Der ultimative Leitfaden für die Leistungsbeurteilung

Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich um den Prozess der Beurteilung der Leistung eines Mitarbeiters, um sowohl die Arbeit einer Person zu bewerten als auch zukünftig informierte Entscheidungen über sie treffen zu können. Das Problem ist, dass eine solche allgemein gehaltene Definition zu unterschiedlichen Ergebnissen führen kann.

Wir haben alle schon einmal die Horrorgeschichten von Unternehmen gehört, die die Leistungsbeurteilung nicht wirklich ernst nehmen und sie nur im Prozess der Kündigung eines Mitarbeiters verwenden. Die Leistungsbeurteilung fließt zwar in die Entscheidung, ob man einen Arbeitnehmer kündigen sollte, ein, aber darum geht es in ihr eigentlich nicht.

Ein Artikel des Branchenverbands Society of Human Resource Management (SHRM), der sich mit neuen Trends und Best Practises im Personalwesen befasst, gab einen Hinweis dazu. Er spricht davon, dass Entscheidungen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwar ein Teil der Leistungsbeurteilung sein können, aber nicht die einzige Rolle spielen sollten. Ein effektives Programm sollte in erster Linie dazu dienen

• Die Entscheidungsfindung für Schulungen zu unterstützen
• Die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter zu fördern
• Die Versetzungs- und Beförderungsmöglichkeiten zu ermitteln
• Auf einen Personalabbau vorzubereiten

Angesichts so vieler verschiedener Ziele, sollten Leistungsbeurteilungen mehr bringen, als nur festzustellen, ob ein Mitarbeiter so große Schwierigkeiten hat, sodass eine Kündigung notwendig ist. Diese sollten

• Top-Perfomern Wachstum ermöglichen
• Mitarbeiter bei der Bewältigung von Herausforderung unterstützen, sodass Sie für das Unternehmen Mehrwert schaffen
• Bereiche zu identifizieren, in denen das Unternehmen Mitarbeiter daran hindert, sich weiterzuentwickeln oder ihre Kompetenzen zu erweitern
• Feedback von Ihren Mitarbeitern zu erhalten, welche Chancen und Herausforderungen sie suchen. 
• Sich Ziele zu setzen, um entweder kompetente Mitarbeiter zu unterstützen oder jene herauszufordern, die auf der Strecke geblieben sind.

Diese sind nur einige der Zielsetzungen eines Leistungsbeurteilungsprogramms. Damit Sie diese erreichen können, müssen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter erfassen und analysieren. Damit können Sie beurteilen, wie gut sie Ihre Arbeit verrichten. So lässt sich eine Leistungsbeurteilung in Kurzform zusammenfassen. Erstellen Sie Rahmenbedingungen für die Ziele, welche Sie mit den Beurteilungen erreichen möchten. Sammeln Sie relevante Daten, damit Sie ein klares Bild von der Leistung der Mitarbeiter zu machen und besprechen Sie gemeinsam mit ihnen die Informationen und evaluieren Sie, wie diese zur Leistungsoptimierung genutzt werden können.

Die Versuchung, den Aufwand für die Leistungsbeurteilung zu minimieren, kann groß sein. Einen Mitarbeiter konkret zu beurteilen ist oft schwierig und die Manager kennen ihr Team ohnehin gut. Warum also der ganze Aufwand? Diese Logik mag zwar sinnvoll erscheinen, aber in der Praxis gibt es so viele Faktoren, die die Leistung Ihrer Angestellten beeinflussen. Viele Bereiche des Unternehmens hängen von dem Engagement Ihrer Beschäftigten ab. Daher ist es wichtig, die Beurteilung richtig durchzuführen.

Warum Leistungsbeurteilungen von Bedeutung sind, erfahren Sie hier.

1. Mitarbeiterengagement und Mitarbeiterbindung 

Eine Studie von Gallup mit Daten aus dem Jahr 2018 ergab, dass die durchschnittliche Rate des Mitarbeiterengagements in den USA bei 31 Prozent liegt. Dreizehn Prozent der Arbeitnehmer waren bewusst unengagiert. Das sind ernüchternde Zahlen. Noch bedenklicher ist jedoch, dass sie einen signifikanten Fortschritt bei den US-Arbeitnehmern darstellen.

Das ist keine große Wissenschaft: Engagierte Mitarbeiter bleiben mit höher Wahrscheinlichkeit in Ihrem Unternehmen, da sie glücklicher sind und die Arbeit ihnen mehr Erfüllung bringt. Neutrale oder unengagierte Arbeitnehmer sind eher bereit, das Unternehmen zu verlassen und anderweitig eine bessere Anstellung zu finden. Die Gallup-Studie zeigt, dass der Grad des Mitarbeiterengagements maßgeblich mit den Geschäftsergebnissen zusammenhängt.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein Team von Büroassistenten. Sie sind sehr organisiert, verfügen über Projektmanagement-Fähigkeiten und sind ein wichtiger Faktor bei der Förderung der Unternehmenskultur. Zudem verbringen Sie auch viel Zeit mit Büroarbeiten – die Art von den Aufgaben der unteren Ebene, die viele Menschen im Unternehmen sehr schätzen, den Büroassistenten jedoch vielleicht etwas mechanisch und langweilig erscheinen. Wenn Sie mit diesen Mitarbeitern nicht regelmäßig über ihre Leistung sprechen, wie sollen sie dann den Zusammenhang zwischen ihrer Arbeit und den Geschäftsergebnissen des Unternehmens verstehen?

Eine effektive Leistungsbeurteilung kann den Mitarbeitern eine klare Vorstellung davon vermitteln, wie wichtig sie für das Unternehmen sind. Sie können ihnen nicht nur Einblicke in ihre Entwicklungsmöglichkeiten geben, sondern auch, wie es sich auf die größeren Geschäftsziele auswirken kann. Dies ist, was das Engagement antreibt. Niemand möchte einer Arbeit nachgehen, die keine Bedeutung hat. Aber wenn Ihre Angestellten – unabhängig von ihrer Funktion – verstehen, wie sie Ihrem Arbeitgeber einen Mehrwert schaffen, werden sie sich tendenziell häufiger engagieren.

Der Zweck der Leistungsbeurteilung ist es, Mitarbeiter zu bewerten. Das Endergebnis kann jedoch weitaus bedeutender sein. Sehen Sie die aufgewendete Zeit als eine unbezahlbare Investition in die Förderung des Engagements. Wenn Ihre Mitarbeiter fokussierter und engagierter sind, sind sie nicht nur produktiver, sondern auch dem Unternehmen gegenüber loyaler und möchten auch länger bleiben.

2. Training und Entwicklung

Engagement bedeutet nicht nur, den Mitarbeitern einen Sinn zu geben. Mit der Zeit wird es langweilig, jeden Tag dasselbe zu tun. Dies gilt vor allem dann, wenn man keine Aussicht auf eine bessere oder andere Position innerhalb des Unternehmens hat. Niemand möchte ein Büroroboter sein.

Aber wie bewegen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, in Weiterbildung und Kompetenzaufbau zu investieren? In der modernen Geschäftswelt ist es nicht mehr üblich in der Versandabteilung anzufangen und sich im Laufe von 30 Jahren in die Führungsetage hochzuarbeiten. Heute müssen Unternehmen Wege schaffen, Ihre Beschäftigten zu fördern. Diese kommen oft mit einer Spezialisierung in das Unternehmen und erwarten schon nach einem oder zwei Jahren eine Beförderung oder eine neue Position.

Sie werden nicht immer den Ambitionen jedes einzelnen Mitarbeiters gerecht werden können. Zu den besten Methoden, das Engagement der Belegschaft aufrechtzuerhalten, gehört es, ihnen neben dem Gefühl für ihren Einfluss auch die Möglichkeit zu geben, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln, sich fortzubilden und ihre berufliche Zukunft langfristig zu gestalten.

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Angestellten, der seit einigen Jahren bei Ihrem Unternehmen arbeitet. Er leistet gute Arbeit und schätzt das Unternehmen, aber hat keine klare Vorstellung von einer konkreten Position, in die er hineinwachsen könnte. Sie könnten diese Person stagnieren und durch die Tage weitermachen lassen, bis sie sich zunehmend langweilt und ihr Engagement nachlässt. Sie können aber auch Ihren Prozess zur Leistungsbeurteilung nutzen, um die Top-Fähigkeiten des Mitarbeiters hinsichtlich der Prioritäten Ihres Unternehmens zu ermitteln. Auf dieser Grundlage können Sie den Mitarbeiter coachen, um diese Fähigkeiten zu erweitern und ihm Weiterbildungsmöglichkeiten empfehlen. So kann er auf eine zukünftige Beförderung hinarbeiten.

Ob die betreffende Person später nun eine Führungsposition in Ihrem Unternehmen einnimmt oder einfach nur produktiver und engagierter ist, bringt der Leistungsbeurteilungsprozess einen Mehrwert für Sie.

3. Mitarbeiteranerkennung

Mitarbeiteranerkennung kann in vielen Formen erfolgen. Sie können Ihren Mitarbeitern leistungsabhängige Prämien zahlen. Sie können Managern ein Budget zur Verfügung stellen, um Teammitglieder einmal im Quartal zum Mittagsessen einzuladen und sie für ihre Leistungen zu loben. Auch können Sie sich auch bei Betriebsversammlungen bei den Spitzenkräften bedanken. Kurzum: sie haben viele Möglichkeiten. 

Die Formalisierung der Mitarbeiterwertschätzung knüpft an den bereits erwähnten Zusammenhang zwischen positiven Geschäftsergebnissen und Mitarbeiterengagement an. Mitarbeiter könnten sich unterschätzt oder sich in Ihrer Arbeit nicht ausreichend gewürdigt fühlen, wenn Sie deren einzelne Beiträge zu den Geschäftsergebnissen nicht anerkennen. Das ist das Rezept für Disengagement.

Durch die Aufnahme der Anerkennung in Ihr Leistungsbeurteilungsprogramm können Sie diesem Problem entgegenwirken. Matt Grawitch, Professor für Psychologie an der St. Louis University, erläuterte gegenüber HR Drive, dass die formelle Anerkennung unterschiedlich erfolgt, sowohl beiläufig als auch systematisch:

Die meisten Menschen schätzen ein gelegentliches und einfaches “Dankeschön”. Bei der Anerkennung im weiteren Sinne geht es wesentlich darum, dass Leistungen der Mitarbeiter für das Unternehmen in einer Form Mehrwert darstellen und ihr Arbeitgeber ihnen das zeigt. Ob wir nun davon sprechen, dass die Menschen angemessen für ihre Arbeit bezahlt werden, die erreichten Meilensteine in deren Leistung oder Betriebszugehörigkeit hervorgehoben werden oder durch die Würdigung von herausragendem Verhalten, wird den Angestellten die Botschaft vermittelt, dass sie einen wertvollen Beitrag leisten und zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Der Einbau einer Form der Anerkennung im Rahmen des Leistungsbeurteilungsprozesses kann den Mitarbeitern helfen, den Zusammenhang zwischen ihrer Arbeit und dem gesamten Unternehmen zu erkennen. Sie schafft eine engere Bindung zwischen den Mitarbeitern und dem Unternehmen und fördert zudem das Engagement. Sie haben mehrere Möglichkeiten, dies umzusetzen. Dies reicht von formalisierten Veranstaltungen, bei denen Sie hervorragende Leistungen hervorheben, bis hin zu einer Unternehmenskultur des regelmäßigen Lobes für Errungenschaften. Hier ist es entscheidend, ganzheitlich zu denken. So sollten sie vermeiden, die Mitarbeiter in bestimmten Funktionen wertzuschätzen, während Sie andere Bereiche des Unternehmens vernachlässigen.

Denken Sie an die Büroassistenz, welche wir vorher besprochen haben. Wenn Ihre Wertschätzungsstrategien die Vertriebsmitarbeiter kontinuierlich für ihre Geschäftsabschlüsse und Leadidentifizierung belohnen, aber nur selten die Büroassistenz, dann ebnen Sie den Weg für Verbitterung und Disengagement. Schließlich ist sie die Person, die die Kopien anfertigt, die Reisen plant und die Vertriebler in deren Arbeit auch anderweitig unterstützt.

Die Standardisierung Ihres Leistungsbeurteilungsprogramms kann Ihnen eine Hilfe sein. Durch sie können Sie identifizieren, wie und warum Sie derzeit positive Beiträge von Teammitgliedern belohnen. Zudem erkennen Sie Lücken in Ihren Plänen, welche geschlossen werden müssen, damit jedes Teammitglied die Aufmerksamkeit erhält, die es verdient.

4. Zielsetzung

Erinnern Sie ich an unsere Aussage, dass effektive Leistungsbeurteilungen zu Engagement führen können, da der Beurteilungsprozess bei der Kompetenzentwicklung hilft? Die Zielsetzung ist ein wichtiger Bestandteil davon. Eine Leistungsbeurteilung gibt den Mitarbeitern im besten Fall Ideen, wohin sie in ihrer beruflichen Laufbahn gehen wollen, wie das in das aktuelle Geschäft passt und was sie unternehmen können, um die benötigten Fähigkeiten zu entwickeln. Damit endet die Zielsetzung jedoch nicht.

Sie können die Leistungsbeurteilungen auch dazu nutzen, den Alltag für alle im Unternehmen zu verbessern. Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Angestellten, der seine Arbeit einwandfrei macht. Aber diese verrichten sie auf eine sehr unkonventionelle Art, die für andere Teammitglieder schwierig ist. Sie können die Leistungsbeurteilung dazu nutzen, diese Konflikte in den Griff zu bekommen, indem Sie

• Diese unkonventionellen Praktiken ansprechen und verdeutlichen, warum diese zu Spannungen führen
• Sich den Standpunkt des Mitarbeiters anhören, um zu verstehen, warum diese Verhaltensweisen für seinen Prozess wichtig sind
• Kompromissmöglichkeiten identifizieren
• Konkrete Ziele für den Beschäftigten und das Unternehmen setzen, um ein besseres Arbeitsumfeld zu kreieren. Dabei darf nicht unterschätzt werden, dass der einzigartige Arbeitsstil eines erstklassigen Teammitglieds zu effektiven Leistungen führt.

Diese Art der Kurzzeitziele kann genutzt werden, um Konflikte zu lösen, den Mitarbeitern zu helfen, schlechte Gewohnheiten abzulegen und dem Unternehmen Einblicke in kulturelle Fragen zu geben, die deren Leistungen beeinträchtigen.

Sie können Leistungsbeurteilungen auch dazu nutzen, die Mitarbeiterproduktivität anhand von Schlüsselmetriken messen. Dadurch ist es Ihnen möglich, ein klares und einheitliches Feedback zu geben. Einem Vorgesetzten könnte beispielsweise ein Angestellter auffallen, der bei dem Versuch der Bewältigung seines Arbeitspensums häufig in Hektik und Stress gerät. Oberflächlich betrachtet, mag der Mitarbeiter unorganisiert erscheinen. Aber diesen dazu zu ermutigen, sich besser zu organisieren, ist nicht nur eine pauschale und schwer umzusetzende Anweisung, sondern erfasst eventuell nicht einmal die echten Ursachen der Probleme.

Durch die Leistungsbeurteilungen kann der Vorgesetzte Daten und Feedbacks sammeln, die bestätigen, dass der Mitarbeiter permanent unter Zeitdruck und Stress zu stehen scheint. Die Kollegen erwähnen vielleicht die vielen knappen Fristen oder die mangelnde Flexibilität bei der Terminplanung. Die Daten zeigen jedoch auch, dass die Arbeitsbelastung des Mitarbeiters unausgewogen ist.

Vielleicht haben betriebliche Anforderungen diesen Angestellten gezwungen, Aufgaben zu übernehmen, für die er eine bisher nicht ausreichend entwickelte Fähigkeit benötigt. Eventuell ist das Team extrem unterbesetzt. Mit diesen Daten kann der Vorgesetzte mit dem Beschäftigten Ziele für den Ausbau bestimmter Qualifikationen und für die Kommunikation bei der Herausforderung durch Arbeitsbelastung vor einer Eskalation festlegen. Gleichzeitig kann der Vorgesetzte ein persönliches Ziel festlegen, sich ein paar Wochen nach der Zuweisung einer neuen Aufgabe mit dem Mitarbeiter zu treffen. So kann er sicherstellen, dass jeder eine ausgeglichene Arbeitsbelastung hat. 

Schlussendlich geht es bei einer Leistungsbeurteilung darum, das Unternehmen zu stärken. Die ausführliche Daten- und Feedback-Analyse, die im Rahmen von Beurteilungen durchgeführt wird, kann als Grundlage für Zielvereinbarungen zwischen den Teammitgliedern dienen. Neben der langfristigen Kompetenzentwicklung und den Karrierezielen können Beurteilungen den Mitarbeitern klare, messbare Schritte aufzeigen, die sie umsetzen können. Damit können sie sich in ihrer Arbeit verbessern und Konflikte am Arbeitsplatz lösen. 

Rahmenwerk für effektive Leistungsbeurteilungen schaffen

Die Vorteile von Leistungsbeurteilungen können sich schnell summieren und signifikanten Mehrwert für ein Unternehmen kreieren. Sie können sie nur erreichen, wenn Ihr Leistungsbeurteilungsprozess die nötigen Einblicke und Konversationen bietet, um Ihre Mitarbeiter mit ins Boot zu holen.

Wie können Sie das umsetzen? Formalisierte Jahresgespräche fallen unter den Tisch, da sie zu arbeitsintensiv sind. Zwanglose Methoden sind jedoch nicht für jedes Unternehmen geeignet und können dazu führen, dass die Beurteilungen in den Hintergrund geraten.

Ein SHRM-Bericht erklärt, dass jährliche Leistungsbeurteilungen allein nicht mehr die einzige praktikable Methode in der heutigen Geschäftswelt sind. Der Wandel geschieht zu schnell. Die Check-ins sollten häufiger stattfinden. Ein kontinuierliches Leistungsmanagement ist eine bessere Option. Die echte Lösung besteht jedoch nicht nur darin, die Leistung häufiger zu evaluieren. Stattdessen sollten Unternehmen die Daten bezüglich der Leistung auf organische Weise erfassen und digitale Werkzeuge dazu nutzen, den Mitarbeitern regelmäßig Feedback zu geben und Coachings anzubieten.

Die Kombinierung von kontinuierlichem Leistungsmanagement mit formellen Beurteilungen, bei denen Feedback gesammelt wird, ist von entscheidender Bedeutung.

Das richtige Gleichgewicht zu finden, ist eine Frage der Organisationskultur und -präferenzen, aber das grundlegende Thema bleibt das Gleiche.

Unternehmen sollten formelle und informelle Methoden miteinander kombinieren, um ein kontinuierliches Leistungs- und Talentmanagement zu gewährleisten. Die gleiche Balance kommt ins Spiel, wenn Sie sich überlegen, wie Sie eine Leistungsbeurteilung schreiben sollten.

Während Sie verschiedene Leistungsmanagementstrategien implementieren, werden Sie in der Regel eine Art formelle Beurteilung benötigen, selbst wenn diese hauptsächlich die Ergebnisse von Informationssitzungen im Verlauf des Jahres dokumentiert. Eine schriftliche Leistungsbeurteilung kann eine Mischung aus datengestützten Bewertungen, informellem Feedback von Teammitgliedern und formellen Rückschlüssen sein, die den Beschäftigten klare Erkenntnisse vermitteln. Obwohl die Leistungsbeurteilungen durch Coaching und Mentoring eine fortlaufende Praxis sein sollten, ist die offizielle Dokumentation – vor allem eine digitalisierte Dokumentation – während formalisierter Beurteilungen nach wie vor wichtig. Sie bietet Kontrollpunkte für die Mitarbeiter und einen schriftlichen Nachweis, der das Unternehmen absichert.

Lassen Sie uns nun ins Detail gehen, wie der Leistungsbeurteilungsprozess aussieht. 

Der Leistungsbeurteilungsprozess ist für jedes Unternehmen sehr individuell. Die angestrebte Unternehmenskultur bestimmt die ideale Struktur und die besten Optionen. Auch wenn der endgültige Prozess, für den Sie sich entscheiden, nuanciert und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sein sollte, gibt es dennoch Standardvorgehen, welche Sie befolgen sollten. 

Wie Leistungsbeurteilungen funktionieren

Obwohl es viele verschiedene Arten von Leistungsbeurteilungen gibt – auf die wir gleich eingehen werden – funktionieren Sie ähnlich. Ein Mitarbeiter trifft sich mit seinem Vorgesetzten, um seine Stärken, Schwächen und sein generelles Arbeitsverhalten zu besprechen. 

Leistungsbeurteilungen werden oft jährlich und meist in Verbindung mit einem Arbeitsjubiläum des Mitarbeiters durchgeführt. Sie ermöglichen Managern und Mitarbeitern, gemeinsam an der Optimierung der Produktivität, Leistung und Arbeitsmoral zu arbeiten und das in einer Form, die allen Beteiligten gerecht wird. 

Unternehmen sollten Leistungsbeurteilungen im persönlichen Gespräch durchführen, sei es im Rahmen eines Treffens vor Ort oder mittels einer Videokonferenz. Dies betont, wie wichtig Leistungsbeurteilungen für Ihr Unternehmen sind (schließlich räumen Sie Ihren Terminkalender frei, um sich mit einem Beschäftigten zusammenzusetzen) und reduziert die Gefahr, dass Ihr Teammitglied das Feedback missinterpretiert oder missversteht. 

Nachfolgend finden Sie einige der häufigsten Elemente des Leistungsbeurteilungsprozesses. 

Ein formalisierter Terminplan

In welchem Umfang Unternehmen ihre Beurteilungspläne formalisieren, ist sehr unterschiedlich. Große Unternehmen haben zum Beispiel oft hochgradig standardisierte und streng regulierte Beurteilungszeitpläne. Damit soll gewährleistet werden, dass jeder Mitarbeiter den gleichen Prozess durchläuft und niemand vergessen wird. 

Kleinunternehmen hingegen kommen häufig mit einem sehr viel weniger strukturierten Prozess aus. Das liegt daran, dass sie weniger Mitarbeiter haben und das Risiko daher geringer ist, jemanden zu vernachlässigen oder einem Angestellten zu große Aufmerksamkeit zu schenken.

Diese Diskrepanz, die von der Unternehmensgröße abhängt, kann sich auf zahlreiche Bereiche Ihres Leistungsmanagements auswirken. Dies wird besonders in der Terminplanung deutlich. Jedes Unternehmen sollte über einen formalisierten Zeitplan für Leistungsbeurteilungen verfügen. Sie können sie jährlich oder vierteljährlich durchführen. Für jedes Unternehmen bieten sich andere Optionen am besten an. Es ist jedoch wichtig, einen Zeitplan für die Beurteilungen festzulegen, damit Sie eine Arbeitsgrundlage haben. Dies zu tun ermöglicht Ihnen auch

• Klare Erwartungen bei den Mitarbeitern schaffen, wann ihre Beurteilungen stattfinden werden. 
• Sicherzustellen, dass Leistungsbeurteilungen regelmäßig durchgeführt werden, auch wenn die Manager einige sekundäre oder tertiäre Aufgaben außer Acht lassen
• Kosten für Gehaltserhöhungen, Prämien und leistungsbezogene Anerkennungen einzuplanen, die während des Beurteilungsprozesses anfallen können. Schließlich wissen Sie, wann diese Kosten anfallen werden. 

Leistungsbeurteilungen werden nicht selten als übereilt empfunden und bringen unter solchen Umständen keinen Nutzen. Wenn der Prozess zu hastig abläuft, erhalten Ihre Mitarbeiter nicht das benötigte Feedback, um sich beruflich weiterzuentwickeln. Mit einem formalisierten Zeitplan haben Ihre Teams Zeit sich vorzubereiten, denn er schafft Transparenz in diesem Prozess. 

Sie müssen die Zeitpläne nicht besonders detailliert gestalten. Auf der formelleren Seite können Sie Meilensteine für die Messung verschiedener Aspekte der Mitarbeiterleistung, die Gehaltsanalyse und Coachinggespräche einplanen. In einer lockereren Umgebung können Sie einfach einen Termin für die Beurteilung ansetzen und Ihre Teams bitten, sich entsprechend vorzubereiten. (Werkzeuge für Videokonferenzen helfen bei der optimalen Planung und machen es überflüssig, dass Vorgesetzte und Beschäftigte vor Ort sind – oder sich gar im gleichen Land befinden.)

Wie detailliert Sie Ihren Terminplan machen, bleibt Ihnen überlassen. Er richtet sich in erster Linie nach den Zielen, die Sie sich für Ihr Programm gesetzt haben und nach Ihrer Unternehmenskultur. Eine Form von formellem Ablauf ist jedoch unerlässlich.

Klare Gehaltsvorstellungen

Leistungsbeurteilungen sind oft mit Gehaltszahlungen verknüpft. Daher sollten Mitarbeiter mit einem Grundverständnis für den Zusammenhang zwischen dem Beurteilungsprozess und der Vergütungen in ein Beurteilungsgespräch gehen können. Einige Unternehmen entscheiden sich beispielsweise dafür, den Zeitpunkt des Inkrafttretens von Gehaltsanpassungen in Abhängigkeit von der Beurteilung festzulegen. In manchen Fällen kann eine Gehaltserhöhung in der nächsten Gehaltsperiode oder zu einem festgesetzten Zeitpunkt relativ zur letzten Gehaltserhöhung des Mitarbeiters in Kraft treten. 

Obwohl es üblich ist, im Rahmen von Beurteilungen die Leistung zu belohnen, müssen Sie Ihren Mitarbeitern nicht garantieren, dass eine Gehaltserhöhung ansteht, oder Prämien immer an die Leistungsbeurteilung koppeln. Dennoch sind die Leistungserwartungen und Vergütungen eng miteinander verbunden. Klare Erwartungen über den Zusammenhang zwischen dem Beurteilungszeitpunkt und dem Zeitpunkt der Gehaltserhöhungen können eine reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Teammitgliedern ermöglichen. 

Möglichkeiten zur Selbstbeurteilung

Die Frage nach der Meinung der Angestellten über deren Arbeit kann der aufschlussreichste Teil einer Leistungsbeurteilung sein. Stellen Sie sich vor, dass ein Mitarbeiter eine bessere Leistung erbringt, als er glaubt. 

Dieser Einblick kann Ihnen helfen, den Mitarbeiter besser einzuschätzen. Verfügt er über ungenutzte Kompetenzen, die Sie bisher nicht eingesetzt haben? Weichen die von Ihnen gesetzten Erwartungen von dem ab, was Sie in der Praxis sehen, wodurch eine Diskrepanz zwischen den Beurteilungen von Führungskräften und Mitarbeitern entsteht? Ist der Mitarbeiter so ausgebrannt, dass er den Wert und die Qualität seiner Arbeit nicht mehr erkennt, obwohl Sie seine Arbeit wertschätzen?

Die Daten aus einer Selbstbewertung können Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen helfen und Ihnen eine bessere Vorstellung davon verschaffen, wie Ihre Beschäftigten denken. Eine gute Selbstbewertung sollte

• Ihnen einen Überblick darüber geben, wie Ihre Mitarbeiter ihre Leistung im Vergleich zu den Schlüsselkennzahlen einschätzen.
• Ihnen helfen zu verstehen, was Ihre Angestellten über das Unternehmen denken (Selbstbewertungsformulare sind eine großartige Gelegenheit, um ehrliches Feedback zu erhalten)
• Ihnen einen Eindruck von den Karriere- und Qualifikationszielen Ihrer Mitarbeiter geben. Dadurch können Sie Ihre Erwartungen besser auf diese Ziele abstimmen 

Die Implementierung einer Art von Selbstbeurteilung kann eine ausgezeichnete Möglichkeit für Manager, Mitarbeiter und das Unternehmen sein, Feedback zu erhalten. Sie ist ein zunehmender Bestandteil der Leistungsbeurteilungsprozesse.  

Ein definierter Plan zur Leistungssteigerung

Was geschieht, wenn ein Mitarbeiter die Leistungserwartungen nicht erfüllt? Versuchen Ihre Führungskräfte, die Situation selbst und ohne Feedback zu geben, zu bewältigen, wodurch der Mitarbeiter vielleicht überrascht ist, wenn Sie ihn später aufgrund schlechter Leistungen entlassen? Neigt Ihr Führungspersonal dazu, dem potenziellen Konflikt aus dem Weg zu gehen und die Mitarbeiter mit anderen Aufgaben zu betrauen?

Diese Optionen sind weitverbreitet, wenn Unternehmen mit Mitarbeitern zu tun haben, die regelmäßig unzureichende Leistungen erbringen. Das Problem ist nur, dass Sie negative Folgen in haben können. 

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter von seiner Kündigung überrascht wird und sich ungerecht behandelt fühlt? Er könnte das Unternehmen wegen Diskriminierung verklagen. Was geschieht, wenn Sie Mitarbeiter für wichtige Aufgaben bezahlen, aber deren Arbeitskraft auf unbedeutendere Aufgaben verlagern, weil sie mit den betrieblichen Anforderungen nicht Schritt halten können? 

Beide Szenarien können auf lange Sicht teuer und mühsam werden. Anstatt eine informelle Verbesserungsstrategie anzuwenden, sind standardisierte Verfahren besser, wenn ein Angestellter unzureichende Leistungen erbringt. 

In den meisten Fällen fangen Unternehmen, welche den leistungsschwachen Mitarbeitern zu einem Leistungsanstieg verhelfen wollen, mit einer unverbindlichen Beurteilung an. Die Manager treffen sich mit dem betreffenden Mitarbeiter, um ihm ein Feedback zu seiner Leistung zu geben und einige kurzfristige Ziele zur Verbesserung festzulegen. Reagiert der Mitarbeiter negativ, werden die Unternehmen in der Regel einen formellen Wechsel in den Status der Probezeit vornehmen. In diesem Fall erhält der Mitarbeiter klare Leistungsvorgaben, die er einhalten muss. Damit einher geht auch die klare Erkenntnis, dass das Nichterreichen dieser Standards zur Kündigung führen kann.

Durch die Erstellung eines Standardplans zur Leistungsverbesserung können Manager ihre Mitarbeiter frühzeitig auf die Situation aufmerksam machen und sie alarmieren. Gleichzeitig erhalten die Mitarbeiter klare Vorgaben, auf die sie hinarbeiten können. In der Folge wird der Prozess immer formeller und besser schriftlich festgehalten, sodass eine Dokumentation entsteht. Sollte das Unternehmen beschließen, den Mitarbeiter doch zu kündigen, ist es auf Diskriminierungsvorwürfe vorbereitet und davor geschützt.  

Etablierung Ihres Leistungsbeurteilungsprozesses

Die nachfolgenden Abläufe bilden das Grundgerüst eines modernen Leistungsbeurteilungsprozesses:

• Frühzeitige Planung der Beurteilungen, damit sich alle Beteiligten vorbereiten können. 
• Aufbau einer Wechselbeziehung zwischen Gehaltsänderung und Leistungsbeurteilung zur Festlegung von Erwartungen zu setzen.
• Einführung von Instrumenten zur Selbstbeurteilung, um die Perspektive des Mitarbeiters zu erfahren.
• Erstellen eines gezielten Verbesserungsplans für Fälle schlechter Mitarbeiterleistung.

Diese vier Methoden werden Ihnen helfen, sinnvolle Mitarbeiterbeurteilungsgespräche zu führen. Beim Aufbau Ihrer Rahmenbedingungen für die Beurteilungen ist es entscheidend, dass Sie sicherstellen, dass im gesamten Unternehmen klare Erwartungen bestehen. 

Die Erwartungen für die Leistungsbeurteilung festlegen

Die Gestaltung Ihres Leistungsbeurteilungsprozesses ist bedeutungslos, wenn Sie Ihre Angestellten nicht dazu anhalten können, sich an die Best Practices für Leistungsbeurteilungen in Ihrem Unternehmen zu halten. Das kommt immer wieder vor. Die Mitarbeiter sind beschäftigt, die Unternehmensanforderungen ändern sich und die Teams schenken den Leistungsbeurteilungen in der alltäglichen Hektik nicht die nötige Aufmerksamkeit. Im Ergebnis investiert niemand die nötige Arbeit in die Beurteilungen. Dadurch werden die geplanten Beurteilungsgespräche nur mehr zu einer Gehaltsaktualisierung reduziert.

Dieses Szenario ist zwar weitverbreitet, ist aber auch schädlich. Es kann frustrierend für Arbeitnehmer sein, weil sie kein Feedback zu ihrer Arbeit bekommen. Es führt zu Unzufriedenheit und vermittelt den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie für das Unternehmen wertlos sind oder ihr Vorgesetzter den Mehrwert, den sie schaffen, ignoriert. Das kann Ihr HR-Team dazu zwingen, Entscheidungen über die Vergütung zu treffen, ohne genügend Daten über die Leistung der Mitarbeiter vorliegen zu haben. Die Liste geht noch weiter. Diese Problematik eskaliert, wenn Unternehmen die Dynamik im Kontext der Leistungsbeurteilung ineffektiv gestalten und aufrechterhalten. 

Nachfolgend werden einige Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie die Erwartungen an die Leistungsbeurteilung erhöhen und die Chancen nutzen können: 

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Leistungsbeurteilungsprozesse klar definiert und unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmenskultur und -gewohnheiten realistisch sind. Die Forderung an Ihre Mitarbeiter, mehr Zeit in das Leistungsmanagement zu investieren, ist angemessen. Ganz anders verhält es sich, wenn man von ihnen erwartet, eine Reihe zeitaufwändiger Aufgaben erwartet, die nicht mit ihren Hauptaufgaben oder ihrer Arbeitsweise übereinstimmen. Wenn Ihre Prozesse die Leistungsbeurteilung unkompliziert gestalten, werden Ihre Mitarbeiter eher bereit sein, sich zu beteiligen. 
• Ermöglichen Sie eine einfache Messung des Fortschritts und behalten Sie den Überblick über die Aufgaben im Kontext der Leistungsbeurteilung. Geben Sie den Führungskräften klare Fristen für die verschiedenen Leistungsbeurteilungsprozesse vor. Dadurch können sie erkennen, ob Teammitglieder zurückbleiben und können durch ihre hervorragenden Führungskompetenzen sicherstellen, dass die Beurteilung durchgeführt werden. 
• Bieten Sie Kanäle für das Feedback zur Leistungsbeurteilung. Ihre Mitarbeiter können Ihnen viel über die Effizienz Ihrer Beurteilungsstrategien sagen. Bitten Sie sie gelegentlich um ihre Meinung, damit Sie Probleme im Keim ersticken können, bevor sie eskalieren. 
• Setzen Sie Ihre Leistungsbeurteilung konsequent um. Der Erfolg von Leistungsbeurteilungen hängt nicht nur davon ab, ob Manager und HR-Manager den Plan einhalten. Stattdessen ist es oft ein Spiegelbild der von den Führungsteams geschaffenen Unternehmenskultur. Wenn Ihre Führungsebene das Leistungsmanagement als Unternehmenspraxis vernachlässigt, wird es auch im restlichen Unternehmen keine Priorität sein. Wenn Ihre Führungskräfte Best Practices schätzen, wird der Rest des Unternehmens dies mit größerer Wahrscheinlichkeit auch tun. 

Leistungsbeurteilungen sind häufig eine Frage des Aufwands. Wenn Unternehmen Zeit und Energie in ein entsprechendes Programm investieren, haben sie gute Aussichten erfolgreich zu sein. Die Erwartungen an das Leistungsmanagement zu definieren, ist einer der Bereiche, in dem der Aufwand einen wichtigen Beitrag zum Erfolg leistet.

Leistungsfeedback einholen und verwalten 

Ein Programm zur Leistungsverbesserung ist für Ihren Betrieb wertlos, wenn Sie keine Daten über Ihre Mitarbeiter erfassen können. Ohne zuverlässige Daten erhalten Sie nicht den Einblick, den Sie für eine effektive Beurteilung Ihrer Mitarbeiter benötigen. 

