Sınırlı kontenjanlı kayıt formu nasıl oluşturulur

Sınırlı kontenjanlı kayıt formu, kabul edebileceği sabit sayıda yanıta sahip bir kayıt belgesidir. Form, tam kapasiteye ulaştığında, son tarihe ulaştığında veya her ikisi gerçekleştiğinde kapanır. Bu formlar, atölye çalışmaları, randevular, gönüllü vardiyaları, sınıflar veya alanın sınırlı olduğu diğer etkinlikler için kayıtları yönetmeye yardımcı olur. Uygun kontenjan sınırlamaları olmadan, aşırı rezervasyon yapma, katılımcıları hayal kırıklığına uğratma ve idari sorunlarla karşılaşma riski vardır.

Bu kılavuzda, sınırlı müsaitliğe sahip bir rezervasyon formu oluşturmak için iki yaklaşım öğreneceksiniz:

• Zaman ve yanıt sınırları (Form Durumu) toplam kapasite ve son tarihler için
• Envanter Widget’ı gerçek zamanlı olarak güncellenen öğe bazında veya kontenjan bazında müsaitlik için

Jotform, kullanıma hazır kayıt formu şablonları, basit kodlama gerektirmeyen bir form oluşturucu ve kurulumu için sıfır teknik bilgi gerektiren yerleşik sınırlama araçlarıyla bu süreci kolaylaştırır. Kod yazmadan veya bir geliştirici kiralamadan dakikalar içinde profesyonel, kapasite tabanlı bir kayıt formu oluşturabilirsiniz.

Önce bir kayıt formu oluşturun

Her iki sınırlama yöntemi de aynı şekilde başlar: Önce temel kayıt formunuzu oluşturacak, ardından ihtiyaçlarınıza uygun sınırlama mekanizmasını uygulayacaksınız. Kapasite tabanlı bir kayıt formu veya ilk gelen ilk alır kayıt formu üzerinde çalışıyor olsanız da süreç aynıdır. Bu basit iki adımlı yaklaşım, form oluşturmayı basit ve esnek tutar.

Jotform’un kayıt formu şablon kütüphanesi, etkinlikler, sınıflar, randevular, gönüllü koordinasyonu ve daha fazlası için tasarlanmış düzinelerce önceden hazırlanmış seçenek içerir. Bir şablonla başlayıp dakikalar içinde özelleştirebilir veya rahatlık seviyenize ve zaman çizelgenize bağlı olarak, her öğe üzerinde tam kontrol tercih ediyorsanız boş bir formdan başlayabilirsiniz.

Bir kayıt şablonu seçin (en hızlı seçenek) veya sıfırdan başlayın

Bir kayıt şablonu kullanmak:

1. Kayıt formu kategori sayfasını açın.
2. Şablonlara göz atın ve etkinlik kaydı, sınıf kaydı, randevu rezervasyonu veya gönüllü vardiyaları gibi koşullarınıza uygun bir şablon seçin. Hesabınıza eklemek için Şablonu Kullan‘a tıklayın.
3. Sürükle-bırak düzenleyicimizi kullanarak Form Oluşturucu’da markalaşma, alanlar ve mesajları kolayca özelleştirin.

Zaman aralığı rezervasyon şablonu gibi şablonlarımız, ad, e-posta, telefon (isteğe bağlı) ve oturum veya zaman aralığı seçim alanları gibi ilgili kayıt alanlarıyla önceden yüklenmiş olarak gelir.

Belirli kayıt senaryonuza uyacak şekilde alanları yeniden düzenlemek, eklemek veya kaldırmak basittir.

Sürükle-bırak arayüzü, ilk kez form oluşturanlar için bile özelleştirmeyi sezgisel hale getirir. Etiketini, ayarlarını veya doğrulama kurallarını düzenlemek için herhangi bir alana tıklamanız yeterlidir. Hatta logonuzu veya marka renklerinizi ekleyebilirsiniz; stil düzenleyici, tek satır kod yazmadan size kontrol sağlar.

