Ekiplerin zaman kazanmak için kullandığı 12 yapay zeka otomasyonu örneği

Çoğu zaman, her gün biriken küçük ve tekrarlayan görevler yüzünden verimli zamanımızı kaybederiz. Bu görevler sıkıcıdır ve hiç bitmeyecekmiş gibi görünür. İşte bu yüzden birçok işletme 2026 içinde yapay zeka otomasyonuna yöneliyor.

Otomasyonun yalnızca bilgi işçiliğine uygulanması bile işletmeler için her yıl yaklaşık 430–550 milyar dolar değer yaratabilir. Kazanılan zamanın kazanılan parayla doğrudan bağlantılı olduğu açıktır.

Ekiplerin iş akışlarını nasıl otomatikleştirdiğini merak ediyorsanız, bu makalede günlük görevlerde zaman kazandıran yapay zeka otomasyonu örneklerini bulabilirsiniz.

Yapay zeka otomasyonu nedir ve işletmenize nasıl yardımcı olabilir?

Yapay zeka otomasyonu, genellikle insan müdahalesi gerektiren karmaşık ve çok adımlı görevleri yerine getirmek için yapay zekayı kullanır. Siz görevi tanımlar, kuralları belirler ve araçlarınızı bağlarsınız. Yapay zeka da iş akışını otomatik olarak tamamlar. 

Yapay zeka ile iş akışı otomasyonunun iki temel faydası vardır:

• Zaman tasarrufu: Yapay zeka düşük değerli görevleri üstlenir, böylece ekibiniz asıl önemli işlere odaklanabilir.
• Daha yalın ekipler: Yapay zeka, veri girişi gibi tekrarlayan işleri üstlenir ve ek personel alma maliyetinden sizi kurtarır.

Bazı kurumsal yapay zeka otomasyonu kullanım senaryoları gelişmiş yapay zeka modelleri gerektirebilse de çoğu iş akışı bunlara ihtiyaç duymaz. Yapay zeka iş akışı oluşturucuları (Jotform gibi), ne istediğinizi bir metin komutuyla tarif ederek dakikalar içinde özel yapay zeka asistanları oluşturmanıza olanak tanır.

Markaların rutin işlerini yapay zeka ile otomatikleştirmesi için 12 kullanım senaryosu

Yapay zeka, kuruluşların oldukça karmaşık iş akışlarını insan denetimi olmadan yürütmesine yardımcı olur. Özellikle otonom yapay zeka ve doğru bir yapay zeka orkestrasyonu altyapısıyla nelerin otomatikleştirilebileceğine şaşırabilirsiniz.

Farklı departman ve sektörlerdeki ekiplerin yapay zeka otomasyonunu nasıl kullandığına dair 12 gerçek hayattan örneği aşağıda bulabilirsiniz.

1. İşe alım ve oryantasyon süreçlerini kolaylaştırma

Değer: Yapay zeka otomasyonu, işe alım ve oryantasyon süreçlerini hızlandırarak işe alım maliyetlerini düşürebilir ve adaylara ilk günden itibaren daha sorunsuz bir deneyim sunabilir.

İK ekipleri, idari görevler için yapay zeka kullanarak iş yüklerini neredeyse yarıya indirebilir. Örneğin yapay zeka asistanları özgeçmişleri tarayabilir, adayları sıralayabilir, mülakatları planlayabilir, iş teklifi mektupları gönderebilir ve oryantasyon iş akışlarını otomatik olarak başlatabilir. 

Örneğin LinkedIn’in Yapay Zeka İşe Alım Asistanı, iş tanımlarını yazmaktan adaylarla iletişime geçmeye kadar teklif öncesi görevlerin yüzde 80’ine kadarını otomatikleştirir. 

Oryantasyon süreçlerinde de benzer sonuçlar elde edilebilir. TRIO Upward Bound, yapay zeka sayesinde yüzde 100 kendi kendine oryantasyon oranına ulaştı ve federal öğrenci sayısı gerekliliğini karşıladı.  

2. Belgeleri ve elektronik tabloları özetleme

Değer: Neredeyse tüm idari işler bir şeyler okumakla başlar. Yapay zeka, ekibinizin sadede daha hızlı gelmesini sağlar.

