Mejores herramientas de gestión de flujos de trabajo
Muchas organizaciones utilizan herramientas de gestión de flujos de trabajo para crear y optimizar sus procesos. Las mejores herramientas de este tipo le permiten dar seguimiento, controlar y coordinar sus flujos de trabajo y, en algunos casos, automatizar tareas que antes se realizaban de forma manual.
Esta herramienta le permite definir flujos de trabajo y establecer reglas para automatizar procesos. También se integra con sistemas empresariales existentes para asignar tareas.
Dependiendo de la herramienta de gestión de flujos de trabajo que utilice, puede arrastrar y soltar elementos fácilmente para personalizar sus flujos sin necesidad de saber programar. También puede crear formularios para recopilar información y canalizarla hacia sus sistemas, utilizar un motor de flujo de trabajo para tomar decisiones, generar informes y contar con un portal de autoservicio para realizar solicitudes y gestionar tareas.
Si le interesa utilizar una herramienta de gestión de flujos de trabajo, aquí tiene diez de las mejores opciones disponibles:
¿Qué son las herramientas de gestión de flujos de trabajo?
Las herramientas de gestión de flujos de trabajo son soluciones de software diseñadas para ayudar a las organizaciones a crear, dar seguimiento y optimizar sus procesos. Un flujo de trabajo es una serie de tareas o procesos que deben completarse de forma estructurada para alcanzar un objetivo específico. Estas herramientas permiten visualizar los flujos de trabajo, automatizar tareas repetitivas y facilitar la colaboración entre los miembros del equipo.
Descripción general de las herramientas de gestión de flujos de trabajo
Aunque todas las herramientas de gestión de flujos de trabajo son diferentes, la mayoría incluye algunas, si no todas, de estas funciones para ayudarle a gestionar sus procesos de negocio de forma más sencilla.
Integraciones robustas
Si su sistema de gestión de flujos de trabajo no puede integrarse con otras aplicaciones en la nube, será menos eficaz que no tener uno en absoluto. Integrarse con otros sistemas, desde herramientas de gestión de proyectos y datos hasta plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y servicios de intercambio de archivos, garantiza que sus procesos funcionen sin problemas.
Plataforma de código bajo o sin código
Uno de los mayores desafíos al implementar cualquier flujo de trabajo o proceso de negocio en su empresa es lograr que todas las personas, independientemente de sus habilidades técnicas o experiencia, puedan usar correctamente las herramientas disponibles. Afortunadamente, las plataformas de código bajo o sin código ayudan a resolver este problema al facilitar que cualquier persona entienda y utilice el software.
Flujos de trabajo de aprobación automatizados
Sin un sistema de aprobación adecuado, es probable que haya experimentado cuellos de botella en sus procesos, ya sea por una solicitud de permiso perdida o un reembolso que tarda en procesarse. Sin embargo, con un proceso de aprobación automatizado, no solo ahorrará tiempo y reducirá la frustración, sino que también aumentará la productividad, reducirá costos y garantizará el cumplimiento de los estándares establecidos.
Notificaciones
Aunque pueden resultar molestas y hacernos sentir que siempre estamos “activos”, las notificaciones y alertas son esenciales en las herramientas de flujo de trabajo. Al configurar un sistema de notificaciones, puede recordarse a sí mismo y a otras personas los plazos próximos o avisar a los responsables sobre solicitudes que requieren aprobación. Las notificaciones le ayudan a gestionar sus tareas, actuar con rapidez y comunicarse de forma más ágil con su equipo.
Las 10 principales herramientas de gestión de flujos de trabajo
Ahora que conoce algunas de las características que deben incluir las herramientas de gestión de flujos de trabajo, aquí tiene diez opciones del mercado que puede explorar.
1. Integrify
El software de gestión de flujos de trabajo de Integrify puede implementarse en sus instalaciones o en la nube. Si elige una implementación en sus instalaciones, es compatible con macOS, Windows y Linux.
Con Integrify, puede diseñar formularios personalizables, recopilar y analizar información, asignar documentos y solicitudes, y compartir paneles con su equipo, lo que permite una gestión de flujos de trabajo más eficiente. Además, gracias a su portal de autoservicio, tanto los empleados como los clientes y proveedores se benefician de procesos mejorados. Este portal brinda visibilidad a todos sobre el estado del trabajo, lo que permite saber en qué están trabajando los equipos y qué sigue en cada caso.
Integrify utiliza una API abierta para integrarse con aplicaciones empresariales, como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM).
2. Jotform
Sin importar su industria o área, ya sea marketing, ventas o TI, el creador de formularios en línea Jotform puede ayudarle a automatizar sus procesos de flujos de trabajo en toda la organización con una plataforma completamente sin código. Al basar sus flujos de trabajo en los formularios personalizables y potentes de Jotform, resulta más fácil recopilar información, dar seguimiento a los datos y optimizar los procesos. Por ejemplo, puede utilizar plantillas de tablas de Jotform Tablas para analizar información y crear hojas de cálculo centralizadas para cada flujo de trabajo.
