DOCUMENTACIÓN TÉCNICA
3 formas de reducir los costes de los procesos empresariales con la transformación digital
Introducción
Dirigir una empresa es caro. Como dice el refrán, " se necesita dinero para ganar dinero". Sin embargo, las nuevas soluciones tecnológicas permiten a las empresas ser más inteligentes a la hora de gastar su dinero.
Una forma cada vez más habitual de reducir los costes empresariales es trasladar a Internet los procesos heredados basados en papel, un proceso conocido como transformación digital.
La transformación digital es una excelente forma de reducir costes aumentando la eficiencia, reduciendo el uso de papel y agilizando las operaciones. En este libro electrónico, compartiremos algunas de las mejores prácticas para ayudarle a dar el salto a lo digital. También examinaremos diferentes factores del mercado y del entorno que pueden aumentar los costes empresariales.
Factores externos que afectan los resultados
Ciertos factores económicos, medioambientales y de consumo tienen un impacto significativo en los costes de las empresas. Estos factores, aunque en gran medida incontrolables, siguen siendo importantes a la hora de examinar la estructura de costes de su empresa. A continuación se indican algunos factores externos que contribuyen a los costes empresariales.
Volatilidad del mercado
\nLos mercados financieros son cíclicos, sujetos a expansiones y contracciones periódicas. Al momento de escribir esto, las altas tasas de interés y la inflación han creado un mercado a la baja. Este entorno empresarial ha provocado una disminución de los ingresos de muchas organizaciones, a menudo acompañada de despidos.
Inflación
\nEn años reciente las altas tasas de inflación se han convertido en una preocupación creciente a nivel mundial. Las tasas altas de inflación provocan el incremento de los bienes y servicios básicos, elevando los costos totales de las empresas.
Gasto del consumidor
\nSegún un nuevo informe de PYMNTS y LendingClub, en enero de 2023, el 60% de todos los adultos estadounidenses, incluido el 45% de las personas con ingresos elevados, vivían con lo justo. Además, los elevados tipos de interés están dificultando la adquisición y el uso del crédito, lo que afecta a los ingresos de diversas empresas.
Amenazas a la ciberseguridad
\nLas amenazas a la ciberseguridad son un riesgo financiero siempre presente para las organizaciones. Según to Kaspersky, la frecuencia de los ciberataques aumentó en 2022. Puede ser muy costoso para las empresas recuperarse de las violaciones de datos y defenderse contra futuros ataques. Una revisión de los sucesos recientes e históricos subraya la realidad de este problema.
Reducción de costos con la transformación digital
Aunque los factores externos son en gran medida incontrolables, hay muchas formas de aprovechar la tecnología para reducir costes internamente. Una de las mejores formas de recortar costes dentro de su organización es digitalizar los procesos heredados. Veamos tres formas diferentes de reducir costes mediante la transformación digital.
Digitalización de procesos en papel
La digitalización de formularios y procesos en papel puede tener un impacto inmediato al eliminar los costes de papel, impresión y almacenamiento. Mantener los procesos en papel requiere mucho tiempo, es ineficaz y caro. Según McKinsey, la digitalización de procesos con mucha información puede reducir los costes hasta en un 90%.
Según McKinsey, la digitalización de procesos con mucha información puede reducir los costes hasta en un 90%.
Uno de los procesos en papel más propicios para la digitalización es el llenado de formularios y la recopilación de información. Los formularios en papel se utilizan ampliamente en todos los sectores, ya sea para hacer reservas en un restaurante o para la admisión de pacientes en un hospital. Digitalizar los formularios de su organización es una forma sencilla de reducir costes y aumentar la seguridad de los datos de los clientes.
Un buen diseñador de formularios en línea garantizará que los datos introducidos estén encriptados, proporcionando una mayor seguridad en comparación con los formularios en papel, también debe ser sencillo de usar y permitir el acceso inmediato a sus datos a través de notificaciones móviles, tablas de datos, integraciones y más.
Otro proceso importante que hay que digitalizar es el mantenimiento de registros. Según un informe de Deloitte, "el coste de la gestión de registros electrónicos, incluso cuando se realizan copias de seguridad con fines de recuperación de datos (DR), es inferior a una quinta parte del coste de la gestión de registros físicos" Además, los registros electrónicos también son más fáciles de buscar, filtrar e informar cuando se almacenan en una plataforma de gestión de datos holística.
Para sacar el máximo partido de la digitalización de la gestión de archivos, busque soluciones con seguridad líder en el sector, sólidas herramientas de colaboración en el lugar de trabajo y funciones de automatización del flujo de trabajo, como notificaciones por e-mail, informes automáticos y opciones de calendario.
