Veranstaltungen zur Steigerung der Spenden

Fundraising-Veranstaltungen sind oft ein wesentlicher Bestandteil des Fundraising-Plans einer gemeinnützigen Organisation. Die Association of Fundraising Professionals (AFP) führte 2014 eine Umfrage zu Fundraising-Veranstaltungen durch, und fast alle Befragten gaben an, dass sie in einem typischen Jahr mindestens eine Veranstaltung planen, ^[1] wie ein Abendessen, eine Gala oder ein Turnier. Doch während Veranstaltungen eine wertvolle Quelle für Spenden sein können, ist es entscheidend, sie sorgfältig zu planen und zu organisieren, um den Erfolg sicherzustellen.

Arten von Fundraising-Veranstaltungen

Welche Art von Veranstaltung sollte Ihre gemeinnützige Organisation durchführen? Zu berücksichtigende Faktoren sind die Größe und Leistungsfähigkeit Ihrer Organisation (einschließlich der Verfügbarkeit von Mitarbeitern, Freiwilligen und Vorstandsmitgliedern), Ihr Budget (für anfängliche Kosten) und die bisherigen Veranstaltungen der Organisation. Haben Sie eine lange Geschichte erfolgreicher Veranstaltungen oder ist Ihre Organisation neu im Bereich der Fundraising-Events?

Berücksichtigen Sie diese Ideen für Spendenveranstaltungen:

• Kostengünstig und einfach:
  • Kuchenverkauf oder Backwettbewerb
  • Autowaschaktion
  • 50/50 Tombola (stellen Sie sicher, dass Ihr Bundesland Tombolas erlaubt; möglicherweise müssen Sie einen anderen Begriff als Tombola verwenden)
  • Verkauf von Markenartikeln (Kleidung, Tassen, Kalender usw.)
  • Filmabend
  • Gemeinschaftliches Abendessen/Potluck
  • Gift wrapping (during the holiday season)
  • Rummage sale
• Mittlerer Kostenaufwand und moderater Aufwand:
  • Spieleabend/Turnier
  • Talento
  • Telefonmarathon oder andere -athon-Veranstaltungen
  • Virtual (online) auction
  • Cocktailparty/Netzwerktreffen
• Höhere Kosten und Komplexität:
  • Galaabend in Abendgarderobe
  • Lauf-/Geh-/Schwimm-/Fahrrad-Events
  • Golfturnier
  • Modenschau
  • Live- und/oder stille Auktion

Natürlich werden viele der einfachen und kostengünstigen Ideen weniger Geld einbringen als die großen und komplexen Veranstaltungen. Diese eignen sich besser für kleinere/lokale Organisationen wie Schulen, Gotteshäuser, Feuerwachen oder Tierheime und Tierrettungen.

Je größer und anspruchsvoller Ihre gemeinnützige Organisation ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Zeit und Geld investieren müssen, um eine größere Veranstaltung zu organisieren. Diese wird mehr Spenden einbringen, eine bessere Einbindung der Spender ermöglichen und stärkere Verbindungen zu Ihrem Vorstand und zukünftigen Spendern schaffen.

Planung Ihrer Veranstaltung

Der Vorstand einer gemeinnützigen Organisation – oder in einigen Fällen eine unterstützende Gruppe – ist oft eine wertvolle Ressource für die Veranstaltungsplanung sowie eine umfangreiche Einladungsliste, die über die bisherigen Spender und aktuellen Interessenten der Organisation hinausgeht. Größere Organisationen verfügen in der Regel über einen hauptberuflichen Veranstaltungsplaner oder Mitarbeiter, die einen Teil ihrer Zeit der Veranstaltungsplanung widmen können. Wenn Sie keinen haupt- oder nebenberuflichen Veranstaltungsplaner haben und das Budget es zulässt, können Sie einen freiberuflichen Veranstaltungsplaner engagieren, um ein größeres Event von Anfang bis Ende zu planen und durchzuführen.

Erfolgreiche Veranstaltungsplaner müssen äußerst detailorientiert und organisiert sein. Sie benötigen zudem gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben. Darüber hinaus sollte ein Veranstaltungsplaner umfassende Kenntnisse über lokale Unternehmen wie Veranstaltungshallen, Catering-Services, Floristen und andere relevante Anbieter haben, die zum Erfolg einer Veranstaltung beitragen können.

Suchen Sie nach Veranstaltungsplanern, die Mitglied in einer oder mehreren professionellen Organisationen für Veranstaltungsplanung sind^[2], wie beispielsweise der ILEA (International Live Events Association), ESPA (Event Services Professional Association) oder MPI (Meeting Professionals International). Diese Organisationen sind auch eine gute Informationsquelle und bieten Möglichkeiten zum Brainstorming. Sie können auch nach Veranstaltungsprofis suchen, die die Zertifizierungen Certified Special Event Professional (CSEP) oder Certified Meeting Professional (CMP) besitzen.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Veranstaltung sorgfältig zu planen. Eine komplexe Veranstaltung, wie zum Beispiel eine Gala mit festlicher Kleidung, kann bis zu einem Jahr Vorbereitungszeit in Anspruch nehmen. Auch kleinere Veranstaltungen erfordern oft monatelange Planung. Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan und eine Checkliste für Ihre Veranstaltung, die Details wie den Veranstaltungsort, Technik, Catering, Floristen, Einladungen, Unterhaltung, Personal und alle erforderlichen Genehmigungen oder Versicherungen umfasst. Wenn Sie eine Auktion veranstalten, entwickeln Sie einen Plan zur Beschaffung von Auktionsartikeln. Zahlreiche kostenlose Vorlagen und Checklisten im Internet können Ihnen bei der Planung Ihrer Veranstaltung helfen, falls Ihr Team keinen erfahrenen Veranstaltungsplaner umfasst.

Budgetierung von Veranstaltungen: Kosten und Einnahmen

Fast alle Veranstaltungen haben im Voraus Kosten, und Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Fundraiser Einnahmen für Ihre Organisation generiert. Deshalb ist es so wichtig, von Anfang an ein Budget aufzustellen. Seien Sie so detailliert und genau wie möglich, wenn Sie Ihre anfänglichen Kosten schätzen, und realistisch, wenn es um die Schätzung der Teilnehmerzahl und der erwarteten Einnahmen geht. Es ist wichtig, nicht nur die Bruttoeinnahmen aus der Veranstaltung zu berechnen (die Gesamtsumme des eingenommenen Geldes), sondern auch die Nettoeinnahmen (den Betrag, den Sie nach Abzug Ihrer Ausgaben haben werden).

Die größten Ausgaben für Großveranstaltungen sind in der Regel die Miete für den Veranstaltungsort und das Catering^[3] — und vergessen Sie nicht, Trinkgelder für das Catering- oder Veranstaltungspersonal einzuplanen. Um die Planung zu erleichtern, erstellen Sie eine Tabelle, in der Sie Ihre erwarteten Posten, geschätzten Ausgaben, tatsächlichen Ausgaben und alle anderen Details/Notizen auflisten. Wenn Sie gedruckte Einladungen verschicken, müssen Sie auch die Kosten für Design, Druck und Versand berücksichtigen.

Personal für Ihre Veranstaltung

Stellen Sie sicher, dass genügend Personal zur Verfügung steht, um bei Ihrer Veranstaltung zu helfen, insbesondere bei größeren Events, die Registrierungstische, Auktionen und Tombolas umfassen könnten. Die Registrierung sollte so reibungslos wie möglich ablaufen, da dies der erste Eindruck Ihrer Gäste ist – und Menschen können schnell frustriert werden, wenn sie warten müssen oder ihr Name auf einer Liste nicht gefunden wird. Wenn Sie eine Auktion veranstalten, sollte immer jemand ein wachsames Auge auf die Auktionsgegenstände – und die Personen, die darauf bieten – haben, um ein faires Ergebnis zu gewährleisten.

Stellen Sie Personal, Freiwillige und Vorstandsmitglieder ein, um bei der Veranstaltung zu arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie im Vorfeld gut vorbereitet sind und die Erwartungen an Ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Viele Veranstaltungen (wie zum Beispiel elegante Abendessen) haben auch einen bestimmten Dresscode, der eingehalten werden muss. Vergessen Sie daher nicht, Ihr Veranstaltungspersonal über etwaige Kleideranforderungen zu informieren. Jotform bietet Dutzende von Vorlagen für Freiwilligenbewerbungsformulare an, die helfen können, das Management von Veranstaltungsfreiwilligen zu optimieren.

Veranstaltungstechnologie

Bei besonderen Veranstaltungen kommt es auf die Details an – von der Dekoration und Musik bis hin zur Durchführung des Events. Gäste schätzen eine einfache und bequeme Möglichkeit, sich für eine Spendenaktion anzumelden, vorab zu registrieren, einzuchecken und auf Auktionsgegenstände zu bieten. Viele Softwareunternehmen bieten mobile Bietplattformen an, mit denen Gäste sich schnell registrieren, auf Auktionsobjekte von ihren Mobiltelefonen aus bieten können (und Textnachrichten erhalten, wenn sie überboten werden) und die Artikel direkt von ihren Smartphones aus bezahlen können.

Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung auf mobile Technologie angewiesen sind, stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsort über einen guten Handyempfang und eine starke WLAN-Verbindung für die Backend-Operationen verfügt. Zu den bekanntesten Anbietern von Software für Wohltätigkeitsauktionen gehören BidPal, 501 Auctions und GiveSmart. Wenn Sie bereits Datenbanksoftware verwenden, könnte Ihr Softwareanbieter auch mobile Biettechnologie für Veranstaltungen anbieten.

Auch wenn Ihre Veranstaltung keine Auktion beinhaltet, sollten Sie dennoch in Erwägung ziehen, Ihr Personal mit Laptops und/oder Tablets auszustatten, um die Registrierung und Zahlungsabwicklung zu erleichtern (möglicherweise können Sie auch Ihre bestehende Datenbank nutzen, falls vorhanden). Ein Kreditkartenlesegerät (wie Square oder ein ähnliches Gerät) ermöglicht es Ihrem Team, Spenden, den Kauf von Tombola-Losen und Gebote direkt vor Ort entgegenzunehmen — sie können sich unter die Gäste mischen und Zahlungen schnell und sicher einsammeln.

Fallstudie: Best Buddies in Jacksonville, FL

Best Buddies International ist eine gemeinnützige Organisation, die sich für Menschen mit geistigen und entwicklungsbedingten Behinderungen einsetzt. Die Niederlassung in Jacksonville, FL, veranstaltet jährlich eine Gala. Im vergangenen Jahr nutzte die Organisation erstmals eine mobile Bieterplattform. Dadurch konnten sie nicht nur die Anwesenden der Spendenveranstaltung erreichen, sondern auch diejenigen, die nicht persönlich teilnehmen konnten.

Der Betrag, der durch ihre stille Auktion gesammelt wurde, stieg von 6.000 USD im Vorjahr (ohne mobile Plattform) auf 11.500 USD. Ein weiterer Aspekt der Live-Auktion, bei dem Gäste schnell eine Spende von 100 USD tätigen konnten, brachte mithilfe mobiler Spenden in nur vier Minuten mehr als 5.000 USD ein.^[4]

Nachbereitung nach der Veranstaltung

Nach Ihrer Spendenveranstaltung sollten Sie alle tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen sorgfältig zusammenrechnen, um einen Überblick über Ihren Brutto- und Nettoumsatz aus der Veranstaltung zu erhalten. Analysieren Sie die besten und schlechtesten Aspekte der Veranstaltung, um zukünftige Fundraiser zu verbessern. Vergessen Sie nicht, sich so schnell wie möglich bei allen Spendern zu bedanken.

Haben Sie neue Gesichter bei der Veranstaltung gesehen? Nehmen Sie Kontakt mit ihnen auf – sei es per Telefon, Notiz, E-Mail oder persönlichem Besuch – und fragen Sie, wie sie noch stärker eingebunden werden könnten. Vergessen Sie nicht, dem Personal, dem Vorstand und den Freiwilligen zu danken, die Ihre Spendenaktion zu einem Erfolg gemacht haben.

1. ^ Cathlene Williams, PhD. „Was sollten Sie von Veranstaltungen erwarten?“ http://web.archive.org/web/20141020040452/http://www.afpnet.org/files/ContentDocuments/WhatShouldYouExpectFromEvents.pdf
2. ^ Bizzabo, „Zehn Event-Planungsverbände, die Organisatoren kennen sollten“, https://www.bizzabo.com/blog/event-planning-associations
3. ^ The Balance, „Ein Überblick über Veranstaltungskosten“, https://www.thebalancesmb.com/an-outline-of-event-planning-expenses-1223663
4. ^ Quelle: Interview mit dem Regionaldirektor von Best Buddies International.