Glücklicherweise gibt es einige Dinge, die Sie tun können, um Daten effizient zu erfassen. 

Die Erstellung von effektiven KPIs

Key Performance Indicators (kurz KPIs) sind Datenpunkte, die die wichtigsten Faktoren in der Funktion eines Mitarbeiters darstellen. Sie variieren je nach Rolle, sind aber in der Regel relativ simpel. KPIs können an Produktivitätsmetriken geknüpft sein – die Produktion einer bestimmten Anzahl von Erzeugnissen oder das Erreichen einer Verkaufsquote – oder sie können mit einfacheren Aufgaben verknüpft sein. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, sich auf Metriken zu fokussieren, die klar definierbar und messbar sind, aber auch vom Mitarbeiter selbst beeinflusst werden können. 

Sie könnten zum Beispiel versucht sein, eine Führungskraft auf der Basis der Mitarbeiterbindung zu beurteilen, weil sie in dieser Rolle wichtig ist. Problematisch hierbei ist der Fakt, dass Mitarbeiter Ihr Unternehmen aus sehr unterschiedlichen Gründen verlassen können. Die Kennzahlen zur Mitarbeiterbindung geben also nicht unbedingt Aufschluss darüber, ob die Führungskraft gute Arbeit leistet oder nicht. Sie können vielleicht mehr Daten erfassen, um den Beitrag der Führungskraft zur Mitarbeiterbindung zu ermitteln, aber einfache Umsatzdaten können zu falschen Annahmen führen. 

Solche KPIs, die speziell auf die Rolle des Mitarbeiters zugeschnitten sind und in manchen Fällen auch personalisierte Leistungserwartungen können die Durchführung formeller Beurteilungen erheblich erleichtern. 

Die Datenverwaltung mit der Verwendung von digitalen Formularen vereinfachen

Die Analyse der Leistung eines Mitarbeiters erfordert oft die Erfassung von Daten von verschiedenen Beteiligten. Wie bereits erwähnt, ist die Selbstbeurteilung von unschätzbarem Wert. Viele Unternehmen befragen auch Angestellte, die häufig mit Mitarbeitern in anderen Abteilungen interagieren. 

Mithilfe von elektronischen Formularen können Sie einen Fragenkatalog erstellen, der für die Rolle der an der Leistungsbeurteilung beteiligten Person relevant ist. Sie können das Formular per E-Mail oder über eine App verteilen, die Daten erfassen und kompilieren, sodass das Beurteilungsteam alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort vorfindet. 

Jotform macht diesen Prozess durch die Bereitstellung von vorgefertigten Formularvorlagen und Anpassungsmöglichkeiten einfach.  

Führung eines schriftlichen Protokolls

Sie müssen nicht alle Daten, die in eine Leistungsbeurteilung einfließen, mit dem zu beurteilenden Mitarbeiter teilen, denn diese können sehr viele sein. Sie sollten jedoch die (wahrscheinlich digitalen) Unterlagen aufbewahren, damit Sie Ihre Entscheidungen leicht begründen können. Wie bereits erwähnt, ist dies wichtig, um das Unternehmen vor Diskriminierungsvorwürfen zu schützen. 

Umgang mit schlechten Leistungen und positiven Belohnungen

Ihre Reaktion auf schlechte Leistungen ist bedeutungsvoll. Es ist beinahe immer einfacher, eine negative Situation mit einem derzeitigen Mitarbeiter zu korrigieren, als einen neuen zu finden. Es gibt selbstverständlich auch Ausnahmen, aber neue Kandidaten einzustellen, ist kostenintensiv. Die Erstellung eines formellen Leistungsverbesserungsplans, der für die Mitarbeiter leicht nachvollziehbar ist, ist unverzichtbar. 

Wenn Sie Leistung belohnen wollen, können Sie den Beurteilungsprozess für mehr als nur Gehaltserhöhungen nutzen. Es ist üblich, jährliche Gehaltserhöhungen mit Leistungsbeurteilungen zu verbinden. Aber Sie können Beurteilungen auch dazu nutzen

• Sich persönlich bei den Mitarbeitern für ihre gute Arbeit zu bedanken
• Leistungsbezogene Boni zu vergeben oder eine Bonusstruktur für den kommenden Beurteilungszeitraum festzulegen, um Mitarbeiter zu motivieren
• Qualitativ hochwertige Arbeit öffentlich anzuerkennen. Vielleicht nutzen Sie das Intranet des Unternehmens, um bestimmte Leistungskennzahlen hervorzuheben oder die Geschichte eines besonders positiven Ergebnisses zu präsentieren. 

Es ist empfehlenswert, Mitarbeiter während einer Leistungsbeurteilung zu honorieren, da diese Gespräche eine datenbasierte Entscheidungsfindung beinhalten. Das hilft Ihnen, die Kosten für die Belohnung Ihrer Mitarbeiter zu rechtfertigen und die Aufgabe wertvoller zu machen.  

Nach diesem Einblick in die Feinheiten des typischen Leistungsbeurteilungsprozesses wollen wir uns nun einigen konkreten Beispielen und Methoden zuwenden, mit denen Sie Ihre Beurteilungen optimieren können. 

Beispiele für Leistungsbeurteilungen

Wir werden uns jetzt nicht mit all den verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie Leistungsbeurteilungen erstellen können und wie sie aussehen könnten, beschäftigen. Wir möchten uns jedoch zwei konkrete Szenarien betrachten, in denen Sie eine solche Beurteilung benötigen könnten. 

Angenommen, Sie müssen eine Leistungsbeurteilung remote durchführen. Sie können ein digitales Formular verwenden – unabhängig davon, ob Sie Ihren Mitarbeiter auffordern, eine Selbstbeurteilung auszufüllen, oder ob Sie ein Formular für einen Abteilungsleiter ausfüllen. Mit einem Formular online können Sie Ihre Beurteilung an einem Ort abrufen, ausfüllen und teilen. Wenn die Zeit für die Leistungsbeurteilung gekommen ist, können Sie dieses Dokument aufrufen, um eine umfassen und korrekte Beurteilung vorzunehmen. Dabei spielt es keine Rolle, wo Sie sich gerade befinden. 

Sie können eine Leistungsbeurteilung auch nutzen, um Ihrem Mitarbeiter zu zeigen, dass seine Leistungen in letzter Zeit unzureichend waren (statt besser oder erfolgreicher). Sie können unter anderem ein Beschwerdeformular verwenden, das ein Kollege oder Vorgesetzter ausgefüllt hat, um auf einen bestimmten Fall oder Zeitraum hinzuweisen, in dem der zu beurteilende Mitarbeiter bei der Arbeit Defizite hatte. Dieses Dokument kann als visuelles Beispiel dafür dienen, worin das Problem besteht und wie es angegangen werden kann. 

Verschiedene Methoden der Leistungsbeurteilung unterliegen trendbedingt einem ständigen Wechsel in ihrer Popularität. In dem einem Jahr hören Sie von einer neuen Idee, die ein innovatives Unternehmen einsetzt, um seine Kultur zu ändern und Mitarbeiter an sich zu binden. Im darauf folgenden Jahr gerät diese Lösung wieder in den Hintergrund. 

Laufen Sie nicht den Trends hinterher. Die meisten modernen Methoden der Leistungsbeurteilung sind erfolgreich, weil sie mit der Unternehmenskultur und den -zielen übereinstimmen. Wenn ein Trend plötzlich populär wird, liegt das häufig daran, dass ein Unternehmen auf die sich ändernden Erwartungen seiner Mitarbeiter reagiert und die richtigen Maßnahmen ergreift. 

Anstatt Ihre Pläne ständig an die aktuellen Tendenzen anzupassen, empfiehlt es sich, Ihre Mitarbeiter zu analysieren, einen kohärenten Plan für die gewünschte Kultur zu erstellen und herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter an Leistungsbeurteilungen schätzen. Auf dieser Grundlage ist es von entscheidender Bedeutung, die Ihnen zur Verfügung stehenden Methoden zur Leistungsbeurteilung zu verstehen. Nur so können Sie einen geeigneten Prozess auswählen, das sowohl Ihren Anforderungen als auch den Bedürfnissen aller Ihrer Mitarbeiter gerecht wird, unabhängig davon, ob sich diese vor Ort, remote oder einer Mischung aus beiden arbeiten. 

In diesem Sinne werfen wir im Folgenden einen Blick auf die acht häufigsten Methoden der Leistungsbeurteilung.

1. 360-Grad-Feedback

Was ist das?

Stellen Sie sich Ihren typischen Mitarbeiter vor. Auf wie viele Prozesse, Projekt-Stakeholder und Kunden hat diese Person jeden Tag Einfluss? Wahrscheinlich beeinflusst jeder Mitarbeiter viele Kollegen, Teammitglieder und Kunden. In der Theorie soll die 360-Grand-Feedback-Methode Organisationen dabei helfen, die Perspektiven all dieser Personen einzuholen und so ein vollständigeres Bild von der Arbeitsleistung eines Mitarbeiters zu erhalten. 

