Fluxo de Aprovação de Pedidos: Como criar e visualizar processos no Jotform

Jotform, eu queria fazer um fluxo, mas eu não conheço nada e não vi nenhum vídeo em português que me ajudasse. Olha só, eu estou numa situação onde o cara cria um pedido de compra. Esse pedido de compra vai cair para um comprador, esse comprador assume DALL·E e ele realiza uma ordem de compra. Ali vai sair um número dessa ordem de compra com um valor, esse valor ele vai para o diretor aprovar. Se o diretor aprovar, segue adiante, se o diretor reclinar, volta a estaca zero para fazer ajustes. Então eu queria construir isso, mas tem uma maneira que eu pudesse ver isso na tela, como que está meus fluxos de solicitação e tal. Tem como fazer isso no Jotform?

Hi Andre,

Thanks for using Jotform. Our Portuguese Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Portuguese, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, you can easily enable a Workflow on your form. Let me show you how: 

1. In Form Builder, in the orange navigation bar at the top of the page, click on Settings.
2. Then, in the menu on the left side of the page, click on Workflow.
3. Hover your mouse over the Workflow and click on the Gear icon. 
4. Next, click on Enable.

Now, the way to allow a user, or any email address, to edit the form after it has been denied is to include an Edit link in the email they receive. Here’s how:

1. In Workflow Builder, click on Mail icon to open Email Properties.
2. Next, in the Email Content window, click on Form Fields, and select Edit Link.
3. Finally, click on Save.

Give it a try and let us know if you need any help.

Olá, tudo bem?

Tenho uma dúvida sobre a viabilidade de criar um fluxo completo de compras dentro do Jotform e gostaria de entender até onde a plataforma consegue atender esse processo.

O cenário é o seguinte (contexto de fazenda / operação interna):

1. Um usuário entra no sistema e faz uma Solicitação de Compra, podendo incluir vários itens (material, quantidade, observações, centro de custo etc.).
2. Após o envio, essa solicitação é encaminhada automaticamente para um Aprovador, que pode aprovar ou reprovar a solicitação.
3. Uma vez aprovada, a solicitação segue para o setor de Compras, onde:

• É possível juntar solicitações aprovadas
• Realizar cotações com 2 ou 3 fornecedores
• Escolher o fornecedor vencedor

1. Após a escolha do fornecedor, o responsável gera uma Ordem de Compra dentro do próprio Jotform, com:

• Dados do fornecedor
• Itens comprados
• Valores
• Número da ordem
• Layout em PDF para impressão

1. Essa Ordem de Compra em PDF pode ser:

• Impressa
• Enviada ao solicitante
• Utilizada para levar ao fornecedor e executar a compra

Minhas dúvidas principais são:

• É possível estruturar esse fluxo completo apenas com formulários + approvals no Jotform?
• É possível gerar uma Ordem de Compra em PDF baseada em dados de uma solicitação aprovada e de uma cotação?
• Existe alguma forma nativa de consolidar múltiplas solicitações em uma única Ordem de Compra?
• Caso não seja possível de forma nativa, qual seria a melhor prática recomendada (ex: uso de integrações, tabelas, pré-preenchimento, etc.)?

A ideia não é substituir um ERP, mas sim criar um fluxo organizado, rastreável e prático para compras internas.

Fico no aguardo, obrigado!

Hi Andre,

Thanks for reaching out to Jotform Support. I understand that you'd like to create a complete internal purchasing workflow for your farm operation, including approvals, price quotes, and PDF Purchase Orders. You can definitely build this organized and traceable flow within Jotform. Let me help you with your questions:

Can I build this flow with forms and approvals? Yes, you can use Workflow Builder to automatically send requests to an Approver and then to the Purchasing department once approved.

Can I generate a PDF Purchase Order from these details? Yes, you can use PDF Editor to create a custom layout for your Purchase Order. This PDF can include all the items, vendor details, and order numbers, and you can set it to be sent automatically to the requester or vendor via email.

Can I consolidate multiple requests into one Order? There isn't a native "one-click" way to merge different submissions into a single PDF, but you can manage this in Jotform Tables. You can also use our Prefill feature to send data from an approved request into a new Quote or Purchase Order form to save time.

Let me walk you through the basic setup:

1. In Workflow Builder, add an Approval element after your initial form submission.
   
   
2. Connect the Approved outcome to another form or an Email element that contains the PDF Purchase Order.
   
   
3. In PDF Editor, design your layout so it's ready for printing or sending to vendors.

Give it a try and let us know if you have any other questions.