İşe alım ve işe yerleştirme süreçlerinden yeni çalışan oryantasyonuna ve eğitime, bordro ve yan haklar yönetimine kadar, insan kaynakları departmanı her organizasyonda hayati bir rol oynar. İşverenleri ve çalışanları destekleyerek, işlerini etkili bir şekilde yapmak için ihtiyaç duydukları sistemlere, süreçlere, kaynaklara ve politikalara erişimlerini sağlar.
Ancak, insan kaynakları görevlerinin çoğu manuel olarak yürütüldüğünde zaman alıcı olabilir; bu da iş yükü birikimine, hatalara ve çalışan memnuniyetsizliğine neden olabilir. Çözüm mü? Etkili bir insan kaynakları yönetim sistemi (HRMS). İşte bir insan kaynakları yönetim sistemi’ne neden ihtiyacınız olduğu ve bir çözüm seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiği.
HRMS Nedir?
İnsan kaynakları yönetim sistemi (HRMS), birçok insan kaynakları görevini otomatikleştirmek ve basitleştirmek için tasarlanmış bir teknolojidir. Bu teknoloji genellikle insan kaynakları yönetimi‘nin birçok alanını kapsar:
- İşe alım ve işe yerleştirme. Bir HRMS, işe alım, aday seçimi ve işe yerleştirme için iş akışları içerebilir. Bazı sistemler ayrıca işletmelerin ihtiyaçlarına göre özelleştirebilecekleri form şablonları ile birlikte gelir; örneğin yeni çalışan formları, tıbbi geçmiş formları ve acil durum iletişim bilgileri formları.
- Çalışan oryantasyonu. Yeni çalışanların genellikle oryantasyon ve eğitim döneminden geçmeleri gerekir. Bir HRMS, yeni işe alınan çalışanların işlerine başlamak için gerekli bilgiye sahip olduklarından emin olmak için oryantasyon sürecinin tamamlanmasını takip edebilir.
- Eğitim ve mesleki gelişim. Bazı HRMS’ler, kursları ve sürekli eğitimi kolaylaştıran öğrenme yönetimi veya eğitim modüllerine sahiptir. Diğerleri ise yalnızca çalışanların tamamladığı eğitimleri takip eder.
- Performans yönetimi. Birçok HRMS, çalışan performans değerlendirmelerini, öz değerlendirmeleri, yönetim değerlendirmelerini ve çalışan memnuniyet puanlarını kolaylaştırır.
- Bordro. Bir HRMS, bordro görevlerini, ödemeleri, bordro vergilerini ve çok daha fazlasını otomatikleştirebilir. HRMS’ler genellikle çalışan self-servis seçeneklerini de içerir; örneğin maaş bordrosunu görüntüleme ve indirme, adres veya banka hesabı gibi kişisel bilgileri güncelleme gibi.
- Yan haklar yönetimi. Sağlık sigortasından işçi tazminatına, emeklilik planlarına kadar, işletmelerin yan haklarla ilgili çok sayıda evrak işini tamamlaması gerekir. Etkili bir HRMS, bordro kesintileri ve çok daha fazlası gibi görevleri basitleştirmeye ve otomatikleştirmeye yardımcı olabilir.
- Zaman takibi. Çoğu HRMS, çalışan zaman takibini kolayca otomatikleştirebilir; bu genellikle İK departmanlarının manuel olarak tamamlaması için zaman alıcı bir görevdir. Çalışanlar HRMS yazılımını kullanarak izin talep edebilir, devam durumlarını güncelleyebilir ve giriş-çıkış yapabilir.
Farklı HRMS Türleri
HRMS araştırmanız sırasında HRIS ve HCM sistemleri gibi başka terimlerle de karşılaşabilirsiniz. Bunlar, insan kaynakları yönetim sistemleri kategorisi altına giren farklı teknoloji türleridir. Bazı organizasyonların birden fazla sistem türüne ihtiyacı olabilirken, diğerleri sadece birine ihtiyaç duyabilir.
Bir insan kaynakları bilgi sistemi (HRIS) genellikle İK’nın nicel tarafına odaklanır. Bu sistemler, bordro, zaman takibi, çalışan sosyal güvenlik numaraları ve iletişim bilgileri, ücretlendirme gibi sayısal verilerle ilgili faaliyetleri yönetir. Bazıları ayrıca yan haklar yönetimi ve iş akışlarını da ele alır.
