FAQ Jotform Enterprise

Paket Dasar Jotform Enterprise adalah titik masuk minimum untuk Jotform Enterprise, dan mencakup hingga 5 Pengguna yang Diizinkan. Tambahan Pengguna yang Diizinkan dapat dibeli dalam paket berisi 5 orang. Tidak ada batasan jumlah Pengguna yang Diizinkan yang dapat Anda tambahkan ke paket Anda.

Saat menentukan jumlah pengguna, harap perhatikan bahwa perjanjian lisensi kami mengharuskan setiap pengguna menjadi akun unik dengan alamat email individu yang unik. Alias grup seperti marketing@company.com tidak diperbolehkan, dan juga tidak berbagi kredensial login dengan individu lain. Untuk tujuan audit dan pelacakan TI, setiap login harus dapat dilacak ke individu unik, sebagai praktik terbaik yang dianjurkan.

Misalnya, dengan Jotform Enterprise, Anda dapat memiliki dua Administrator dan 18 Pengguna. Dengan ini bertotal 20 pengguna (alias kursi), oleh karena itu Anda perlu membeli akses untuk setiap individu. Selain itu, masing-masing membutuhkan nama pengguna dan kata sandi yang unik. Administrator dapat mengubah nama pengguna dan kata sandi kapan saja.

Seorang "pengguna" didefinisikan sebagai individu yang memiliki login ke akun Jotform Enterprise Anda untuk

1. Buat/perbarui formulir,
2. memulai integrasi, dan/atau
3. melihat/memperbarui/menganalisis data tanggapan secara langsung dalam database formulir tanggapan.

Jotform Enterprise menampilkan dua tingkat fungsi pengguna — Pengguna dan Administrator. Anda dapat menentukan apakah seseorang diklasifikasi sebagai Pengguna atau Administrator.

Secara default, Pengguna hanya bisa membuat formulir dan meninjau data tanggapan formulir untuk formulirnya sendiri. Pengguna kemudian dapat berbagi akses ke satu, beberapa, atau semua formulir dan/atau data ke satu, beberapa, atau semua Pengguna lain di Server Enterprise yang sama.

Administrator mengelola akun Jotform Enterprise Anda. Ini dapat mencakup menambahkan atau menghapus pengguna, meninjau metrik kinerja formulir, dan tugas lainnya. Selain itu, Administrator juga dapat membuat formulir dan meninjau data tanggapan formulir. Administrator memiliki akses ke semua formulir dan data tanggapan formulir yang dibuat oleh siapa pun di akun Jotform Enterprise Anda, kecuali itu adalah server yang sesuai dengan kepatuhan HIPAA, di mana Administrator hanya memiliki akses ke data tanggapan yang secara eksplisit dibagikan dengan mereka oleh pemilik formulir .

Pelanggan yang melengkapi formulir online Anda tidak dihitung sebagai Pengguna. Hanya individu yang membuat formulir, menganalisis data tanggapan formulir, atau mengelola akun Jotform Enterprise Anda yang dianggap sebagai Pengguna dan/atau Administrator.

Masalah dengan akun individu di organisasi besar berlipat ganda:

Dengan akun individual, formulir, bersama dengan data yang dikumpulkan, secara teknis menjadi milik pengguna. Jika dan saat orang ini keluar dari organisasi Anda, formulir dan data juga akan hilang. Data tersebut seharusnya menjadi milik organisasi, tetapi dengan akun individual, tidak demikian. Dengan Jotform Enterprise, Administrator dapat dengan mudah menetapkan status ke pengguna lain, memastikan data tetap berada dalam organisasi Anda.

Selain itu, akun individu juga terputus dari akun Jotform lainnya. Ini berarti tidak ada kesempatan untuk berbagi dan berkolaborasi pada formulir yang sudah dibuat, atau mengakses data di akun pengguna lain.

Setiap akses tunggal ke data tanggapan harus dapat dilacak ke individu unik dengan kredensial loginnya sendiri yang dapat diidentifikasi, untuk tujuan audit TI. Dengan paket individu, karena tidak ada cara untuk membagikan data, pengguna dapat memilih untuk membagikan kredensial login, yang merupakan pelanggaran persyaratan penggunaan Jotform.

Perhatikan bahwa item terakhir ini dapat menjadi masalah hukum yang besar karena peraturan HIPAA menyatakan bahwa setiap akses ke PHI (Informasi Kesehatan yang Dilindungi) harus dapat dilacak ke individu unik dengan kredensial login mereka sendiri yang dapat diidentifikasi.

Paket standar individu kami (Pemula, Perunggu, Perak, dan Emas) adalah paket individu yang berjalan di server berbagi (shared server) dan hanya hadir dengan dukungan online.

Jotform Enterprise adalah satu-satunya paket multi-pengguna kami di mana Administrator dapat menetapkan kontrol tingkat akses ke Pengguna dan Pengguna tersebut dapat berkolaborasi dengan Pengguna lain. Ditambah, ini berjalan di server yang didedikasikan untuk organisasi Anda dan dilengkapi dengan Insinyur Support Engineer Enterprise khusus untuk bantuan instan dan pemecahan masalah.

Ikhtisar perbedaan dapat ditemukan di sini:
https://www.jotform.com/help/587-what-is-the-difference-between-jotform-enterprise-and-standard

Jotform Enterprise adalah solusi berbasis web perangkat lunak sebagai layanan (SaaS), yang berarti Anda tidak perlu menginstal perangkat lunak apa pun di server atau komputer perusahaan Anda. Hanya browser web seperti Chrome, Firefox atau Safari yang dibutuhkan.

Sejak dari Anda menandatangani Perjanjian Enterprise, kami akan menyiapkan server Anda, memigrasi formulir dan data yang ada (jika berlaku), dan mengirimkan kredensial server Anda kepada Anda dalam satu hari kerja.

Formulir Jotform Enterprise bersifat dinamis dan dapat bekerja dengan hampir semua browser web, ponsel cerdas, dan tablet.

Jotform Enterprise tidak memiliki batasan untuk jumlah formulir, tanggapan, kolom formulir, pembayaran, panggilan API, dan penyimpanan.

Jotform Enterprise memiliki integrasi dengan pemroses pembayaran utama, seperti Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net, dan lainnya.

Saat Anda membuat formulir pembayaran, Anda akan diarahkan untuk memasukkan kredensial login pemroses pembayaran Anda. Setelah ini selesai, Anda dapat mulai menerima pembayaran secara online.

Selain itu, Jotform Enterprise tidak membebankan biaya transaksi tambahan. Anda hanya perlu membayar biaya pemrosesan kartu kredit standar.

Saat Anda membeli Jotform Enterprise, perjanjian tingkat layanan (SLA) disertakan sebagai bagian dari perjanjian langganan. Perjanjian ini berlangsung untuk jangka waktu minimal satu tahun dan mencakup semua syarat dan ketentuan, serta biaya keseluruhan. Anda harus menandatangani perjanjian untuk memulai akun Jotform Enterprise Anda.

Iya. Jotform dapat mengakomodasi permintaan perubahan dalam dokumen hukum, atau menggunakan formulir Business Associate Agreement (BAA) atau Data Processing Agreement (DPA) Anda sebagai dasar untuk membuat kesepakatan.

Ya, tim keamanan Jotform dapat bekerja dengan tim Anda untuk memastikan semua pertanyaan hukum dan keamanan TI terjawab.

Harga Jotform Enterprise ditentukan berdasarkan jumlah pengguna yang akan menggunakan Jotform Enterprise. Institusi pendidikan dan organisasi nonprofit berhak mendapatkan diskon 30 persen. Diskon tidak tersedia untuk biaya server HIPAA. Hubungi tim Sales untuk mempelajari lebih lanjut tentang harga.

Jotform Enterprise dibayar dimuka setiap tahun. Opsi pembayaran dari bulan ke bulan tidak tersedia.

Anda dapat menambahkan pengguna tambahan kapan saja selama tahun kontrak Anda dan akan ditambahkan secara prorata. Misalnya, jika Anda menambahkan lima pengguna lagi dalam lima bulan ke dalam tahun kontrak, Anda akan ditagih untuk tujuh bulan dari sisa periode kontrak.

Karena biaya yang terkait dengan pengaturan akun dan server Jotform Enterprise, kami tidak dapat menyediakan uji coba platform Enterprise, dan pengembalian dana tidak tersedia. Sebelum membeli Jotform Enterprise, Anda akan diminta untuk meninjau dan menandatangani perjanjian. Anda bertanggung jawab untuk membaca perjanjian dengan seksama sebelum menandatangani.

Jotform Enterprise bekerja di pusat residensi data lokal, sehingga Anda dapat memberi label putih pada pengalaman pengguna dengan menggunakan domain kustom Anda sendiri (mis., forms.domainanda.com). Jika diperlukan, Jotform akan membeli sertifikat SSL atas nama Anda dan menginstalnya tanpa biaya tambahan, sehingga formulir Anda memiliki penunjukan https:// yang aman.

