En 2014, Cat Town inauguró el primer café de gatos de los Estados Unidos, con los servicios de rescate y adopción de gatos como pilares de su misión. Desde entonces, cada vez más cafés de gatos han ido abriendo por todo el país, dando a los visitantes la oportunidad de disfrutar de un café mientras interactúan con adorables gatos, y todo ello contribuyendo a que los gatos encuentren un hogar.
Desde que impulsó este movimiento a nivel nacional, la dedicación de Cat Town a su misión nunca ha flaqueado. Con sede en Oakland, California, esta organización sin ánimo de lucro se centra en ayudar a los gatos que tienen dificultades para ser adoptados en los entornos tradicionales de los refugios. Su labor se enfoca en los gatos con más probabilidades de pasar desapercibidos: gatos mayores, gatos estresados, gatos tímidos y gatos con problemas médicos que requieren cuidados especiales.
A través del apoyo conductual, las familias de acogida, la atención médica y el esfuerzo de la comunidad, la organización ha contribuido a reducir la tasa de eutanasia de los gatos de los refugios de Oakland en más de un 70 por ciento.
En el corazón de esa labor está la conexión. Como explica Quinn White, directora de desarrollo y subdirectora de Cat Town, su función es ayudar a las personas a conectar con la misión de la organización, contando historias sobre gatos concretos y mostrando a quienes les apoyan cómo pueden ayudar.
Pero a medida que la organización creció, los sistemas de Cat Town no fueron capaces de estar a la altura de su misión.
Eliminar el trabajo manual para agilizar los procesos
Como muchas organizaciones sin ánimo de lucro, Cat Town dependía inicialmente de una combinación de hojas de cálculo, correo electrónico y Google Forms para gestionar su recopilación de información y sus flujos de trabajo. Al principio funcionaba bien, pero el personal pronto se dio cuenta de las limitaciones de sus procesos.
En concreto, el proceso para atender las consultas de adopción se había vuelto abrumador.
«Todo llegaba por correo electrónico, y era un caos y muy estresante. Muy estresante», afirma White.
Para un equipo pequeño que gestiona más de 200 voluntarios —además de las colocaciones en familias de acogida, las donaciones, las adopciones y los eventos—, tener flujos de trabajo desorganizados no solo era un inconveniente. Les estaba quitando tiempo y energía que debían dedicar a la propia misión.
Antes de Jotform, la organización tampoco disponía de una forma eficaz de recaudar donaciones mensuales recurrentes, una necesidad fundamental para organizaciones sin ánimo de lucro como Cat Town, que dependen en gran medida del apoyo individual continuo.
Fue entonces cuando el personal recurrió a Jotform.
Ha supuesto un antes y un después.
Quinn White, directora de desarrollo y subdirectora de Cat Town
Una plataforma flexible y escalable que las organizaciones sin ánimo de lucro realmente pueden permitirse
Cat Town conoció Jotform gracias a un miembro del personal que había utilizado la plataforma en otra organización.
«El precio era el adecuado», explica White.
Para muchas organizaciones sin ánimo de lucro, la asequibilidad importa tanto o más que la funcionalidad. Los presupuestos son ajustados, y las organizaciones necesitan herramientas tecnológicas que aporten valor sin someter a la entidad a una presión económica.
White lo expresa de forma sencilla: «Somos una pequeña organización sin ánimo de lucro, no tenemos un presupuesto enorme, y Jotform se ajusta a nuestro presupuesto».
Ese equilibrio entre accesibilidad y funcionalidad ayudó a Cat Town a adoptar la plataforma rápidamente. White describió Jotform como una herramienta con una «interfaz de usuario sencilla», tanto para el personal que crea los formularios como para las personas que adoptan, las familias de acogida y los miembros de la comunidad que los rellenan.
El equipo también valora la posibilidad de personalizar fácilmente los formularios e insertarlos en el sitio web de la organización. Al añadir la identidad visual, las fuentes y los colores propios de Cat Town, pueden ofrecer a quienes les apoyan una experiencia en línea fluida y coherente.
«Nos convertimos en grandes fans de Jotform prácticamente de inmediato», afirma White.
Flujos de trabajo optimizados con un toque humano
Una de las mayores ventajas de Jotform es la capacidad de simplificar el trabajo administrativo sin perder la valiosa conexión humana. Y en Cat Town, esa ventaja se hizo especialmente evidente durante la pandemia de COVID-19.
Antes de la COVID-19, las adopciones se gestionaban principalmente a través de conversaciones individuales entre los coordinadores de adopciones y las personas interesadas en adoptar. Pero cuando llegaron las restricciones de confinamiento y las adopciones de mascotas comenzaron a dispararse, el equipo necesitó una solución escalable con rapidez.
«Recibíamos tantas consultas que no dábamos abasto», recuerda White. «Somos un equipo diminuto».
Con Jotform, Cat Town creó un formulario de interés en adopción para organizar la información de los solicitantes y facilitar la identificación de las mejores coincidencias entre los gatos y sus adoptantes. El personal podía revisar rápidamente la experiencia con mascotas, la situación de vivienda y las preferencias de la persona interesada en adoptar para tomar decisiones de colocación más reflexivas.
Los resultados fueron contundentes. Como la organización pudo establecer buenas coincidencias, menos gatos fueron devueltos tras la adopción.
«Estamos salvando más vidas, y sé que lo hacemos de forma más rápida y eficiente [con Jotform]», afirma White.
Empoderar a voluntarios, familias de acogida y donantes
A medida que Cat Town amplió su uso de Jotform, la plataforma se integró profundamente en casi todas las áreas de las operaciones de la organización.
«Lo utilizamos de todas las formas posibles», afirma White.
La organización sin ánimo de lucro ahora depende de Jotform para recaudar donaciones recurrentes mediante su integración con Stripe, así como para las confirmaciones de asistencia a eventos, la coordinación de voluntarios, las solicitudes de acogida de gatos y de suministros, las donaciones de subastas en línea, los reembolsos, la documentación legal y las firmas electrónicas.
«Ha supuesto un antes y un después», afirma White.
Un gran ejemplo es su programa de acogida. Alrededor de la mitad de los gatos de Cat Town viven en hogares de acogida en la zona de Oakland, y la organización utiliza Jotform para recopilar solicitudes, comprender el entorno y las preferencias de cada solicitante e identificar las colocaciones ideales.
«Nos ayuda a encontrar una buena coincidencia para nuestras familias de acogida», dice White.
También utilizan formularios de solicitud de suministros, para que las familias de acogida puedan pedir rápida y fácilmente comida, medicación, juguetes y otros artículos esenciales para la acogida. Esto ayuda al equipo de Cat Town a mantenerse organizado, al tiempo que garantiza que las familias de acogida puedan dedicar su tiempo a centrarse en los gatos que tienen a su cuidado, en lugar de tener que lidiar con obstáculos logísticos.
Cada vez que tengo un problema, Jotform está ahí para volver a ponérmelo fácil.
Quinn White, directora de desarrollo y subdirectora de Cat Town
A medida que el personal de Cat Town siguió implementando Jotform, sus casos de uso continuaron creciendo. Más recientemente, Cat Town implementó Jotform firmas para recopilar firmas electrónicas en los formularios de conflicto de intereses exigidos a su junta directiva.
«Las aplicaciones eran tan amplias», dice White. «Era como: “Oye, usemos Jotform, usemos Jotform”, y muy pronto lo estábamos usando para todo».
Ayudar a los equipos pequeños a generar un gran impacto
Además de su facilidad de uso y su amplio potencial de aplicación, la experiencia de atención al cliente de Jotform se convirtió en otra ventaja clave de la plataforma.
«[El equipo de soporte de Jotform] es muy minucioso y amable, y se nota que es una persona quien te ayuda, lo cual es realmente agradable», dice White.
El acceso a los foros de soporte y a la asistencia práctica ayudó a la organización a seguir creando nuevos flujos de trabajo a medida que evolucionaban sus necesidades.
White lo resume así: «Cada vez que tengo un problema, Jotform está ahí para volver a ponérmelo fácil».
Amplificar el impacto de la misión con la tecnología
Desde que implementó Jotform, Cat Town no solo ha mejorado sus procesos de recopilación y gestión de datos, sino que también ha liberado más tiempo y espacio para la participación de la comunidad y la labor orientada a su misión.
Según White, Jotform ha ayudado a Cat Town a fortalecer las relaciones con los adoptantes, las familias de acogida, los donantes, los voluntarios y los miembros de la comunidad, al tiempo que simplifica el trabajo administrativo que se realiza entre bastidores.
Da soporte al programa Legacy of Love, que ayuda a garantizar que los gatos reciban cuidados tras el fallecimiento de su dueño. Gestiona los reembolsos del programa In It For Life, que ayuda a que los gatos en cuidados paliativos reciban atención y apoyo de por vida tras la adopción. También ayuda a organizar el apoyo de los donantes, la gestión de eventos, el cumplimiento legal y la divulgación en la comunidad.
Y lo más importante: le da al pequeño equipo de Cat Town más tiempo y energía para centrarse en encontrar un hogar definitivo para los gatos difíciles de colocar y, como resultado, salvar más vidas.
Si tu organización sin ánimo de lucro busca formas de agilizar los flujos de trabajo, ahorrar tiempo y ampliar su impacto, regístrate hoy mismo para obtener una cuenta gratuita de Jotform y descubre cómo la plataforma puede apoyar tu misión.
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