Küçük işletmenizin envanter yönetimi yapışkan notlara, etrafta üç farklı sürümü dolaşan bir elektronik tabloya ve kimsenin güncellemeyi hatırlamadığı ortak bir sürücüye dayandığında, stok tükenmeleri ve fazla stok kaçınılmaz hâle gelir. Yapılandırılmış bir sistem, birbirinden bağımsız araçlardan oluşan bir yığından her zaman daha iyidir ve böyle bir sistemi kurmak karmaşık ya da pahalı olmak zorunda değildir.
Microsoft 365’e entegre form oluşturucu olan Microsoft Forms, envanter sayımlarını ve stok düzeltmelerini kaydetmek için basit bir yönteme ihtiyaç duyan küçük ekipler için seçeneklerden biridir. Kapsamlı bir envanter sisteminin yerini tutmaz; ancak ekibiniz zaten Microsoft ekosisteminde çalışıyorsa ve sayımları toplamak için yalnızca temel bir forma ihtiyaç duyuyorsa makul bir başlangıç noktasıdır.
İşte Microsoft Forms ile envanter yönetimini nasıl kuracağınız ve ihtiyaçlarınız büyüdüğünde nasıl bir üst seviyeye geçeceğiniz.
Microsoft Forms ile envanter yönetimi nasıl yapılır? (Adım adım)
Microsoft Forms ile envanter yönetimi, stok her geldiğinde, çıktığında veya sayıldığında ekibinizin doldurduğu bir form oluşturmak anlamına gelir. Bu, diğer herhangi bir Microsoft formu oluştururken izlediğiniz temel iş akışıyla aynıdır; tek fark, envantere özel alanlar içermesidir.
Envanter takibi için Microsoft formu nasıl oluşturulur, adım adım inceleyelim:
- Microsoft 365 kimlik bilgilerinizle Microsoft Forms’ta oturum açın, ardından Yeni Form seçeneğine tıklayın.
- Adsız form seçeneğine tıklayın ve formunuza “Haftalık Stok Sayımı” veya “Envanter Düzeltme Kaydı” gibi bir ad verin. Ardından ekibinizin tam olarak neyi kaydetmesi gerektiğini bilmesi için kısa bir açıklama ekleyin.
- Envanter alanlarınızı ekleyin. Artı işaretine (+) tıklayın ve her alan için biçimi seçin (örneğin ürün adı, stok kodu (SKU) ve miktar için bir Metin alanı, sayımın yapıldığı tarih için ise bir Tarih alanı).
- Soruyu ve (gerekiyorsa) yanıt seçeneklerini yazın. Yeni soru ekle seçeneğine tıklayın ve ihtiyacınız olan tüm alanları ekleyene kadar devam edin.
- Depodaki bir telefon veya tablet de dâhil olmak üzere her cihazda formun kolayca okunmasını ve göz atılmasını sağlayacak bir düzen ve renk şeması seçmek için Stil seçeneğine tıklayın.
- Hazır olduğunuzda, formu ekibinizle paylaşmak için Yanıtları topla seçeneğine tıklayın. Formu e-posta veya bağlantı yoluyla paylaşabilir, hatta stok değiştiği anda güncellemelerin kaydedilebilmesi için rafların yakınına bir QR kod asabilirsiniz.
Hepsi bu kadar; ancak işin bir püf noktası var: Microsoft Forms envanter verilerini toplayabilir, ancak bu verileri yönetmek için tasarlanmamıştır. Her kaydın elle girilmesi gerekir. Microsoft Forms tek başına, satılan ürünleri otomatik olarak düşemez veya güncel toplamdan çıkaramaz; ayrıca bir stok kodunun (SKU) stoku azaldığında sizi uyaracak bir özelliği de yoktur.
Siparişler geldikçe stok seviyelerini otomatik olarak güncelleyen dinamik bir envanter sistemi istiyorsanız Microsoft Forms’u Microsoft Power Apps ve SharePoint ile birlikte kullanmanız gerekir. Bu da genellikle çoğu küçük ekibin zaman veya kaynak ayıramayacağı özel geliştirme çalışmaları anlamına gelir.
Basit sayımlar ve tek seferlik denetimler için dal mantığı ve tema özelleştirme gibi Microsoft Forms özellikleri işinizi görür. Ancak daha fazlası söz konusu olduğunda, kısa sürede bir darboğaza dönüşür.
Jotform ile envanter yönetimi nasıl yapılır?
