Georgia eyaletindeki Columbia County School District (CCSD), ilkokuldan liseye kadar 31 kampüsü bünyesinde barındırıyor. Bölgenin misyonu, yaklaşık 30.000 öğrencisini derse bağlamak, geliştirmek ve onlara ilham vermek. CCSD çalışanları bu misyonu desteklemek için çok çeşitli formlara başvuruyor. Kısa bir süre öncesine kadar bu formların birçoğu kâğıt üzerindeydi.
Onay iş akışlarını takip etmek neredeyse imkânsızdı ve süreçlerin tamamlanması çok uzun sürüyordu. Eğitimciler sadece gelişmelerden haberdar olabilmek için e-postaları tek tek tarıyor, uzayıp giden yazışmaların içinde kayboluyordu.
CCSD’de iş sistemleri analisti olarak çalışan Joahn Sperry, “Kâğıt formlar her zaman zaman kaybettirir” diyor. “Formu ya kurum içi postayla gönderirsiniz ya da elden teslim edersiniz. Bu yöntem artık bana çok eski kafalı geliyor.”
İşlevselliği o kadar geride kalmış yazılımlarla uğraşıyoruz ki insan çıldıracak gibi oluyor” diyor Sperry. “Jotform ise zamanın gerisinde kalmamayı başardı.
Joahn Sperry, İş Sistemleri Analisti, CCSD
Daha iyi bir çözüm arayan CCSD yöneticileri sonunda Jotform Kurumsal‘ı buldu. Artık online formları oluşturmak ve paylaşmak çok kolay. Doldurmak da eskisinden çok daha pratik. Yanıt verileri düzenli duruyor ve istenildiği gibi sıralanabiliyor. İş akışları otomatik ilerlediği için süreçler de çok daha hızlı tamamlanıyor. İdari ekipler onay durumlarını net biçimde görebiliyor, uzun e-posta yazışmalarına ise artık gerek kalmadı.
Sperry, “Jotform ile hayat daha mı kolay? Evet, yüzde yüz” diyor.
Case study results at a glance
31 kampüste ortak çalışma
1.800’ü sınıf öğretmeni olmak üzere 3.600 çalışan, kâğıt formları geride bırakmanın faydasını görüyor.
45.000 yanıt ve sayı artmaya devam ediyor
Sadeleşen iş akışları sayesinde yaklaşık 30.000 öğrenci, eğitimcileriyle daha fazla nitelikli zaman geçiriyor.
15 mesajlık e-posta yazışmalarının yerini tek bir güvenilir kaynak aldı
Jotform veri takibini kolaylaştırıyor ve her iş akışındaki gereksiz e-postaları ortadan kaldırıyor.
Kuralsız bir düzen
Bölgede insan kaynakları, bordro ve uyumluluk belgeleri için zaten dijital bir sistem kullanılıyordu. Sperry’nin anlattığına göre okul bölgelerinin işleyişi bu birkaç iş akışından çok daha fazlasına dayanıyor.
Sperry, lise öğrencilerinin otopark izni başvurularını ve okul gezisi izin formlarını örnek göstererek “Sadece işlerin yürümesi için bile binlerce farklı genel form gerekiyor” diyor.
Bu kadar çok form kullanılınca yanıtları takip etmek neredeyse imkânsız hâle gelmişti. En büyük sıkıntı yazılım onay iş akışlarında yaşanıyordu. Sperry durumu şöyle anlatıyor: “Ortalık tam bir Vahşi Batı’ya dönmüştü. Okullar resmi bir değerlendirme sürecinden geçmeden yazılım talep ediyor, hatta doğrudan kullanmaya başlıyordu.”
Sperry ve yönetici sekreter Karin Edwards’ın anlattığına göre tek bir onay talebini sonuçlandırmak için 15 ya da daha fazla e-posta gidip geliyordu. Sperry, “Her şeyi e-posta yazışmalarıyla yürütüyorduk ama sürecin kendisine dair bir iz kaydımız yoktu” diyor. “E-postaları saklayabiliyoruz elbette ama bu, [süreci] takip etmemize pek yardımcı olmuyor.”
Denetim kaydı olmadığı için ilgili kişiler bir talebin onaylanıp onaylanmadığını göremiyordu. 1.800’ü sınıf öğretmeni olmak üzere 3.600 çalışanı olan bir bölgede bu hantal iş akışları giderek birikti. Sonuçta eğitimcilerin omzuna gereğinden çok fazla angarya iş yüklendi.
Bölgenin kontrolü yeniden ele alması ve resmi onay almamış yazılımların kullanılmasını engellemesi gerekiyordu. Sperry de işe Jotform Kurumsal ile bir yazılım onay süreci iş akışı oluşturarak başladı.
Jotform’un Google ve Microsoft entegrasyonları, teknoloji kullanımında denge kurarak öğrencileri mezuniyet sonrasındaki farklı ortamlara hazırlıyor.