Ekibiniz farklı departmanlarda yüzlerce belgeyi yönettiğinde, yalnızca bunları okumak bile çok zaman alabilir. Yapay zeka asistanları, sözleşmeleri, raporları ve elektronik tabloları tarayarak ilgili bilgileri çıkarır ve tutarsızlıkları saniyeler içinde işaretler; böylece çalışanlarınızın belgeleri baştan sona okuma ihtiyacını büyük ölçüde ortadan kaldırır.

UNHCR, bu yapay zeka yeteneğinden yararlanarak sonuç elde etti. Kuruluş, belge işleme, materyal hazırlama ve yönergelere uyum görevlerini üstlenen yapay zeka asistanlarını devreye almak için Deloitte ile çalıştı. Bu otomasyon da çalışanlara asıl saha çalışmaları için daha fazla zaman kazandırdı. Büyük bütçe kesintilerinin yaklaşık 4.000 çalışanın işten çıkarılmasına yol açmasının ardından bu yeni iş akışı kritik bir önem kazandı.

3. Chatbot, SMS ve çağrı yönetimiyle müşteri hizmetlerini kolaylaştırma

Değer: Müşteriler genellikle neredeyse anında yanıt bekler. İş akışı otomasyonu ve otonom yapay zeka ile bu beklentileri karşılayabilirsiniz.

Yapay zeka otomasyonunun yatırım getirisini en hızlı görebileceğiniz alan müşteri hizmetleridir. Robotik süreç otomasyonundan farklı olarak yapay zeka bağlamı yorumlayabilir, yapılandırılmamış verileri işleyebilir ve örüntülere dayalı kararlar alabilir; bu da onu müşteri etkileşimlerinin öngörülemez doğasına daha uygun hale getirir. 

Yapay zeka gelen talepleri yanıtlayabilir, karmaşık vakaları doğru yere yönlendirebilir ve farklı kanallarda takip yapabilir. 

Lemonade, sigorta modelini bu yetenekler üzerine kurdu. Maya ve Jim gibi botlar, kayıttan hasar taleplerine kadar tüm müşteri etkileşimlerini yönetiyor. Jim bir hasar talebini üç saniyede ödedi (Lemonade bunun bir dünya rekoru olduğunu iddia ediyor). Şirkete göre yapay zeka, işletme maliyetlerini düşük tutarken yürürlükteki primlerde 1 milyar doları aşmasının başlıca nedenlerinden biri.

4. Satış iletişimini ve müşteri adayı geliştirmeyi otomatikleştirme

Değer: Yapay zeka, müşteri adaylarını bulmaktan onları satış hunisi boyunca geliştirmeye kadar tüm iletişim döngüsünü, ekibinizin minimum denetimiyle yönetir.

Pazarlama ve satışta yapay zeka kullanan iş birimleri gelirlerinde yüzde 67’lik bir artış gördü ve bunun nedenini anlamak zor değil. Yapay zekayı şu amaçlarla kullanabilirsiniz:

• Firmografik verilere ve davranışlara göre müşteri adaylarını toplamak ve puanlamak.
• Tanıtım e-postalarını geniş ölçekte kişiselleştirmek.
• Potansiyel bir müşteri bir e-postayı açtığında veya fiyatlandırma sayfasını ziyaret ettiğinde takip dizilerini başlatmak.
• Her etkileşimden sonra CRM’inizdeki bilgileri güncellemek ve ilgili müşteri adaylarını doğru satış temsilcisine yönlendirmek.

Sonuç olarak kendi kendine işleyen bir satış hattı ve tamamen müşteri adayı geliştirme gibi gelir getiren işlere odaklanan bir satış ekibi elde edersiniz.

5. E-postaları kategorize etme ve yanıtlama

Değer: Yöneticiler ve müşterilerle doğrudan çalışan herkes için e-posta sürekli bir zaman kaybıdır. Neyse ki iş dünyasında yapay zekayı kullanmanın en verimli yollarından biri e-posta yazışmalarını otomatikleştirmektir.

Ortalama bir çalışan, mesai süresinin yüzde 57’sini e-posta, sohbet ve toplantılar aracılığıyla iletişim kurarak geçiriyor. E-postayı en yoğun kullananlar ise haftada 8,8 saatini gelen kutularında geçiriyor; bu da bir tam iş gününden fazlasına denk geliyor.

