18 Fragen für eine Umfrage, die Sie Ihren Teilnehmern nach der Veranstaltung stellen können

Wie stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer immer wieder zu Ihren Meetings, Konferenzen, Webinaren oder virtuellen Veranstaltungen zurückkehren?

Alles beginnt damit, zu wissen, was die Leute über die Veranstaltung denken.

Wenn Sie eine klare Vorstellung davon bekommen, was den Teilnehmern an der Veranstaltung gefallen hat und was nicht, können Sie die nächste Veranstaltung noch besser gestalten. Mit einer Umfrage nach der Veranstaltung können Sie dieses wertvolle Feedback einholen.

In diesem Beitrag gehen wir auf die Besonderheiten von Umfragen nach einer Veranstaltung ein – einschließlich der Frage, welche Arten von Fragen gestellt werden sollten – und stellen Ihnen einige bewährte Verfahren vor.

Was ist eine Veranstaltungsumfrage?

Eine Veranstaltungsumfrage ist ein wertvolles Instrument für jede Organisation, die eine Veranstaltung oder Konferenz ausrichtet. Im Wesentlichen handelt es sich um einen Fragebogen, den die Organisatoren an die Gäste senden, um deren Feedback nach der Veranstaltung einzuholen. Bei der Veranstaltung kann es sich um eine Konferenz, ein Webinar, ein virtuelles Gipfeltreffen oder ein anderes Geschäftstreffen handeln.

Unabhängig von der Größe der Veranstaltung oder dem Format, für das Sie sich entschieden haben, hilft Ihnen eine Veranstaltungsumfrage, Ihre Teilnehmer besser zu verstehen. Sie können die Antworten auswerten und sie nutzen, um zu verstehen, was funktioniert und was Sie für zukünftige Veranstaltungen verbessern sollten.

Welche Fragen sollten in einer Veranstaltungsumfrage enthalten sein?

Die richtigen Fragen können Ihnen helfen, den Erfolg der Veranstaltung insgesamt zu messen. Im Allgemeinen gibt es drei Arten von Fragen: Ja/Nein, offene Fragen und Mehrfachauswahl/Ratings. Am besten ist es, wenn Sie in Ihrer Umfrage nach der Veranstaltung eine Mischung aus allen drei Arten verwenden.

Ja/Nein-Fragen

Wenn Sie eine direkte Ja-oder-Nein-Antwort benötigen, ist dies der richtige Weg. Sie können den Teilnehmern auch immer die Möglichkeit geben, ihre Antworten zu erweitern. Dies ist besonders hilfreich, wenn diese mit “Nein” geantwortet haben.

Hier finden Sie einige Beispiele für Ja/Nein-Fragen, die Sie Ihrem Publikum stellen können:

• Würden Sie die Veranstaltung an einen Freund oder Kollegen weiterempfehlen? 
• Würden Sie die Veranstaltung nächstes Jahr wieder besuchen? 
• Hat die Veranstaltung alle Ihre Erwartungen erfüllt? 
• Denken Sie, dass die Veranstaltung gut strukturiert war? 
• War die Veranstaltung eine gute Gelegenheit zum Networking für Sie? 
• Würden Sie gerne mehr über die Teilnahme an der Veranstaltung im nächsten Jahr erfahren?

Offene Fragen

Bei offenen Fragen können die Befragten ihr Feedback ohne Einschränkungen geben. Es ist schwieriger, offene Antworten zu analysieren, wenn Sie mit einer großen Anzahl von Umfragen zu tun haben, aber die qualitativen Daten können interessantere Erkenntnisse liefern als andere Arten von Fragen.

Nachfolgend finden Sie Beispiele für offene Fragen, die Sie Ihren Gästen stellen können:

• Was war für Sie der wertvollste Teil der Veranstaltung?
• Wie können wir die Veranstaltung für das nächste Mal verbessern?
• Was hat Sie dazu bewogen, an der Veranstaltung teilzunehmen?
• Was haben Sie von der Veranstaltung am meisten mitgenommen?
• Welche Themen würden Sie gerne im nächsten Jahr behandelt sehen?
• Haben Sie weitere Vorschläge für diese Veranstaltung?

Mehrfachauswahl/Ratings 

Bei dieser Art von Fragen werden die Befragten gebeten, ihre Antworten auf einer numerischen Skala einzuordnen oder aus einer Reihe von Antworten auszuwählen.