Daha yetenekli, dinamik olarak güncellenebilen ve işletmenizle birlikte büyüyebilen bir sistem kurmak istiyorsanız Jotform, harika bir Microsoft Forms alternatifidir.
Jotform ile yarım düzine ayrı ürünü bir araya getirmeye uğraşmadan; özelleştirilebilir formlar, birbirine bağlı tablolar ve kodlama gerektirmeyen uygulama oluşturma araçları sayesinde envanter verilerini toplayabilir ve yönetebilirsiniz. Her şey aynı sistem içinde birlikte çalışır ve herhangi bir kodlama veya özel geliştirme gerektirmez.
İşe, ekibinizin tamamının Wi-Fi bağlantısı zayıf olsa bile doğrudan depodan, telefon veya tabletle stok düzeltmelerini kaydetmek için kullanabileceği mobil uyumlu akıllı bir formla başlayın. Jotform, kullanıma hazır envanter yönetimi formları dâhil olmak üzere 20.000’den fazla ücretsiz form şablonu ve düzeni, yazı tipini, stili ve renkleri özelleştirebileceğiniz sürükle-bırak bir form oluşturucu sunar.
Envanter formunuzdan gelen her yanıt doğrudan Jotform Tablolar‘a bağlanır. Böylece her kayıt, gönderildiği anda canlı ve merkezi bir tabloya aktarılır; manuel dışa aktarma veya kopyala-yapıştır yapmanıza gerek kalmaz. Ekibinizin tamamı stok seviyelerini gerçek zamanlı olarak ortak bir görünümden takip edebilir. Ayrıca bir ürünün stoku sınıra ulaştığında siparişleri otomatik olarak durdurmak için Jotform’un Envanter widget’ını ekleyebilirsiniz.
Jotform ile saniyeler içinde kodlama gerektirmeyen, eksiksiz bir envanter yönetimi uygulaması da oluşturabilirsiniz. Jotform Uygulamalar varsayılan olarak mobil uyumludur ve kullanıma hazır envanter uygulaması şablonları sayesinde başlamak çok daha hızlıdır. Perakende mağazalar, restoranlar ve daha fazlası için hazırlanmış şablonlar mevcuttur. İşte bunlardan birkaçı:
Jotform’un yerleşik otomasyon özellikleri; koşullu mantık, otomatik e-postalar, faturalar ve iş akışları gibi envanter yönetiminin tekrarlanan kısımlarını 150’den fazla entegrasyonla birlikte üstlenir. Ödeme alan ekipler için ise Jotform, 40’tan fazla ödeme ağ geçidiyle entegre çalışır.
Microsoft Forms’ta oluşturduğunuz formlar zaten var mı? Hiçbir şeyi elle yeniden oluşturmanıza gerek yok: Jotform’un taşıma aracı, mevcut formlarınızı (ve yanıt verilerini) Jotform hesabınıza aktarır. Böylece geçmişinizi kaybetmeden geçiş yapabilirsiniz.
Pro Tip
İki platformun birbirleriyle nasıl karşılaştırıldığına daha yakından bakmak için kapsamlı Jotform ve Microsoft Forms karşılaştırmasına göz atın.
Envanterinizi zahmetsizce yönetmeye başlayın
Microsoft Forms temel bir stok sayımı için yeterli olabilir; ancak ekip genelinde dinamik envanter yönetimi için tasarlanmamıştır. Otomatik güncelleme, düşük stok uyarıları veya bir formu ekibinizin tamamının kullanabileceği bağlantılı bir çalışma alanına dönüştürme imkânı sunmaz.
Migrate existing forms instantly
Online formlarınızı sıfırdan yeniden oluşturmanıza gerek yok. Bunun yerine, mevcut formları ve form yanıtı verilerini tek bir tıklamayla Jotform hesabınıza taşıyın, böylece tek bir adım bile atlamadan veri toplamaya kaldığınız yerden devam edin.
Your form can not be migrated.
Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.
Jotform ise daha iyi bir veri toplama deneyimi, yerleşik otomasyon ve daha kapsamlı bir envanter yönetimi iş akışıyla bu açığı kapatır. Üstelik hepsi tek bir uygulamada ve hiçbir kodlama gerektirmeden.
Farkı kendiniz görün. Jotform’u bugün ücretsiz deneyin.
Bu makale; envanter verilerini toplamak ve yönetmek için basit bir yol arayan küçük işletme sahipleri, operasyon ekipleri, envanter yöneticileri ve idari ekipler için hazırlanmıştır.
Yorum Gönder: