Case study results at a glance
Jotform Kurumsal ekibi sayısı
14
Jotform Kurumsal ile yerini alan diğer yazılım sayısı
6
Oluşturulan Jotform Uygulamalar sayısı
29
Shannon White, işteki süper gücünün “bir şeyleri sevmek” olduğunu sık sık söyler. Bir ürünü beğendiyse onu her yerde kullanmanın bir yolunu bulur. Sevdiği şeylerden birinin de Jotform olduğu ortaya çıktı.
White, İskoçya’nın önde gelen sahne sanatları kurumu National Theatre of Scotland‘da web ve içerik sorumlusu olarak çalışıyor. Kurum her yıl 200’den fazla etkinlik ve oyun sahneliyor. Bunun yanında topluluk katılım projeleri yürütüyor, gösteri alanlarını kiraya veriyor ve daha pek çok iş üstleniyor. Yalnızca 2025–2026 sezonunda 228.000’den fazla kişiye ulaştı.
White, Jotform’la ilk kez tiyatrodaki bir çalışma grubu için Zoom toplantı davetlerini otomatikleştirmenin yolunu ararken tanıştı. Platformu kullanmaya başladıktan sonrasını şöyle anlatıyor: “Oradan sonra iş çok hızlı bir şekilde çığ gibi büyüdü. Kendi kendime bu başka ne yapabilir diye sordum. Bence bundan çok daha fazlasını yapabilirdi.”
Anlattığına göre çok geçmeden kendini bir tür Jotform gönüllü elçisi olarak buldu. Operasyon müdürü Chris Lang’le birlikte Jotform’u insan kaynakları, finans, sanatsal geliştirme ve topluluk katılımı gibi departmanları destekleyecek şekilde kurumun geneline nasıl yayabileceklerini araştırmaya koyuldular.
Lang, “Kurumun farklı alanlarına ne kadar değer katabileceği benim için oldukça açıktı” diyor. Jotform’un Altın planında birkaç ay geçirdikten sonra Kurumsal plana ihtiyaç duydukları netleşmiş. Lang ve White böylece “başka hangi yazılım paketlerinden kurtulabileceğimiz üzerine konuşmaya” başlamışlar.
Zorluk, yüzlerce serbest çalışandan oluşan dev bir kadroyu yönetmekti
National Theatre of Scotland’ın en büyük idari yüklerinden biri, her yıl istihdam ettiği yüzlerce geçici çalışanı yönetmek. Kurumun sabit bir çekirdek ekibi var elbette. Oyuncular, sahne ekibi, teknisyenler ve prodüksiyonla ilgili diğer çalışanların hepsi ise serbest çalışıyor.
Bu da tiyatronun her yıl yaklaşık 400 serbest çalışanın insan kaynakları, bordro, lojistik ve iletişim gibi işlerini üstlenmesi anlamına geliyor. Üstelik bunların çoğu, ekipler turnedeyken, okulları ziyaret ederken veya topluluk etkinliklerine katılırken yürütülüyor.
Jotform’a geçmeden önce tiyatro çalışanları bilgileri Microsoft Word belgeleriyle topluyordu. Belgeleri serbest çalışanlara e-postayla gönderiyor, onlar da bilgilerini ekleyip geri yolluyordu.
Bu süreç hem çok zaman alıyordu hem de hataya açıktı. Yeterli güvenlik de yoktu. İnsanların gereken bütün bilgileri doldurup geri göndermesini sağlamak zordu ve verilerin tamamını tek bir yerde görmek mümkün değildi. Microsoft izinleri de çekirdek ekip dışındaki kişilerle bilgi paylaşmayı güçleştiriyordu. Lang’in deyişiyle, “Microsoft, insanları kurumunuza dahil etmeye ya da çıkarmaya pek uygun değil.”
Jotform sayesinde Word belgelerini kolayca, herkesle paylaşılabilen güvenli online formlara dönüştürdüler ama bununla yetinmediler.
White, “Uygulamaları da o sırada keşfettik” diyor.
Çözüm olarak prodüksiyonlara ve departmanlara özel mobil uygulamalar geldi
Aradıkları şeyin tam olarak Jotform Uygulamalar olduğu anlaşıldı. Kodlama gerektirmeyen bu kullanımı kolay mobil uygulama oluşturucuyla White ve Lang, çalışanlar ve serbest çalışanlar için formları, bağlantıları ve diğer önemli varlıkları bir araya getiren tek noktadan erişilebilen kaynak merkezleri kurabildi. Jotform Kurumsal hesapları sayesinde formlar ve veriler için erişim izinleri belirleyip bunlara yalnızca yetkili kullanıcıların ulaşmasını da sağladılar.
İşe alım ve İK uygulamaları
White ve Lang, serbest çalışanların işe başlama sürecini kolaylaştırmak için doldurmaları gereken tüm formları tek bir uygulamada topladı.
White durumu şöyle özetliyor: “Pek çok kişiden, pek çok farklı yolla bir sürü veri toplamak zorundayız. Sağlık beyanı lazım, personel bilgileri lazım, banka bilgileri lazım.” İşe alım formlarının hepsi tek bir Jotform uygulamasında durunca oyuncular ve sahne ekibi gereken bütün formları tek bir yerde bulabiliyor. Bu da gerekli bilgileri gönderme ihtimallerini artırıyor. Kolay erişim için uygulamayı telefonlarının ya da bilgisayarlarının ana ekranına da ekleyebiliyorlar.
İşe alım yöneticileri, çalışanlar, kısacası kuruma katılan ya da kurumdan ayrılan herkes için 360 derecelik bir hizmet sunabiliyoruz.
