A Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) é o único programa estadual de orquestra juvenil do Havaí. Esse recurso abrangente e voltado à comunidade atende mais de 800 alunos em quase 150 escolas por todo o arquipélago todos os anos.
A HYS oferece uma gama completa de grupos e programas para todos os níveis de formação musical: desde cordas iniciais, ukulele e música geral até conjuntos avançados de jazz, orquestras sinfônicas completas e programas intensivos de verão, como o Pacific Music Institute. A HYS promove experiências divertidas que desenvolvem habilidades musicais, colaboração, senso de comunidade e um profundo respeito pelo patrimônio cultural das ilhas.
À medida que a HYS buscava ampliar o acesso de mais estudantes à educação musical, a organização precisou automatizar inscrições, pagamentos e comunicações complexas em dezenas de programas e para centenas de famílias.
Jotform Empresas ofereceu à equipe da HYS uma plataforma completa para:
- Coletar inscrições complexas de alunos
- Criar aprovações e fluxos de trabalho com lógica condicional
- Reunir envios de vídeos de audições e armazenar esses arquivos
- Centralizar informações dos programas para as partes interessadas através de um aplicativo
- Acompanhar despesas
Para automatizar totalmente as operações, a organização integrou Jotform Empresas à Stripe para conciliar com facilidade pagamentos de mensalidades, produtos, patrocínios e aluguéis.
Sem depender mais de papel, tarefas manuais e plataformas desconectadas, a HYS conseguiu eliminar gargalos e simplificar a experiência tanto para as famílias quanto para a própria organização.
Juntas, Jotform e Stripe ajudam a HYS a cumprir sua visão central: “criar um Havaí onde música é um direito.”
Resumo dos resultados do estudo de caso da Hawaiʻi Youth Symphony
+800 alunos em +150 escolas e 6 ilhas
Jotform Empresas e Stripe ajudaram a HYS a expandir seus programas para atender mais crianças em todo o Havaí.
+ US$ 1.000.000
Desde 2024, a HYS automatizou mais de US$ 1 milhão em pagamentos digitais usando Jotform Empresas e Stripe, eliminando acompanhamentos manuais e dados incorretos.
Redução de 86% no trabalho operacional
A HYS obteve uma redução de quase 90% no trabalho administrativo (inscrição de alunos) ao usar os fluxos de automação da Jotform e da Stripe.
Uma organização musical em crescimento lidando com inscrições complexas e fluxos de trabalho dispersos
A Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) atende centenas de alunos em diversos programas musicais, do nível iniciante ao avançado. Por definição, sua visão de tornar a música um direito para todos os estudantes do Havaí significa que a equipe está constantemente expandindo programas, criando novas iniciativas e apoiando alunos de várias ilhas.
Hannah Watanabe, diretora de programas da HYS, sabia por experiência própria que o rápido crescimento também significava lidar com fluxos de trabalho fragmentados, baseados em papel e sistemas legados.
Antes de usar o Jotform Empresas, as famílias da HYS precisavam preencher vários formulários em papel, entregar cheques presencialmente e lidar com processos desconectados que envolviam autorizações médicas, contratos, aluguel de instrumentos e pagamentos.
“Por muito tempo, os pais preenchiam esses formulários de inscrição em papel, depois precisavam ir até lá para entregá-los e, em seguida, pagar com cheque ou dinheiro”, comenta Watanabe.
Qualquer pai ou mãe ocupado sabe como é difícil encontrar tempo para preencher vários formulários, sem falar em ir pessoalmente realizar pagamentos.
Multiplique isso por centenas de crianças e você tem um grande desafio administrativo para uma organização sem fins lucrativos com uma equipe reduzida.
A equipe da HYS tentou lidar com isso usando o CRM já existente para as inscrições dos alunos e conferindo manualmente o status dos pagamentos, mas isso resultava em formulários difíceis de personalizar e propensos a erros dos usuários. Além disso, os funcionários passavam horas procurando documentos faltantes e digitando novamente informações preenchidas à mão.
Watanabe relembra a frustração:
“Os pais preenchiam a inscrição inicial e, depois, nós ainda precisávamos enviar outros formulários antes mesmo de começar. Eles tinham que completar informações adicionais, e acabava virando um processo de ficar correndo atrás dos pais a cada formulário ou etapa.”
Ampliar o alcance da HYS entre os estudantes das ilhas também significava lidar com diferentes processos de reembolso, o que gerava ainda mais trabalho administrativo e financeiro, em grande parte manual.
Por fim, o número de programas coordenados pela equipe havia crescido consideravelmente ao longo dos anos. Eles perceberam como era essencial ter um local centralizado para os cronogramas, orientações de inscrição e instruções da HYS, facilitando o engajamento após a inscrição.
Isso realmente simplificou o processo de inscrição, não só na coleta de dados, mas também para os pais. Agora, eles fazem uma única inscrição e está tudo resolvido.
Hannah Watanabe, Diretora de Programas, Hawaiʻi Youth Symphony
Encontrando uma maneira de unificar inscrições, pagamentos, fluxos de trabalho e comunicação
Quando Watanabe passou a cuidar das inscrições dos alunos, o presidente da HYS a incentivou a conhecer a Jotform como solução de fluxo de trabalho.
Quanto mais ela explorava a plataforma, mais percebia quantas tarefas o Jotform Empresas (e suas integrações) podia assumir. Em pouco tempo, a HYS passou a usar a Jotform como sistema central de gestão dos programas, aplicando a ferramenta em praticamente todas as áreas da operação, especialmente nos processos mais detalhados de inscrição.