Yapay zeka otomasyonları gelen mesajları kategorize ederek, öncelikleri işaretleyerek ve yanıt taslakları hazırlayarak zaman kazandırabilir. Birçok yapay zeka platformu bu zaman kaybına yönelik çözümler sunuyor. Bu platformların bağımsız yapay zeka otomasyon araçları (Jotform Gmail Asistanı gibi), günlük gelen kutusu özetleri gibi özelliklerle gelen kutunuzu yönetmeyi kolaylaştırır.

6. Müşteri geri bildirimlerini ve davranışlarını analiz etme

Değer: Birçok ekip çok büyük miktarda müşteri geri bildirimi toplasa da bu verilerin hızla analiz edilip harekete geçilemeyecek kadar fazla olduğu durumlar sıkça yaşanır. Yapay zeka bu süreci hızlandırmanıza yardımcı olabilir.

Yapay zeka, örüntüleri belirlemek ve tekrar eden sorun noktalarını işaretlemek için binlerce müşteri etkileşimini aynı anda işleyebilir. Ayrıca kimsenin elektronik tabloları tek tek incelemesine gerek kalmadan, müşteri kaybı veya memnuniyet gibi kritik müşteri deneyimi unsurlarına dair içgörüler sunabilir.

Hatta yapay zekayı, bir müşterinin neye ihtiyaç duyduğunu kendisi fark etmeden önce tespit etmek için bile kullanabilirsiniz. Ardından doğru mesajı doğru kanaldan doğru zamanda iletebilirsiniz. Danışmanlık şirketi McKinsey & Company buna “bir sonraki en iyi deneyim” adını veriyor. Bu yaklaşımı benimseyen şirketler, müşteri memnuniyetinde yüzde 15–20 ve gelirlerinde yüzde 5–8 oranında artış gördü.

7. BT desteğini kolaylaştırma

Değer: Yapay zeka rutin BT destek sorunlarını anında çözer; böylece gününüzün yarısını aynı beş sorunu gidermekle geçirmek zorunda kalmazsınız.

Müşteri desteği gibi BT desteği de tekrara dayanır. Pek çok rutin soru ve karşılıklı yazışma içerir. Yapay zeka bu iş akışlarının birçoğunu otomatikleştirebilir; bu da BT’yi şirketlerin yapay zekayı uygulamaya en çok tercih ettiği alanlardan biri haline getirir. PwC’ye göre yapay zeka asistanlarını devreye alan ABD’li işletmelerin yüzde 53’ü bunları BT ve siber güvenlik alanında kullanıyor. 

BT desteği uygulaması özellikle küçük işletmeler için büyük kolaylık sağlar. Çoğunun özel bir BT ekibi bulunmadığından, aksi takdirde ekibin geri kalanını yavaşlatacak rutin talepler için yapay zeka çözümlerinden yararlanmak oldukça işe yarar. 

Çoğu zaman, iş akışlarınızın yalnızca haritalanmış ve standart hale getirilmiş olması bile, özellikle destek talepleri gibi yoğun hacimli işlerde büyük zaman tasarrufu sağlayabilir. Bunu başarmak için Jotform İş Akışları gibi ücretsiz iş akışı oluşturucularını veya Jotform Yapay Zeka Akış Şeması Oluşturucu gibi yapay zeka destekli akış şeması araçlarını kullanabilirsiniz.

8. Faturaları işleme

Değer: Her finans ekibinin işlenmeyi bekleyen bir fatura yığını vardır. Yapay zeka, bu faturaları herhangi bir manuel iş akışından daha hızlı ve daha az hatayla işler.

Çoğu finans ekibi için fatura işleme; tedarikçi portallarına giriş yapmayı, faturalandırma bölümlerinde gezinmeyi, belgeleri indirmeyi ve bunları ayrı bir sisteme yüklemeyi içerir. Bu süreç tekrarlayıcı ve yavaş olabilir. 

Ancak son araştırmalar, manuel iş akışlarına dayanan ekipler faturaları 17 günde işlerken otomasyon kullanan ekiplerin faturaları yaklaşık üç günde işlediğini gösteriyor. 

