Automatisierung der Beschaffung: Die wichtigsten zu automatisierenden Prozesse

Wenn Sie Geschäftsprozesse wie Bestellungen, Rechnungsfreigaben und Vertragsfreigaben immer noch manuell abwickeln, dann entgehen Ihrem Unternehmen wertvolle Automatisierungsmöglichkeiten. Wahrscheinlich verlangsamen Sie auch Ihre Beschaffungsprozesse, was die Produktivität insgesamt verringert.

Die Automatisierung der Beschaffung kann Ihnen dabei helfen. Sie ist so einfach zu implementieren, dass es keinen Grund gibt, diese sich wiederholenden, zeitaufwändigen Prozesse nicht zu automatisieren. Ihr Beschaffungsteam wird mehr Zeit für wichtigere Aktivitäten haben – und Ihr gesamtes Unternehmen wird davon profitieren.

Verständnis der Beschaffungsautomatisierung

Unter Beschaffungsautomatisierung versteht man den Einsatz von Technologie, um manuelle Aufgaben zu reduzieren und einen schnellen Beschaffungsprozess zu ermöglichen. Mit Hilfe der Prozessautomatisierung können Sie Aufgaben wie Ihr Vertragsgenehmigungsverfahren optimieren, Engpässe vermeiden und Mitarbeiter freimachen, die sich auf die detaillierteren Aufgaben konzentrieren können, die ihre Entscheidungsfähigkeiten und eine menschliche Note benötigen.

Wenn Sie Ihren Beschaffungsprozess automatisieren, entfallen einige der manuellen Aufgaben, die die Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen. Tatsächlich kann die Automatisierung der Beschaffung viele Vorteile bringen. Sie strafft nicht nur Ihre Arbeitsabläufe, sondern kann auch die Genauigkeit verbessern und dazu beitragen, Fehler bei der Dateneingabe und anderen manuellen Prozessen zu verringern oder zu beseitigen. Ihr Beschaffungssystem wird reibungsloser und effizienter laufen.

Die wichtigsten Prozesse, die Sie automatisieren können

Ihr Beschaffungssystem ist wahrscheinlich voll von sich wiederholenden Aufgaben, die Sie automatisieren können. Die Optimierung dieser Aufgaben mit Automatisierungssoftware wird sich durch eine schnellere und einfachere Bearbeitung auszahlen.

1. Bestellungen

In Ihrem Unternehmen fallen möglicherweise Hunderte oder Tausende von Bestellungen pro Quartal an, so dass die Automatisierung dieses Prozesses wertvolle Zeit sparen kann. Die Jotform-Formularvorlagenfür Kaufanträge und Produktbestellungen helfen Ihnen, diesen Prozess zu digitalisieren.

Sie können jede Vorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen und die Formulare dann auf Ihrer Website oder per E-Mail weitergeben. Die Mitarbeiter können die Formulare digital ausfüllen, so dass die Genehmiger Zugang zu den Informationen haben, die sie für die Genehmigung in einem klaren, leicht lesbaren Format benötigen.

2. Verwaltung der Lieferanten

Die Verwendung von Vorlagen zur Erfassung von Lieferanteninformationen ist eine weitere Möglichkeit, Ihren Beschaffungsprozess zu automatisieren. Die Jotform-Formulare für die Lieferantenregistrierung, die Einrichtung neuer Lieferanten und einfache Lieferantenkontaktformulare sind ideal für Unternehmen, die jedes Jahr mit vielen Lieferanten Verträge schließen.

Diese Formulare ersparen Ihren Mitarbeitern die Dateneingabe. Sie können diese Formulare neuen Lieferanten auf Ihrer Website oder per E-Mail zur Verfügung stellen. Sobald der Lieferant das Formular ausgefüllt hat, können die Informationen in eine Tabelle eingegeben oder in Ihr CRM-System (Customer Relationship Management) hochgeladen werden. Sie müssen sich keine Gedanken über die Dateneingabe machen und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen schnell alle wichtigen Informationen für die Einrichtung neuer Lieferanten erfasst.

3. Freigabe von Rechnungen

Der Umgang mit Rechnungskopien in Papierform ist ein fehleranfälliger und zeitaufwändiger Prozess. Mit Jotform-Vorlagen können Sie Ihren Rechnungsfreigabeprozess in einen Online-Vorgang umwandeln.

Vorlagen wie das Formular für die Zahlungsfreigabe und das Formular für den Zahlungseingang verkürzen die Zeit, die für die Genehmigung von Rechnungen benötigt wird. Da alle relevanten Informationen online zur Verfügung stehen, entfällt die Suche nach der richtigen Rechnung und der Genehmigungsprozess auf Papier. Sie können Zahlungsbestätigungen digital ausstellen und sicherstellen, dass Sie Rechnungen pünktlich bezahlen.

4. Vertragsfreigaben

Jotform kann Ihnen auch helfen, den Prozess der Unterzeichnung und Genehmigung von Verträgen zu optimieren. Mit einer großen Auswahl an Vertragsvorlagen, darunter ein Formular für Verkaufsvereinbarungen, ein Formular für Geschäftsbedingungen und mehr, können Sie den Prozess der Vertragserstellung und -genehmigung beschleunigen.

Senden Sie einfach einen Link zum Vertragsformular an alle Auftragnehmer, mit denen Sie zusammenarbeiten werden. Diese können den Vertrag digital ausfüllen, und Sie erhalten das fertige Dokument sofort. Mit Jotform Sign können Sie mit nur wenigen Klicks elektronische Unterschriften für Verträge erfassen.

Und mit Jotform Workflows können Sie sogar automatisierte Genehmigungs-Workflows einrichten, indem Sie Genehmiger, bedingte Logik und mehr hinzufügen. Dieser schnellere Genehmigungsprozess kann dazu beitragen, dass Projekte vorankommen und im Zeitplan bleiben.

5. Inventarisierung

Die Bestandsverwaltung ist eine zeitraubende Aufgabe, vor allem, wenn Ihre Mitarbeiter die Inventur noch mit Bleistift und Papier durchführen. Die Verwendung eines digitalen Inventurformulars oder einer Inventur-Checkliste hilft Ihnen, den Prozess zu digitalisieren und den Mitarbeitern Zeit zu sparen. Sie können diese Formulare mit den einzelnen Artikeltypen vorbefüllen und so die Inventur erleichtern.

Diese digitalen Formulare können auch die Genauigkeit erhöhen, da sie die Möglichkeit von Tippfehlern bei Produktnamen oder Produktnummern ausschließen. Wenn Sie dieses Formular auf einer für Mitarbeiter zugänglichen Seite Ihrer Website platzieren, können Ihre Mitarbeiter das Formular ausfüllen, und die Daten werden automatisch in eine Kalkulationstabelle übertragen. So können Sie Ihren Bestand effizient verwalten und bestellen.

Automatisierung der Beschaffung in Ihrem Unternehmen

Sie brauchen nicht in teure Software zu investieren, um Ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren. Jotform ist eine äußerst vielseitige Plattform, mit der Sie viele der Aufgaben, die Sie unnötig Zeit und Arbeit kosten, optimieren können. Wenn Sie nur ein wenig Zeit in die Einrichtung dieser automatisierten Prozesse investieren, können Sie Ihre Abläufe optimieren und effizienter gestalten.

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