Ya, migrasi formulir dan data Anda yang sudah ada (jika ada) adalah bagian dari proses penyiapan server kami. Untuk memulai, Anda dapat memberikan nama pengguna akun Jotform Standar Anda kepada Manajer Akun Anda atau menghubungi Tim Dukungan untuk mengajukan permintaan migrasi.

Anda dapat meminta migrasi setelah server Enterprise Anda disiapkan dengan mengirimkan tiket ke tim Customer Success kami. Harap sertakan informasi berikut dengan permintaan Anda:

• Username atau email akun Jotform Standar Anda yang akan dimigrasi.
• Username atau alamat email akun di server Enterprise yang akan menerima formulir.
• Apakah Anda ingin mengaktifkan pengalihan URL.
• Apakah Anda ingin menurunkan versi akun Jotform Standar Anda setelahnya.

Tidak. Tidak ada downtime selama migrasi dan sebagian besar migrasi instan.

Ya, data tanggapan Anda akan dimigrasikan. Ada beberapa pengecualian, seperti tanggapan draf, dan persetujuan yang belum selesai, jadi pastikan untuk meninjaunya juga.

Setelah migrasi, semua URL formulir diperbarui ke URL Enterprise Anda. Jika Anda telah mengaktifkan Pengarahan Ulang URL, Anda dapat memberikan pengisi formulir URL Jotform lama atau URL formulir Jotform Enterprise baru Anda. Kami menyarankan memperbarui semua tautan ke URL Enterprise baru jika waktu memungkinkan.

Contohnya, jotform.com/formID akan diperbarui menjadi {subdomain}.jotform.com/formID

Formulir yang disematkan iFrame dan JavaScript akan secara otomatis mengarah ke URL baru.

Formulir yang disematkan dengan kode sumber tidak akan mengarahkan ulang secara otomatis, jadi Anda perlu memperbarui kode sumber formulir versi Enterprise.

Formulir dimigrasikan ke bagian Ruang Kerja Saya dari akun pengguna yang Anda tentukan dalam permintaan Migrasi Enterprise Anda. Pengguna tersebut kemudian akan menjadi pemilik formulir di server Enterprise Anda.

Setelah migrasi, Anda dapat membagikan formulir dengan pengguna berlisensi lainnya di server, menambahkan ke Tim, menetapkan Label, atau mentransfer kepemilikan jika Anda berada di server non-HIPAA.

Dalam kebanyakan kasus, tidak.

Jika Anda menggunakan Dropbox atau OneDrive, Anda perlu masuk kembali ke integrasi Anda di tab Pengaturan formulir.

Jika Anda menggunakan Zapier atau Power Automate, Anda perlu mengganti trigger dan variabel pada alur kerja, jika Anda menggunakan Data Dinamis.

Tidak, Anda perlu menonaktifkan enkripsi sebelum dapat memigrasikan formulir. Setelah Anda memigrasikan formulir, Anda dapat menggunakan kunci enkripsi yang sama untuk mengaktifkan kembali enkripsi pada server non-HIPAA.

Setiap tanggapan terenkripsi yang ada akan tetap terenkripsi dan masih dapat diakses menggunakan Kode Akses Anda saat ini.

Jika akun Jotform standar Anda dilindungi HIPAA, formulir HIPAA Anda akan dimigrasi secara otomatis, dan Anda tidak perlu mengambil tindakan apa pun.

Tidak, URL API Anda akan berubah. URL API Anda akan berubah dari https://api.jotform.com menjadi https://{subdomain}.jotform.com/API (dengan API dalam huruf kapital semua).

Setelah migrasi, Anda dapat membuat perubahan pada formulir Anda dari server Enterprise yang baru. Perubahan yang dilakukan pada formulir asli di Akun Standar Anda tidak akan berlaku untuk versi Enterprise dan tidak akan ditampilkan karena pengalihan.

Kami sangat menyarankan agar Anda bekerja secara eksklusif di server Enterprise untuk menghindari kebingungan.

Tidak, penerima tugas formulir dan riwayat pengisian/penetapan tugas formulir mereka tidak akan dimigrasi ke server Enterprise Anda. Disarankan agar Anda memberi tahu penerima tugas Anda bahwa undangan baru akan dikirim, dan mereka perlu membuat akun login baru di server Enterprise Anda. Proses untuk mengundang ulang pengguna adalah sama, dan Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang itu di sini.

