Como usar Dropbox para aumentar sua produtividade

O Dropbox é uma das ferramentas colaborativas mais populares do mercado. Ele o permite salvar documentos essenciais, monitorar seus projetos, agregar observações, atribuir tarefas e muito mais.

Quando foi criado em 2007, o Dropbox era apenas uma simples ferramenta para o compartilhamento de arquivos. Ao longo dos anos, ele se transformou em uma ferramenta capaz de bater de frente com o Box ou o Google Drive nos quesitos versatilidade e funcionalidade.

Nesta postagem, apresentaremos alguns dos recursos essenciais do Dropbox, além de exemplos de como você pode usar este software para aumentar sua produtividade.

Entendendo as funcionalidades do Dropbox

Em ambas suas versões gratuita e paga, o Dropbox apela para ambos indivíduos e negócios.

Ao escolher um plano, é importante considerar os recursos que você precisa. Por exemplo, se você precisa trabalhar com grandes arquivos de vídeo, deve adquirir um plano maior de 3TB ou mais para assegurar-se de possuir espaço de armazenamento suficiente.

Feito seu cadastro, você pode estabelecer um espaço de trabalho para sua equipe, convidar membros e baixar os aplicativos Dropbox para seu computador e smartphone.

Em sua forma mais simples, você pode usar o Dropbox para baixar, compartilhar, restaurar e solicitar arquivos de ambos usuários e não-usuários Dropbox.

Uma ótima ideia é configurar seus aplicativos para desktop e dispositivos móveis para fazer o backup automático e salvar arquivos locais diretamente em sua conta Dropbox. Desta forma, caso esteja viajando sem seu computador ou este acabe quebrando, você sempre terá uma versão atualizada de seus arquivos na nuvem.

Além disso, você pode usar o recurso principal para atividades quando precisar monitorar se seus documentos foram compartilhados, agregar observações, compartilhar capturas de tela, atribuir tarefas a membros de sua equipe ou definir prazos para entregas importantes.

Você também pode usar o Dropbox Paper – um de seus mais novos recursos – como seu principal terminal de documentos ou “fonte única” para sua organização. Este é similar ao Google Drive no sentido de que arquivos podem ser compartilhados ou editados dentro do software. Por exemplo, você pode criar documentos mestre, compartilhá-los com todos os acionistas e instruí-los a compartilhar todas as atualizações necessárias no documento correto. Isso torna mais fácil para que todos possam ver onde está um projeto ou tarefa.

Integrações

Outro incrível aspecto do Dropbox é a forma como este se integra perfeitamente a tantos outros aplicativos de software, incluindo Slack, Zapier, Gmail, Jotform.

Por exemplo, você pode usar formulários Jotform para encaminhar seus envios automaticamente para sua conta Dropbox.

Três casos de uso do Dropbox

Existem inúmeras formas de usar Dropbox em seu ambiente de trabalho, bem como em sua vida pessoal. Compartilharemos três exemplos abaixo.

Trabalhe offline e minimize as distrações

Se você é um escritor, editor de vídeos ou realiza qualquer outra atividade criativa, sabe o quão importante é ter grandes blocos de tempo de trabalho ininterrupto para executar todas as suas tarefas.

O Dropbox possui um incrível recurso que o permite trabalhar offline. Você pode escolher quais arquivos deseja disponibilizar quando não estiver conectado à Wi-Fi e distraído por e-mails, notificações no Slack e em suas redes sociais. O Dropbox também o permite acessar todos os arquivos abertos em todos os seus dispositivos conectados quando você está offline.

Gerencie projetos de design

O Dropbox pode ser uma excelente ferramenta para a gestão de projetos visuais, do início ao fim, como a remodelação de um site. Por exemplo, você pode fazer o upload de wireframes, colaborar na construção do site e armazenar seus gráficos em uma única pasta.

Uma vez que esteja pronto para compartilhar a versão final, você pode usar o recurso Showcase para apresentar seu trabalho de forma mais visualmente atraente.

Faça o backup dos arquivos importantes de sua equipe

Coisas ruins acontecem. Por vezes, você pode acabar perdendo ou excluindo acidentalmente seus documentos. Dependendo do plano que tenha escolhido, o Dropbox pode recuperar arquivos excluídos de 30 a 120 dias.

Além disso, se você possui o aplicativo Dropbox para iOS ou Android, você também pode usar este recurso para fazer o backup automático de fotos do seu smartphone.

Por fim, o Dropbox possui outro recurso importante, a exclusão remota. Caso um de seus dispositivos seja perdido ou roubado, você pode excluir o Dropbox deste dispositivo automaticamente usando outro computador.


Resumindo, quer você seja um empreendedor individual ou um gerente intermediário em uma empresa de 5.000 pessoas, Dropbox possui recursos que podem ajudá-lo a ser mais produtivo.

This article is originally published on Apr 13, 2021, and updated on Apr 16, 2021.

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