7 Ferramentas para Análise de Lacunas

Não existe uma forma certa de conduzir uma análise de lacunas.

Essencialmente, uma análise de lacunas avalia onde uma empresa está hoje, onde ela quer estar no futuro, e o que está faltando para preencher essa lacuna. Para perguntas tão diretas, existem milhares de motivos pelos quais uma análise de lacunas pode ser necessária e dezenas de maneiras de realizá-la.

Teorias de negócios, teorias organizacionais e até mesmo a psicologia desempenharam um papel no desenvolvimento de metodologias para a análise de lacunas. Entretanto, são as ferramentas para análise de lacunas que o ajudarão a transformar a teoria em planos executáveis para fechar tais lacunas e alcançar o sucesso.

Confira abaixo sete ferramentas para a análise de lacunas e modelos que empresas estão usando hoje em dia, além de dicas sobre como você pode aplicá-las para impulsionar seu desempenho.

Análise SWOT

A análise SWOT é uma das ferramentas mais famosas e populares para o planejamento de negócios, datada dos anos 60 quando foi criada no Instituto de Pesquisa de Stanford. A análise SWOT examina quatros aspectos diferentes de uma organização, processo ou projeto: pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças.

A análise SWOT é eficiente pois possui uma estrutura simples. Uma formação em grade de quatro quadrantes, essencialmente um gráfico comparativo, onde vemos os aspectos positivos e negativos do assunto a ser examinado.

Os insights obtidos através de uma análise SWOT, contudo, são tudo menos simples. Os primeiros dois componentes – pontos fortes e fracos – olham para dentro da empresa. Quais são seus valores? Qual é a proposta de valor do produto?

O segundo conjunto – ameaças e oportunidades – observa o cenário competitivo. Onde a concorrência está posicionada? Quais são as forças externas (por exemplo, novos hábitos dos consumidores, regulamentos, o estado da economia) que afetam o negócio?

Uma análise SWOT fornece aos gerentes uma avaliação realista acerca de sua situação atual. Essa ferramenta visual clara os ajuda a tomar melhores decisões estratégicas sobre como chegar aonde querem ir.

PERT

Quando um projeto é complexo, multifacetado e altamente sensível ao tempo, muitas grandes organizações se voltam para o PERT – do inglês Program Evaluation and Review Technique, ou Avaliação do Programa e Técnica de Revisão. O conceito PERT, o qual foi desenvolvido pela Marinha dos Estados Unidos ao final dos anos 50, examina o tempo previsto para a finalização de um projeto com base em três previsões: otimista, mais provável e pessimista. Ele utiliza estatísticas para planejar um projeto e atribuir estimativas de quanto tempo este levará para ser concluído em cada um dos cenários mencionados.

A técnica PERT é baseada em dois tipos de marcos: atividades e eventos. Atividades são coisas que uma organização precisa fazer para concluir uma tarefa. Um evento é a conclusão de uma tarefa, o que permite que a organização prossiga para o próximo estágio do projeto. Gerentes estimam o tempo necessário para cada atividade e evento e os compara ao “caminho crítico”, o qual representa a maior quantidade de tempo necessário para alcançar o objetivo.

Comparando os diversos cenários à estimativa do caminho crítico, gerentes podem chegar ao melhor cenário previsto para a gestão de tempo.

Apesar de parecer complicado, você pode facilmente criar gráficos PERT com a ajuda de softwares como Microsoft Visio.

Modelo de Congruência de Nadler-Tushman

Existem diversas maneiras de analisar lacunas de desempenho. Enquanto a análise PERT observa fatores temporais, a ferramenta de Nadler-Tushman faz uma observação mais ampla em relação a forma como os diferentes elementos de uma organização se unem para afetar seus resultados.

Mais especificamente, o modelo de Congruência de Nadler-Tushman – batizado em homenagem aos dois teóricos organizacionais que o desenvolveram nos anos 80 – examinam quatro aspectos de uma organização que transformam entradas em saídas: trabalho, cultura, estrutura e pessoal.

Um estudo profundo acerca de cada um desses elementos ajuda a entender como sua organização funciona e como as partes interagem umas com as outras – em outras palavras, a “congruência” de todas as partes funcionando em conjunto para criar o fluxo organizacional.

Por exemplo, você pode ter as pessoas certas trabalhando em um projeto; contudo, se a estrutura da equipe não propiciar operações eficientes, o projeto sofrerá.

Uma vez que tenha examinado profundamente a forma como estes quatro elementos interagem entre si, você poderá apontar deficiências e desenvolver um plano de ação para saná-las. O poder desta ferramenta para análise de lacunas está na forma como ela prevê como alterações em uma área específica – como cultura ou estrutura – podem impactar outras áreas da empresa.

Diagrama Espinha de Peixe

Se você está buscando uma ferramenta para análise de lacunas para ajudá-lo especificamente com o design de produtos e controle de qualidade, o diagrama espinha de peixe pode ser a ferramenta certa para você. O teórico organizacional Japonês Kaoru Ishikawa o desenvolveu como um diagrama causal – isto é, ele o desenvolveu para mostrar onde fatores em um processo podem causar problemas ou falhas posteriormente.

Dependendo do objetivo da análise de lacunas, um diagrama espinha de peixe pode incluir diferentes tipos de fatores. Por exemplo, em processos de fabricação, a análise considera os 6 Ms (máquina, materiais, mão de obra, meio ambiente, método e medidas), enquanto para o marketing de produtos, são considerados os 8 Ps (produto, preço, ponto, promoção, pessoas, processos, provas físicas e performance).

Cada um destes forma uma ramificação diferente do diagrama espinha de peixe, fornecendo uma experiência visual geral que é capaz de comunicar lacunas complexas de forma simplificada.

E o motivo por trás do nome diagrama “espinha de peixe”? O diagrama lembra um esqueleto de peixe. O usuário mais famoso do diagrama espinha de peixe é a fabricante de veículos Mazda Motors, a qual utilizou a ferramenta para ajudar a aperfeiçoar o design do seu veículo Miata, ou MX5.

Modelo dos 7-S da McKinsey

Como seu nome diz, o modelo dos 7-S da McKinsey utiliza sete elementos, os quais devem estar alinhados para o sucesso de uma organização. Dois consultores da McKinsey o desenvolveram nos anos 70 como uma ferramenta para ajudar organizações a gerenciar suas mudanças e atingir seus objetivos. O que é interessante sobre este método é a forma como são posicionados os 7-S considerando o desempenho de uma organização.

A ferramenta divide os sete S’s nos elementos concretos que são fixos e fáceis de definir, como estrutura (structure), estratégia (strategy) e sistemas (systems), e elementos abstratos que são mais fluidos e subjetivos, incluindo habilidades (skills), estilo (style), colaboradores (staff) e valores compartilhados (shared values).

O modelo posiciona valores compartilhados no centro, com os demais elementos ao seu redor. Isso mostra quanta importância o modelo McKinsey coloca no impacto dos valores a todos os demais aspectos do funcionamento de uma empresa.

O modelo 7-S da McKinsey é uma ótima ferramenta para análise de lacunas, pois uma empresa pode usá-lo para demarcar a posição da organização em relação cada um dos sete S individuais atualmente e onde ela deseja estar no futuro. Comparando estes dois gráficos, é fácil apontar os detalhes essenciais que precisam mudar para alcançar o nível de harmonia necessário para que você possa atingir seus objetivos de negócios.

Modelo Organizacional de Burke-Litwin

Como diversas outras ferramentas para análise de lacunas, o modelo Burke-Litwin entrou em cena nos anos 60, quando o gerenciamento de negócios estava entrando em um território mais sofisticado. Este modelo aborda a questão da gestão de mudanças, identificando 12 elementos que influenciam uma organização:

• Ambiente externo
• Missão e estratégia
• Liderança
• Cultura organizacional
• Estrutura
• Sistemas
• Práticas de gestão
• Atmosfera de trabalho
• Tarefas
• Necessidades e valores individuais
• Motivação
• Desempenho (ambos individual e organizacional)

Cada um destes elementos é um motor decisivo para a mudança organizacional e, juntos, formam um modelo de fluxograma mostrando como interagem e contribuem para o processo de mudança.

Devido ao grande número de elementos que o modelo de Burke-Litwin aborda, a maioria das pessoas o veem como uma das ferramentas mais complexas para a análise de lacunas, e organizações maiores enfrentando grandes mudanças o utilizam com maior frequência. Mesmo assim, o modelo aborda todos os elementos de um negócio, não importando seu tamanho. Até mesmo empresas menores podem usar a estrutura do modelo Burke-Litwin como base para sua análise de lacunas.

Tabelas, gráficos e planilhas

A análise de lacunas não exige um modelo teórico específico para ser eficiente. Até mesmo uma planilha, gráfico ou tabela servem como boas ferramentas para a análise de lacunas, o que significa que você não precisa de um software ou metodologia complicada para utilizá-la.

A análise de lacunas envolve a organização de informações de forma a permitir uma análise e comparação adequadas. Por este motivo, ferramentas para a análise de lacunas são gráficas, como o diagrama SWOT ou o diagrama espinha de peixe.

Você pode criar uma análise de lacunas visual para qualquer tipo de avaliação usando um layout e habilidades de design básicas. Por exemplo, você pode criar uma análise de lacunas orientada por números, como uma análise de lacunas financeiras, usando o Excel ou Planilhas Google.

Você pode criar uma tabela no PowerPoint ou Word para mapear diferentes áreas da análise e compará-las. Ou também pode usar um dos inúmeros modelos para análise de lacunas online como ponto de partida. As possibilidades são infinitas e você não precisa sair do orçamento.

Ferramentas para o preenchimento de lacunas

A análise de lacunas é um conceito amplo. Organizações podem utilizá-lo para avaliar um problema pontual – digamos, aprimorar um questionário para recrutamento – ou em um desafio grande e complicado – como reorganizar todo o departamento de RH.

Qualquer que seja o objetivo da sua análise de lacunas, existe uma ferramenta que irá ajudá-lo a fazer o trabalho. Além do mais, se as ferramentas para análise de lacunas existentes não forem adequadas para suas necessidades, você precisará criar sua própria usando uma simples planilha ou tabela. Quando se trata da análise de lacunas, não existem limites para as ferramentas que podem ajudá-lo a prosperar.