Sıfırdan başlamak:

1. Jotform hesabınızda yeni bir boş form oluşturun.
2. Ad, e-posta, telefon (gerekirse) ve kayıt seçim alanınız (oturum, tarih, zaman aralığı, rol veya hizmet) gibi ihtiyacınız olan alanları ekleyin.
3. Markalaşmanızı uygulayın veya formunuzu istediğiniz gibi stilize edin.

İster şablon kullanın ister sıfırdan oluşturun, aynı kontenjan sınırlama adımları geçerlidir. Her iki durumda da bir kayıt formu oluşturacaksınız; şablonlar size başlangıç kurulum süresinden tasarruf edebilecek bir başlangıç noktası verirken, boş formlar size tam kontrol sağlar.

u003cstrongu003eJotform Yapay Zeka ile daha hızlı oluşturunu003c/strongu003eu003cspanu003eNeye ihtiyacınız olduğunu açıklayın ve Jotform Yapay Zeka’nın sizin için anında oluşturmasını sağlayın.u003c/spanu003e

Hemen Başla

Temel öğeler kontrol listesi

Sınırlı kontenjanlı her kayıt formu şunları içermelidir:

• İletişim alanları: Ad, e-posta, telefon (isteğe bağlı, ancak takip için önerilir). E-posta özellikle kritiktir çünkü onay mesajları, güncellemeler ve hatırlatıcıları otomatik olarak göndermenize olanak tanır. Telefon numaraları, e-postalar geri dönerse veya son dakika program değişikliği hakkında birine acilen ulaşmanız gerekirse yedek bir iletişim yöntemi sağlar.
• Kayıt seçimi: Oturum, tarih, saat, rol veya hizmet alanı (kullanım durumunuza bağlı olarak). Kayıt olanların tercihlerini belirttiği yer burasıdır.
• Onay: Bu, yanıtlayanın formu gönderdikten sonra gördüğü bir teşekkür mesajıdır; kayıtlarını onaylamak için isteğe bağlı bir otomatik yanıtlayıcı e-posta göndermeyi de seçebilirsiniz. Teşekkür mesajı kayıtlarını onaylamalı ve sonraki adımları sağlamalıdır; otomatik yanıtlayıcı e-posta ise katılımcılara kaydedebilecekleri veya yazdırabilecekleri yazılı bir onay verir.

Bu temel öğeler gerekli bilgileri yakalar, kayıt olanların tercih ettikleri seçenekleri seçmelerine olanak tanır ve kayıt olduktan hemen sonra anında onay sağlar. İnsanlar anında onay aldıklarında, birden fazla form göndermek veya onaylamak için sizinle iletişime geçmek için daha az eğilimli olurlar.

Ardından, kayıt formunuza sınır eklemenin iki yöntemine geçeceğiz.

Yöntem 1: Zaman ve yanıt sınırlarıyla kayıtları sınırlayın

Bu yöntem, formunuzun tamamı için toplam kayıtları sınırlandırırken veya bir son tarih uygularken en iyi şekilde çalışır. Form Durumu özelliği, belirli bir tarih ve saatte, belirtilen bir yanıt sınırına ulaştığında veya hangisi önce gelirse formunuzu otomatik olarak devre dışı bırakır. Örneğin, kayıtları 25 koltukla sınırlayabilir, kaydı Cuma günü saat 17:00’de kapatabilir veya zaman çizelgenizde yeni kayıtları da kesen bir kapasite sınırına sahip bir kayıt formu oluşturmak için her iki koşulu birleştirebilirsiniz.

Zaman ve yanıt sınırları belirleyerek, kayıtları manuel olarak izleme ihtiyacı duymadan aşırı rezervasyonu önleyebilir, kaydı kapatmayı unutma riskini ortadan kaldırabilir ve geç kalanları sonraki adımlara veya bir bekleme listesine yönlendiren temiz bir “kayıt kapandı” deneyimi oluşturabilirsiniz. Otomasyon, kaç kişinin kayıt olduğunu görmek için gelen kutunuzu veya kontrol panelinizi sürekli kontrol etme zahmetinden sizi kurtarır. Jotform’un yardım belgelerinde form yanıtlarına durum atama hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

7 adımda yanıt sınırı (sınırlı kontenjan) nasıl belirlenir

Toplam kapasiteye dayalı sınırlı kontenjanlı bir kayıt formu oluşturmak için şu basit adımları izleyin:

1. Formunuzu Form Oluşturucu‘da açın.
2. Üst gezinmede Ayarlar‘a gidin.
3. Form Durumu bölümünü açın.
4. Yanıt Sınırında Devre Dışı Bırak‘ı seçin.
5. Maksimum yanıt sayısını girin (toplam mevcut kontenjanınız).
6. Kayıtlar sınıra ulaştığında görünen açık bir kapalı mesajı ekleyin, örneğin “Kayıt şimdi kapatıldı. Bu etkinlik için kapasiteye ulaştık. Bir yer açılırsa bildirim almak için [URL] adresindeki bekleme listemize katılın.”
7. Değişikliklerinizi uygulamak için kaydedin ve formunuzu görüntüleyerek davranışı test edin. Yayına yakınsanız ve kullanıcı deneyimini doğrulamak istiyorsanız bir test girişi gönderebilirsiniz.

3 adımda zaman kesme (sınırlı zaman penceresi) nasıl eklenir

Kaç açık kontenjan kalırsa kalsın, kaydı belirli bir tarih ve saate kadar kapatmanız gerekiyorsa, kesme süresi olan ilk gelen ilk alır kayıt formunuzu kurmak için şu adımları izleyin:

1. Form Durumu ayarlarında Belirli Tarihte Devre Dışı Bırak‘ı seçin.
2. Kesme tarihinizi ve saatinizi ayarlayın. Kayıt olanlar birden fazla bölgedeyse saat diliminizi eklemeyi unutmayın.
3. “Bu etkinlik için kayıt kapandı. Yaklaşan fırsatları görmek için etkinlikler sayfamızı ziyaret edin.” gibi bir kapalı mesajı ekleyin.

Yöntem 2: Envanter Widget’ı ile kayıtları sınırlayın

Genel bir üst sınır yerine kontenjan bazında veya seçenek düzeyinde sınırlara (farklı oturumlar, zaman aralıkları veya öğeler için) ihtiyaç duyduğunuzda bu yöntemi kullanın. Envanter Widget’ı, her seçenek için kalan miktarı izler ve sıfıra ulaştığında kullanıcının herhangi bir seçeneği seçmesini otomatik olarak engeller. Bu, kullanıcılara gerçek zamanlı müsaitlik sağlar, çift rezervasyonu önler ve potansiyel kayıt olanlara hangi kontenjanların hala açık olduğu hakkında doğru ve zamanında bilgi verir. Hangi oturumların yer olduğunu ve hangilerinin dolu olduğunu kolayca belirleyebildiklerinde, müsaitlik hakkında sormak için sizinle iletişime geçmeye gerek kalmadan bilinçli kararlar verebilirler.

Örnekler:

• Pazartesi saat 10:00 oturumu (sekiz yer kaldı)
• Salı saat 14:00 oturumu (üç yer kaldı)
• Çarşamba saat 16:00 oturumu (tamamen dolu)

Birisi bir seçenek seçip formu her gönderdiğinde, sistem o seçeneğin mevcut miktarını otomatik olarak bir azaltır. Müsaitlik sıfıra ulaştığında, diğer kontenjanlar açık kalırken o belirli seçenek kullanılamaz hale gelir.

Bireysel seçenek düzeyinde sınırlı kontenjanlı bir kayıt formu bu şekilde oluşturulur. Envanter Widget’ı, etkinlik kayıt formunuzun yanıtları otomatik olarak sınırlamasına olanak tanır. Müdahaleniz olmadan, envanter her form yanıtıyla anında ayarlanır.

5 adımda formunuza Envanter Widget’ı nasıl eklenir

Seçenek düzeyinde izleme kurmak, Envanter Widget’ını aşağıdaki gibi ekleyip yapılandırmak kadar basittir:

1. Form Oluşturucu‘da, sol kenar çubuğunda Eleman Ekle‘ye tıklayın.
2. Widget’lar sekmesini açın, “Inventory” araması yapın ve formunuza eklemek için tıklayın.
3. Açıklama (kayıt olanların gördüğü, “Salı Atölye Oturumu” gibi), Mevcut Miktar (başlangıç kontenjan sayısı) ve Miktar Giriş Türü (kayıtlar için genellikle “Manuel”) dahil olmak üzere Genel ayarları yapılandırın.
4. Sayaç Etiketi (kalan yerler), geri sayımı göstermemeyi tercih ediyorsanız Miktarı Gizle ve bir kontenjan dolduğunda görüntülenen Hata Mesajı gibi ek ayarları düzenleyebilirsiniz.
5. Widget ayarlarınızı kaydetmek ve uygulamak için Güncelle‘ye tıklayın ve davranışını test etmek için formun önizlemesini görüntüleyin.

Kontenjan başına bir Envanter Widget’ı eklemeyi unutmayın (birden fazla seçeneğe ihtiyacınız varsa)

Her Envanter Widget’ının tek bir öğeyi izlediğini, bu nedenle sunduğunuz her farklı kontenjan veya seçenek için bir widget’a ihtiyacınız olduğunu belirtmek önemlidir.

Örnek:

• Pazartesi Sabah Oturumu (10:00) — Mevcut Miktar: 12
• Pazartesi Öğleden Sonra Oturumu (14:00) — Mevcut Miktar: 12
• Salı Sabah Oturumu (10:00) — Mevcut Miktar: 12

Kayıt olanlar yalnızca bir zaman aralığı seçmeli ise, bunu form talimatlarınızda açıkça belirtin veya tek seçimi belirgin hale getirmek için formunuzu yapılandırın. “Lütfen aşağıdan tercih ettiğiniz oturumu seçin. Yalnızca bir oturuma kayıt olabilirsiniz.” gibi yardımcı metin eklemek faydalı olabilir.

Bu önemlidir çünkü temel, statik açılır menü veya radyo düğmesi seçim alanları müsaitliği otomatik olarak azaltmaz. Envanter Widget’ı dinamiktir: Her yanıtla birlikte geri sayar ve aşırı rezervasyonu önler.

Dakikalar içinde sınırlı kontenjanlı kayıt formunuzu oluşturun

Bu yararlı kılavuzla, profesyonel sınırlı kapasiteli bir kayıt formu oluşturabilirsiniz. Jotform’un kütüphanesinden bir şablonla başlayın veya sıfırdan bir form oluşturun, ardından özel senaryonuz için en iyi çalışan sınırlama yöntemini seçin. Bir şablon seçmekten kontenjan sınırlarını etkinleştirmeye kadar tüm süreç, hangi yaklaşımın ihtiyaçlarınıza uyduğunu öğrendiğinizde genellikle 15 dakikadan az sürer.

İşte hızlı karar kılavuzunuz:

• Form Durumu’nu kullanın: Formun tamamına uygulanan toplam yanıt sınırları ve son tarihler için.
• Envanter Widget’ını kullanın: Farklı oturumların veya öğelerin bağımsız kapasite sınırlarına sahip olduğu seçenek düzeyinde, gerçek zamanlı kontenjan takibi için.

Jotform’un şablonları, kodlama gerektirmeyen görsel oluşturucu ve güçlü sınırlama araçlarının kombinasyonu, kapasite tabanlı kayıtları yöneten herkes için bizimkini en iyi online form oluşturucu yapar. İster 10 katılımcılı küçük bir atölye koordine ediyor olun, ister birden fazla güne yayılmış yüzlerce kontenjanlı büyük ölçekli bir gönüllü programı yönetiyor olun, sınırlı kontenjanlı kayıt formunuzu dakikalar içinde kurabilirsiniz. Yanıt izleme otomasyonumuzla, kayıtları takip etmeye daha az, etkinliğinize hazırlanmaya daha fazla odaklanabilirsiniz.

Katılımcıları yönetmek için daha çok elektronik tablo tarzı bir düzen tercih ediyorsanız, girişleri yapılandırılmış bir tablo formatında düzenlemek ve izlemek için kayıt çizelgelerini de keşfedebilirsiniz.

Bugün bir kayıt şablonu deneyin veya tam ihtiyaçlarınızı karşılayan sıfırdan bir kayıt formu oluşturmaya başlayın. Sınırlı müsaitliğe sahip rezervasyon formunuz sadece birkaç tık uzağınızda.