Bir insan sermayesi yönetimi (HCM) sistemi, çalışan performansını ve gelişimini yönetir. Bu, yetenek yönetimi, performans değerlendirmeleri, oryantasyon, eğitim ve mesleki gelişimi içerir. HRMS, HRIS ve HCM terimlerinin sıklıkla birbirine karıştırıldığını unutmayın, bu nedenle bu etiketlerin kesin kuralları yoktur.
HRMS’nin Faydaları Nelerdir?
Artık HRMS’nin ne olduğunu bildiğinize göre, bir sonraki sorunuz “Neden kullanmalıyım?” olabilir. Pazarlamadan satışa, operasyonlara kadar diğer tüm iş alanlarında olduğu gibi, bir teknoloji çözümü zaman ve maliyet tasarrufu sağlama ve üretkenliği artırma gibi faydalar sunabilir.
Örneğin, satış ve pazarlamada önemli bir teknoloji çözümü müşteri ilişkileri yönetim sistemidir (CRM). Bu teknoloji ile satış ve pazarlama ekipleri, potansiyel müşteriler ve müşterilerle her etkileşimi takip edebilir, büyük miktarda veriyi analiz edebilir ve satış ve pazarlama taktiklerinin etkinliği hakkında daha fazla bilgi edinebilir.
Bir HRMS benzer avantajlar sunar — ancak özellikle insan kaynakları için:
- Daha hızlı iş akışları. Manuel süreçler çok fazla bekleme gerektirir. Örneğin, bir çalışan izin talep etmek istediğinde, bir e-posta göndermesi veya yöneticisiyle yüz yüze konuşması ve ardından bir karar için beklemesi gerekir.
Bir HRMS’deki otomatik iş akışı ile çalışan bir izin talebi gönderebilir ve bu talep koşullu mantığa dayalı olarak otomatik olarak onaylanabilir veya reddedilebilir. Talep yönetici onayı gerektiriyorsa, sistem yönetici yanıt verene kadar periyodik olarak takip edebilir.
- BT’nin daha iyi kullanımı. Bazı organizasyonlarda İK, bordro yazılımı, zaman takibi yazılımı ve hatta izin yönetimi için üçüncü bir platform gibi birden fazla fonksiyon odaklı yazılım sistemi kullanır. Bir HRMS tüm bu işlevleri birleştirerek, BT’yi entegrasyonlarda sorun gidermekten veya birden fazla çözümü desteklemekten kurtarır.
- Güçlendirilmiş çalışanlar. Etkili bir insan kaynakları yönetim sistemi çalışanların hayatını kolaylaştırır. Birçok HRMS, çalışanlara belgelere, politikalara ve diğer gerekli detaylara daha fazla kontrol ve erişim sağlayan self-servis özellikler sunar. Bu seçenekler aynı zamanda İK ekibine zaman kazandırır, çünkü temel bilgiler için çalışanların taleplerine yanıt vermek için o kadar çok zaman harcamaları gerekmez.
- Daha derin içgörüler. Kapsamlı bir HRMS olmadan, bir organizasyon işten ayrılma, elde tutma, yıpranma ve memnuniyet gibi çalışanlarla ilgili analizlere erişime sahip olmayabilir. İnsan kaynakları yönetim sistemleri ayrıca çalışan performansı ve üretkenlik istatistikleri hakkında da ışık tutabilir.
Harika Bir HRMS Hangi İşlevleri Yerine Getirmelidir?
HRMS’ler, işe alım, oryantasyon, bordro, eğitim ve yan haklar yönetimi gibi farklı İK faaliyetleri için geniş bir işlevsellik yelpazesi sunar. Bu daha geniş kategoriler içinde, değerlendirdiğiniz belirli insan kaynakları yönetim sistemi’nin işlevselliğine ve organizasyonunuza fayda sağlayıp sağlayamayacağına daha yakından bakın.
Araştırmanıza başlamadan önce bir ihtiyaç değerlendirmesi yapın, böylece hangi HRMS işlevselliğinin olmazsa olmaz olduğunu, hangisinin olması güzel olacağını ve neye ihtiyacınız olmadığını dikkatlice belirleyebilirsiniz.
