Gestionar las reservas de salas de reuniones no tiene por qué significar hojas de cálculo, cadenas de correos electrónicos o conflictos de último momento. Jotform permite a equipos de cualquier tamaño crear formularios de reserva de salas de reuniones personalizados que recopilan todos los detalles que necesitan: preferencia de sala, fecha, hora, número de asistentes y requisitos de equipamiento, todo en un solo lugar.
Comience rápidamente con las plantillas gratuitas de reserva de salas de reuniones de Jotform. Elija un formulario prediseñado, personalícelo para que coincida con su espacio y políticas, y comience a aceptar reservas de inmediato.
Beneficios
El Creador de Formulario de arrastrar y soltar de Jotform le permite crear un formulario de reserva de sala de reuniones adaptado a su organización en minutos. Agregue campos para la selección de sala, fecha y hora, recuento de asistentes, necesidades de equipo audiovisual o solicitudes de catering. Puede incrustar el formulario en su intranet, enviarlo a través de un enlace o mostrarlo en una tableta fuera de cada sala.
Cada reserva enviada fluye automáticamente a Jotform Tablas, donde puede ver, filtrar, ordenar y buscar reservas por sala, fecha o solicitante. Esto facilita ver lo que está reservado de un vistazo, identificar espacios en la disponibilidad y detectar conflictos de programación antes de que se conviertan en problemas.
Para las organizaciones que necesitan la aprobación del gerente antes de que se confirme una sala, Jotform Flujos de trabajo le permite crear un proceso de aprobación de varios pasos directamente en su formulario de reserva. Cuando alguien envía una solicitud, el flujo de trabajo la dirige al aprobador correcto, quien puede aceptarla o rechazarla con un solo clic. Las notificaciones automáticas por email mantienen a todos informados en cada etapa.
La configuración de formularios de Jotform le permite restringir los envíos por franja horaria, asegurando que la misma sala no pueda reservarse dos veces para períodos superpuestos. Combinado con confirmaciones por correo electrónico en tiempo real e integraciones de calendario, su equipo siempre sabe exactamente qué salas están disponibles y cuáles están ocupadas.
Con Jotform Apps, puede crear un portal de reservas independiente que aloje todos sus formularios de reserva de salas en una interfaz de marca y apta para móvil. Los empleados, miembros o invitados pueden acceder al portal desde cualquier dispositivo y reservar el espacio que necesitan sin contactar a un administrador.
Testimonios
Configure formularios de reserva individuales para cada piso o sala de conferencias en su oficina, luego recopile todos los envíos en una vista compartida de Jotform Tablas. Los equipos de instalaciones pueden monitorear el uso de salas en todo el edificio e identificar períodos de alta demanda para la planificación de capacidad.
Los operadores de espacios de coworking pueden usar Jotform para permitir que los miembros reserven sus oficinas privadas o escritorios compartidos en línea de forma autónoma. Combine un formulario de reserva con Jotform Apps para crear un portal de miembros donde todos los espacios disponibles y formularios de reserva sean accesibles en un solo lugar.
Los departamentos y el profesorado pueden enviar solicitudes de salas a través de Jotform, que luego se enrutan a un registrador o aprobador de instalaciones mediante Jotform Workflows.
Las organizaciones comunitarias pueden publicar un formulario de reserva de salas de forma pública, permitiendo a los residentes o grupos de miembros solicitar un salón, cocina o espacio de reuniones.
Todas sus preguntas acerca de Jotform — contestadas. Consulte las respuestas a las preguntas frecuentes y comunes, o contacte a nuestro equipo de soporte para más información.
El software de reserva de salas de reuniones es una herramienta que permite a los empleados o miembros buscar salas disponibles y reservarlas para un horario específico. Previene las reservas duplicadas, reduce los conflictos de programación y proporciona a los administradores visibilidad sobre cómo se están utilizando los espacios. Jotform le permite crear un sistema de reserva de salas personalizado utilizando formularios en línea, tablas y flujos de trabajo de aprobación sin necesidad de comprar software dedicado de gestión de salas.