Jika diminta, kami akan menurunkan level akun Jotform standar Anda sehingga Anda tidak akan dikenakan biaya untuknya di masa mendatang.

Setiap jumlah prabayar tetapi tidak terpakai pada tanggal migrasi akan dikembalikan ke kartu kredit Anda yang tersimpan di sistem Jotform.

Anda hanya dapat memigrasikan Akun Standar sekali. Migrasi bersifat universal dan semua informasi dipindahkan.

Jika Anda menggunakan akun Jotform HIPAA Standar, setiap draf tanggapan tidak akan dipindahkan.

Tidak, persetujuan yang belum selesai tidak akan ikut dipindahkan. Anda dapat memulai kembali persetujuan setelah migrasi.

URL alur kerja akan diperbarui ke URL Jotform Enterprise. Pastikan untuk memperbarui semua email dan tautan alur kerja setelah migrasi.

Ya, Agen AI Anda yang sudah ada akan dimigrasi.

Tidak, nomor telepon Agen AI tidak akan dimigrasi. Setiap nomor yang terhubung ke Agen AI akan secara otomatis dan permanen dicabut, jadi pastikan untuk memperbarui ini setelah migrasi.

Migrasi bersifat universal, dan semua aset akan dimigrasi. Jika ada sesuatu yang tidak ingin Anda migrasikan, pastikan untuk menghapusnya sebelum migrasi.

Akun Jotform Enterprise Anda dilengkapi dengan manfaat eksklusif dari Tim Dukungan Enterprise yang berdedikasi. Anda dapat dengan mudah mengirimkan tiket 24/7 atau administrator platform dapat menjadwalkan panggilan dukungan Zoom melalui portal dukungan terintegrasi kami, memastikan bahwa pertanyaan atau masalah apa pun ditangani dengan cepat dan efisien.

Ya. Jotform Enterprise mendukung SAML 2.0 dan terintegrasi dengan penyedia identitas seperti Microsoft Entra (Azure AD), Google Workspace, Okta, Duo, OneLogin, dan lainnya. Anda dapat menghubungkan satu penyedia SSO atau mengaktifkan Multi SSO untuk mengautentikasi pengguna di beberapa penyedia identitas secara bersamaan.

Dengan SSO diaktifkan, pengguna dan administrator dapat masuk ke Jotform Enterprise menggunakan kredensial organisasi mereka yang sudah ada — meningkatkan keamanan dan menghilangkan kebutuhan untuk mengelola kata sandi terpisah. Formulir internal juga dapat dilindungi SSO, memastikan bahwa hanya anggota terverifikasi dari organisasi Anda yang dapat melihat dan mengirimkannya.

Untuk manajemen pengguna otomatis, Jotform Enterprise mendukung provisioning JIT (Just-In-Time) dan provisioning SCIM untuk secara otomatis membuat, memperbarui, dan menonaktifkan pengguna dan grup langsung dari penyedia identitas Anda.

Informasi lebih lanjut tentang SSO untuk Formulir dapat ditemukan di panduan ini.

Jika Anda memiliki solusi layanan direktori lainnya, hubungi tim Jotform Enterprise untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu. Untuk informasi tambahan, tinjau laman informasi SSO.

Jotform Enterprise API mendukung komunikasi data dua arah. Jika Anda memerlukan informasi tambahan, tinjau Dokumentasi API.

Pusat residensi data Jotform lokal Anda akan dihosting oleh Google Cloud Platform, mitra hosting pilihan kami. Kami juga bekerja dengan mitra hosting lain, seperti Amazon Web Services (AWS) sesuai kebutuhan.

Karena server Jotform Enterprise Anda didedikasikan untuk Anda, kami dapat memenuhi kebutuhan residensi data spesifik Anda, di mana data Anda tidak perlu meninggalkan negara asal Anda. Ini sangat penting bagi pelanggan di Australia, Kanada, AS, Inggris, UE, dan lainnya. Dengan 19 pusat data di 15 negara di seluruh dunia, kami dapat memenuhi persyaratan residensi data di negara Anda jika diperlukan.

Memastikan privasi dan keamanan data tanggapan formulir Anda adalah prioritas utama di Jotform. Jotform Enterprise mengambil setiap tindakan pencegahan untuk menyediakan layanan formulir online dengan keamanan tingkat tinggi — termasuk enkripsi 256-bit, Kepatuhan SOC 2, dan, jika diperlukan, solusi HIPAA untuk kebutuhan terkait perawatan kesehatan. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi laman keamanan Jotform.

