Para los fabricantes dentales, incorporar a un nuevo distribuidor dental o concesionario debería ser un momento de crecimiento. Sin embargo, con demasiada frecuencia el proceso implica enviar PDFs por correo electrónico —como acuerdos de distribución, formularios fiscales, solicitudes de crédito, hojas de asignación de territorio y listas de verificación de formación sobre productos— de un lado a otro hasta que alguien pierde la pista de lo que se ha firmado y lo que aún está pendiente.
Para los fabricantes de equipos y suministros dentales, esa fricción aparece en el peor momento: cuando un nuevo socio está evaluando lo fácil que resulta trabajar con tu empresa.
Por qué falla el proceso de alta de distribuidores dentales
El proceso de alta de un distribuidor dental suele involucrar a varios equipos: ventas, legal, crédito y formación sobre productos. A menudo, cada departamento gestiona su parte de la documentación de incorporación por correo electrónico.
Nada está conectado, lo que puede generar varios problemas:
- Ninguna de las dos empresas tiene una visión clara de en qué punto del proceso de incorporación se encuentra el nuevo concesionario.
- Los acuerdos firmados y la documentación pendiente se almacenan en bandejas de entrada diferentes.
- Las asignaciones de territorio y las condiciones de crédito pueden cerrarse antes de que se complete la formación.
- La primera experiencia del nuevo concesionario con tu empresa es una búsqueda interminable del siguiente formulario.
Nada de esto es un problema de personas. Es un problema de procesos causado por documentos que no están conectados.
Cómo Jotform convierte la incorporación en un único flujo de trabajo
Jotform te permite construir todo el proceso de incorporación como un flujo de trabajo digital conectado, en lugar de una carpeta de archivos estáticos. Así es como podría verse ese proceso:
- Un único formulario de solicitud de concesionario recoge los datos comerciales del distribuidor dental, la información fiscal y las referencias de crédito desde el principio, para que no tengas que perseguir un formulario fiscal en un correo electrónico aparte semanas después.
- Jotform Firmas gestiona el acuerdo de distribución, de modo que las firmas electrónicas se recogen y almacenan junto con el resto de la solicitud, en lugar de quedar en un hilo de correo electrónico aparte con archivos PDF adjuntos.
- La lógica condicional dirige la solicitud en función del tamaño o la región del concesionario. Por ejemplo, un distribuidor dental regional grande podría necesitar un paso de revisión por parte del equipo de crédito que un pequeño depósito dental local no requiere.
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- Jotform Workflows mueve la solicitud automáticamente de ventas a crédito y de ahí a legal, notificando a cada equipo cuando es su turno de revisarla. Esto evita que las solicitudes queden atrapadas en la bandeja de entrada de alguien.
- Un formulario de confirmación de formación verifica que el equipo comercial de cada concesionario ha completado la formación sobre productos antes de activar el acceso al territorio. El formulario puede ser una simple lista de verificación vinculada al mismo registro que el resto de la información de incorporación.
- Jotform Tablas ofrece a tu equipo un único lugar donde consultar el estado de incorporación de cada concesionario —solicitud recibida, crédito aprobado, acuerdo firmado y formación completada—, para que cualquier persona de tu equipo pueda responder a la pregunta: ¿En qué punto estamos con este distribuidor dental?
Qué cambia un flujo de trabajo de incorporación digital para tu equipo
Para ventas, un proceso de incorporación automatizado puede significar un camino más rápido desde la primera conversación hasta el estado de concesionario activo, sin esperar a que otros departamentos se pongan al día.
Para crédito y legal, significa recibir solicitudes y acuerdos completos y organizados, en lugar de tener que ensamblarlos pieza a pieza a partir de correos electrónicos independientes del distribuidor.
Para el concesionario, significa seguir un único proceso claro en lugar de responder a una cadena de solicitudes de seguimiento. Esa experiencia puede marcar el tono de cómo será trabajar con tu empresa en adelante.
Empieza con tu próximo concesionario
No necesitas reconstruir todo tu programa de socios para ver los beneficios. Empieza creando un formulario de incorporación para tu próximo nuevo concesionario, conéctalo a Jotform Firmas para obtener la firma del acuerdo e intégralo en un flujo de aprobación para la revisión interna. Tendrás un proceso repetible que podrás utilizar con tu siguiente distribuidor dental.
Una experiencia de incorporación más fluida no es solo una mejora de eficiencia interna. También puede ser la primera señal real que un nuevo distribuidor recibe sobre cómo es hacer negocios contigo.
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