Bordro
Bu, neredeyse tüm HRMS’lerin sunduğu birincil bir işlevdir. Çözümün kaç ödeme döngüsü sağladığını ve bir sınır olup olmadığını kontrol edin. Ayrıca çözümün her ödeme döngüsü ile yerel, eyalet ve federal vergileri otomatik olarak dosyalayıp dosyalamadığına bakın. Birçok çalışan doğrudan havale seçenekleri ister, bu nedenle bunun da bir olasılık olup olmadığını belirleyin.
Çalışanların maaş bordrolarını görüntülemesine ve indirmesine ve kesintilerde değişiklik yapmasına olanak tanıyan self-servis işlevselliği faydalıdır. Birçok bordro HRMS’i ayrıca zaman takibi ve devam entegrasyonlarına sahiptir, bu da işverenlerin çalışanlarına yaptıkları iş için doğru şekilde ödeme yapmalarını sağlar.
Performans Yönetimi
İş gücünüzü yönetmek ve geliştirmek, performanslarını ve üretkenliklerini iyileştirmek İK’nın temel odak noktasıdır. Çalışanlar ve yöneticiler için performans değerlendirmelerini kolaylaştırabilen ve zaman içinde performans derecelendirmelerini takip edebilen bir HRMS tercih edin.
Bir insan sermayesi yönetimi yaklaşımı benimsiyorsanız, çalışanların işletmeye daha fazla değer katmak için mesleki gelişim hedefleri belirleyip takip edebilmesi için hedef yönetimi işlevselliğine sahip bir araç seçin.
Disiplin cezalarını çalışan performans dosyalarına kaydetmek de önemlidir, böylece tüm ilgili çalışan bilgileri merkezileştirilmiş olur. Bu özellik seti ayrıca olağanüstü performans veya devam için ikramiye gibi ödülleri takip etmeyi de içerebilir.
Aday Yönetimi
Birçok işletmede işe alım, karmaşık organizasyon ve iş akışları gerektiren zaman alıcı bir görevdir. Başvuruları ve özgeçmişleri takip etmeyi kolaylaştıran ve görüşmeleri planlamanıza ve tekliflerle takip yapmanıza olanak tanıyan bir HRMS seçin.
Bazı organizasyonların güçlü dahili işe alım programları vardır. Etkili bir HRMS, dahili adaylar veya aday öneren kişiler için de çalışabilir.
Öğrenme Yönetimi
Organizasyonların çalışanlarını bağlı ve sadık tutmasının etkili bir yolu, onların mesleki gelişimine ve sürekli eğitimine yatırım yapmaktır. Öğrenme yönetimi yeteneğine sahip bir HRMS, oryantasyon sürecini ve çalışan eğitimini iyileştirebilir.
Öğrenme yönetimi işlevselliği, kurs geliştirme, kurs yönetimi, test ve sertifikasyonları içerebilir. Ayrıca organizasyon genelinde çalışan öğrenimini takip etmenize olanak tanır.
Yan Haklar Yönetimi
Birçok HRMS’nin grup sağlık sigortası için taşıyıcı ortakları vardır, bu da küçük ve orta ölçekli işletmeler için idealdir. HRMS’ler ayrıca 401(k) planlarını kurma ve yönetme sürecini basitleştirebilir. Uygunluk mantığını yapılandırmanıza olanak tanıyan çözümler, uygun çalışanlar için yan hakları doğru şekilde yönetmeyi kolaylaştırır.
Uyumluluk
İnsan kaynakları ayrıca organizasyonun tüm iş gücü ve güvenlik uyumluluğunu ve yasal düzenlemeleri karşıladığından emin olmalıdır. Bir HRMS, işletmenizin tüm kurallara uyduğundan emin olmak için sektör düzenlemeleri ve iş yasaları için belirli uyumluluk gerekliliklerini otomatikleştirebilir.
İşletmenizin birden fazla konumda çalışanı varsa, sistem tüm bu konumlarda uyumluluğu desteklemelidir.
Bir HRMS’de Hangi Özellikleri Aramalısınız?
Özellikler, işlevsel görevleri tamamlamanıza yardımcı olan gerçek araçlardır. Bir HRMS seçerken, esneklik, güvenlik ve kullanım kolaylığı sunan özellikleri tercih edin.
Sezgisel Kullanıcı Arayüzü
En kapsamlı HRMS, kullanımı kolay değilse etkili olmayacaktır. Kullanıcı arayüzü sezgisel mi, yoksa düzgün kullanmak için önemli miktarda eğitim mi gerektiriyor? Çalışanlar sistemi hızlı bir şekilde nasıl kullanacaklarını çözemezlerse, benimseme zor olacaktır. İşletmeniz birden fazla ülkede faaliyet gösteriyorsa, farklı dillerde kullanıcı arayüzleri sunan bir HRMS arayın.
Güvenlik
HRMS’ler, sosyal güvenlik numaraları, tıbbi geçmişler ve performans değerlendirmeleri gibi çalışanlara ait gizli bilgilerle doludur. Sonuç olarak, veri şifreleme, çok faktörlü kimlik doğrulama ve sık parola sıfırlama politikaları gibi güvenlik özellikleri, bu bilgileri güvende tutmak için çok önemlidir.
İlgilendiğiniz çözümün işletmenizin ve sektörünüzün güvenlik standartlarını karşıladığından emin olmak için güvenlik ve BT ekibinizden çözümü incelemesini isteyin.
Rol Tabanlı Erişim
Tüm çalışanların bir HRMS’deki her özelliğe erişime ihtiyacı yoktur. Bunun yerine, belirli, rol tabanlı kurallara dayalı olarak bölümlenmiş erişim sağlayın. Bu şekilde, çalışanlar pozisyon, departman, kıdem ve diğer faktörlere göre görevleri yerine getirebilir.
Bazı HRMS’ler ayrıca, yönetici performans değerlendirmelerini yönetici ve ekip değerlendirmelerinden ayırmak ve bunları yalnızca belirli İK seviyelerine erişilebilir hale getirmek gibi birden fazla kurala dayalı olarak daha fazla bölümlendirme yapmanıza olanak tanır.
Raporlama ve Analitik
Şirketinizin büyümesi için, hangi şirket hedeflerine ulaştığınızı ve nerede yetersiz kaldığınızı anlamanız gerekir. Bir HRMS, işletmelerin temel performans göstergelerini takip etmesine ve belirli hedeflere yönelik ilerlemeyi ölçmesine yardımcı olan güçlü raporlama özelliklerine ihtiyaç duyar. Kayıtları ve belgeleri tek bir depoda merkezileştirmek, güçlü raporlama ve analitik için önemlidir.
Entegrasyonlar
Organizasyonlar genellikle muhasebe ve defter tutma yazılımı, planlama yazılımı, anlık mesajlaşma uygulamaları, proje yönetim yazılımı ve diğer birçok araç gibi çeşitli teknolojiler kullanır. Bu çözümlerden hangilerinin HRMS’niz ile entegre olması gerektiğini düşünün.
Örneğin, çoğu işletmenin bordro yazılımını muhasebe yazılımıyla entegre etmesi gerekir. Organizasyonunuz için bu durum geçerliyse, HRMS’niz için kullanılabilir bir entegrasyon olduğundan emin olun.
Diğer durumlarda, bir HRMS’nin mevcut yazılım çözümlerinizin tamamen yerini alabileceğini görebilirsiniz. Örneğin, birçok HRMS’nin ayrı bir mesajlaşma sistemi kullanmaktan daha uygun maliyetli olabilecek mesajlaşma eklentileri vardır.
İşletmeniz İçin Doğru HRMS’yi Bulmak
Doğru çözümü bulmak için, insan kaynakları yönetim ekibinizle görüşerek ve özel ihtiyaçlarınızı belirleyerek başlayın. Ekibinizin zamanının çoğunu alan sıkıcı manuel görevlere ve sık sık tamamladığınız görevlere özellikle dikkat edin. Bu sorun noktalarını belirlemek, ihtiyacınız olan işlevselliği tespit etmek için iyi bir başlangıçtır.
Ayrıca, organizasyonunuzun uzun vadeli hedeflerini ve İK’nın bunları desteklemedeki rolünü göz önünde bulundurun. Örneğin, beş yıllık plan çalışan sayısını ikiye katlamayı içeriyorsa, işe alım ve oryantasyon özelliklerinde uzmanlaşmış bir HRMS isteyebilirsiniz. İş hedefi karlılığı artırmaksa, o zaman belki de işgücü maliyetleri ve işe alım başına maliyet için ayrıntılı analitik sağlayan bir HRMS en iyi seçim olabilir.
Birçok HRMS farklı çözüm katmanlarına sahiptir, böylece işlevler ve özelliklerin tam olarak doğru kombinasyonunu sunan birini seçebilirsiniz.
Yorum Gönder: