Comment planifier des événements à l’aide de codes QR

Les codes QR sont une solution simple pour partager des informations de base comme des coordonnées ou des menus de restaurant. Cependant, comme ces codes peuvent être liés à n’importe quel site web, ils offrent une multitude d’autres utilisations créatives.

Lorsqu’ils redirigent les utilisateurs vers les bons outils, les codes QR peuvent devenir un moyen puissant pour gérer des tâches complexes telles que la planification d’événements ou le marketing. Découvrez dans cet article comment utiliser les codes QR et comment en tirer parti de leur plein potentiel.

Fonctionnement des codes QR

Les codes QR sont similaires aux codes-barres que vous voyez dans les supermarchés ou dans d’autres lieux de vente.

Les codes-barres convertissent des chiffres et des lettres en une image composée de barres verticales simples de différentes largeurs. Un lecteur de codes-barres permet ensuite de lire les informations intégrées dans ce code. 

Un ingénieur a toutefois mis au point le code QR pour permettre le stockage d’un volume d’informations bien supérieur à celui d’un code-barres classique. Inutile d’avoir recours à un logiciel ou un équipement spécifique pour les lire : un simple smartphone suffit. Cette facilité d’accès a largement contribué à leur popularité, faisant des codes QR un outil privilégié pour partager rapidement et simplement des informations.

Mais en quoi les codes QR peuvent-ils vous être utiles dans la planification d’événements ? Orchestrer un événement est une tâche complexe qui implique de nombreux acteurs. Pour assurer une coordination fluide entre les membres de votre équipe, les participants, les prestataires et autres parties prenantes, il est essentiel de disposer d’un moyen simple et rapide de partager les informations clés.

Les QR codes pour événements ne servent pas seulement à diffuser des informations via des liens. Ils peuvent également être utilisés pour recueillir des données en les connectant à des formulaires en ligne. Ces formulaires constituent de puissants outils de collaboration, car ils automatisent les échanges et centralisent la collecte d’informations auprès d’un large public.

Utilisations des codes QR dans le processus de planification d’événements

Les codes QR offrent de nombreuses possibilités créatives et ingénieuses pour chaque étape de votre événement. Voici quelques exemples concrets où les codes QR peuvent être particulièrement utiles :  

• Enchères de collecte de fonds : lors des événements de collecte de fonds, les enchères silencieuses sont souvent au programme, permettant aux participants d’enchérir sur des articles donnés. Les entreprises locales, désireuses de promouvoir leur activité, offrent fréquemment des produits ou services. Plutôt que d’utiliser des feuilles de papier et des stylos pour recueillir les enchères, placez un code QR à côté des articles. Ce code peut renvoyer directement à un formulaire d’enchères en ligne, rendant le processus plus fluide et moderne.
• Fêtes d’anniversaire : pour vos invitations d’anniversaire, intégrez un code QR qui redirige vos invités vers une page RSVP. Cela simplifie la gestion des réponses et permet de centraliser toutes les informations nécessaires.
• Festivals : une méthode classique pour promouvoir un festival est d’afficher des dépliants dans des lieux publics comme les cafés locaux. En ajoutant un code QR sur ces affiches, vous permettez aux passants d’acheter des billets ou d’obtenir des informations supplémentaires directement depuis leur smartphone.
• Mariages : les invitations de mariage peuvent inclure un code QR menant à une page RSVP où vos invités peuvent renseigner leurs informations et préférences alimentaires. Vous pouvez même personnaliser le design du code QR pour qu’il s’harmonise avec le thème de votre mariage, en jouant sur les couleurs ou en y intégrant des images.
• Concerts : ajoutez des codes QR sur vos affiches de concert pour offrir aux spectateurs un moyen rapide et pratique d’acheter leurs billets en ligne.
• Repas-partage : les codes QR peuvent également faciliter l’organisation d’événements informels comme des barbecues ou des repas-partage. Envoyez à vos amis un code QR qui les redirige vers un formulaire d’inscription où ils peuvent indiquer ce qu’ils apporteront.
• Fêtes au bureau : placez des codes QR dans les espaces communs, comme la salle de repos ou les sanitaires, pour informer vos collègues d’un événement à venir. Cela garantit que tout le monde est au courant et peut participer.

Les codes QR pour la planification d’événements

Lors de la planification d’un événement, de nombreux imprévus peuvent survenir. Parfois, des changements de dernière minute bouleversent vos plans. Les codes QR offrent une solution simple et accessible pour permettre aux participants d’interagir facilement entre eux et de mettre à jour les informations en temps réel, vous aidant ainsi à vous adapter rapidement en cas d’imprévu.

Voici quelques exemples concrets d’utilisation des codes QR pour vos événements :

• Coordination des bénévoles : créez un formulaire en ligne permettant aux participants de s’inscrire comme bénévoles pour votre événement. Ensuite, placez un code QR contenant le lien vers ce formulaire pour les bénévoles dans les espaces où vos bénévoles se rassemblent.
• Planification : les formulaires en ligne sont vos alliés pour planifier chaque détail de votre événement. Par exemple, vous pouvez les utiliser pour recueillir les engagements des participants à apporter de la nourriture, à aider à l’installation ou au démontage, à tenir des stands, et bien plus encore. Imprimez le code QR sur des autocollants à placer dans un lieu central ou ajoutez-le aux invitations envoyées par courrier.
• Demandes de participation pour les stands de nourriture et les exposants : si vous souhaitez convier des vendeurs locaux ou des camions-restaurants à votre événement, vous pouvez leur faire parvenir des invitations par email ou par courrier, accompagnées d’un code QR. Même s’ils peuvent théoriquement cliquer sur un lien dans un email, ils risquent d’être trop occupés à ce moment-là, s’ils sont en service, par exemple. Grâce au code QR, ils auront la possibilité de consulter les informations plus tard, directement depuis leur téléphone.
• Marketing : les supports marketing sont parfaits pour intégrer des codes QR. Utilisez-les pour partager des formulaires d’inscription ou des informations essentielles.