Data dienkripsi saat didiamkan secara default di Server Enterprise:

• Solusi Enterprise sepenuhnya terisolasi dalam lingkungan Jotform Enterprise, jadi tidak ada yang dibagikan dengan pengguna lain.
• Semua data (formulir/tanggapan pengguna, dll.) secara otomatis dienkripsi saat tidak digunakan, juga saat sedang ditulis ke disk fisik.
• Setiap kunci enkripsi juga dienkripsi dengan kunci master yang dikelola oleh Google Cloud Platform (mitra hosting kami).

Enkripsi saat data berada di database, tersedia di HIPAA, satu tingkat di atas:

• Saat server kami mendapatkan data mentah, dan menulisnya ke database, Jotform akan mengenkripsinya dengan AES256 (setiap tanggapan individu memiliki kunci unik) dan setiap kunci AES265 juga dienkripsi dengan kunci publik pengguna (RSA2048). Kunci dapat digunakan dengan mudah oleh pengguna dan dikelola sepenuhnya oleh Jotform.

Singkatnya, pengaturan enterprise reguler menyediakan enkripsi disk, sedangkan HIPAA menambahkan enkripsi basis data di atasnya.

Jotform Enterprise menawarkan opsi HIPAA untuk membantu Anda menjaga keamanan informasi kesehatan. Pelajari lebih lanjut.

Akun Jotform Enterprise Anda akan beroperasi dengan cara yang sama. Data tanggapan formulir yang ada akan secara otomatis dienkripsi di pusat residensi data lokal Anda, serta di database.

Jika Anda mengumpulkan Informasi Kesehatan Terlindungi (PHI) dan Anda memerlukan server Anda untuk memenuhi HIPAA, silakan hubungi manajer akun Anda dan tim pelanggan Enterprise untuk membahas opsi harga dan migrasi data. Diskon untuk institusi pendidikan dan organisasi nonprofit tidak tersedia untuk biaya server HIPAA.

Jika Anda mengumpulkan Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI) dan Anda ingin server Jotform Enterprise Anda sesuai dengan kepatuhan HIPAA. Terdapat biaya tambahan sebesar $299 per bulan, yang dibebankan setiap tahun terlebih dahulu dan akan ditambahkan ke biaya lisensi Anda. Diskon lembaga pendidikan dan organisasi nonprofit tidak tersedia untuk biaya server HIPAA.

HIPAA menghadirkan pemanfaatan CPU tambahan di server dikarenakan enkripsi tambahan saat data terdiam di database, yang merupakan persyaratan HIPAA. Penyedia hosting kami mengenakan biaya berdasarkan penggunaan CPU, jadi ada biaya tambahan ke Jotform untuk kepatuhan HIPAA. Pelajari lebih lanjut mengapa Jotform Enterprise adalah solusi hebat untuk Perawatan Kesehatan.

Jika Anda memiliki server enterprise, formulir dan tanggapan Anda akan secara otomatis dienkripsi saat didiamkan di disk fisik.

Solusi HIPAA meningkatkan keamanan satu langkah lebih jauh dengan menyediakan enkripsi database tambahan dengan kunci AES256 unik untuk setiap tanggapan individu.

Hukum AS mengharuskan organisasi yang mengumpulkan dan menyimpan PHI untuk mengikuti metode yang sesuai dengan HIPAA, jadi jika Anda mengumpulkan PHI, dan Anda berada di AS, Anda akan memerlukan fitur kepatuhan HIPAA. Namun, beberapa pelanggan Jotform Enterprise yang tidak berlokasi di AS juga memilih untuk mengaktifkan HIPAA sebagai tingkat keamanan tambahan.

Akun Emas Anda adalah akun pengguna tunggal, yang berarti satu orang dapat membuat formulir, mengumpulkan data, dan memiliki akses ke data.

Peraturan HIPAA menentukan bahwa setiap akses ke PHI (Protected Health Information) harus dapat dilacak ke individu unik dengan kredensial login mereka sendiri yang dapat diidentifikasi.

Berbagi kredensial masuk merupakan pelanggaran HIPAA yang signifikan dan dapat menyebabkan masalah hukum.

Bahkan jika hanya satu orang yang membuat formulir di akun Anda, jika beberapa individu mengakses PHI yang dikumpulkan, Anda akan memerlukan Jotform Enterprise, yang merupakan satu-satunya platform yang mendukung beberapa pengguna.