Cómo Scripture Union Northern Ireland atiende cada año a 7.000 jóvenes con Jotform empresarial

Cada año, Scripture Union Northern Ireland (SUNI) se hace cargo del cuidado de 7.000 niños y jóvenes, de 3 a 18 años, repartidos en cientos de localidades.

SUNI es una organización sin fines de lucro dedicada a la educación en la fe, que ayuda a niños y jóvenes a leer y comprender la Biblia y sus enseñanzas. La organización gestiona campamentos de verano a cargo de voluntarios, actividades locales y programas escolares por toda Irlanda del Norte.

Para Kathy Croskery, directora de operaciones de SUNI, eso significa encontrar formas de asegurarse de que todos esos programas funcionen sin contratiempos y, sobre todo, con seguridad.

Croskery es la primera directora de operaciones de SUNI. El puesto se creó hace poco para ordenar la forma en que funciona la organización. En muchos casos, monta sistemas desde cero y busca oportunidades para mejorar siempre que puede.

«Intento pensar cómo simplificar las cosas, hacer que avancen más rápido y que sean más accesibles para la gente», comenta.

Reunir 7.000 inscripciones anuales en un solo sistema

Para agilizar los procesos y darles más transparencia, SUNI primero tenía que digitalizar sus flujos de trabajo en papel. Antes, la organización dependía de formularios en papel para todo, desde inscribir a los niños en los campamentos hasta verificar a los líderes voluntarios.

«Necesitamos un formulario de consentimiento por cada niño y joven que cruza la puerta», dice Croskery. «Y si asumimos la responsabilidad parental sobre ellos, necesitamos conocer sus necesidades alimentarias y su información médica».

Creo que no éramos conscientes de todo lo que [Jotform Enterprise] podía ayudarnos hasta que lo tuvimos.

Kathy Croskery, directora de operaciones de Scripture Union Northern Ireland

Recoger toda esa información con formularios en papel era, cuando menos, poco eficiente, y hacía difícil llevar un registro centralizado de los participantes. Cuando llegó la pandemia de COVID-19, SUNI tuvo que acelerar su paso a la recogida de datos digital.

El personal tenía que notificar los casos de COVID-19 a la agencia de salud pública local, y hacerlo con formularios en papel habría sido lento y poco práctico. Por eso eligieron Jotform, que facilita recoger, ordenar y compartir los datos.

«Digitalizar era la necesidad urgente durante la COVID», dice Croskery. «Y poder tener los datos centralizados también fue un logro enorme para nosotros. Creo que no éramos conscientes de todo lo que [Jotform Enterprise] podía ayudarnos hasta que lo tuvimos».

Con un repositorio central para todos los datos de los participantes, ahora todo el personal accede a la misma información, que se actualiza en tiempo real a medida que llegan los envíos de formularios. Se acabó rebuscar en archivos de papel datos tan importantes como las alergias alimentarias de un niño.

Gracias a la función Teams de Jotform Enterprise, el personal de los distintos departamentos (campamentos, colegios, operaciones) tiene sus propios espacios de trabajo. Cada espacio cuenta con sus formularios, tablas y demás recursos a mano. La información que antes quedaba dispersa en hilos de correo o formularios en papel ahora está disponible al instante.

Además, con su cuenta de Jotform Enterprise, los datos de SUNI se almacenan en un servidor dentro de la UE, lo que ayuda a la organización a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
El personal también puede controlar los accesos, asignar permisos según cada rol y hacer seguimiento de las acciones en el servidor, lo que aporta más seguridad y responsabilidad.

Gestionar y apoyar a más de 2.000 voluntarios, la mayoría menores de 25 años

El personal de SUNI gestiona cada año a unos 2.000 voluntarios, la mayoría de entre 17 y 25 años, que son quienes sacan adelante los programas en campamentos, colegios y eventos locales.

Estos líderes voluntarios están repartidos por cientos de localidades de todo el país, así que necesitan acceder a los recursos sobre la marcha. Y como la mayoría son menores de 25 años, dice Croskery, canales de comunicación como el correo electrónico sencillamente no resultan prácticos.

«Algunos apenas usan los mensajes de texto», comenta.

Para llegar a los voluntarios donde están, el equipo usó Jotform Apps para crear una aplicación móvil a medida pensada especialmente para los líderes voluntarios. La app les da acceso rápido a información como:

• Los datos de contacto del personal
• Las políticas y los recursos de protección de menores
• Los formularios de uso frecuente, como los de consentimiento y los de pedidos de material
• Las listas actualizadas de los participantes inscritos en sus actividades (en Jotform Tablas)
  

Con la app, el personal también puede enviar notificaciones push, de modo que los voluntarios siempre tienen a mano la información que necesitan.

En lugar de mandar correos y esperar a que los voluntarios los lean, dice Croskery, las notificaciones de la app llegan a un dispositivo «que siempre tienen en la mano. Es más probable que las vean a que se lean un correo entero».

Todas esas aprobaciones y gestiones de fondo habrían supuesto días de correos de ida y vuelta, mientras que ahora solo les llega un pequeño aviso a su bandeja de entrada.

Kathy Croskery, directora de operaciones de Scripture Union Northern Ireland

Croskery cuenta que al personal le entusiasma usar la nueva función de notificaciones de WhatsApp para Jotform Apps. Esta función puede resultar especialmente útil en situaciones críticas, por ejemplo, si alguien necesita notificar una sospecha de abuso u otros incidentes de salud y seguridad. El personal puede recibir avisos inmediatos de los envíos de formularios por WhatsApp en vez de por correo, lo que acelera los tiempos de respuesta.

«En lugar de estar refrescando el correo para ver cuándo llega un formulario, lo recibiremos al instante», dice Croskery. «Así no habrá ningún retraso a la hora de conseguir la información que tenemos que pasar a los servicios sociales».

Agilizar las operaciones entre bastidores

Más allá de gestionar la información de participantes y voluntarios, Croskery también está siempre atenta a cómo mejorar otros procesos internos de los que depende la organización.

Por ejemplo, configuró flujos de trabajo automatizados para aprobar los reembolsos de gastos del personal. Con la función de lógica condicional de Jotform en los formularios de reembolso, puede dirigir cada aprobación al responsable de presupuesto que corresponde.

«Todas esas aprobaciones y gestiones de fondo habrían supuesto días de correos de ida y vuelta», dice, «mientras que ahora solo les llega un pequeño aviso a su bandeja de entrada».

Croskery también creó una app móvil para el personal con enlaces a formularios para presentar los gastos mensuales, pedir vacaciones, reservar equipos y solicitar el pago de facturas. También reúne accesos rápidos a carpetas compartidas, recursos en SharePoint y los datos de contacto del personal. Hasta incluye un turno para traer la merienda.

El tiempo que les ahorra Jotform Enterprise permite a SUNI seguir mejorando y ampliando lo que ofrece. Croskery dice que siempre le alegra poder decirle a los miembros de la junta de SUNI que la inversión en Jotform merece la pena.Jotform, les explica, le permite a ella y al resto del personal hacer su trabajo de forma más eficiente, así que pueden hacer más con menos, lo que ayuda a que la organización siga creciendo.