Hier finden Sie eine Liste von Bewertungsfragen, die Sie jedoch leicht in ein Multiple-Choice-Format umwandeln können:

• Auf einer Skala von 1-10, wie zufrieden waren Sie mit der Veranstaltung?
• Auf einer Skala von 1-10, wie würden Sie die Veranstaltung insgesamt bewerten?
• Auf einer Skala von 1-10, wie würden Sie den Veranstaltungsort bewerten?
• Auf einer Skala von 1-10, wie würden Sie die Redner bewerten? 
• Auf einer Skala von 1-10, wie würden Sie die Kosten der Veranstaltung bewerten?
• Auf einer Skala von 1-10, wie wahrscheinlich ist es, dass Sie die Veranstaltung an einen Freund weiterempfehlen?

Bewährte Verfahren für Umfragen nach der Veranstaltung 

Hier finden Sie einige bewährte Verfahren, die Ihnen helfen, mehr verwertbares Feedback aus Ihren Umfragen zu erfassen.

Versenden Sie die Umfrage innerhalb von 24 Stunden nach Ihrer Veranstaltung 

Einer der größten Fehler, den Veranstalter sowohl von virtuellen als auch von persönlichen Veranstaltungen machen, ist, zu lange mit dem Versand einer Feedback-Umfrage zu warten. Wenn Sie zu lange warten, werden die Teilnehmer wahrscheinlich Details vergessen. Es ist auch wahrscheinlicher, dass sie die Umfrage ganz ignorieren.

Versenden Sie Umfragen, während das Ereignis noch frisch im Gedächtnis ist – idealerweise innerhalb von 24 Stunden. Das bedeutet, dass Sie die Umfrage und Ihre Verteilungsmethode im Voraus vorbereiten müssen.

Senden Sie eine Erinnerungsnachricht  

Wenn Sie nach ein paar Tagen noch keine Antwort auf Ihre Umfrage erhalten haben, sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail schicken. Senden Sie den Umfragelink oder das Formular erneut mit einer persönlichen Nachricht – von Ihnen oder einem anderen Mitarbeiter – und bitten Sie den Teilnehmer, die Fragen zu beantworten. Bedanken Sie sich für die Zeit, die sich die Teilnehmer genommen haben, und lassen Sie sie wissen, dass Sie ihre Antworten zur Verbesserung künftiger Veranstaltungen nutzen werden.

Bieten Sie einen Anreiz zum Ausfüllen der Umfrage

Wenn Sie Ihr Publikum mit einem Anreiz motivieren, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass es den Fragebogen ausfüllt. Das muss nicht unbedingt teuer sein. Sie können einen Preisnachlass auf zukünftige Tickets oder Produkte anbieten oder den Namen des Teilnehmers in eine Verlosung für einen Geschenkgutschein oder andere Preise aufnehmen.

Senden Sie Umfragen an Redner, Freiwillige und Sponsoren 

Umfragen nach der Veranstaltung sind nicht nur für Teilnehmer gedacht. Wenn Sie sie ein wenig abwandeln, können sie auch eine gute Möglichkeit sein, Feedback von Rednern, Freiwilligen und Sponsoren zu erfassen. Deren Erkenntnisse können Ihnen auch dabei helfen, den Prozess für zukünftige Veranstaltungen zu verbessern und zu optimieren.

Profi-Tipp: Wenn Sponsoren Ihnen positives Feedback geben, können Sie dies als natürliche Überleitung nutzen, um sie zu bitten, zukünftige Veranstaltungen zu sponsern.

Erstellen Sie einen Plan für die Umsetzung des Umfragefeedbacks

Was nützt Ihnen all dieses Feedback, wenn Sie es nicht sorgfältig auswerten und für zukünftige Veranstaltungen nutzen? Der nächste Schritt besteht darin, das Feedback zu analysieren und zu kategorisieren. Sie müssen zwar nicht jeden Vorschlag umsetzen, aber Sie sollten alle guten Vorschläge markieren und dann mit allen Beteiligten zusammenarbeiten, um die Verbesserungen zu priorisieren und umzusetzen.

Sie haben viel Zeit und Arbeit in Ihre Veranstaltung investiert. Aber nur weil die Veranstaltung vorbei ist, bedeutet das nicht, dass Ihre Arbeit getan ist. Versenden Sie die Umfragen nach der Veranstaltung, holen Sie weitere Antworten ein und ergreifen Sie dann Maßnahmen auf der Grundlage der Ergebnisse.

Foto von Yan Krukau