Wann funktioniert das?

Die Implementierung eines 360-Grad-Feedbacks kann für die Entwicklung von Führungskräften großartig sein, weil es eine Vielzahl von aufschlussreichen Quellen bietet, um Arbeitsweisen oder Verhalten zu erkennen, die einer Führungskraft möglicherweise entgehen. 

Sehen Sie das so: Ein Vorgesetzter hat Autorität und Präsenz am Arbeitsplatz. Er arbeitet aber womöglich nur gelegentlich direkt mit einem Mitarbeiter zusammen und das oft nur, wenn Probleme auftreten. Daher haben Arbeitnehmer oft ein ganz bestimmtes Mindset, wenn sie mit Managern zusammenarbeiten, funktionieren aber anders, wenn sie Kunden oder Kollegen zu tun haben. Wenn Sie einen größeren Personenkreis bitten, Ihnen bei der Beurteilung eines Mitarbeiters zu helfen, können Sie Einblicke gewinnen, die Sie sonst übersehen würden.

Der Erfolg eines 360-Grad-Feebacks hängt in hohem Maße davon ab, wie Sie bei der Erfassung der Daten vorgehen. Sie müssen: 

• Genügend Daten sammeln, um das Feedback zu anonymisieren und Daten herauszufiltern, die eine Anomalie darstellen könnten. 
• Zahlreiche Kunden und Mitarbeiter befragen, um eine große Menge an Daten zu sammeln. 
• Eine Umfrage konzipieren, die sich für alle Mitarbeiter wiederholen lässt. So müssen Sie nicht für jede Leistungsbeurteilung einen eigenen Fragebogen erstellen. 
• Sich die benötigte Zeit nehmen, die Ergebnisse mit den Mitarbeitern detailliert und zukunftsorientiert zu besprechen, damit sie das Feedback verstehen und für ihr Wachstum nutzen können. 

Diese Beurteilungsmethode ist ein anschauliches Beispiel dafür, wie digitale Formulare Ihnen das Leben erleichtern können. Mit Lösungen wie Jotform können Sie benutzerdefinierte Formulare für die Distribution und Erfassung von Daten erstellen und so Leistungsbeurteilungsmethoden wie das 360-Grad-Feedback vereinfachen. 

Wann funktioniert es nicht? 

360-Grad-Leistungsbeurteilungen sind zwar effektiv, aber nicht perfekt. Denn es ist unmöglich, die Perspektiven und Vorkenntnisse der Personen, die Ihren Mitarbeiter beurteilen, vollständig zu verstehen. Ein Kollege hofft vielleicht auf die gleiche Beförderung, die der Beurteilte auch anstrebt. Kunden verstehen vielleicht die Prozesse und Richtlinien nicht, die den Umgang des Mitarbeiters mit ihnen vorschreiben. 

Diese Aspekte können zu verfälschten Ergebnissen führen und eine effektive Beurteilung der Mitarbeiter erschweren. Auch für kleinere Unternehmen kann es schwierig sein, 360-Grad-Feedback einzusetzen. Denn sie verfügen nicht über genügend Mitarbeiter, um die umfassenden Daten zu sammeln, die für eine optimale Ausrichtung der Bewertungen erforderlich sind. 

Diese Einschränkungen sind der Grund, warum 360-Grad-Feedback nur zur Mitarbeiterentwicklung eingesetzt werden sollte. Wenn es in die Gehalts- und Beförderungsplanung einfließt, gibt es zu viele Möglichkeiten, das System zu manipulieren oder die Ergebnisse durch unbrauchbare Daten zu verzerren. 

2. Selbstbeurteilung

Was ist das? 

Die Idee der Selbstbeurteilung beruht auf einem einfachen Prinzip: Niemand kann sich ein vollständigeres Bild von der Leistung eines Mitarbeiters machen als dieser selbst. Sicher, wir sind oft blind für unsere eigenen Schwächen oder unterschätzen unsere Erfolge und Fähigkeiten. Dennoch wird die Selbsteinschätzung weithin als wirksamer Teil der Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern angesehen. 

In der Praxis ist die Selbstbeurteilung sehr einfach. Sie erstellen eine Umfrage, in der sie den Mitarbeitern Fragen zu ihrer Arbeitsleistung stellen. Bitten Sie sie um ehrliche und durchdachte Antworten. Manche Unternehmen werden kreativ und bitten die Mitarbeiter vielleicht eine Tätigkeitsbeschreibung ihrer Aufgaben zu erstellen und ihre Leistung bei diesen Aufgaben zu bewerten. 

Die Einholung dieser persönlichen Perspektive kann sich als wertvoll erweisen, da die Mitarbeiter wissen, was sie bei ihrer täglichen Arbeit zu tun haben. Sie verstehen ihren Job besser als jeder andere. Problematisch ist jedoch, dass diese Methode die Bewertung in erster Linie auf die Angaben einer Person stützt, was zu potenziellen Schwachstellen führt. 

Wann funktioniert es?

Selbstbeurteilungen funktionieren, wenn Sie eine Umgebung der Offenheit und des Vertrauens zwischen Mitarbeitern und Führungskräften schaffen. Wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie nicht ehrlich zu einer Führungskraft sein können, dann werden Sie wahrscheinlich keine hervorragenden Ergebnisse mit einer Selbstbewertung erzielen. Die Arbeitnehmer müssen wissen, dass sie sich selbst gegenüber kritisch sein können und ihre Vorgesetzten sie unterstützen und ihr Wachstum fördern werden. Die Mitarbeiter müssen sich auch in Sicherheit wiegen können, wenn sie ihre Leistungen anpreisen und nicht befürchten müssen, dass sie abgewertet werden. 

Neben der Schaffung von Vertrauen ist es auch wichtig, eine wirksame Kombination aus Kurzbewertungen (z. B. Bewerten Sie Ihre Leistung auf einer Skala von 1 bis 5) und offenen Fragen zu verwenden. Die Bewertungen liefern Ihnen leicht zugängliche Daten, die Sie nutzen können, während die Fragen zu tiefgreifenden Reflexionen und Gesprächen anregen. 

Jotform kann diesen Prozess vereinfachen, denn es bietet Ihnen die Möglichkeit, digitale Selbstbewertungsformulare einfach zu erstellen und zu bearbeiten. 

Wann funktioniert es nicht? 

Die Selbsteinschätzung ist normalerweise einfach in die Praxis umzusetzen. Allerdings gibt es einige Möglichkeiten, wie Sie mit dieser Beurteilungsmethode in Schwierigkeiten geraten können. Passen Sie auf, dass Sie nicht

• Die gesamte Beurteilung auf die Selbsteinschätzung konzentrieren. Mitarbeiter können wachsen und von externem Feedback profitieren. Die Selbstbeurteilung allein kann die Entwicklung der Mitarbeiter einschränken. 
• Allzu standardisierten Fragen verwenden, die keine tiefgreifenden Gespräche anregen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nur bitten, sich selbst zu bewerten, haben Sie wahrscheinlich keinen Kontext, um diese Bewertungen zu beurteilen. Es ist auch wichtig, dass Sie spezifische Fragen stellen, die auf die jeweilige Rolle und die Erwartungen abgestimmt sind. 
• Versäumen, Erwartungen an die Bewertung zu stellen. Die Mitarbeiter müssen wissen, wie Sie die Bewertung einsetzen und welche Art von Antworten Sie erwarten. So können sie sich öffnen und sicher sein, dass sie sich auf den Prozess einlassen. 

Die Selbstbewertung ist eine einfache Möglichkeit, den Leistungsbewertungsprozess zu vertiefen. 

3. Beurteilung durch Kollegen

Was ist das?

Während die Selbstbeurteilung manchmal mangelhaft ist, da man nur die Sichtweise einer einzelnen Person erhält, liefert die Beurteilung durch Kollegen Daten aus verschiedenen Quellen, die Ihnen helfen zu verstehen, was der Mitarbeiter leistet.

Die Durchführung von Kollegenbewertungen beinhaltet das Sammeln von Daten aus verschiedenen Quellen innerhalb des Unternehmens, um ein besseres Verständnis dafür zu gewinnen, wie ein Mitarbeiter im Tagesgeschäft funktioniert. Bewertungen durch Kollegen bei Lehrern ermöglichen es, Feedback von Personen zu erhalten, die die Probleme kennen, mit denen sie täglich konfrontiert sind. Zugleich erhalten die beurteilenden Personen Einblicke in die Arbeit anderer Lehrer und können sich so Inspirationen für ihre eigenen Aufgaben holen. 

Wann funktioniert es? 

Damit die Bewertung durch Kollegen funktioniert, müssen Sie eine offene Kultur und ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeiter häufig aufeinander verlassen und regelmäßig gegenseitig zu ihrer Arbeit beitragen. 

Wann funktioniert es nicht?

Beurteilungen durch Kollegen sind in Umgebungen gefährlich, in denen Mitarbeiter häufig miteinander konkurrieren. In einem solchen Umfeld können zwischenmenschliche Konflikte, Spannungen aufgrund von Mitarbeitern, die dieselbe Beförderung erreichen möchten und andere ähnliche Probleme schnell die Fähigkeit der Kollegen untergraben, einander objektiv zu beurteilen. 

