Wie Sie einen Rechnungsfreigabe-Workflow einrichten

Die Geschäftswelt ist ein miteinander verbundenes Netzwerk von Organisationen. In vielerlei Hinsicht sind es die wertvollen Produkte und Dienstleistungen, die Unternehmen – für Kunden und untereinander – bereitstellen, die die Wirtschaft am Laufen halten. Und die pünktliche Bezahlung von Rechnungen ist für diese Beziehungen von grundlegender Bedeutung.

Deshalb sind Arbeitsabläufe zur Rechnungsgenehmigung so wichtig. Betrachten Sie sie als organisierte und konsistente Prozesse zur Validierung und Bezahlung von Rechnungen – unabhängig davon, wer sie sendet, wer für die Validierung verantwortlich ist oder wie viele Rechnungen Ihr Unternehmen täglich erhält.

Um einen Arbeitsablauf zur Rechnungsgenehmigung einzurichten, müssen Sie lediglich verstehen, was er ist, wie er funktioniert und welche Tools ihn so effizient wie möglich machen.

Was ist ein Rechnungsfreigabe-Workflow?

Ein Rechnungsfreigabe-Workflow ist ein Prozess, den Unternehmen befolgen, um eine Rechnung zur Zahlung freizugeben. Man kann ihn sich wie eine Checkliste vorstellen, mit der festgestellt wird, ob eine Rechnung gültig ist. Je nach Größe Ihres Unternehmens kann dieser Prozess von einem Spezialisten durchgeführt werden, oder die Arbeit kann eine ganze Buchhaltungsabteilung erfordern.

Der Arbeitsablauf beginnt in der Regel, wenn ein Lieferant eine Rechnung sendet. Jemand prüft dann die Rechnung auf ihre Richtigkeit, einschließlich der in Rechnung gestellten Leistungen, der für die Bearbeitung erforderlichen Informationen und des geforderten Betrags. Wenn alles in Ordnung ist, wird die Rechnung genehmigt, und die zuständige Person bearbeitet die Zahlung.

Wie Sie einen Workflow zur Rechnungsfreigabe gestalten

Die Arbeitsabläufe bei der Rechnungsfreigabe sind in jedem Unternehmen unterschiedlich, haben aber alle bestimmte Schritte gemeinsam.

1. Erstellen Sie eine Datenbank für den Empfang von Rechnungen

Der ideale Workflow zur Rechnungsfreigabe beginnt damit, dass alle Rechnungen in eine Warteschlange gestellt werden. So lassen sich die Rechnungen leichter verfolgen und stapelweise bearbeiten. Hier sind zwei Möglichkeiten, dies zu erreichen:

1. Legen Sie eine E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen fest – und zwar nur für Rechnungen, nichts anderes. (Dies ist der Schlüssel!)
2. Erstellen Sie ein Antwortformular für die Übermittlung von Rechnungen, das die Übermittlungen automatisch in eine Warteschlange zur Überprüfung stellt.

2. Genehmigungsbedingungen auflisten

Um eine Rechnung zu bearbeiten, muss Ihr Team feststellen, ob sie gültig ist. Die Bedingungen sind je nach Unternehmen und Art der Produkte oder Dienstleistungen, die ein Lieferant liefert, unterschiedlich. Hier sind einige grundlegende Fragen, die jemand, der die Rechnung prüft, stellen könnte:

1. Hat die fakturierende Agentur das Produkt geliefert oder die Dienstleistung erbracht?
2. Gab es Probleme mit dem Produkt oder der Arbeit, die eine Nachbestellung oder einen Preisnachlass rechtfertigen?
3. Enthält die Rechnung alle für die Bearbeitung erforderlichen Angaben, z. B. die Überweisungsadresse?
4. Stimmt der Rechnungsbetrag mit den festgelegten Preisen überein?

3. Skizzieren Sie die Genehmigungshierarchie

In den meisten Unternehmen gibt es bestimmte Entscheidungsträger, die für die Überprüfung von Rechnungen zuständig sind. So kann beispielsweise der Präsident einer kleinen Organisation an jedem Projekt beteiligt sein und daher alle Rechnungen genehmigen oder ablehnen.

In größeren Organisationen mit zahlreichen Abteilungen und Hunderten, wenn nicht Tausenden von Mitarbeitern sind wahrscheinlich Abteilungsleiter oder andere Manager die Entscheidungsträger für Rechnungen, die nur für ihre Abteilung gelten. Erstellen Sie eine Liste der Personen, die für die Genehmigung von Rechnungen zuständig sind, und geben Sie an, für welche Arten von Rechnungen sie verantwortlich sind.

4. Skizzieren Sie Workflow-Routen

Sie können jede Bedingung aus Schritt zwei als Aktionspunkt auf einer Checkliste festhalten. Strukturieren Sie die Checkliste so, dass grundlegende Informationen bestätigt werden (z. B. Informationen, die für die Zahlung erforderlich sind) und die Komplexität schrittweise erhöht wird. So bilden Sie einen logischen Wenn-dann-Genehmigungsworkflow ab.

• Wenn auf der Rechnung ein Bankkonto für die Überweisung angegeben ist, verschieben Sie sie auf den nächsten Punkt auf der Liste.
• Wenn die Rechnung diese Informationen nicht enthält, antworten Sie dem Absender und teilen Sie ihm mit, dass er weitere Informationen bereitstellen muss.

Dies hilft auch dabei, die Genehmigungshierarchie in einem Arbeitsablauf abzubilden. Wenn die Rechnung z. B. von einem Grafikdesigner stammt, schicken Sie sie zur Prüfung an den Art Director.

Sobald alle Workflow-Elemente vorhanden sind, beseitigen Sie Unsicherheiten bei der Bearbeitung von Rechnungen – und Ihr Team kann Genehmigungsaufgaben schneller erledigen.

Wie Sie einen Rechnungsfreigabe-Workflow in Jotform einrichten

Jotform vereinfacht nicht nur Rechnungsstellungsprozesse mit Online-Formularen – Sie können auch die Jotform-Software für Genehmigungsworkflows verwenden, um zuverlässige Genehmigungsworkflows für Rechnungen zu erstellen.

Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Ihren Rechnungsformularen Genehmigungsaufgaben hinzuzufügen und bestimmte Genehmiger zu benennen.

Ein solcher Workflow für die Rechnungsfreigabe könnte folgendermaßen ablaufen:

1. Sie erhalten die Rechnung von einem Lieferanten.
2. Der Entscheidungsträger erhält eine automatische E-Mail mit einem Link zu der Rechnung.
3. Der Entscheidungsträger kann die Rechnung über ein Dropdown-Menü genehmigen oder ablehnen.
4. Wenn der Entscheidungsträger die Rechnung genehmigt, erhält der Buchhalter eine automatisierte E-Mail, in der er aufgefordert wird, die Rechnung zu bezahlen.

Die Einrichtung dieser Funktion ist nicht so kompliziert, wie es klingt. So wird es gemacht:

1. Erstellen Sie ein Rechnungsformular für Lieferanten

Verwenden Sie eine Rechnungsvorlage oder erstellen Sie eine Rechnung von Grund auf mit Jotform. Gestalten Sie es nach Ihren Vorstellungen und erstellen Sie Felder, um alle Informationen zu erfassen, die Sie für die Bearbeitung einer Rechnung benötigen. Teilen Sie den Lieferanten mit, dass sie alle Zahlungsanforderungen über dieses Formular senden müssen.

2. Erstellen Sie den Genehmigungsablauf

Führen Sie im Formulargenerator die folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie auf Formular bearbeiten rechts neben dem Rechnungsformular.
• Klicken Sie auf die Einstellungen oben auf der Seite.
• Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Genehmigungsabläufe.
• Klicken Sie auf den Button Einen Genehmigungsfluss erstellen.
• Dadurch gelangen Sie zum Genehmigungs-Generator. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben der Genehmigungsaufgabe, und geben Sie die E-Mail-Adresse des Genehmigers ein.
• Wenn Sie die E-Mail, die automatisch an den Genehmigenden gesendet wird, anpassen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben E-Mail für Genehmigungsanfrage anpassen. Sie können den Text anpassen, die Antwort-E-Mail-Adresse ändern und sogar Anhänge zur E-Mail hinzufügen.
• Sie können Ihren Genehmigungsablauf weiter anpassen, indem Sie oben im Dialogfeld Einstellungen auf die Registerkarte Erweitert klicken. Dort können Sie Kommentare aktivieren, dem Genehmigenden erlauben, die Aufgabe einer anderen Person neu zuzuweisen, ein Ablaufdatum für die Genehmigung festlegen, Erinnerungs-E-Mails senden und vieles mehr.

3. Bedingungen einrichten

Wenn Ihr Rechnungsgenehmigungsprozess kompliziert ist oder Sie dasselbe Rechnungsformular für alle Einkäufe verwenden möchten, können Sie Workflow-Elemente wie Wenn-Dann-Bedingungen und bedingte Verzweigungen hinzufügen, um den Workflow zu steuern. Sie können auch dynamische Genehmigungen aktivieren, um die Genehmigenden anhand der E-Mail-Adresse zuzuweisen, die in ein bestimmtes Feld Ihres Formulars eingegeben wurde.

Optimieren Sie Ihren Workflow zur Rechnungsfreigabe

Die Verwaltung von Rechnungen ist für die meisten Unternehmen ein grundlegender Prozess, der jedoch nicht schwierig oder mühsam sein muss. Jotform macht es einfach, den Workflow für die Rechnungsfreigabe zu automatisieren, so dass Sie sich auf andere Bereiche Ihres Unternehmens konzentrieren können.