“Ter os pais enviando vídeos de audição pela Jotform facilitou muito para a gente coletar esse material e garantir que eles não precisem se preocupar”, afirma Watanabe. “É fácil gravar algo no celular e fazer o upload na Jotform… Todos os vídeos ficam armazenados lá, conseguimos ver facilmente quem já enviou, e tudo fica centralizado em um único lugar.”
Watanabe descobriu que podia usar a Jotform para consolidar processos e vários formulários em um só. Como exemplo, ela unificou inscrição, histórico de saúde, consentimento com assinatura eletrônica, aluguel de instrumentos e pagamentos em um único formulário, tudo usando a lógica condicional da Jotform.
Ela também resolveu a falta de um ponto central de informações para pais, alunos e professores ao usar o Jotform Apps no programa de verão Pacific Music Institute. Agora, os participantes do programa conseguem acessar instantaneamente cronogramas, instruções, documentos necessários e mapas por meio de um QR code exibido no acampamento de verão. Foi uma solução elegante que Watanabe aproveitou para reduzir ainda mais o trabalho operacional.
“Isso elimina muita necessidade de ficar perguntando coisas à equipe e aos professores. Eles sabem que podem ir direto ao app, ou nossos voluntários simplesmente dizem: ‘Aqui está o QR code; baixe o aplicativo e todas as respostas estarão lá.'”
Nos bastidores, a equipe da HYS passou a usar o Jotform Fluxos para atender necessidades administrativas internas e externas, como o encaminhamento automático de pedidos de auxílio financeiro, formulários de reembolso para outras ilhas, controle e aprovação de despesas internas e ações de inscrição em múltiplas etapas.
“Chegamos a um ponto em que os pais só precisam preencher tudo uma vez. Esse fluxo incrível já começa como parte da inscrição [das crianças]”, diz Rachel Schultz, COO da Hawaiʻi Youth Symphony. “Depois, todas as informações são direcionadas para diferentes pastas, para que as partes responsáveis possam acessar os dados e as aprovações. É bem impressionante.”
Facilitando pagamentos, controle e conciliação para ONGs usando Stripe
Há diversos tipos de cobrança após a inscrição de um aluno na HYS. Por isso, a organização precisava de um provedor de pagamentos que se integrasse facilmente ao Jotform Empresas e fosse flexível o suficiente para atender às suas necessidades.
A equipe escolheu a Stripe pela facilidade de conciliação, faturamento e acompanhamento. Usando Stripe, a sinfônica passou a receber pagamentos de mensalidades, produtos, aluguel de instrumentos, faturas orquestrais e muito mais.
Além de coletar pagamentos, Schultz acredita que a Stripe ajudou sua equipe a ser mais eficiente em aspectos mais específicos.
“Nossas famílias costumam se inscrever usando mais de um endereço de e-mail e, às vezes, trocam o cartão de crédito no meio do ano letivo. Isso gerava problemas no nosso sistema antigo. Já com Stripe, é muito fácil conciliar contas e cartões. Recentemente, patrocinadores compraram mesas para o nosso evento de gala pela Stripe, e enviar faturas por lá também é muito simples.”
Uma plataforma que economiza tempo e apoia o crescimento organizacional
Ao usar Jotform Empresas com a integração à Stripe, a HYS substituiu processos manuais, complexos e cheios de etapas por um sistema integrado e fluido, que funciona tanto para as famílias quanto para a equipe em todas as ilhas do Havaí.
A HYS melhorou a experiência das famílias e a eficiência da equipe ao substituir vários formulários de inscrição por uma única experiência unificada de cadastro de alunos, baseada em lógica condicional. Essa mudança, por si só, eliminou semanas de trocas de e-mails e reduziu significativamente a confusão dos pais.
“Isso realmente simplificou o processo de inscrição, não só na coleta de dados, mas também para os pais. Agora, eles fazem uma única inscrição e está tudo resolvido”, explica Watanabe. “Eles já entregam toda a documentação.”
Do lado administrativo, a equipe da HYS economizou um tempo significativo ao processar mais de US$ 1 milhão em pagamentos digitais como parte de seus fluxos de trabalho desde 2024. O resultado foi menos acompanhamentos e faturas manuais, além de dados mais precisos. A Stripe oferece à equipe da HYS uma visão clara de lotes, saldos em aberto, faturas e alterações de cartão de crédito, sem os problemas que a orquestra enfrentava no passado.
“Usar Stripe realmente economiza tempo administrativo, o que é essencial quando você é uma organização sem fins lucrativos [que não conta] com uma equipe grande. E os dados de pagamento são fáceis de acompanhar, conciliar e compartilhar entre departamentos e parceiros externos. Além disso, é simples para os pais usarem, então não recebemos reclamações. Isso nos ajudou a focar no que realmente importa, que é ajudar as crianças a fazer música”, afirma Schultz.
Com o Jotform Empresas, a HYS criou experiências melhores para pais, alunos e voluntários. A organização simplificou o processo de envio de vídeos de audição e desenvolveu um aplicativo compatível com dispositivos móveis que oferece acesso fácil às informações dos programas. Ao mesmo tempo, aprimorou as operações internas ao criar fluxos de trabalho que encaminham documentos para os professores, a equipe de auxílio financeiro e os administradores responsáveis.
Com a integração entre Jotform e Stripe, a HYS passou a contar com uma experiência totalmente online e móvel, que funciona bem tanto para as famílias quanto para a equipe. E, à medida que a HYS continua adicionando novos programas e softwares, essa integração consegue escalar junto com o crescimento da organização.
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