FORMULARIO DE RESERVA DE FERRAMENTA

Dúvida sobre formulário de reserva de ferramentas no Jotform

Preciso criar um formulário de reserva de ferramentas no Jotform e gostaria de orientação para atender aos seguintes requisitos:

1. Impedir que a mesma ferramenta seja reservada mais de uma vez simultaneamente.
2. Utilizar uma base de dados com todas as ferramentas cadastradas.
3. Cada ferramenta possui uma TAG única, mesmo quando existem ferramentas iguais (Ex.: Martelo TAG 12-50, Martelo TAG 12-51).
4. A base possui aproximadamente 5.045 ferramentas, todas com TAGs diferentes.
5. Considerar os status: Disponível, Em Uso, Em Calibração, Em Manutenção e Alocação Fixa.
6. Apenas ferramentas com status Disponível devem aparecer para reserva.

Qual a melhor forma de implementar essa lógica utilizando Jotform Forms, Tables e Workflows?

Hi OFICINAADM,

Thanks for reaching out to Jotform Support. I'm an AI assistant here to assist you.

Para implementar um fluxo de reserva de ferramentas evitando reservas simultâneas da mesma TAG e controlando disponibilidade, você pode usar principalmente o Inventory widget no formulário. Ele foi feito exatamente para controlar estoque/itens em tempo real e impedir que um item seja selecionado além da quantidade disponível.

De forma geral, a lógica possível com os recursos disponíveis é:

• Cada ferramenta (TAG única) é tratada como um item com quantidade limitada.
• O widget Inventory reduz automaticamente a quantidade a cada envio de formulário.
• Quando a quantidade chega a zero, o item fica indisponível para novas reservas.

Como o conhecimento disponível descreve apenas o controle de quantidade por item no formulário (e não integração direta e automática com uma base grande em Tables com múltiplos status), a solução mais alinhada é focar no controle de quantidade disponível por ferramenta dentro do próprio formulário.

Deixo abaixo um passo a passo prático para montar a base do seu fluxo, que você pode depois combinar com Tables e Workflows manualmente:

1. Criar o formulário de reserva com controle de estoque

1. Acessar seu formulário em Form Builder.
2. Clicar em Add Element no lado esquerdo.
3. Abrir a aba Widgets e procurar por Inventory.
4. Arrastar o widget Inventory para o formulário.
5. Clicar no ícone de varinha do widget para abrir as configurações.

2. Configurar o Inventory para cada ferramenta ou grupo de ferramentas

O Inventory controla um item por widget, com quantidade limitada. Nas configurações do widget você terá, entre outros:

• Description – onde você pode colocar o nome da ferramenta e/ou a TAG (por exemplo: “Martelo TAG 12-50”).
• Available Quantity – define quantas unidades estão disponíveis.
• Quantity Input Type – número ou dropdown para o usuário escolher a quantidade.
• Hide Quantity / Counter Label / Error Message – para personalizar a forma como a disponibilidade é exibida e a mensagem quando a quantidade solicitada excede o disponível.

Cada envio de formulário atualiza automaticamente o estoque desse widget. Quando a quantidade chega a 0, o item não pode mais ser selecionado, o que impede reservas simultâneas acima do limite definido.

3. Escolher a estratégia para lidar com as 5.045 ferramentas

O conhecimento disponível deixa claro que:

• O Inventory controla um item por widget.
• O controle de estoque é feito por formulário, não de forma global entre vários formulários.

Com isso, para um volume de ~5.045 ferramentas, você teria que decidir:

• Se vai criar widgets Inventory apenas para as ferramentas mais usadas (por exemplo, as que são reservadas com mais frequência).
• Ou se vai organizar o formulário em grupos (por tipo de ferramenta, setor, etc.) e usar um Inventory por ferramenta dentro de cada grupo, aceitando que a configuração inicial será mais trabalhosa.

O conhecimento disponível não descreve um mecanismo nativo para ler automaticamente uma base grande em Tables com status (Disponível, Em Uso, etc.) e filtrar dinamicamente no formulário. Assim, a filtragem por status “Disponível” teria de ser refletida manualmente na configuração do formulário (por exemplo, só criar/ativar widgets Inventory para ferramentas que você considera disponíveis).

4. Usar Jotform Tables e Workflows como apoio (nível conceitual)

Com base no que está documentado:

• O Inventory já faz o papel de “não permitir reserva duplicada” ao limitar a quantidade.
• Você pode usar Tables para acompanhar as submissões (quem reservou, qual TAG, data/hora, etc.).
• Você pode usar Workflows/Approvals para criar um fluxo de aprovação ou confirmação da reserva, mas o conhecimento disponível não detalha uma integração automática de status (Disponível, Em Uso, Em Manutenção, etc.) entre Tables e o widget Inventory.

Ou seja, a parte de “status” teria que ser gerida por você na forma de:

• Definir quais ferramentas entram no formulário como disponíveis (via Inventory).
• Ajustar manualmente a quantidade disponível no widget quando uma ferramenta volta de uso, manutenção, calibração, etc.

5. Alternativas de widgets para cenários específicos

Além do Inventory, existem outros widgets que limitam seleções, caso você queira testar variações de layout ou lógica:

• Ticket Purchases – controla tipos de itens com quantidade limitada, sem seleção de quantidade por item.
• Gift Registry – semelhante ao Ticket Purchases, com limite de seleção.
• Quantity Gift Registry – permite múltiplas quantidades por item, com controle de estoque.

Todos eles seguem a mesma ideia: quando a quantidade acaba, o item deixa de estar disponível, o que ajuda a evitar reservas duplicadas.

Se você puder detalhar como hoje está a sua base (por exemplo, se as 5.045 ferramentas já estão em uma Jotform Table ou em planilha externa, se você precisa que o usuário pesquise pela TAG, etc.), depois que soubermos disso poderemos orientar melhor como combinar isso com o formulário e o Inventory dentro das limitações descritas.

Let us know if you have any other questions.

Olá,

Gostaria de apresentar algumas considerações sobre a ferramenta. Atualmente, não é possível agrupar reservas, sendo que cada reserva corresponde a uma ferramenta. A ferramenta pode ser devolvida e ficar novamente disponível para reserva após a conclusão do fluxo de trabalho. Além disso, no momento da devolução, ela pode adquirir o status de "Em calibração" ou "Em manutenção".

Hi OFICINAADM,

Our Portuguese Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Portuguese, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, the best approach for this would be to create a Jotform Table, and use this for tracking. Jotform Forms doesn't offer keeping track of multiple statuses for products. To get started with Jotform Tables, check out available templates here. In case you have any questions, reach out and we'll be happy to help.

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