Formulaires d'enregistrement événementiel

Les formulaires d'inscription sont des outils numériques conçus pour simplifier la collecte d'informations sur les participants à une grande variété d'événements, tels que des conférences, des ateliers, des webinaires, des collectes de fonds, des cours et des événements sociaux. Ces formulaires permettent aux organisateurs de recueillir des informations essentielles telles que les noms des participants, leurs coordonnées, leurs préférences de paiement, leurs restrictions alimentaires et le choix des séances. Grâce à ces formulaires, les organisateurs peuvent gérer efficacement les réponses aux invitations, faire un suivi des participants et garantir que les arrivées se passent bien le jour J. Leur flexibilité les rend adaptés aussi bien aux petits rassemblements privés qu'aux grands événements publics, s'adaptant aux exigences spécifiques de chaque événement.

Avec Jotform, les utilisateurs peuvent facilement créer et personnaliser des formulaires d'inscription à des événements sans aucune connaissance en codage. Grâce à l'outil de génération de formulaires intuitif par glissé-déposé de Jotform, les organisateurs peuvent ajouter ou modifier des champs, intégrer des processeurs de paiement et configurer des notifications par email automatisées pour les confirmations et les rappels. La vaste bibliothèque de modèles de Jotform propose une large gamme de formulaires d'inscription prêts à l'emploi, personnalisables selon les besoins spécifiques de votre marque et de votre événement. De plus, toutes les soumissions sont automatiquement stockées et organisées dans des tableaux Jotform, ce qui simplifie la gestion des données des participants, la communication avec eux et l'analyse des indicateurs de l'événement pour la planification future.

Cas d'utilisation des formulaires d'inscription aux événements

Les formulaires d'inscription aux événements sont polyvalents et s'adaptent à différents types d'événements et besoins organisationnels. Leur fonction principale est de simplifier le processus d'inscription, de réduire la quantité de données à saisir manuellement et d'améliorer l'expérience des participants. Voici comment les utiliser dans différents scénarios :

1. Cas d’utilisation possibles :

• Conférences et séminaires : collectez les informations des participants, les préférences de session et les informations de paiement.
• Ateliers et sessions de formation : inscrivez les participants, collectez les niveaux de compétences et gérez les listes d'attente.
• Collectes de fonds et événements caritatifs : suivez les donateurs, traitez les ventes de billets et collectez les promesses de dons.
• Événements sociaux (mariages, réunions, fêtes) : gérez les réponses, les choix de repas et les listes d'invités.
• Événements en ligne et webinaires : inscrivez les participants, envoyez des liens d'accès et recueillez des commentaires.

2. Points de résolution de problèmes :

• Élimine la paperasse et réduit le risque d'erreurs découlant de la saisir manuelle des données
• Automatise les emails de confirmation et les rappels pour améliorer la communication.
• S'intègre aux processeurs de paiement et offre un système de paiement et de dons transparent
• Centralise les données des participants et offre gestion et rapports faciles

3. Propriétaires et utilisateurs possibles :

• Planificateurs et coordinateurs d'événements
• Organisations à but non lucratif et équipes de collecte de fonds
• Services RH et formation des entreprises
• Établissements d'enseignement et organisations étudiantes
• Particuliers organisant des événements privés ou communautaires

4. Différences entre les méthodes de création :

• Le contenu et les champs varient en fonction du type d'événement : par exemple, un formulaire de conférence peut inclure la sélection de sessions et les détails de l'entreprise, tandis qu'un formulaire dé réponse pour un mariage peut demander des préférences concernant les repas et des informations sur les accompagnants.
• L'intégration des paiements est essentielle pour les événements payants, mais facultative pour les rassemblements gratuits.
• Certains formulaires peuvent nécessiter des champs supplémentaires pour des besoins d'accessibilité, des arrangements de voyage ou des précommandes de marchandises.

En résumé, les formulaires d’inscription aux événements peuvent être adaptés à n’importe quel scénario d’événement, garantissant que les organisateurs collectent toutes les informations nécessaires tout en offrant une expérience transparente aux participants.

Comment créer un formulaire d'inscription à un événement

Créer un formulaire d'inscription à un événement avec Jotform est un processus simple qui s'adapte à tout type d'événement, des conférences professionnelles aux réunions conviviales. En quelques étapes simples, vous pouvez concevoir un formulaire qui rassemble toutes les informations nécessaires, simplifie la gestion des participants et améliore l'expérience globale de l'événement.

Pour commencer, réfléchissez aux exigences spécifiques de votre événement. Pensez aux informations à collecter, comme le nom des participants, leurs coordonnées, leurs informations de paiement, leurs préférences de session et toute demande spéciale. La plateforme flexible de Jotform vous permet de créer votre formulaire de A à Z ou d'utiliser l'un des nombreux modèles de formulaire d'inscription disponibles.

Voici un guide étape par étape pour créer un formulaire d'inscription à un événement efficace avec Jotform :

1. Accédez au générateur de formulaires :

• Connectez-vous à votre compte Jotform et cliquez sur "Créer" dans votre espace de travail.
• Choisissez "Formulaire" et sélectionnez "Partir de zéro" ou "Utiliser un modèle". Pour la plupart des événements, partir d'un modèle permet de gagner du temps et de trouver l'inspiration.

2. Sélectionnez la mise en page :

• Choisissez entre un formulaire classique (toutes les questions sur une seule page) ou un formulaire à cartes (une question par page). Pour les inscriptions plus longues ou plus détaillées, les formulaires à cartes peuvent améliorer l'expérience utilisateur.

3. Ajoutez des éléments de formulaire essentiels :

• Utilisez le menu "Ajouter un élément" pour glisser-déposer des champs tels que le nom, l’email, le numéro de téléphone et l’adresse.
• Incluez des champs spécifiques à l'événement tels que la sélection de session, les préférences de repas ou les tailles de t-shirts.
• Pour les événements payants, ajoutez une intégration de paiement (par exemple, PayPal, Stripe) à partir de l'onglet Paiements.

4. Personnalisez la conception :

• Cliquez sur l’icône en forme de rouleau à peinture pour ouvrir le concepteur de formulaires.
• Ajustez les couleurs, les polices et les thèmes pour qu'ils correspondent à l'image de marque de votre événement.
• Ajoutez le logo de votre organisation pour une touche professionnelle.

5. Configurez la logique conditionnelle :

• Utilisez la logique conditionnelle pour afficher ou masquer des champs en fonction des réponses précédentes (par exemple, affichez uniquement les restrictions alimentaires si le participant sélectionne « Oui » pour une option de repas).

6. Configurez les notifications par email :

• Configurez des emails de confirmation automatisés pour les inscrits et des emails de notification pour les organisateurs.
• Personnalisez les messages pour inclure les détails de l'événement, les billets ou les liens d'accès.

7. Publiez et partagez votre formulaire :

• Cliquez sur "Publier" pour générer un lien partageable.
• Distribuez le formulaire par email, sur les réseaux sociaux ou intégrez-le sur le site web de votre événement.

8. Testez et gérez les soumissions :

• Prévisualisez votre formulaire et soumettez une entrée de test pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu.
• Faites un suivi des inscriptions dans les tableaux Jotform, filtrez les réponses et exportez les listes de participants selon vos besoins.

En suivant ces étapes, vous pouvez créer un formulaire d’inscription à un événement personnalisé qui simplifie le processus d’inscription, améliore la précision des données et vous aide à organiser un événement réussi.