In einem Unternehmen, in dem die Mitarbeiter gebeten werden, ihre Kollegen zu bewerten, selbst aber nichts von diesem Prozess haben, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie am Ende ein hochwertiges Feedback erhalten. Obendrein kann es leicht zu Situationen kommen, in denen die Kollegen in ihrem eigentlichen Aufgabenbereich nicht genug miteinander zu tun haben, um die Qualität der von Anderen geleisteten Arbeit richtig einschätzen zu können. 

Die Beurteilung durch Kollegen ist schwierig durchzuführen, wenn der eigentliche Beurteilungsprozess komplex ist. Es ist wichtig, die Beurteilung durch Kollegen einfach zu gestalten, um einen problemlosen, reproduzierbaren Beurteilungsprozess zu schaffen.

4. Methode des Paarvergleichs

Was ist das? 

Bei der Methode des Paarvergleichs zur Leistungsbeurteilung geht es um den Wettbewerb am Arbeitsplatz. Dabei wird jeder Arbeitnehmer mit jedem anderen Arbeitnehmer verglichen und seine Leistung in diesem Zusammenhang bewertet. Im Kern handelt es sich um ein Rangordnungsschema, bei dem die Beschäftigten miteinander verglichen werden. 

Bewertungssysteme wie der Paarvergleich können leistungsstarke Instrumente für Ihr Unternehmen sein. Es ist jedoch wichtig, sie richtig einzusetzen, um unvorhergesehene Folge zu vermeiden. 

Wann funktioniert es?

In manchen Umgebungen, z. B. in Vertriebsteams, kann die Wettbewerbsform der paarweisen Leistungsbeurteilung einen Geist des Wachstums und der Herausforderung fördern, der wiederum den Erfolg vorantreibt.

Ferner ist die Paarvergleichsmethode stark davon abhängig, dass die Daten über die Mitarbeiter effizient und in einem Format erfasst werden, das die Informationen über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg vergleichbar macht. Wenn Sie versuchen, einen Vertriebsmitarbeiter mit einem Produktionsmitarbeiter zu vergleichen, müssen Sie in der Lage sein, die gesammelten Daten in ein Format umzuwandeln, das für diesen Prozess geeignet ist. Wenn Sie etwa einen Vorgesetzten bitten, einen Mitarbeiter nach seiner Fähigkeit zu beurteilen, die täglichen Ziele konsequent zu erreichen, erhalten Sie einen sehr vergleichbaren Datenpunkt.

Diese Vergleichsmöglichkeit kann Ihnen helfen zu verstehen, wie wertvoll ein Mitarbeiter ist, unabhängig von seiner Funktion oder Gehaltsstufe. Sie kann Ihnen auch dabei helfen, Bereiche zu erkennen, in denen Sie möglicherweise in Ihr Unternehmen investieren müssen. So könnten Sie beispielsweise einem leistungsstarken Mitglied eines Supportteams ein höheres Gehalt als gewöhnlich zahlen, weil er die Erwartungen regelmäßig übertrifft, was ihn genauso wertvoll macht wie die Mitglieder Ihres Marketingteams.

Wann funktioniert es?

Wie jede Ranglistenmethode kann auch die Paarvergleichsstrategie zu einem wettbewerbsintensiven, erbitterten Arbeitsumfeld führen. Denn die Mitarbeiter merken, dass alle ihre Aktivitäten in irgendeiner Form im Vergleich zu ihren Kollegen bewertet werden. Dadurch können Druck und feindselige Beziehungen entstehen, die die Stabilität Ihres Unternehmens untergraben.

Der Vergleich zwischen zwei Mitarbeitern funktioniert nicht, wenn Sie nicht genügend relevante Daten über Ihre Mitarbeiter sammeln können, um einen effektiven Vergleich durchzuführen. Auch für die Kompetenzentwicklung und Schulung ist diese Methode ungeeignet. Eine Rangliste der Mitarbeiter eignet sich zwar hervorragend für die Optimierung von Gehältern und Prämien, gibt aber keinen Aufschluss darüber, in welchen Bereichen sich ein Mitarbeiter weiterentwickeln muss, und hilft Ihren Führungskräften nicht, Teammitglieder mit Blick auf die Zukunft zu coachen.

Dies ist eine der Situationen, in denen Sie wirklich über Ihre Unternehmensziele für den Leistungsbeurteilungsprozess nachdenken müssen. Wenn Ihr Ziel darin besteht, Ihre Mitarbeiter zu motivieren und Ihre Vergütungsprozesse zu optimieren, dann kann ein Paarvergleich eine natürliche Lösung sein. Wenn Ihr Ziel jedoch darin besteht, den Grundstein für Coaching und Mentoring zu legen, um die Mitarbeiter zu unterstützen und sie weiterzuentwickeln, sollten Sie wahrscheinlich eine andere Möglichkeit für die Beurteilung wählen.

5. Methode der Zwangsauswahl

Was ist das? 

Die Zwangsauswahl funktioniert ähnlich wie der Paarvergleich. Die Vorgesetzten untersuchen die Leistung von zwei Arbeitnehmern und entscheiden sich für einen von ihnen. 

Wie beim paarweisen Vergleich handelt es sich auch hier um eine wettbewerbsorientierte und potenziell nachteilige Beurteilungsmethode. Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung geben und sein Kollege in der nächsten Bürozelle nicht, dann weiß er, dass Sie diesen Kollegen höher eingestuft haben. Dies kann zu Spannungen führen und die Arbeitsatmosphäre beeinträchtigen.

In einem Bericht des Small Business Chronicle heißt es, dass Bewertungen auf der Grundlage von Einstufungen Unternehmen oft zu schnellem Wachstum verholfen haben, aber auch zu erheblichem Stress innerhalb einer Organisation führen.

Wann funktioniert es?

In demselben Bericht des Small Business Chronicle wurde dargelegt, dass eine erzwungene Leistungsbeurteilung wirksam sein kann, wenn Sie die Beurteilungen gezielt als Mittel zur Verbesserung der Produktivität einsetzen und direkt zur Rentabilität Ihres Unternehmens beitragen wollen. Dies ist vordergründig dann hilfreich, wenn Sie viele Mitarbeiter in unterschiedlichen Funktionen haben und nicht ohne Weiteres feststellen können, welche von ihnen tatsächlich den größten Einfluss auf Ihr Unternehmen haben.

Die Art von Daten, die Sie im Rahmen einer erzwungenen Bewertung erfassen, ermöglichen es Ihnen, den Mehrwert zu ermitteln, den Ihre Mitarbeiter unabhängig von ihrer Funktion erbringen. So erhalten Sie wichtige Einblicke in Mitarbeiter oder Bereiche Ihres Unternehmens, die Sie möglicherweise unterbewerten.

Wann funktioniert es nicht?

Viele Unternehmen geraten in Situationen, in denen hohe Fluktuationsraten und ein belastendes Umfeld zu Problemen bei der Mitarbeiterbindung führen und die Wachstumsmöglichkeiten begrenzen. Dies ist ein Szenario, in dem Sie eine Beurteilungsmethode wie die Zwangsauswahl vermeiden sollten. 

Der Small Business Chronicle wies darauf hin, dass eine erzwungene Auswahlmethode für Mitarbeiter, die zwar eine hohe Leistung erbringen, aber nicht so gut sind wie andere Kollegen, enttäuschend sein kann. Sie kann auch zu unnötigem Stress führen, da die Arbeitnehmer aus Angst vor einer schlechten Bewertung agieren.

Diese Probleme können in Unternehmen, die bereits mit der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit hadern, eskalieren, was die Zwangsauswahl problematisch macht.

6. Die Methode der kritischen Zwischenfälle

Was ist das?

Denken Sie an die letzten Monate Ihres Berufslebens. Vermutlich ist jeder Tag etwas in den Hintergrund gerückt. Sie haben das erledigt, was Sie erledigen mussten, Sie haben Ihre Produktivität aufrechterhalten und sind vorangekommen.

Die meisten Tage sind nicht besonders einprägsam. Aber gelegentlich läuft etwas besonders gut oder es kommt zu einem Konflikt. In vielen Fällen haben die Reaktionen der Mitarbeiter auf diese kritischen Ereignisse großen Einfluss auf ihren künftigen Erfolg oder Misserfolg.

Die Methode der Leistungsbeurteilung bei kritischen Vorfällen konzentriert sich darauf, die Führungskräfte zu bitten, kritische Vorfälle zu identifizieren, in die Mitarbeiter verwickelt waren, und danach zu beurteilen, wie sie sich in diesen Situationen verhalten haben.

Wann funktioniert es?

Die Fokussierung auf kritische Vorfälle bietet sich primär dort an, wo die Arbeitnehmer sehr flexible Aufgaben haben und eine Vielzahl von Tätigkeiten ausüben. In solchen Situationen ist es oft schwierig, Erfahrungswerte zur Leistung zu sammeln und eine klare Vorstellung davon zu bekommen, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit jeden Tag erledigen. Wir alle hatten schon Kollegen, deren Aufgaben wir nie ganz genau definieren konnten, abgesehen von den Geschichten darüber, wie sie mit Notfällen umgehen.