Cuando se trata de procesos de flujo de trabajo de aprobación, las plantillas de flujo de trabajo de Jotform le permiten a usted y a su equipo procesar formularios rápidamente a través de distintos niveles de aprobación, como solicitudes de permiso, presupuestos o autorizaciones de gastos de viaje.
3. HighGear
Otro software de gestión de flujos de trabajo que ofrece la opción de implementación en sus instalaciones o en la nube es HighGear. Esta herramienta le permite crear formularios, automatizar procesos, generar informes y dar seguimiento al tiempo dedicado a los flujos de trabajo.
Los flujos de trabajo están organizados por colores, y puede visualizar las tareas desde el panel de HighGear. La herramienta se integra con aplicaciones como Oracle, Microsoft Active Directory, Google Maps, Salesforce, HubSpot y Symantec VIP.
4. Nintex
El siguiente en la lista que ofrece implementación tanto en sus instalaciones como en la nube es Nintex. Esta herramienta utiliza una interfaz de arrastrar y soltar para crear flujos de trabajo y mapear procesos, y también permite generar documentos y crear formularios personalizados. Nintex utiliza APIs para integrarse con otras aplicaciones empresariales, como sistemas de recursos humanos, TI y plataformas de CRM.
5. ProcessMaker
Si busca un software de gestión de flujos de trabajo de código abierto, ProcessMaker es una excelente opción. Ofrece una interfaz con función de arrastrar y soltar para crear flujos de trabajo. Además, incluye un generador de documentos que permite crear recibos electrónicos, cartas, confirmaciones, facturas y contratos.
ProcessMaker ofrece acceso sin conexión, lo que le permite completar formularios desde dispositivos móviles y enviarlos una vez que vuelva a estar en línea. También cuenta con un panel que muestra el rendimiento de los procesos y del equipo. El software es completamente basado en la nube, por lo que no necesita instalarlo en sus propias computadoras o servidores.
6. Orchestly
Otra plataforma de software de gestión de flujos de trabajo completamente basada en la nube es Orchestly. Esta herramienta está diseñada para ayudarle a automatizar, gestionar y optimizar sus procesos empresariales, así como a hacer un seguimiento de los flujos de trabajo diarios.
Orchestly utiliza una interfaz con función de arrastrar y soltar para configurar flujos de trabajo y hacer un seguimiento de estos mediante paneles visuales. También permite acceder a aplicaciones de terceros como widgets y adjuntar archivos a los flujos de trabajo. Además, puede integrarse con otras aplicaciones mediante APIs o permitir la creación de extensiones propias.
7. Wrike
Si busca un software de gestión de proyectos que también incluya gestión de flujos de trabajo, Wrike puede ser una opción a considerar. Le permite aplicar flujos de trabajo a distintos equipos, carpetas y proyectos, y puede implementarse en sus instalaciones o utilizarse como una solución de suscripción en la nube.
Al usar Wrike, será necesario contar con ciertos conocimientos de programación, y el programa no incluye APIs que permitan integrarlo de forma nativa con software de terceros.
8. Asana
Otro software de gestión de proyectos que también incluye gestión de flujos de trabajo es Asana, que le permite configurar flujos de trabajo dentro de la propia plataforma. Es una solución basada únicamente en la nube e incluye integraciones con distintas herramientas de terceros, como Salesforce, Adobe Creative Cloud, Slack, Dropbox y Jotform. Aunque no es una herramienta sin código, permite crear flujos de trabajo mediante funciones de arrastrar y soltar.
9. Kissflow
Más de 10,000 empresas utilizan Kissflow, una solución confiable de código bajo para crear y gestionar flujos de trabajo desde una sola base de datos. La herramienta ofrece una interfaz sencilla, distintas integraciones y funciones de arrastrar y soltar, lo que le permite crear un sistema de flujo de trabajo práctico y fácil de usar para toda su organización.
10. Hive
La herramienta de flujo de trabajo Hive le ayuda a gestionar proyectos, tareas, flujos de aprobación y equipos en un solo lugar, con funciones como hojas de tiempo, videoconferencias interactivas, notas colaborativas y uso compartido de documentos. Además, al integrarse con más de 1,000 aplicaciones, incluyendo Marketo, Zoom y Zendesk, tendrá todo lo necesario para apoyar a cada área de su organización.
¿Cómo elijo la mejor opción?
La mejor herramienta de gestión de flujos de trabajo para su organización dependerá de cómo desee implementarla, con qué necesite integrarla y qué procesos planea automatizar. Antes de elegir una opción, considere cuánto tiempo desea dedicar a la programación, qué funciones son indispensables y si ya utiliza una herramienta de gestión de proyectos que le funciona bien y desea complementar con una solución de gestión de flujos de trabajo.
Foto de Redmind Studio en Unsplash
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