Wie man ein PDF Formular an eine Datenbank sendet

Das PDF-Format ist ein vielseitiges und beliebtes Dateiformat. Phil Ydens, Vice President of Engineering für Adobe Document Cloud, schätzt, dass es bis zu 2,5 Billionen PDF-Dokumente geben könnte. 

Aber das Dateiformat ist nicht unproblematisch. Der vielleicht größte Nachteil von PDF-Dokumenten ist, dass es schwierig sein kann, Informationen aus ihnen herauszuholen.

“Leider verfügen PDF-Dokumente nicht über eine einfache ‘PDF-zu-Datenbank’-Funktion, mit der Sie an Ihre Daten gelangen können”, schreibt Docparser-Produktmanager Joshua Harris. 

Das Extrahieren von Daten aus einem PDF-Dokument muss jedoch nicht schwierig sein. Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um ein PDF-Formular an eine Datenbank zu senden.

Warum ein PDF-Formular an eine Datenbank senden? 

Es gibt mehrere Gründe, warum ein Unternehmen PDF-Formulare an eine Datenbank senden möchte, anstatt sie einzeln zu speichern.

Erstens macht die Umwandlung von PDFs in Online-Formulare die Datenerfassung erheblich einfacher. Das ist wichtig, denn Daten sind unerlässlich, um bessere Entscheidungen zu treffen, schreibt Nicole Fallon-Peek, Mitbegründerin und CEO von Lightning Media Partners: “Sie können ganz einfach Daten von Kunden, Interessenten und Leads erfassen, indem Sie ein Online-Formular erstellen und verteilen, das Ihnen Informationen liefert, die Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen.”

Sobald Sie diese Daten erfasst haben, können Sie sie in einer Datenbank viel besser speichern als in einer Tabelle, schreibt Annie Pilon, Senior Staff Writer bei Small Business Trends.

“Außerdem kann die Übertragung von Informationen in und aus Tabellen umständlich sein”, fügt sie hinzu. “Sie müssen möglicherweise viele Daten manuell eingeben oder Daten manuell exportieren und in andere Programme importieren. Und Sie können Tabellendaten nicht einfach manipulieren, d.h. analysieren, in andere Anwendungen übertragen oder Berichte damit erstellen.”

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits Online-Formulare verwenden, ist es umso wichtiger, dass jede Antwort an eine Datenbank geht. 

“Was nützt Ihnen die Verwendung intelligenter Online-Formulare in Ihren wiederkehrenden Arbeitsabläufen, wenn Sie Ihre Datenbank(en) immer noch manuell mit den Informationen aus den ausgefüllten Formularen aktualisieren müssen?” fragt Ashish Deshpande von Frevvo. “Das ist eine unproduktive Nutzung von Ressourcen und Zeit und anfällig für Übertragungsfehler.”

Wie Sie mit Jotform ein PDF-Formular an eine Datenbank senden

Mit Jotform können Sie jedes PDF-Formular an eine stabile, sortierbare und exportierbare Datenbank senden. Alles, was Sie brauchen, ist ein PDF-Formular und eine Gruppe von Personen, an die Sie es senden möchten.

Laden Sie Ihr PDF-Formular hoch

Der erste Schritt besteht darin, Ihr PDF in ein Online-Formular zu verwandeln. Jotform Smart PDF Formulare wandelt ein Standard-PDF-Formular automatisch in ein ausfüllbares Online-Formular um. Die Plattform erkennt jedes Feld, so dass Sie Ihr Formular schnell und einfach digitalisieren können – und Sie können es an digitale Geräte anpassen oder in seinem ursprünglichen Format belassen.

Antworten erfassen

Sobald Sie mit dem Layout zufrieden sind, können Sie Ihr Formular verschicken und mit der Erfassung der Antworten beginnen. Online-Formulare sind responsive, d.h. sie lassen sich mit jedem Gerät leicht aufrufen und ausfüllen. Jede Antwort wird automatisch in Jotform Tabellen hochgeladen, das als Ihre Datenbank fungiert. 

Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn jemand Ihr Formular ausfüllt. Jotform kann auch jede Antwort in Ihr ursprüngliches PDF-Format umwandeln und Ihnen per E-Mail zusenden.

Wie man alles in der Datenbank verwaltet

Sie können jetzt von einer einzigen Datenbank aus auf jede Antwort zugreifen. Sie können Antworten sortieren, filtern und sicher herunterladen und die gesamte Datenbank über einen einzigen Link mit Kollegen teilen. Alles wird sicher in der Cloud gespeichert, und Sie können es mit Passwörtern weiter schützen, um die Einhaltung des HIPAA zu gewährleisten. 

Standard-PDFs sind keine benutzerfreundliche Option, wenn es um das Erfassen und Analysieren von Daten geht. Es gibt keine einfache Möglichkeit, die Daten zu exportieren, außer sie von Hand abzutippen. Aber Online-Formulare sind etwas anderes.

Indem Sie Ihr PDF in ein Online-Formular umwandeln, können Sie sicherstellen, dass jede Antwort automatisch in eine Datenbank gelangt, die Sie nach Belieben sortieren, filtern und analysieren können.