplegable.
4. Si el responsable aprueba la factura, el contador recibe un correo electrónico automático notificándole que debe realizar el pago.

Configurar esto no es tan complicado como parece. Así es como puede hacerlo:

1. Cree un formulario de factura para los proveedores

Utilice una plantilla de factura o cree una desde cero en Jotform. Diséñela a su gusto y cree los campos necesarios para recopilar toda la información que necesitará para procesar una factura. Informe a los proveedores que deben enviar todas las solicitudes de pago a través de este formulario.

2. Cree el flujo de aprobación

En el Generador de Formularios, siga estos pasos:

• Haga clic en Editar formulario a la derecha del formulario de factura.
• Haga clic en Configuración en la parte superior de la página.
• En el menú de la izquierda, haga clic en Flujos de Aprobación.
• Haga clic en el botón Crear un Flujo de Aprobación.
• Esto lo llevará al Creador de Aprobaciones. Haga clic en el ícono de engranaje junto a la tarea de aprobación e ingrese la dirección de correo electrónico del aprobador.
• Si desea personalizar el correo electrónico que se envía automáticamente al aprobador, haga clic en el botón Editar junto a Personalizar Correo de Solicitud de Aprobación. Allí puede modificar el texto, cambiar la dirección de correo de respuesta e incluso agregar archivos adjuntos al correo.
• Puede personalizar aún más su flujo de aprobación haciendo clic en la pestaña Avanzado en la parte superior del cuadro de diálogo Configuración. Allí, podrá habilitar comentarios, permitir que el aprobador reasigne la tarea a otra persona, establecer una fecha de vencimiento para la aprobación, enviar correos de recordatorio y más.

3. Establezca condiciones

Si su proceso de aprobación de facturas es complicado, o desea usar el mismo formulario de factura para todas las compras, puede añadir elementos al flujo de trabajo, como condiciones si–entonces y ramificación condicional, para dirigir el flujo de trabajo. También puede habilitar aprobaciones dinámicas para asignar aprobadores según la dirección de correo electrónico que se ingrese en un campo específico de su formulario.

Optimice su flujo de trabajo para la aprobación de facturas

La gestión de facturas es un proceso fundamental para la mayoría de las empresas, pero no tiene por qué ser complicado ni tedioso. Jotform facilita la automatización de los flujos de trabajo para la aprobación de facturas, para que pueda enfocarse en otras áreas de su organización.