كيفية إرسال مستند Docusign كرابط بدلاً من إرساله عبر البريد الإلكتروني

أصبحت التوقيعات الإلكترونية اليوم عصب الأعمال الحديثة، فبفضلها تسير المعاملات بسلاسة دون تعقيد. لقد انتهى زمن ملاحقة العملاء أو الزملاء للحصول على توقيعهم وجهاً لوجه على الأوراق، إذ تتيح لك التقنيات الحديثة إرسال التوقيعات الإلكترونية واستلامها واعتمادها بكل سهولة، مما يسرّع وتيرة عملك ويوفر وقتك.

يُعد برنامج Docusign واحداً من أشهر حلول التوقيع الإلكتروني التي تسهل عليك توقيع المستندات وإرسالها وتتبع حالتها. ورغم أنك تستطيع استخدامه لإرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة (SMS) أو WhatsApp، فإنك ستحصل على تجربة أسرع وأكثر مرونة للوصول إلى المستلمين عند الاعتماد على رابط قابل للمشاركة.

يمنحك استخدام رابط Docusign حرية مشاركة مستنداتك بالطريقة التي تناسبك وفي أي مكان. سنشرح لك في هذا المقال خطوات إرسال رابط Docusign بدلاً من البريد الإلكتروني لمشاركة نماذجك ومستنداتك بكل بساطة.

مشاركة رابط Docusign باستخدام ميزة PowerForms

تتمثل الطريقة الأولى لإرسال مستند للتوقيع عبر رابط Docusign في استخدام ميزة PowerForms، وهي عبارة عن ملفات PDF إلكترونية ذاتية الخدمة تُنشأ بالاعتماد على القوالب الجاهزة. تختصر هذه الميزة خطوات الإرسال والتوقيع، سواء لمستلم واحد أو لعدة مستلمين، من خلال إنشاء روابط URL فريدة يمكن فتحها مباشرة دون الحاجة إلى تسجيل الدخول.

إليك خطوات البدء:

1. افتح صفحة Templates (القوالب).
2. انتقل إلى القالب الذي تريد استخدامه، ثم انقر على قائمة Action (الإجراءات) المكونة من ثلاث نقاط على الجانب الأيمن.
3. اختر Create PowerForm (إنشاء PowerForm) من القائمة المنسدلة.
4. تأكد من صحة البيانات الموجودة ضمن قسم Summary (الملخص)، وعدّلها عند الحاجة.
5. أجرِ أي تعديلات مطلوبة ضمن علامة التبويب Options (الخيارات)، بما في ذلك الحقول التي تحمل عناوين Message to Signers (رسالة إلى الموقّعين)، وEmail Validation (التحقق من البريد الإلكتروني)، وUsage Limits (حدود الاستخدام).
6. انقر على زر Create (إنشاء).
7. ستظهر لك نافذة منبثقة بعنوان Copy PowerForm URL (نسخ رابط PowerForm)، ومنها يمكنك نسخ رابط النموذج أو كود التضمين الخاص به لمشاركته فوراً.

تذكّر أن إنشاء هذه المستندات يتطلب امتلاكك لصلاحيات مسؤول PowerForms. أما إذا كنت تبحث عن تجربة تتوافق بشكل أفضل مع الهواتف، فإن Docusign يوفر أيضاً ميزة Web Forms التي تتيح لك إرسال مستند Docusign عبر الروابط بكل سهولة.

إرسال رابط Docusign باستخدام ميزة Web Forms

تتيح لك ميزة Web Forms إعداد مستندات عامة يمكنك إرسالها أو تضمينها عبر رابط مباشر بدلاً من البريد الإلكتروني، وتُعد هذه الطريقة خياراً ممتازاً للمستخدمين الذين يفضلون إنجاز مهامهم عبر الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.

اتبع هذه الخطوات لتبدأ في تصميم نماذج Web Forms ومشاركتها:

1. افتح صفحة Templates (القوالب)، ثم اضغط على السهم الموجود بجانب زر Start (البدء) واختر Web Forms (نماذج الويب).
2. من قائمة Web Forms، حدد إما Create Web Form (إنشاء نموذج ويب) أو Upload Web Form (رفع نموذج ويب).
3. إذا اخترت Upload Web Form، فارفع المستند الذي ترغب في تعديله وتحويله إلى نموذج ويب. أما إذا اخترت Create Web Form، فحدد eSignature Template (قالب توقيع إلكتروني) أو Creating Your Form from Scratch (إنشاء النموذج من الصفر).
4. اختر القالب الذي يناسبك، وأدخل اسماً لنموذج الويب، ثم اضغط على Apply (تطبيق).
5. عدّل النموذج حسب رغبتك باستخدام أداة Web Forms Builder (منشئ نماذج الويب).
6. بعد الانتهاء من التعديلات، اضغط على Activate (تفعيل)، ثم اضبط Access Settings (إعدادات الوصول) واضغط على Activate مرة أخرى لتأكيد التفعيل.
7. ستُنشئ لك هذه الخطوات رابطاً خاصاً، وما عليك سوى الضغط على Copy Link (نسخ الرابط) لمشاركة نموذج الويب الخاص بك مباشرة.

