Çoğu diş kliniğinin bir pazarlama takvimi vardır. Ancak çok azının bir iletişim takvimi bulunur. Bu eksiklik; randevuya gelmeyen hastalara, kaçırılan kontrol randevularına ve kaybedilen değerlendirme toplama fırsatlarına yol açabilir.
Randevuya gelmeyen hasta genellikle diş sağlığını önemsemeyen biri değildir. Üç hafta önce tek bir hatırlatma alan ve ardından günlük hayatın koşturmacasına kapılan biridir. Randevu günü geldiğinde artık aklında değildir. Hasta ister unutsun ister gelmemeyi seçsin, sonuç aynıdır: boş bir koltuk ve kaybedilen gelir.
Çözüm daha fazla iletişim değil, doğru anda doğru iletişimdir. Daha da iyisi, otomatikleştirilmiş iletişimdir; böylece mesajlar personelin müsaitliğine bağlı kalmadan düzenli olarak gönderilir.
Randevudan önce
Randevu alındıktan hemen sonra gönderilen bir onay mesajı, randevudan birkaç gün önce gönderilen bir hatırlatma ve 24 saat önce yapılan son bir hatırlatma temel ihtiyaçları karşılar. Ancak çoğu klinik önemli bir ayrıntıyı gözden kaçırır: hastaların randevularını doğrudan bu hatırlatmadan onaylayabilmesi, yeniden planlayabilmesi veya iptal edebilmesi.
İptal etmek mesai saatleri içinde telefon açmayı gerektiriyorsa bazı hastalar randevuya hiç gelmeyebilir. Harekete geçmelerini kolaylaştırırsanız randevu programınızı doğru ve güncel tutma olasılığınız artar.
Randevudan hemen sonra
Randevu sonrası iletişim, çoğu kliniğin kaçırdığı büyük bir fırsattır. Rutin diş temizliğinin ötesindeki işlemler için kısa bir tedavi sonrası takip mesajı, hastalara yalnızca faturalarıyla değil, iyileşme süreçleriyle de ilgilendiğinizi gösterir.
Değerlendirme talepleri de değerli bir temas noktasıdır. Deneyim henüz tazeyken gönderilen talepler, randevunun ayrıntılarının hafızada silikleştiği birkaç gün sonra gönderilenlere göre genellikle daha iyi sonuç verir.
E-posta, bu sürecin otomatikleştirilmesi en kolay parçasıdır; ancak gerçekten işe yaraması için doğru şekilde kurgulanması gerekir. Sıradan bir randevu hatırlatma e-postası kolayca göz ardı edilebilir. Daha iyi sonuç veren yöntem, randevu tarihine bağlı otomatik bir e-posta dizisidir: anında gönderilen bir onay e-postası, birkaç gün önce tarih, saat ve hekim bilgilerinin açıkça yer aldığı bir hatırlatma ve bir gün önce randevuyu onaylama veya yeniden planlama seçeneği sunan son bir e-posta.
Bu e-posta dizisi bir kez kurulduğunda, personelden kimsenin hangi hastanın hatırlatma aldığını takip etmesine gerek kalmadan her hasta için otomatik olarak çalışabilir.
Randevular arasında
Kontrol randevusu hatırlatma mesajları, randevuları bir angarya gibi sunmak yerine tedavinin değerine odaklandığında en etkili sonucu verir. Hastalara yalnızca diş temizliği zamanlarının geldiğini söylemek yerine, koruyucu bakımın düzenli olarak sürdürülmesinin neden önemli olduğunu açıklayın.
Sigorta teminatlarının son kullanım tarihlerine bağlı kontrol randevusu hatırlatmaları, özellikle pek çok teminatın yenilendiği yılın son çeyreğinde, genellikle sıradan hatırlatmalardan daha iyi sonuç verir.
Tüm önlemlere rağmen iptaller yaşandığında
Randevuya gelmeyen hastalar yine de olacaktır. Bu, bir diş kliniği işletmenin doğal bir parçasıdır. Önemli olan, buna nasıl karşılık verdiğinizdir.
Aynı gün için oluşturulan bir bekleme listesi, beklenmedik şekilde boşalan randevuları doldurmanıza yardımcı olabilir. Esnek bir programa sahip olduğunu belirten hastalar boşalan randevu saatini almaya istekli olabilir ve böylece aksi takdirde kaybedilecek geliri geri kazanmanıza yardımcı olur.
Randevuya gelmeyen veya son dakikada iptal eden hastalara, onları suçlamak yerine yeni bir randevu almalarına yardımcı olmaya odaklanan kısa bir takip mesajı gönderin.
Bunların hiçbiri daha büyük bir resepsiyon ekibi gerektirmez. Gereken tek şey, doğru mesajı doğru zamanda otomatik olarak gönderen formlar ve iş akışlarıdır.
Jotform, tüm bunları oluşturmayı kolaylaştırır: randevu alma ve tedavi sonrası takip için HIPAA uyumlu formlar, hatırlatmalar ve kontrol randevusu kampanyaları için otomatik iş akışları ve randevu alındığı anda tetiklenen değerlendirme talebi iş akışları.
Randevu programı en dolu olan klinikler, programlarını doldurmak için en çok çabalayanlar değildir. Hastaları sürekli olarak bilgilendiren ve onlarla etkileşimi canlı tutan sistemlere sahip olanlardır.
Hasta iletişimini iyileştirmeye ve randevuya gelmeyen hasta sayısını azaltmaya hazır mısınız? Diş klinikleri için Jotform’u keşfedin.
Yorum Gönder: