Como redigir uma estimativa profissional: Um pequeno guia de negócios

Se sua empresa é focada na prestação de serviços, uma forma de conquistar novos negócios é criando estimativas profissionais que descrevem seus serviços e preços para clientes em potencial. Para chegar ao preço certo a ser cobrado pelo seu trabalho e conquistar potenciais clientes, você precisará conhecer os passos envolvidos na escrita de uma estimativa de custos.

Avalie o escopo do projeto

Antes de redigir uma estimativa, certifique-se de entender totalmente o que seu cliente em potencial quer. Faça perguntas para extrair respostas claras sobre o serviço que estes querem ou precisam, bem como seu orçamento e expectativas quanto ao prazo. Para determinados tipos de trabalhos, como um projeto de construção, você pode precisar visitar o local do serviço para avaliar o escopo do projeto.

Identifique prazos e preços

Para fornecer a estimativa mais precisa possível, determine logo de cara a quantidade de tempo e o custo total envolvidos, incluindo todos os gastos com materiais. Para estimar o tempo envolvido em um projeto, tenha em mente tudo o que pode acabar por atrasá-lo, como alvarás, serviços terceirizados e aprovações do cliente.

Para a estimativa de custo, considere quaisquer subcontratados que você possa precisar contratar para concluir um trabalho maior ou com prazo mais apertado. Outros gastos a serem considerados incluem quaisquer custos materiais. Ter em mãos uma lista de preços para suprimentos e equipamentos também poderá ajudá-lo a determinar seus gastos totais, permitindo-o cobrar por seus serviços de acordo.

Também pode ser bom conferir com a concorrência para obter um valor aproximado do que estes podem estar cobrando para projetos similares. Isso irá ajudá-lo a calibrar a melhor estimativa de custo sem que você perca dinheiro ou mande seus clientes em potencial para outro lugar.

Inclua todos os componentes necessários à estimativa

Sua estimativa detalhada deve conter determinados componentes, como o nome da empresa e informações para contato, as informações do potencial cliente, os serviços que você fornecerá ou o escopo do projeto, exclusões do projeto, além de seu prazo e data de finalização.

É importante fornecer informações detalhadas sobre medidas de segurança, mencionar os custos dos itens e uma programação de pagamentos, incluindo sua data final. Considere adicionar um termo de isenção de responsabilidade afirmando que o preço final pode, de fato, ser maior ou menor que aquele apresentado na estimativa, além de listar alguns dos potenciais motivos para tais mudanças.

A estimativa de custos deve também possuir um número de série, data de emissão, além de seus termos e condições, incluindo por quanto tempo a mesma é válida.

Liste quaisquer informações relevantes sobre suas licenças e certificações. Por exemplo, como um contratante ou autônomo, pode ser exigido pelas leis locais ou estaduais que você possua determinadas licenças ou seja afiançado.

Por fim, não se esqueça do logo da sua empresa.

Utilize as ferramentas online certas

Em vez de apenas utilizar programas para o processamento de texto e criação de tabelas, como o Microsoft Word e Excel, considere usar um software próprio para estimativas. As ferramentas certas podem deixar sua estimativa com uma aparência mais profissional e polida. Adicionalmente, diversos tipos de softwares para pequenas empresas podem ajudá-lo a garantir uma estimativa completa todas as vezes como parte de um modelo para orçamentos.

Por exemplo, Jotform pode ajudá-lo a gerenciar suas estimativas de serviços online, incluindo o preenchimento automático de tabelas em modelos para estimativas contendo custos de trabalho, materiais, entre outros dados essenciais. Você pode acessar os modelos para estimativas gratuitos da Jotform em qualquer dispositivo, além de compartilhá-los facilmente em diversos formatos.

Concentre sua estimativa no valor e benefícios oferecidos

Embora sua estimativa online deva incluir todos os fatos e preços do projeto, também é importante apresentar informações sobre seus serviços e por que você é a melhor empresa para o trabalho, destacando suas vantagens para o potencial cliente. Produza conteúdos focados nos resultados em vez de em como você conseguirá realizar o trabalho.

Aprimore sua estimativa com referências de outros clientes que podem testemunhar sobre sua qualidade e profissionalismo. Se existem potenciais desafios relacionados ao projeto, discuta-os de forma proativa, explicando como pode resolvê-los. Inclua sempre uma nota de agradecimento para o cliente em potencial por considerar sua empresa para o projeto.

Finalize sua estimativa o mais rápido possível

Tempo é dinheiro, e seu cliente em potencial está aguardando ansiosamente por sua estimativa. É importante assegurar-se de que sua estimativa seja precisa, mas não demore muito para finalizá-la. O potencial cliente pode pensar que você não está interessado ou que não é capaz de lidar com seu projeto, acabando por levar seu trabalho para outro lugar.

Agende uma reunião para acompanhamento

Parte de redigir uma estimativa é seu acompanhamento. Contate o cliente em potencial para saber se este possui dúvidas ou se está pronto para prosseguir com o projeto. Normalmente, é bom esperar dois a três dias para dar ao cliente a oportunidade de revisar sua estimativa e quaisquer outras que este possa ter recebido de sua concorrência.

Eles ficarão satisfeitos com seu interesse – e você terá uma ideia de como planejar seu próximo trabalho, caso o contratem.