Örneğin Payhawk’ın Finansal Kontrolör Asistanı, tedarikçi portallarına giriş yapar, faturaları bulur, gerekli tüm alanları kodlar ve faturaları sizin adınıza gönderir. Şirket, 2026 yılında 500.000 fatura işlemeyi bekliyor ve bunun müşterilere toplamda yaklaşık dört yıllık manuel iş tasarrufu sağlayacağını belirtiyor.

9. Tedarik zinciri ve envanter yönetimini iyileştirme

Değer: Tedarik zincirlerinde takip edilmesi gereken çok fazla unsur vardır. Yapay zeka her şeyi izler ve süreçlerin aksamadan ilerlemesini sağlar; böylece hiçbir şey gözden kaçmaz.

Bir tedarik zincirini yönetmek; tedarikçi zaman çizelgelerini, stok seviyelerini, talep tahminlerini ve satın alma döngülerini sürekli takip etmek anlamına gelir. Görünürlükteki herhangi bir boşluk, geciken sevkiyatlara, gereğinden fazla stokla dolu depolara veya kaçırılan siparişlere yol açabilir. Otomasyon yapay zeka asistanları, tüm bunları gerçek zamanlı olarak izleyebilir. 

Bu dijital asistanlar ayrıca anormallikleri işaretleyebilir, tedarikçi performansını takip edebilir ve gözlemlerine dayanarak stratejik öneriler sunabilir.

Bu alanda yapay zeka asistanlarının etkili kullanımına bir örnek olarak, otonom tedarik için yapay zeka asistanlarını pilot olarak uygulayan bir kimya şirketi satın alma personelinin verimliliğinde yüzde 20–30 oranında artış gördü. Asistanlar, ihale hazırlığı ve tedarikçi ön yeterlilik değerlendirmesinden teklif analizine ve tedarikçi sorularının yönetimine kadar her şeyi üstlendi. Bu işler daha önce ciddi bir manuel koordinasyon gerektiriyor ve saatlerce değerli zaman alıyordu.

10. Kurum içi bilgi tabanlarında arama yapma

Değer: Yapay zeka, yıllar içinde biriken kurumsal bilgiyi tüm ekip için anında aranabilir hale getirir.

Kurumsal ekipler genellikle kimsenin bulup kullanmaya vakit ayıramayacağı kadar çok kurum içi bilgiye sahiptir. Uyumluluk belgeleri, süreç kılavuzları ve ürün verileri çoğu zaman klasör katmanlarının altında kaybolur veya ekipler arasında dağınık halde kalır. Bir bilgi tabanı oluşturursanız tüm çalışanlarınız yapay zekayı kullanarak bu tabanda sorgulama yapabilir; böylece kimseye e-posta göndermek veya yanıt beklemek zorunda kalmazlar.

Unilever, sürdürülebilirlik ekibi için böyle bir sistem kurdu. Bazıları 100’ün üzerinde soru içeren veri taleplerinden bıkan bir ekip üyesi, kolay erişim sağlamak amacıyla özenle seçilmiş şirket belgelerini Microsoft Copilot Studio’ya yükledi. 

McKinsey’nin yapay zeka temsilcisi Lilli, 40’tan fazla bilgi kaynağından 100.000’i aşkın kurum içi belgeyi bir araya getiriyor. Şirketin 7.000’den fazla çalışanının tamamı bu verilere erişebiliyor.

11. Müşterilere ürün ve hizmet önerme

Değer: Yapay zeka doğru ürünü doğru anda önerebilir; bu da dönüşümleri ve ortalama sipariş değerini artırır.

Yapay zeka, bir müşterinin aramalarını, satın alma geçmişini ve gezinme davranışlarını analiz ederek ürün önerebilir. Örneğin Walmart, bu yeteneği yapay zeka destekli bir alışveriş asistanıyla deniyor. Perakende zincirinin sanal asistanı Sparky ürün önerebiliyor, alışveriş yapanların uyumlu ürünleri bulmasına yardımcı olabiliyor ve hatta müşterinin buzdolabının fotoğrafına dayanarak tarifler sunabiliyor.