Her gün kullandığımız teknoloji konusunda pek çok seçeneğimiz var. Eğitim kurumları için de durum farklı değil. Bazıları Google ekosisteminde çalışırken bazıları Microsoft’u tercih ediyor.
Jotform entegrasyonları, öğrencileri her iki işletim sistemine de hazırlamayı hedefleyen CCSD stratejisiyle örtüşüyor. Yöneticiler gerektiğinde Jotform’un Google ve Microsoft entegrasyonları sayesinde yanıt verilerini Google E-Tablolar’a ya da Microsoft Excel’e otomatik olarak aktarabiliyor.
Sperry, “Anaokulundan 5. sınıfa kadar Google Classroom kullanılıyor” diyor. “Altıncı sınıftan itibaren ise Microsoft’u da sürece dahil ediyoruz. Böylece öğrenciler okuldan ayrıldıklarında iki tarafa da hâkim, daha dengeli bireyler oluyor.”
Jotform yüzlerce entegrasyon sunuyor. Jotform webhook’ları sayesinde de Jotform’a bağlanabilecek harici uygulamaların neredeyse sınırı yok.
Basit dijital çözümler
Sperry iş akışlarını oluşturmaya başladığında Jotform’un kodlama gerektirmeyen İş Akışı Oluşturucusu işini epey kolaylaştırdı. İş akışlarını BT ekibine ek yük bindirmeden kendisi kurabildi.
Yazılım talebi iş akışı, talebi hangi birimin yaptığı gibi Sperry’nin ihtiyaç duyduğu bilgileri toplayan bir formla başlıyor. Koşullu mantık yanıtları ilgili kişilere ve birimlere yönlendiriyor, böylece herkes gelişmelerden haberdar oluyor.
Sperry, “Artık kullanıcılar formda belirli bilgileri vermeye yönlendiriliyor. Talep değerlendirme için bana geliyor” diyor. “Yazılım şirketiyle iletişime geçiyorum, [yazılımı] inceliyorum, ardından [talep] onay sürecinde farklı onaylayıcılara ilerliyor.”
Yazılım talebi iş akışının yönetimine destek veren Edwards, onay süreçlerini artık açıkça görebilmekten memnun. “Eskiden biri son e-postaya cevap vermeyebiliyordu” diye anlatıyor. “Akışın tamamını tek bir yerde göremiyordunuz. Şimdi her şey gözünüzün önünde.”
İş akışı kolayca takip edilebildiği için Sperry geçmişte alınan kararları da teyit edebiliyor. “‘Hayır, bunu yaptık, işte kanıtı’ diyebildiğim için herhalde bir iki kez paçayı kurtardım” diyor.
Jotform ile hayat daha mı kolay? Evet, yüzde yüz.
Joahn Sperry, İş Sistemleri Analisti, CCSD
Bölge, mesleki izin talebi sürecini de Jotform ile iyileştirdi. Bu iş akışı daha önce tamamen kâğıt üzerinde yürüyordu. Sperry’ye göre kâğıt formları Jotform ile online iş akışlarına dönüştürmek, bölgenin kullandığı diğer yazılımlara kıyasla çok daha kolaydı.
“İşlevselliği o kadar geride kalmış yazılımlarla uğraşıyoruz ki insan çıldıracak gibi oluyor” diyor Sperry. “Jotform ise zamanın gerisinde kalmamayı başardı.”
Jotform Kurumsal, Sperry ve ekibinin karmaşık iş akışlarını şaşırtıcı derecede kolay yönetmesini sağlıyor. “Sisteme girip birkaç saat içinde bir şey kurabiliyor ve geçmişini de görebiliyorsam, bu çok büyük bir kazanç.”
Yanıt verilerinizi Excel’e göndermek istiyorsanız Excel entegrasyonumuza göz atabilirsiniz.
Daha az angarya, daha anlamlı işler
Columbia County School District, kâğıt yığınları ve e-posta yazışmalarından oluşan “Vahşi Batı”sını dijitale taşıdı. Dağınık süreçlerin yerini artık sade ve şeffaf iş akışları aldı. Jotform Kurumsal sayesinde uzun e-posta zincirleri geride kaldı. Merkezi denetim kayıtları da 31 kampüsün tamamında hesap verebilirliği güvence altına alıyor.
45.000’i aşkın yanıtın ardından bölge, verimsiz kâğıt formları ve elle yapılan takipleri bırakıp çevik, kodlama gerektirmeyen çözümlere geçmeyi sürdürüyor. Peki sonuç ne oldu? Eğitimciler onayları takip etmeye ve evrak peşinde koşmaya daha az zaman harcıyor. Kazandıkları zamanı ise 30.000 öğrencisini derse bağlamaya, geliştirmeye ve onlara ilham vermeye ayırıyorlar.
Hikâyenizi paylaşın
Ekibinizin Jotform Kurumsal ile neler başardığını bizimle paylaşın. Kullanım örneği talep edin.
Yorum Gönder: