Case study results at a glance
N.º de formularios
170+
N.º de envíos
2.700+
N.º de integraciones
4+
Aligner Dental Academy tiene una misión sencilla: formar a dentistas para que se conviertan en proveedores de Invisalign. Cumplir esa misión es otra historia.
La Academia es el socio educativo exclusivo de Align Technology, el fabricante de Invisalign, en el Reino Unido, Irlanda y la región EMEA. Ofrece programas que van desde la formación básica hasta diplomas completos, todos centrados en los alineadores dentales transparentes, a proveedores de varios países e idiomas.
«Suena bastante sencillo», dice Sam Hickson, director de tecnología de Aligner Dental Academy, «pero es un negocio muy complejo: todas las variables, todos los doctores, todos los distintos idiomas, todos los diferentes programas en los que están».
Alcanzar los límites con las herramientas anteriores
Cuando Hickson asumió su puesto actual, la Academia utilizaba Typeform para recopilar datos, con las respuestas gestionadas en hojas de cálculo de terceros. El software funcionaba bastante bien en apariencia, pero las limitaciones pronto se hicieron evidentes.
Las herramientas de hojas de cálculo que usaban carecían de controles de acceso, por lo que las ediciones accidentales pasaban desapercibidas. La introducción de datos era un dolor de cabeza constante. Y la integración de Typeform con monday.com, la plataforma de gestión de proyectos del equipo, carecía de algunas de las funciones que el equipo necesitaba, lo que les obligaba a depender de pasos manuales o conectores de terceros para completar algunas tareas.
«Typeform se ve genial desde el primer momento, pero es muy limitado», dice Hickson. «Nos topábamos con muchísimos obstáculos».
Elegir una plataforma diseñada para el largo plazo
Hickson aborda cada nueva herramienta con una pregunta: ¿qué tan preparada está para el futuro? Tras investigar las opciones, Jotform Empresarial destacó por tres razones. Su enfoque de nivel empresarial para la gestión de datos era algo que el negocio no había considerado antes. Admitía un dominio personalizado, lo que permitía que las URL de los formularios coincidieran con la marca de la Academia, una capacidad que el equipo no tenía con su configuración anterior. Y su flexibilidad, en particular la lógica condicional en los formularios, iba mucho más allá de lo que había visto en otros lugares.
«Sabía que Jotform podía eliminar cada desafío que teníamos con Typeform», afirma.
Fue una decisión evidente. Veo un futuro largo con Jotform.
Sam Hickson, director de tecnología, Aligner Dental Academy
Cambiar a Jotform Empresarial fue más fácil de lo esperado. Con más de 100 formularios por trasladar, el equipo utilizó la IA para gestionar la mayor parte de la migración en lugar de reconstruir cada uno a mano. Como grupo con confianza técnica, realizaron la incorporación sin necesidad de ayuda práctica. «Toda la incorporación fue muy fluida», dice Hickson.
Los formularios en el corazón de la comunidad de la Academia
Hoy en día, Jotform Empresarial impulsa varios de los programas más visibles de la Academia. Un ejemplo es su función Caso del Mes. Los dentistas envían a través de Jotform casos de Invisalign de los que están orgullosos, con fotos incluidas. El equipo clínico de la Academia revisa los envíos y selecciona cuatro. Luego, la comunidad más amplia, que se conecta a través de la plataforma de mentoría entre pares y de recursos de la Academia, vota al ganador mediante un segundo formulario.
La Academia también utiliza Jotform para formularios de marketing y flujos de trabajo de aprobación internos. Los envíos fluyen directamente a monday.com, y Hickson califica la integración de «realmente fácil». En las raras ocasiones en que el equipo necesita funcionalidad adicional, utilizan la plataforma de automatización n8n, aunque Hickson dice que pocas de sus necesidades van más allá de lo que Jotform gestiona por sí solo.
Tiempo ahorrado y espacio para explorar
El beneficio más inmediato de usar Jotform Empresarial ha sido el ahorro de tiempo. El manejo manual de datos y las soluciones alternativas de terceros han desaparecido, y los riesgos de las hojas de cálculo que antes preocupaban al equipo han sido reemplazados por permisos de acceso controlados por el administrador.
El soporte ha sido otro punto fuerte. Hickson lo ha utilizado solo unas pocas veces, pero dice que las respuestas fueron rápidas y completas. «Son bastante detalladas e incluyen un pequeño vídeo y una captura de pantalla», afirma. «Siempre ha sido útil».
Aun así, no puede señalar ninguna carencia en la oferta de la plataforma. «Jotform ya hace demasiado», dice entre risas. «No creo que nos hayamos encontrado nunca con ningún desafío que Jotform no resuelva por nosotros».
Una renovación que no requirió debate
Cuando llegó el momento de renovar el plan de Jotform Empresarial de la Academia, la decisión no llevó nada de tiempo. «Fue una decisión evidente», dice Hickson. «Veo un futuro largo con Jotform».
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