Müşterilerin yapay zeka ile alışveriş yapmasına yardımcı olanlar yalnızca büyük kuruluşlar değil. Büyük ya da küçük, online ya da fiziksel her mağaza, yapay zeka destekli ürün önerisi iş akışlarından faydalanabilir. 2026 itibarıyla dijital ticaret mağazalarının yüzde 58’i bir öneri sistemine sahip. 

12. Kestirimci bakım uygulama

Değer: Ekipman arızalarını gerçekleşmeden önce tahmin etmek için yapay zeka asistanlarını kullanın; böylece kesinti sürelerini azaltın ve maliyetli onarımların önüne geçin.

Şirketler, makinelerin veya araçların arızalanmasını beklemek yerine arızaları erkenden tahmin etmek için yapay zekadan yararlanıyor. Sensörler sıcaklık, titreşim ve performans verilerini toplayabilir; makine öğrenimi modelleri ise olası sorunlara işaret eden örüntüleri tespit eder.

Örneğin otomotiv sektöründe ZF Friedrichshafen AG, elektrikle çalışan güç aktarma organlarındaki sıcaklığı tahmin etmek için TempAI adlı otonom bir yapay zeka asistanı geliştirdi. S&P Global’e göre bu yenilik, sıcaklık tahminlerinin doğruluğunu yüzde 15’ten fazla artırdı.

Üreticiler ve filo operatörleri için bu tür içgörüler, daha az beklenmedik arıza ve onarımlar arasında daha uzun süre anlamına geliyor.

İlham mı aldınız? Jotform Yapay Zeka Asistanları ile yapay zekayı hemen işinize katın

Yapay zeka ile iş süreci otomasyonunu keşfetmek istiyorsanız Jotform Yapay Zeka Asistanları başlamak için harika bir seçenek. Bu asistanlar, sıradan formları bir yapay zeka asistanının sorular sorduğu ve yanıt verenlere süreç boyunca adım adım rehberlik ettiği konuşma tabanlı deneyimlere dönüştürür. 

Kullanıcılar statik bir form doldurmak yerine sohbet tarzı bir arayüzde yapay zeka asistanıyla etkileşime girerken iş akışı arka planda çalışır. Asistanın sürecinizi anlaması ve doğru soruları sorması için onu belgeler veya özel talimatlarla eğitebilirsiniz. 

İşin en güzel yanı ise hedef kitlenizin tercihlerine veya formun amacına bağlı olarak asistanı sesli botlar, sosyal platformlar ve hatta yapay zekayı kendi yönteminizle uygulamanıza olanak tanıyan özel bir yapay zeka asistanı uygulaması dahil olmak üzere çeşitli şekillerde kullanıma sunabilmenizdir.

Başlangıç için kullanabileceğiniz birkaç hazır yapay zeka asistanı:

• Müşteri Destek Yapay Zeka Asistanı: Müşterilerden tüm önemli bilgileri konuşma formatında toplar; böylece destek temsilcileri yanıt verirken bağlamın tamamına hâkim olur
• Müşteri Adayı Nitelendirme Yapay Zeka Asistanı: Gelen müşteri adaylarıyla etkileşime girer, takip soruları sorar ve potansiyel müşterileri daha düzenli bir şekilde puanlamanıza yardımcı olur
• Toplantı Raporu Yapay Zeka Asistanı: Yapılandırılmış takip soruları sorarak toplantı ayrıntılarını kaydeder ve yanıtları biçimlendirilmiş bir toplantı raporuna dönüştürür
• İşletme Kuruluş Kontrol Listesi Yapay Zeka Asistanı: Küçük işletme kurucularına sorular sorarak ve ilerlemelerini takip etmelerine yardımcı olarak temel kuruluş adımlarında (finansal planlama ve gerekli evrakların tamamlanması gibi) rehberlik eder
• Çalışan Bilgileri Yapay Zeka Asistanı: Doğru veri tabanları oluşturmak ve bunları güncel tutmak için çalışanlara rolleri, işin gereklilikleri ve daha fazlası hakkında sorular soran kurum içi bir İK asistanı olarak görev yapar 

Jotform’da kullanımınıza hazır 7.000’den fazla yapay zeka asistanı bulunuyor. Ücretsiz kaydolun ve yapay zeka asistanınızı dakikalar içinde oluşturun.