Otra posibilidad de reducir costes es digitalizar el proceso de recogida de firmas. Aunque los contratos físicos en papel pueden resultar habituales, el proceso de recopilación de firmas suele ser caro e ineficaz. Las soluciones de firma electrónica pueden ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones al reducir los costes asociados al papel, agilizar la entrega y proporcionar una pista de auditoría digital para seguir el estado de los documentos. En comparación con las firmas de papel y bolígrafo, las firmas digitales son más seguras, menos costosas y más fáciles de recopilar.
Al evaluar proveedores para estos y otros procesos basados en papel, considere los pros y los contras de los proveedores de servicios únicos frente a las soluciones holísticas. Aunque los servicios especializados tienen sus ventajas, pueden aumentar los costes y la complejidad cuando hay que utilizar varias soluciones para distintas funciones. Busque soluciones flexibles con un historial de innovación que respalden los esfuerzos de su organización por crecer y ampliarse.
"El uso de formularios electrónicos nos ha permitido realizar una carga de trabajo mucho mayor con nuestros limitados recursos".
Greg Coleman,
Director, oficina de gestión de emergencias, Park County, Montana
Emprender la transformación digital para reducir el uso de papel no solo es bueno para su balance final, sino también para el medio ambiente. Un trabajador estadounidense promedio genera 10.000 hojas de papel de oficina al año. Como resultado de los sistemas de papel heredados, la industria de la pulpa y el papel representa al rededor del 5% de las emisiones mundiales de gases de efecto invernadero y utiliza al rededor del 4% de la energía mundial. La forma más rápida y sencilla de reducir el uso de papel en su organización es digitalizar los formularios de papel.
Maximizando eficiencia
Otra forma de reducir costes con la transformación digital es aumentar la eficiencia organizativa con soluciones de automatización digital. La automatización puede ayudar a ahorrar tiempo reduciendo la carga de trabajo y agilizando los flujos de trabajo. Veamos algunas de las mejores soluciones de ahorro de tiempo que puede ofrecer la transformación digital.
Minimizar la complejidad tecnológica
A la hora de digitalizar los procesos de su organización, es importante minimizar la complejidad tecnológica. Opte por soluciones multifuncionales que se integren a la perfección y sustituyan a los proveedores de servicios únicos. Busque soluciones que puedan digitalizar los formularios en papel y la gestión de datos, recopilar firmas y pagos electrónicos y automatizar las tareas manuales y los flujos de trabajo.
El uso de una plataforma robusta y sin códigos en lugar de diferentes proveedores de servicios únicos ahorrará en costes de tecnologías de la información por renovaciones, mantenimiento y formación. También puede eliminar los segmentos y aumentar la aceptación, lo que conduce a una mejor y más colaborativa toma de decisiones. Estas son otras opciones a tener en cuenta para reducir la complejidad tecnológica.
- Inicio de sesión única. El uso del inicio de sesión única (SSO) aumenta tanto la seguridad como la comodidad al proporcionar a los empleados una única credencial de inicio de sesión para una serie de soluciones digitales diferentes. SSO optimiza el acceso al software y puede utilizarse para pre rellenar tablas de datos y formularios internos.
- Precarga.La precarga de formularios ahorra tiempo y esfuerzo a sus clientes habituales. Algunas soluciones de diseño de formularios permiten extraer los datos de los clientes de tablas de datos, formularios rellenados previamente y otras fuentes para facilitar al máximo el proceso de rellenar formularios.
- Integraciones. Las mejores soluciones en línea permiten una integración perfecta con apps de otros proveedores, ofreciéndole la funcionalidad de varias soluciones en una sola plataforma. Por ejemplo, un buen creador de formularios en línea tendrá integraciones para pagos, automatización y más.
Los creadores de formularios en línea, las formas de pago y las plataformas de firma electrónica son soluciones fantásticas para maximizar la eficiencia organizativa. En promedio, los formularios digitales ahorran 11 horas de trabajo a la semana. Además de aumentar la eficiencia organizativa, los formularios en línea también reducen la carga de trabajo de la organización. La eficiencia obtenida mediante el uso de la tecnología para optimizar los procesos que antes se realizaban en papel puede reducir los gastos operativos hasta en un 25%.
La eficiencia obtenida al utilizar la tecnología para optimizar procesos que antes se realizan en papel puede reducir los gastos de operación hasta en un 25%.