Chris Lang, Operasyon Müdürü, National Theatre of Scotland
White, “Her şeyi aslında tek bir kontrol panelinde toplayabiliyorsunuz. Onlar ister telefondan ister dizüstü bilgisayardan kullansın, verilerin hepsi size yine aynı şekilde geliyor” diyor.
Lang de aynı fikirde: “İşe alım yöneticileri, çalışanlar, kısacası kuruma katılan ya da kurumdan ayrılan herkes için 360 derecelik bir hizmet sunabiliyoruz.”
Her oyuna özel uygulamalar
Ekibin, belirli prodüksiyonlarda çalışan oyuncular, sahne ekibi ve diğer çalışanlarla önemli bilgileri paylaşması da gerekiyor. Her prodüksiyon için ayrı bir uygulama oluşturabiliyorlar. Bu uygulamalar sayesinde oyuncular ve ekip, oyun sahnede kaldığı sürece doldurmaları gereken her forma ve destekleyici kaynaklara ulaşabiliyor. Prodüksiyon uygulamalarında işe alım formlarının yanı sıra şunlar da yer alıyor:
- Prova ve prodüksiyon takvimleri
- Prova ve gösteri mekânlarına ait haritalar ve yol tarifleri
- Ulaşılması gereken önemli kişiler
White, “Programlarının genel görünümü hemen önlerinde duruyor” diyor. “Yapım ekibinde ve NTS ekibinde ulaşmaları gereken kilit kişilerin telefon numaraları elinin altında. Wi-Fi şifreleri gibi en basit bilgiler bile orada. Uygulama, provalar boyunca onlar için bir tür başucu kitabına dönüşüyor.”
Departmanlar için kontrol paneli uygulamaları
White ve Lang, Jotform Uygulamalar ile farklı departmanlar için veri kontrol panelleri de oluşturabileceklerini fark etti. Jotform’da bütün form yanıtları otomatik olarak Jotform Tablolar‘a kaydediliyor ve ekipler yanıt verilerini burada düzenleyip görüntüleyebiliyor. Jotform Kurumsal ile kurum, Jotform Takımlar üzerinden çalışma alanları da açabiliyor. Böylece formları, tabloları ve diğer varlıkları işleve ya da departmana göre gruplandırıyor. Tiyatronun şu anda sanatsal geliştirme, bina yönetimi, yaratıcı katılım, işe alım ve İK, finans, oyuncu seçimi ve kumpanya yöneticileri gibi alanları kapsayan 14 Takım çalışma alanı var.
Uygulamalar dahiyane.
Shannon White, Web ve İçerik Sorumlusu, National Theatre of Scotland
Çalışanların yanıtlarla ilgili sorularına tek tek cevap yetiştirmek yerine tabloları uygulamalarda bir araya getirebileceklerini gördüler. Böylece birden fazla formdan gelen verilere tek bakışta ulaşılabiliyordu.
“Uygulamaları kontrol paneli olarak kullanıyoruz” diye anlatıyor White. “Birden fazla formu olan bir departman varsa ona bir kontrol paneli kuruyoruz ve bütün tabloları oraya bağlanıyor. Bu hem onların hem de benim işimi kolaylaştırıyor.”
Çalışanlar artık e-postalarda bağlantı ya da dosya kovalamıyor. Uygulamadaki kontrol panellerine dönüp bütün formlarından gelen en güncel bilgileri tek bir yerde görebiliyorlar.
White’ın kendi sözleriyle, “Uygulamalar dahiyane.”
Sonuçta zaman kazanıldı, idari işler sadeleşti ve büyümeye alan açıldı
White ve Lang, Jotform Kurumsal ile birbirinden kopuk, elle yürütülen süreçleri bilgiyi tek merkezden yönetmenin daha derli toplu bir yoluna dönüştürdü. Serbest çalışanlar nerede olurlarsa olsunlar ihtiyaç duydukları formları ve kaynakları tek bir yerde buluyor. Çalışanlar da e-postaları ve elektronik tabloları karıştırmadan güncel yanıt verilerine ulaşıyor. Bilgi peşinde koşmaya daha az zaman gidiyor. Kalan zaman da kurumun prodüksiyonlarına ve programlarına ayrılıyor.
Jotform’un da bizimle birlikte büyüdüğü çok net bir şekilde ortaya çıktı.
Shannon White, Web ve İçerik Sorumlusu, National Theatre of Scotland
Toplantı davetlerini otomatikleştirmek için başlayan iş, bugün kurumun dört bir yanındaki departmanlara destek veren 14 Takım çalışma alanına ulaştı. Bunlara işe alım, tek tek prodüksiyonlar ve departman kontrol panelleri için kurulan uygulamalar da eklendi. Rol tabanlı erişim kontrolleri sayesinde kurum, hassas bilgilere kimin ulaşabileceğini çok daha iyi denetliyor.
Jotform Kurumsal, ekibin elinde üzerine inşa etmeye devam edebileceği esnek bir platform bırakıyor. White birkaç kez belirli bir özelliğin keşke olsaydı diye düşünmüş ve kısa süre sonra tam da o özelliğin yayınlandığını görmüş.
“Jotform’un da bizimle birlikte büyüdüğü çok net bir şekilde ortaya çıktı” diyor. Ekip artık her yeni ihtiyaçta ayrı bir araç eklemek yerine Jotform’u kullanmanın yeni yollarını bulmayı sürdürüyor. Her şeyi başlatan o soruyu sormaya da devam ediyorlar: “Bu başka ne yapabilir?”
Jotform Kurumsal’ın sizin kurumunuz için neler yapabileceğini merak ediyor musunuz? Kurumsal planlarda yüzde 30 indirim de dahil olmak üzere Jotform’un kâr amacı gütmeyen kuruluşlara sunduğu avantajlar hakkında daha fazla bilgi alabilirsiniz.
Yorum Gönder: