Gemeinnützige Organisationen müssen in vielerlei Hinsicht gut organisiert sein, um Spenden zu maximieren. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Werkzeuge, die dabei helfen können – darunter Software, die es ermöglicht, Ihre Spender im Blick zu behalten, Informationen über potenzielle neue Unterstützer zu erhalten, Spenden unterwegs zu erfassen, Ihre Einnahmen und Ausgaben zu verstehen und vieles mehr.
Neben der Standardsoftware, die die meisten Büros benötigen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail- und Präsentationssoftware), gibt es einige entscheidende Produkte, die Sie für das Toolkit Ihrer gemeinnützigen Organisation in Betracht ziehen sollten.
Datenbank
Wann haben Ihre wichtigsten Spender ihre letzten Spenden getätigt? Und ihre ersten? Ihre größten? Wie schnell haben Sie sich bei ihnen bedankt, und wo ist die Kopie des letzten Dankesschreibens? Wer sind Ihre vielversprechendsten potenziellen Spender, und welche Schritte haben Sie unternommen, um sie zu gewinnen? Eine Datenbank kann Ihnen helfen, den Überblick über die Antworten auf all diese Fragen und mehr zu behalten.
Wenn Ihre Organisation bereits über eine Datenbank verfügt, stellen Sie sicher, dass Ihr Team alle verfügbaren Schulungsmöglichkeiten nutzt. Viele Datenbankanbieter bieten Schulungen ohne zusätzliche Kosten an, darunter Präsenzschulungen, Webinare, Online-Hilfen, Tutorials und Videos.
Wenn Sie auf der Suche nach einer neuen Datenbank sind, sollten Sie die Größe Ihrer Organisation und Ihr Budget berücksichtigen. Obwohl Raiser’s Edge (von Blackbaud) von vielen als Branchenmaßstab angesehen wird, gibt es auch andere Optionen, die nahezu jeden Bedarf und jedes Budget abdecken können.
Zwei Optionen für kleine gemeinnützige Organisationen sind Fundly CRM (Kundenbeziehungsmanagement), das bei 60 USD pro Monat beginnt, oder DonorSnap, mit Plänen von 39 bis 199 USD pro Monat. Mittelgroße gemeinnützige Organisationen können Datenbanken wie Bloomerang (von 99 bis 499 USD pro Monat), Salsa (ab 299 USD pro Monat) oder eTapestry (etwa 199 USD pro Monat) in Betracht ziehen. Große gemeinnützige Organisationen sollten die Nutzung einer leistungsstarken Datenbank wie Raiser’s Edge, Salesforce oder Trailblazer in Erwägung ziehen.[1]
Spenderanalyse
Neben der Verwaltung Ihrer aktuellen Spender möchten Sie möglicherweise auch die Möglichkeit haben, neue potenzielle Spender mit Vermögensscreening-Software wie iWave, WealthEngine, RelSci, LexisNexis oder DonorSearch zu recherchieren. Software zur Spenderrecherche liefert Ihnen Informationen wie Immobilienbesitz Ihrer potenziellen Spender, frühere Spenden, Engagement in Vorständen anderer gemeinnütziger Organisationen, Berufsbezeichnung, Einkommen und Verbindungen zu anderen Personen.
Für die Finanzierung durch private Stiftungen sind Guidestar (das einige Informationen kostenlos anbietet) und Foundation Directory Online unverzichtbare Werkzeuge, um die passende Verbindung zwischen einem Förderer und Ihrer Organisation zu finden.
Crowdfunding
In den letzten Jahren hat sich Crowdfunding enorm verbreitet und ermöglicht es nahezu jedem, Spenden für Projekte zu sammeln, die von klein und persönlich bis hin zu groß und ehrgeizig reichen. Zu den bekannteren Crowdfunding-Plattformen gehören GoFundMe, Kickstarter, Indiegogo und Patreon. Andere Plattformen wie Rally, Piggybackr, Classy oder CrowdRise (Teil von GoFundMe) richten sich speziell an gemeinnützige Organisationen.
Viele dieser Crowdfunding-Softwareplattformen bieten auch Funktionen wie Veranstaltungsregistrierung, Social Media, Website-Integration, Berichterstattung und Analysen, Einrichtung von wiederkehrenden Spenden und Datenbankintegration. Crowdfunding-Software eignet sich am besten zur Mittelbeschaffung für spezifische Projekte oder in Verbindung mit einer Veranstaltung. Crowdfunding kann Non-Profit-Organisationen helfen, ein breiteres Publikum zu erreichen. Achten Sie jedoch genau auf die Gebühren, die Crowdfunding-Websites erheben, wenn Sie diese zur Spendenakquise nutzen.[2]
Mobiles Bieten
Wenn Ihre Organisation eine Veranstaltung ausrichtet, sollten Sie den Einsatz von Mobile-Bidding-Software in Betracht ziehen, damit Ihre Spender direkt von ihren Mobiltelefonen aus auf Auktionsartikel bieten, Tombola-Lose kaufen und Spenden tätigen können. Beliebte Mobile-Bidding-Software umfasst Bidpal, 501 Auctions und GiveSmart.
Wenn Sie bereits andere Software verwenden, wie eine leistungsstarke Datenbank oder Crowdfunding-Software, können Sie möglicherweise eine in dieser Software enthaltene Funktion für mobiles Bieten nutzen. Weitere Informationen zur Rolle von Software für mobiles Bieten bei Veranstaltungen finden Sie im Kapitel Veranstaltungen zur Steigerung der Spenden nutzen.
Text-to-Donate
Ähnlich wie bei mobilen Geboten ermöglicht es die Text-to-Donate-Software gemeinnützigen Organisationen, Spenden von Menschen unterwegs zu erfassen – jederzeit und überall. Spender können bequem von ihrem Mobiltelefon aus per SMS an eine gemeinnützige Organisation spenden. Viele SMS-Spenden erfolgen im Rahmen einer Veranstaltung, einer speziellen Fundraising-Kampagne oder eines Spendenmarathons. Einige Spenden werden auch als Reaktion auf einen dringenden Bedarf getätigt (wie Soforthilfe nach einem katastrophalen Ereignis).
Zu den führenden Anbietern von Software für Textspenden gehören @Pay, MobileCause, BidPal, Qgiv, MyPledger, Mobile Commons, SecureGive, Activistic und Give by Cell. Einige Plattformen für Crowdfunding oder mobiles Bieten ebenfalls eine Textspenden-Funktion an.
Buchhaltung
Alle gemeinnützigen Organisationen müssen sorgfältig Buch über Spenden und Ausgaben führen. Diese Organisationen benötigen Buchhaltungssoftware, um Berichte zu erstellen, wenn sie wichtige Steuerdokumente wie das IRS-Formular 990 einreichen.
Während große gemeinnützige Organisationen wahrscheinlich über eine Buchhaltungsabteilung verfügen, die sich um die Finanzen der Organisation kümmert, können kleine und mittelgroße gemeinnützige Organisationen von Buchhaltungssoftware profitieren. Intuit, ein bekannter Hersteller von Buchhaltungssoftware, bietet QuickBooks an, das sich ideal für gemeinnützige Organisationen eignet. Die Kosten liegen zwischen 10 und 200 US-Dollar pro Monat, wobei je nach Preis unterschiedliche Funktionen enthalten sind.
Die meisten gemeinnützigen Organisationen nutzen die Buchhaltungssoftware QuickBooks. Es gibt jedoch auch andere kostengünstige Buchhaltungssoftware-Optionen wie Aplos, Zoho Books, Big E-Z und Araize FastFund Accounting.[3] Zudem finden Sie zahlreiche kostenlose Open-Source-Buchhaltungssoftware mit eingeschränkten Funktionen, darunter GnuCash, Invoice Expert, TurboCASH, SVERDYSH, BS1 General Ledger, VT Cash Book, Adminsoft Accounts, xTuple PostBooks, FrontAccounting und LedgerLite.
Website-Verwaltung
Wenn Ihre gemeinnützige Organisation neu ist und Sie gerade erst beginnen, eine Online-Präsenz aufzubauen, benötigen Sie wahrscheinlich Software, um Ihre Website zu gestalten und zu erstellen. Es gibt viele kostengünstige Optionen zur Gestaltung einer Website, und Sie benötigen nicht einmal Programmierkenntnisse: Viele Softwarelösungen bieten Drag-and-drop-Funktionen oder eine WYSIWYG-Oberfläche (What You See Is What You Get).
Einige der bekanntesten Softwareanbieter für den Aufbau und die Pflege von Websites sind Squarespace, Web.com, WordPress, Wix und Weebly. Viele bieten All-in-One-Pakete an, die die Registrierung von Web-Domains, Hosting und mehr umfassen. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gewählte Webdesign-Software es Ihnen ermöglicht, Ihre Website mobil responsiv zu gestalten. Weitere Informationen zur Bedeutung von mobil responsiven Websites finden Sie im Kapitel Die Website Ihrer gemeinnützigen Organisation auf eine mobile Plattform bringen.
Online-/Cloud-basierte Software
Heutzutage haben gemeinnützige Organisationen zahlreiche Möglichkeiten, Software zu nutzen, die am besten zu ihren Bedürfnissen passt. Viele Softwareanbieter bieten Online- oder Cloud-basierte Optionen an, bei denen die Nutzer die Software nicht auf ihren Computern installieren müssen. Häufig gibt es gestaffelte Optionen (einschließlich kostenloser Versionen der Software) oder eine monatliche Gebühr anstelle einer einmaligen Pauschalgebühr. Viele Softwarehersteller bieten mehrere Produkte an, die miteinander integriert werden können. Mit Jotform können Sie beispielsweise eine App erstellen, um Spenden zu sammeln und diese in Jotform Tables nachzuverfolgen.
Wenn Sie bereits über eine Software verfügen, die nicht alle Ihre Anforderungen erfüllt, könnte cloudbasierte Software die fehlende Lücke schließen. Angenommen, Sie haben eine Website-Plattform, die es Ihnen nicht erlaubt, eingebettete Formulare zu integrieren, die Zahlungen akzeptieren. Anstatt Ihre gesamte Website auf eine neue Plattform zu verlagern, können Sie einen kostenlosen oder kostengünstigen Online-Formular-Generator ausprobieren. Jotform Apps Spendenbox ermöglicht es Nutzern beispielsweise, innerhalb weniger Minuten eine App zur Sammlung von Spenden zu erstellen, die auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten ist, und das zu verschiedenen Preismodellen (einschließlich einer kostenlosen Einstiegsstufe). Für weitere Informationen zur Erstellung der bestmöglichen Spenden-Apps lesen Sie unseren Blogpost zur Spendenbox.
E-Mail-Marketing
Es reicht nicht aus, einfach eine Gruppe von Personen mit einer einfachen Text-E-Mail über Ihr Standard-E-Mail-Programm im BCC zu versenden. Gemeinnützige Organisationen müssen gut gestaltete, ansprechende E-Mails verschicken, die die Aufmerksamkeit von Spendern oder potenziellen Unterstützern auf sich ziehen.
Mit E-Mail-Marketing-Software können Sie auch nachverfolgen, wer Ihre E-Mails geöffnet hat und welche nicht zugestellt wurden. Zudem können sich Empfänger leicht von Ihrer Mailingliste abmelden. Sie können problemlos ansprechende Inhalte wie Links zu Spendenseiten einfügen, Spendenbuttons oder -formulare einbetten und Einladungen zu Veranstaltungen versenden. Beliebte E-Mail-Marketing-Software umfasst Constant Contact, MailChimp, Emma, Benchmark, iContact, GetResponse und SendinBlue.
Projektmanagement
Projektmanagement-Software kann besonders nützlich für Organisationen sein, die über mehrere Standorte verfügen, Teams, die an vielen verschiedenen Projekten arbeiten, oder für Mitarbeiter, die remote arbeiten oder häufig reisen. Programme wie Slack, Asana und Googles G-Suite ermöglichen es Ihnen, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten. Sie können Projekte zuweisen, Fristen verfolgen, Gruppenchats abhalten, digitale Dateien speichern und teilen und vieles mehr.
Durch die Kombination dieser Softwaretypen haben gemeinnützige Organisationen eine deutlich höhere Chance, Spenden von Unterstützern und potenziellen Spendern zu erhöhen. Spender schätzen es, wenn Organisationen transparent und effizient arbeiten. Ihre Chancen, neue und wiederkehrende Spenden zu erhalten, steigen durch geschicktes Marketing und den klugen Einsatz von Technologie, die es den Menschen erleichtert, für Ihre Sache zu spenden.
- ^ Nonprofit Hub, „Die richtige Spenderdatenbank für Ihre gemeinnützige Organisation finden“ https://nonprofithub.org/finding-right-donor-database-nonprofit/
- ^ National Council of Nonprofits, „Crowdfunding für gemeinnützige Organisationen“ https://www.councilofnonprofits.org/tools-resources/crowdfunding-nonprofits
- ^ The Balance, „Kostenlose und kostengünstige Buchhaltungssoftware-Optionen für gemeinnützige Organisationen“ https://www.thebalancesmb.com/nonprofit-finance-software-1294214
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