Utiliser des codes QR lors d’un événement

Si vous organisez un événement de petite taille, l’usage de codes QR ne s’impose pas forcément. En revanche, pour un rassemblement plus vaste, ils peuvent réellement améliorer l’expérience des participants. Voici quelques façons astucieuses de les intégrer :

• Installez des codes QR à l’entrée pour orienter les visiteurs vers une carte interactive indiquant les emplacements des stands de nourriture, des scènes, des animations ou d’autres points d’intérêt.
• Utilisez-les pour animer des jeux, comme une chasse au trésor. Chaque code peut renfermer un indice menant au suivant, jusqu’à révéler un message complet. Le premier à le décoder peut repartir avec un lot.
• Si votre événement se tient dans un lieu chargé d’histoire ou au fort attrait culturel, proposez une visite guidée via QR codes. Fixez-les le long des sentiers ou sur certains éléments du décor pour offrir des informations supplémentaires. Assurez-vous simplement de bien les localiser afin de pouvoir les retirer une fois l’événement terminé.

Utiliser les codes QR après un événement

Les codes QR peuvent également se révéler très utiles une fois votre événement terminé. Voici quelques exemples concrets de leur utilisation :

• Distribution de prix : si votre événement inclut une tombola ou propose des récompenses, les codes QR peuvent simplifier la coordination des remises de prix. Plutôt que de transporter une grande quantité de cadeaux sur place, vous pouvez remettre aux gagnants une carte contenant un code QR. Ce code leur fournira des instructions claires sur la manière de récupérer leur prix, rendant le processus plus pratique et organisé.
• Recueil des retours d’expérience : de nombreux événements ont lieu chaque année. Les formulaires de feedback sont un excellent moyen de découvrir ce que les participants ont apprécié et ce qui pourrait être amélioré. Placez des codes QR près des sorties de votre événement pour permettre aux participants de partager facilement leurs impressions.
• Développement de votre liste d’adresses email : disposez des codes QR dans des endroits stratégiques lors de votre événement, invitant les participants à s’inscrire à votre liste d’emails. Cela vous permettra de les informer à l’avance de vos prochains événements et d’utiliser cette liste pour vos campagnes marketing.

Comment créer un code QR pour votre événement : guide étape par étape

Puisque vous créez déjà des formulaires pour votre événement, ne serait-il pas pratique de pouvoir générer un code QR directement depuis votre outil de création de formulaires ? Bonne nouvelle : avec Jotform, c’est tout à fait possible.

Jotform est un outil en ligne polyvalent et facile à utiliser, doté d’un large éventail de fonctionnalités. Vous pouvez profiter de toutes ses fonctionnalités gratuitement. Vous n’aurez besoin de passer à un abonnement payant que si vous avez besoin de limites plus élevées pour vos formulaires ou soumissions. 

Créer des codes QR pour vos formulaires d’inscription à des événements avec Jotform est une solution évidente. Voici comment commencer :

1. Premièrement, inscrivez-vous à Jotform si vous ne l’avez pas encore fait.
2. Ensuite, sélectionnez un modèle qui correspond à vos besoins.
3. Cliquez sur Utiliser ce modèle.

Si vous avez trouvé le modèle de formulaire idéal, parfait ! Sinon, pas d’inquiétude. Jotform propose des milliers de modèles de formulaires que vous pouvez personnaliser selon vos besoins. Nous y reviendrons un peu plus tard.

Une fois votre formulaire personnalisé, vous pouvez générer un code QR à partir de celui-ci. Voici les étapes à suivre :

1. Cliquez sur l’onglet Publier dans le Générateur de formulaires Jotform.
2. Sélectionnez Partage rapide dans le menu de gauche.
3. Faites défiler jusqu’à Partager le formulaire.
4. Cliquez sur l’icône Code QR.

À partir de là, vous obtiendrez un code QR que vous pourrez télécharger et intégrer à des dépliants ou d’autres supports imprimés. Vous verrez également un lien pour partager le code et un extrait de code que vous pourrez utiliser pour intégrer le code QR sur votre site web. 

Encore plus de modèles

Jotform simplifie la création de formulaires, et sa vaste collection de modèles la rend encore plus accessible. Avec plus de 400 modèles de formulaires d’inscription à des événements, Jotform vous offre un point de départ idéal pour lancer votre projet de planification d’événements.

Même si vous ne trouvez pas le modèle parfait parmi les options proposées, Jotform facilite grandement la personnalisation des modèles pour répondre à vos besoins spécifiques. Vous pouvez utiliser un modèle comme base pour concevoir le formulaire parfait, puis le partager via un code QR en seulement quelques clics.

Amusez-vous à explorer toutes les possibilités qu’offrent les codes QR, et que tous vos événements soient de grands succès !

Photo par Brett Wharton sur Unsplash