Otra forma de maximizar la eficiencia organizativa es mediante flujos de aprobación automatizados. Las mejores soluciones de flujos de aprobación permiten automatizar a gran escala los procesos de aprobación interna, incluidas las notificaciones por correo electrónico y la recopilación de firmas electrónicas. Trasladar los procesos internos de aprobación en línea es parte integral de una verdadera transformación digital. Hacerlo ahorrará incontables horas cada semana, a la vez que promoverá una mejor organización
Por ejemplo, veamos el proceso de planificación de un evento a través de un flujo de aprobación. Un planificador de eventos puede solicitar un lugar para un evento a través de un formulario, que luego puede ser enviado automáticamente a las partes internas para su aprobación. Si todas las partes aprueban la solicitud del lugar del evento, entonces se pueden enviar correos electrónicos automáticos al remitente del formulario haciéndole saber que su solicitud ha sido aprobada. Si el lugar del evento no se aprueba, los flujos de aprobación pueden enviar automáticamente un correo electrónico de rechazo y reiniciar el proceso para otro flujo de aprobación.
Fomentar la productividad y la autonomía de los trabajadores
Una de las formas de reducir costes con la transformación digital es permitir que los empleados utilicen soluciones sin código. Las soluciones sin código son aplicaciones que permiten construir diferentes tipos de soluciones sin necesidad de programación. Las interfaces de arrastrar y soltar, fáciles de usar, hacen que la creación de soluciones sea accesible para todos.
Esta tecnología le ahorra a las organizaciones tiempo, dinero y recursos informáticos. Con estos beneficios, no es de extrañar que las soluciones sin necesidad de programación estén en auge en los últimos años. En 2024, el 80% de los productos y servicios tecnológicos serán creados por personas que no son profesionales de la tecnología, según Gartner.
Para 2024, 80% de los productos de la tecnología y servicios serán construidos por quienes no son profesionales de la tecnología, según Gartner.
Además de ahorrar tiempo y dinero, las soluciones sin código permiten a los empleados responsabilizarse más de su trabajo. En lugar de enviar automáticamente determinadas tareas a un equipo de desarrollo, los empleados pueden crear y diseñar sus propias soluciones.
Las organizaciones con una cultura de empoderamiento de los empleados tienen 1.3 veces más probabilidades de superar sus objetivos de desempeño. Asimismo, permitir la autonomía de los empleados eleva su moral y los mantiene más comprometidos con su trabajo, un recurso muy valioso en un mercado en el que el 32% de los empleados no están comprometidos con su trabajo.
Además de fomentar la productividad y la autonomía, las soluciones sin código también ahorran tiempo al reducir el trabajo de los empleados. los flujos de aprobación pueden reducir drásticamente el tiempo dedicado a tediosas tareas administrativas. La creación de soluciones mediante la herramienta de arrastrar y soltar reduce la carga de trabajo para los desarrolladores, quienes gastan en promedio más de 17 horas a la semana en mantenimiento.
La tecnología de la automatización se ha convertido en el nuevo estándar, con 77% de los empleados que esperan opciones más sencillas para completar sus tareas de rutina. Las soluciones holísticas para gestión de datos y automatización le permiten ahorrar tiempo en todas las facetas de su operación y mantener a sus empleados felices.
77% de los empleados esperan opciones más sencillas para completar sus tareas de rutina.
Automatizar las tediosas tareas también libera más tiempo para poder trabajar en proyectos nuevos e innovadores. Además de ahorrar tiempo y dinero, también le permite a sus empleados automatizar su ocupado trabajo y a su vez tiene muchas otras ventajas.
"La tecnología sin código nos permite explorar distintas opciones, experimentar con ellas, probarlas y ampliarlas si demuestran ser buenas soluciones".
Simon Morgan,
Gerente superior de sistemas de información geográfica (GIS) y aplicaciones empresariales, Three Rivers Park
Una de las formas en que las herramientas sin código pueden generar un enorme ahorro de tiempo es mediante la creación automatizada de informes. Las soluciones de creación de informes que se integran con tablas de datos pueden permitir la creación instantánea de informes. La creación instantánea de informes puede ser una herramienta muy valiosa para tomar decisiones rápidas y comunicarse con las partes interesadas importantes. El proveedor de servicios médicos One to One Health, por ejemplo, utiliza la creación automatizada de informes sin código para generar informes en cuestión de segundos, un proceso que manualmente podría llevar horas.
Hacia lo digital
La transformación digital es una excelente manera de facilitar el crecimiento y la prosperidad a largo plazo de su organización. No solo reduce los costes organizativos, sino que también aumenta la eficiencia, mejora la seguridad de los datos y capacita a los empleados. Con el auge de las soluciones de software sin código en los últimos años y el número cada vez mayor de empresas que abandonan el papel, una cosa ha quedado clara: la digitalización es el único camino a seguir.