Con Jotform, usted crea un formulario en línea que captura los detalles de una solicitud de reserva de sala: el nombre del solicitante, la sala que necesita, la fecha y hora, el número de asistentes y cualquier requisito de equipo. Los envíos se almacenan en Jotform Tablas para una revisión fácil, y puede configurar flujos de aprobación automatizados con Jotform Flujos de trabajo para que los gerentes puedan confirmar o rechazar reservas. Los correos electrónicos de confirmación se envían automáticamente una vez que se aprueba una reserva.
Sí. Jotform le permite configurar límites de envío por intervalo de tiempo, de modo que la misma sala no pueda reservarse dos veces para el mismo período. También puede usar campos de envío únicos y condición lógica para validar las solicitudes antes de que se procesen. Para entornos de mayor volumen, combinar Jotform con un proceso de aprobación basado en Flujos de trabajo agrega una capa adicional de control.
No se requiere programación. El Creador de Formulario de arrastrar y soltar de Jotform le permite agregar, eliminar y reorganizar campos de forma visual. Puede comenzar desde una de las plantillas de salas de reuniones prediseñadas de Jotform y personalizarla en minutos para que coincida con su espacio, marca y políticas.
Sí. Jotform Flujos de trabajo le permite dirigir las solicitudes de reserva a través de una cadena de aprobación definida. Cuando alguien envía un formulario de reserva de sala, la solicitud se envía automáticamente al aprobador designado, quien puede aprobarla o rechazarla. Las notificaciones automáticas mantienen informado al solicitante, y todas las decisiones se registran para referencia.
Cada envío de formulario de reserva de sala se captura automáticamente en Jotform Tablas, donde puede ver todas las reservas en una interfaz similar a una hoja de cálculo. Puede filtrar por fecha, sala, estado o solicitante, y buscar cualquier reserva al instante. Tablas también admite vistas codificadas por colores e integraciones de calendario para una descripción visual de la programación.
Sí. Jotform Apps le permite crear un portal personalizado y de marca que alberga todos sus formularios de reserva de salas en un solo lugar. El personal o los miembros pueden acceder al portal desde cualquier dispositivo, explorar las salas disponibles y enviar una reserva sin necesidad de contactar a un administrador. Puede publicar el portal como una URL independiente o incrustarlo en su intranet.
Jotform se integra con Google Calendar, por lo que las reservas de salas confirmadas pueden crear eventos de calendario automáticamente. Esto mantiene los horarios de su equipo sincronizados sin entrada manual. Jotform también se integra con cientos de otras aplicaciones, incluidas las herramientas de Microsoft 365, a través de sus integraciones nativas y conexiones de Zapier.
Sí. La configuración de notificación por email de Jotform le permite enviar una confirmación automática al solicitante tan pronto como envíe un formulario de reserva, y nuevamente cuando se apruebe su solicitud. Puede personalizar el mensaje de confirmación con los detalles de la reserva, la ubicación de la sala y cualquier instrucción que el solicitante necesite antes de su reunión.
Jotform utiliza cifrado SSL de 256 bits para proteger los datos en tránsito, y todos los envíos se almacenan de forma segura en la nube. Jotform está habilitado para GDPR, habilitado para HIPAA (con un plan Enterprise) y certificado SOC 2 Type II. Usted controla quién tiene acceso a sus formularios y datos de envío, y puede restringir el acceso por rol de usuario.
Sí. Todos los formularios de Jotform son totalmente adaptables a dispositivos móviles, lo que significa que se ajustan automáticamente a cualquier tamaño de pantalla. Los empleados pueden enviar solicitudes de reserva de salas de reuniones desde un teléfono inteligente o tableta, lo cual es especialmente útil para reservas inmediatas cuando alguien necesita una sala de inmediato.
Sí. El plan gratuito de Jotform le permite crear hasta cinco formularios y recopilar hasta 100 envíos mensuales, lo cual es suficiente para equipos pequeños o reservas ocasionales de salas. Para equipos más grandes con mayores volúmenes de reservas, los planes de pago comienzan con tarifas mensuales asequibles e incluyen formularios ilimitados, límites de envío más altos, flujos de trabajo de aprobación e integraciones avanzadas.