Diese Art von Arbeitsplätzen – bei denen ein Großteil der Arbeit hinter den Kulissen oder auf nicht leicht messbare Weise stattfindet – sind hervorragende Kandidaten für die Methode der kritischen Zwischenfälle. Die Konzentration auf die wichtigsten Momente des Werdegangs eines Mitarbeiters gibt den Führungskräften etwas Konkretes zur Bewertung und hilft ihnen, die Fähigkeiten zu erkennen, die einen Mitarbeiter wertvoll machen.

Wann funktioniert es nicht? 

Die Methode der kritischen Zwischenfälle ist bei Arbeitsplätzen, die in hohem Maße standardisiert, klar organisiert oder in hohem Maße messbar sind, nicht von großem Nutzen. Ein Produktionsmitarbeiter in einem kleinen Unternehmen beispielsweise ist wahrscheinlich nicht mit vielen kritischen Zwischenfällen konfrontiert. Der Wert dieser Person liegt in ihrer Fähigkeit, konstant zu produzieren.

Viele Wissensarbeiter (z. B. Computerprogrammierer, Ärzte, Ingenieure usw.) befinden sich in einer ähnlichen Situation, da es bei ihrer Arbeit oft darum geht, regelmäßig gute Entscheidungen zu treffen und ihre Zeit effektiv zu verwalten. In solchen Arbeitsumfeldern kann der Versuch, sich auf kritische Vorfälle zu konzentrieren, die Wahrnehmung eines Mitarbeiters verfälschen und es den Vorgesetzten schwer machen, eine effektive Bewertung vorzunehmen.

7. Ranglistenverfahren

Was ist das?

Wir werden das Format in diesem Fall ändern, da es eine Vereinfachung sowohl des paarweisen Vergleichs als auch der erzwungenen Auswahl darstellt. Sie hat die gleichen Vorteile und Möglichkeiten wie diese Methoden. Der große Unterschied besteht darin, dass die Führungskräfte bei der vereinfachten Bewertungsmethode aufgefordert werden, eine einfachere Rangfolge der Mitarbeiter zu erstellen. Sie beinhaltet nicht zwangsläufig einen direkten Mitarbeitervergleich und ist daher in der Regel auch weniger belastend.

Anstatt Mitarbeiter gezielt miteinander zu vergleichen, konzentriert sich ein allgemeines Ranking auf den zu beurteilenden Mitarbeiter. Ein gewisser Grad an Vergleich ist diesem Prozess zwar eigen, aber der Rang wird dadurch bestimmt, wie der Vorgesetzte den Mitarbeiter einschätzt. Das bedeutet einerseits, dass es weniger unmittelbaren Wettbewerb im hinteren Teil des Rankingsystems gibt und andererseits, dass es zu umfassenderen, weniger konkreten Mitarbeiterbewertungen führen kann.

In vielen Fällen vermeiden Unternehmen generische Rankingsysteme, da konkrete, empirische Entscheidungen getroffen werden müssen, wenn die Bewertung darauf hinausläuft, Arbeitnehmer miteinander zu vergleichen. Kleinere Unternehmen können jedoch oft von der Einfachheit und dem unkomplizierten Charakter eines einfachen Bewertungssystems profitieren.

8. Methode zur Beurteilung von Eigenschaften

Was ist das? 

Die Methode der Eigenschaftsbeurteilung ist genau das, wonach sie klingt. Die Führungskraft betrachtet die Eigenschaften, die die Mitarbeiter in einer bestimmten Funktion haben sollen, und beurteilt, inwieweit die Mitarbeiter diese besitzen.

Der Bewertungsprozess beinhaltet häufig die Festlegung von Unternehmenszielen für Eigenschaften, die für alle Mitarbeiter wichtig sind, sowie für solche, die für bestimmte Ziele wichtig sind. Von den Führungskräften wird erwartet, dass sie die Mitarbeiter in diesen Eigenschaften schulen und eine Kultur schaffen, die Verhaltensweisen fördert, die diesen Eigenschaften entsprechen. 

Ohne diese Entwicklungsmaßnahmen im Hintergrund ist es nicht hilfreich, sich auf Eigenschaften zu konzentrieren. Sie müssen klar bestimmen, welche Eigenschaften nützlich sind, und die entsprechenden Verhaltensweisen fördern, um mit dieser Methode Werte zu schaffen.

Wann funktioniert es?

Die Eigenschaftsbeurteilung ist eine interessante Option für die Leistungsbeurteilung, da sie sich nicht in erster Linie auf die Ergebnisse konzentriert, die oft außerhalb der Kontrolle des Mitarbeiters liegen. Stattdessen werden die zugrundeliegenden Fähigkeiten, Persönlichkeitsmerkmale und andere Attribute hervorgehoben, die sich auf die Fähigkeit eines Mitarbeiters auswirken, seine Arbeit zu erledigen. Dies eignet sich hervorragend für Unternehmen mit sehr volatilen Märkten, wie z. B. Start-ups, die Ergebnisse anstreben, es sich aber nicht leisten können wertvolle Mitarbeiter zu entlassen nur, weil sie auf dem Papier eine schlechte Leistung gezeigt haben.

Im Wesentlichen geht es bei der Durchführung von Mitarbeitergesprächen darum, was einen guten Mitarbeiter ausmacht, und nicht darum, wie ein guter Mitarbeiter seine Leistung erbringt. Dies kann sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen versucht, Fuß zu fassen, und keine klare Möglichkeit hat, den Erfolg für alle Aufgabenbereiche zu messen.

Wann funktioniert es nicht? 

Die Bewertung von Eigenschaften ist höchst subjektiv. Einige sind zwar messbar, wenn man die richtigen Daten sammelt, aber viele persönliche Eigenschaften sind schwer zu beurteilen. Infolgedessen kann eine positive oder negative Beurteilung stark von der Wahrnehmung eines Mitarbeiters durch den Vorgesetzten beeinflusst werden und ist nicht unbedingt ein genaues Abbild der Eigenschaften dieser Person. Um erfolgreich zu sein, müssen bei der Bewertung mehrere Gesichtspunkte berücksichtigt und empirische Daten einbezogen werden, wann immer dies möglich ist.

Leistungsbeurteilungen sind nie einfach. Ein SHRM-Bericht geht sogar so weit zu sagen, dass die meisten Beurteilungen naturgemäß voreingenommen sind, weil offene Fragen zu Antworten führen, die sich zu sehr auf die persönliche Sichtweise der Führungskraft berufen. Um diese Schwierigkeiten zu vermeiden, müssen Unternehmen strategisch mehrere Methoden kombinieren, um Vorurteile zu vermeiden und die Leistungsbeurteilung auf ihre Kultur und Ziele abzustimmen.

Außerdem benötigen sie Software für die Leistungsbeurteilung, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Vorgesetzten einen effizienteren und besser organisierten Prozess ermöglicht.

Hier sind die vier besten Leistungsbeurteilungslösungen auf dem Markt.

1. Trakstar: Mit Trakstar, der Software für die Mitarbeiterleistung, können Sie die Verantwortlichkeit Ihrer Mitarbeiter verbessern, einen Raum für Zielsetzung und Weiterbildung schaffen, 360-Grad-Bewertungen durchführen und auch nach Abschluss der Bewertung weiter nachfragen – und so häufiges, wertvolles Feedback geben, um den Schwung beizubehalten.
2. PerformYard: Unabhängig davon, ob Sie bei den jährlichen Beurteilungen auf dem Laufenden bleiben oder sich einen Überblick über den Leistungsstand Ihrer Mitarbeiter verschaffen wollen – mit der HR-Performance-Management-Plattform PerformYard können Sie Formulare anpassen, Berichte erstellen und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für ein kontinuierliches, effektives Mitarbeiterfeedback verfolgen.
3. AssessTEAM: AssessTEAM ist ein vollständig anpassbares, benutzerfreundliches Tool zur Bewertung und Verbesserung der Leistung am Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen. Es wurde speziell von Personalfachleuten auf der ganzen Welt entwickelt, die genau wissen, was für einen effektiven Leistungsbewertungsprozess erforderlich ist.
4. Jotform: Mit mehr als 100 anpassbaren Formularen zur Mitarbeiterbeurteilung, Drag-and-Drop-Funktionalität und einer intuitiven Benutzeroberfläche bietet der Online-Formulargenerator Jotform alle benötigten Tools, um einen Leistungsbeurteilungsprozess zu erstellen und mit anderen zu teilen, der zu Ihrem Unternehmen passt. Und das alles, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.

Wie Sie sehen, sind Leistungsbeurteilungen komplex – und von entscheidender Bedeutung. Sie zeigen Ihren Mitarbeitern, dass Sie sie sehen und schätzen. Außerdem ermöglichen sie Ihnen, die Fähigkeiten jedes Mitarbeiters zu entwickeln, um das Unternehmen voranzubringen. Unabhängig davon, für welche Leistungsbeurteilungsplattform Sie sich in Ihrem Unternehmen entscheiden, ist es wichtig, dass Sie eine solche Plattform einführen.