تجدر الإشارة إلى أن مشاركة روابط Docusign بهذه الطرق تتطلب الاشتراك في باقة Business Pro Unlimited من Docusign. ونظراً لهذا القيد، قد تفضّل تجربة بدائل أخرى مثل Jotform، الذي يوفر لك خياراً أسهل في الاستخدام وأقل تكلفة.

Watch on youtube

How to Use Docusign | A Beginner's Tutorial

كيفية إرسال مستند للتوقيع باستخدام تواقيع Jotform

تساعدك أداة تواقيع Jotform على إعداد مستندات توقيع إلكتروني ومشاركتها مباشرة مع الموقّعين عبر الروابط بدلاً من البريد الإلكتروني ببضع نقرات فقط. ما عليك سوى تصميم النموذج بما يناسب احتياجاتك (أو الاختيار من بين أكثر من 1,000 قالب جاهز لنماذج التوقيع الإلكتروني)، ثم اتباع الخطوات التالية:

1. افتح منشئ التواقيع، ثم اضغط على Send (إرسال) من القائمة العلوية.
2. اختر Share with Link (مشاركة عبر رابط) من القائمة الجانبية اليسرى.
3. أجب عن سؤال Creating the Link for Yourself or Your Client (إنشاء الرابط لنفسك أم لعميلك) ضمن القائمة المنسدلة في قسم Step 1 (الخطوة 1).
4. حدّد أي موقّعين آخرين إن وُجدوا، مع إدخال أسمائهم وعناوين بريدهم الإلكتروني.
5. اضغط على Create Link (إنشاء رابط)، ثم اضغط على Copy Link (نسخ الرابط) لمشاركة رابط النموذج الخاص بك.

يمكنك مشاركة هذا الرابط مع الموقّع المعني الذي اخترته في الخطوة الثالثة، علماً بأن الرابط عام وتستطيع مشاركته بحرية مع من تشاء. 

نصائح مهمة عند إرسال رابط Docusign

إذا كنت تفضّل الاستمرار في استخدام Docusign، يمكنك تسهيل العملية وتجنب أي عقبات من خلال دمج هذه الخطوات في سير عمل التوقيع الإلكتروني الخاص بك:

• تفعيل الإشعارات لتتبع مراحل التوقيع والردود أولاً بأول.
• المتابعة مع المستلمين للتأكد من استلامهم للرابط وأنه يعمل دون أي مشكلة.
• تحديد موعد نهائي ليعرف الموقّعون متى سيتوقف استقبال التوقيعات.

أما إذا كنت تستخدم تواقيع Jotform، فيمكنك تحقيق أقصى استفادة من الرابط من خلال:

• تضمين مستند تواقيع Jotform مباشرة في موقعك الإلكتروني.
• إضافة المستندات والمستلمين المعنيين إلى مسارات عمل Jotform لأتمتة عملية التوقيع الإلكتروني بالكامل.
• تحويل ملفات PDF الموجودة لديك إلى نماذج قابلة للتوقيع لتصبح جاهزة للاستخدام فوراً.

ستسهم هذه النصائح في تحسين طريقة تواصل فريقك مع الموقّعين بشكل ملحوظ.

جرّب Jotform كبديل عملي لبرنامج Docusign

قد يكون Docusign خياراً شائعاً لإرسال مستندات التوقيع الإلكتروني، إلا أن القيود المفروضة على مشاركة الروابط قد تعيق سير عملك وتثقل ميزانيتك. في المقابل، تقدم لك أداة تواقيع Jotform طريقة بسيطة ومجانية لإنشاء النماذج ومشاركتها لجمع التوقيعات، إلى جانب مجموعة من الميزات المتقدمة:

• أكثر من 40 تكاملاً برمجياً لإنجاز مختلف المهام بدءاً من الأتمتة وصولاً إلى إدارة البيانات.
• أداة منشئ النماذج سهلة الاستخدام التي تعتمد على السحب والإفلات.
• مكتبة قوالب تضم نماذج توقيع إلكتروني قابلة للتخصيص بالكامل.
• رسائل بريد إلكتروني للإشعارات والتذكيرات التلقائية.

إذا كنت تفضّل مشاركة نماذج التوقيع الإلكتروني عبر الروابط بدلاً من البريد الإلكتروني، فجرّب استخدام تواقيع Jotform كبديل لبرنامج Docusign؛ فستحصل على خيارات مرنة غير متوفرة في Docusign وتحكم أكبر في سير عملية التوقيع الإلكتروني.