Desde su debut en 2024, Jotform Workflows se ha vuelto vital para los procesos de aprobación y tareas de muchos usuarios. Pero aún existían algunos desafíos en la construcción de flujos de trabajo.
Algunos usuarios querían probar su flujo de trabajo para asegurar el comportamiento correcto (antes de implementarlo). Algunos necesitaban asegurar que ciertas acciones del flujo de trabajo ocurrieran en el momento justo, mientras que otros querían personalizar su flujo de trabajo para conectarse con herramientas externas. Ahora, todo es posible.
Estamos cerrando la brecha en estas necesidades empresariales al introducir tres nuevas capacidades de Workflows:
- Vista previa
- Pausa
- Webhook
Estas capacidades ofrecen simulaciones de ejecución actualizadas, controles de tiempo y opciones de conectividad, brindándote la flexibilidad que necesitas para obtener más de tus actualizaciones basadas en controles para los flujos de trabajo de Jotform.
Lo que aprenderás en esta publicación:
- Cómo la nueva función de Vista previa te ayuda a preparar tus flujos de trabajo
- Cómo usar el elemento Pausa en Jotform Workflows
- Qué es el elemento Webhook y cómo aplicarlo en Jotform Workflows
Función de vista previa
Construir flujos de trabajo puede ser desalentador. ¿Cuántas veces te has preguntado, funcionará como se supone que debe? O, ¿dónde se descompone la lógica cuando algo sale mal?
Con la nueva función de Vista previa, puedes ejecutar tu flujo de trabajo mientras observas cada paso ejecutarse en tiempo real dentro de un simulador. Mientras los pasos progresan, puedes inspeccionar datos, seguir rutas de decisión y detectar rápidamente dónde fallan las condiciones o la lógica se desvía de lo que pretendías, sin adivinanzas.
La función de Vista previa se encuentra dentro del Constructor de Flujos de Trabajo (en la esquina superior derecha). Aparecerá una vez que hayas configurado al menos un disparador para tu flujo de trabajo.
Cuando te desplazas por los pasos de tu flujo de trabajo, puedes optar por ver el Resumen de Ejecución haciendo clic en el símbolo de jerarquía a la derecha.
Cuando tu flujo de trabajo esté completo, el Resumen de Ejecución revela los resultados de tu prueba.
Elemento Pausa
Hay momentos en que un flujo de trabajo necesita que una acción ocurra en el momento justo, no necesariamente inmediatamente después del paso anterior. Por ejemplo, las aprobaciones de becas pueden ser subjetivas y pueden ocurrir en diferentes días para diferentes estudiantes, pero todos los correos electrónicos de aceptación deben enviarse en una fecha de anuncio específica.
Con el elemento Pausa, este tipo de temporización personalizada puede integrarse directamente en el flujo. La pausa puede variar desde minutos hasta meses, o hasta una fecha y hora especificadas. Cuando el período de espera termine, tu flujo de trabajo se reanudará automáticamente donde se quedó.
Puedes encontrar el elemento Pausa en el Constructor de Flujos de Trabajo bajo la sección Lógica en Elementos.
En las propiedades del elemento Pausa, puedes configurar el flujo de trabajo para que se mantenga en espera hasta una fecha y hora específicas.
También puedes pausar por una duración establecida (por ejemplo, unos pocos días o una hora).
Una vez que el flujo de trabajo está en movimiento, el propietario del flujo de trabajo puede reanudar el flujo anticipadamente si termina la pausa manualmente (presionando Continuar en su Jotform Inbox).
Cuando la pausa termina, el flujo de trabajo continúa automáticamente con la siguiente acción.
El elemento Pausa te brinda control preciso sobre la temporización y ayuda a asegurar que tus actualizaciones basadas en controles para los flujos de trabajo de Jotform sean coordinados y confiables.
Elemento Webhook
Desde los albores del software, ha existido la necesidad de conectar datos de un sistema a otro sistema separado.
Por más divertidas que puedan ser las soluciones improvisadas 🙄 — piensa en insertar enlaces dentro de elementos de notificación por correo electrónico — nos complace ofrecer un elemento formal de Webhooks que envía datos en tiempo real a otra aplicación, directamente desde tu flujo de trabajo.
Los webhooks pueden ejecutarse condicionalmente en cualquier paso del flujo de trabajo, ya sea después de un envío de formulario o una aprobación, o basándose en lógica de si-entonces. Este tipo de elemento de flujo de trabajo está hecho a medida para usuarios con flujos de trabajo personalizados o aquellos que trabajan con sistemas de automatización internos.
Como ejemplo, digamos que se envía un formulario de solicitud de compra. Pasa por aprobación y, una vez aprobado, un webhook envía los datos aprobados (artículo, cantidad, solicitante) a un sistema financiero externo para iniciar el pago.
La solicitud primero va al gerente para su aprobación.
Después de que es aprobada, un webhook envía los datos aprobados al sistema financiero.
Este es solo un ejemplo. Los webhooks pueden aprovecharse para muchos otros usos, como enviar datos de formularios a tu base de datos SQL, obtener notificaciones instantáneas por correo electrónico usando tu servidor de correo, y más.
Para más información sobre crear, configurar y probar el elemento Webhook, consulta nuestra Guía de Ayuda.
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Esperamos que la adición de las capacidades de Vista previa, Pausa y Webhook en Workflows te brinde la flexibilidad adicional para automatizar los datos de envío de tus formularios exactamente de la manera que necesitas. Como recordatorio, Jotform Workflows ya combina aprobaciones, correos electrónicos, integraciones, lógica condicional, firma electrónica y características de gestión de tareas para simplificar todos tus procesos de trabajo.
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