Kitchener-Waterloo Multicultural Centre + Jotform Kurumsal: Bir bakışta sonuçlar
Yıllık tasarruf
100.000 $
Form yanıtı sayısı
35.000+
Form entegrasyonu sayısı
4 (Microsoft Power Automate, Mailchimp, Google Sheets ve webhook’lar)
Ontario’daki Kitchener-Waterloo Multicultural Centre (KWMC), 1967’den bu yana bölge genelinde göçmenler, mülteciler, uluslararası öğrenciler ve toplum üyeleri için bir destek merkezi olarak hizmet veriyor.
Kuruluş; uyum hizmetleri, istihdam desteği, dil programları ile sözlü ve yazılı çeviri hizmetleri sunuyor. Ayrıca her yıl Kanada’nın en büyük çok kültürlü festivallerinden birine ev sahipliği yaparak on binlerce kişiyi çeşitliliği kutlamak için bir araya getiriyor.
Tüm bu etkinin arkasında, engelleri azaltmaya ve yeni gelenlerin başarılı olmasına yardımcı olmaya kendini adamış küçük bir kâr amacı gütmeyen kuruluş ekibi var. Sektördeki pek çok kuruluş gibi onlar da büyüyen iş hacimlerine ayak uydurabilecek sistemlere ihtiyaç duyuyor.
İşte tam bu noktada Jotform Kurumsal devreye girdi.
Misyon odaklı çalışmaları yavaşlatan engelleri ortadan kaldırmak
Jotform Kurumsal‘ı kullanmaya başlamadan önce KWMC’nin tercüman hizmeti talepleri büyük ölçüde telefonla yürütülüyordu.
Personel gelen aramaları yanıtlıyor, ayrıntıları not alıyor, tercümanlarla iletişime geçiyor ve ardından her şeyi kayıt altına alıyordu. Bu yöntem bir süre işe yaradı; ancak talep arttıkça süreç verimsiz ve yönetilmesi zor bir hâl aldı.
Kuruluşun doğru bilgileri en baştan toplamanın daha iyi bir yoluna ihtiyacı vardı. Randevu süresi, dil gereksinimleri, planlama ihtiyaçları ve konum gibi ayrıntılar, tercüman hizmetlerini etkili bir şekilde koordine etmek için büyük önem taşıyordu.
Aynı zamanda küçük bir kâr amacı gütmeyen kuruluş olarak KWMC’nin satın alma konusunda net bir yaklaşımı vardı. Finans ve İş Hizmetleri Direktörü Mac Summers’ın açıkladığı gibi, ekibin yaklaşımı basitti: pazar liderini tercih etmek. Form ve iş akışı alanında bu lider Jotform’du.
Kesinlikle tavsiye ederim.
Mac Summers, Finans ve İş Hizmetleri Direktörü, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
İş akışlarını hızlandırmak için manuel süreçleri otomatikleştirmek
KWMC, Jotform Kurumsal ile iş ortağı kurumların ve danışanların tercüman hizmetlerini online olarak talep edebilmesini sağlayan bir sistem kurdu.
Talep sahipleri artık telefon görüşmelerine bağlı kalmak yerine gerekli tüm bilgileri içeren bir online form gönderiyor. Bu değişiklik tek başına karşılıklı yazışmaları ve idari yükü önemli ölçüde azalttı.
Ancak asıl dönüşüm, ekip otomatik iş akışlarını hayata geçirdiğinde yaşandı.
[Jotform Kurumsal]’ı neredeyse her departmanda kullanıyoruz.
Mac Summers, Finans ve İş Hizmetleri Direktörü, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Bir form gönderildiğinde ilgili e-postalar, onaylar ve bildirimler otomatik olarak tetikleniyor ve doğru kişilere yönlendiriliyor. Talepler, sürekli manuel takip gerektirmeden sistem içinde sorunsuz bir şekilde ilerliyor.
Kuruluş bu sisteme Language Interpreter Services Application (Dil Tercümanlığı Hizmetleri Uygulaması), kısaca LISA adını veriyor. Sistem, çalışan değil serbest sözleşmeli olarak görev yapan tercümanlar için bir serbest çalışma platformu gibi işliyor.
LISA aracılığıyla her yıl binlerce iş akışı otomatikleştiriliyor. Otomasyon olmadan bu hacmi aynı sayıda personelle yönetmek mümkün olmazdı.
Summers, “Gerçekten çok iyi çalışıyor.” diyor.
Tüm departmanlardaki ekipleri güçlendirmek
Tercüman hizmetleri için bir çözüm olarak başlayan bu sistem, kısa sürede tüm kuruluşa yayıldı.
Summers, “Neredeyse her departmanda kullanıyoruz.” diyor.
Formlar artık danışan kabulü, kurum içi süreçler, program koordinasyonu ve daha pek çok alanda kullanılıyor. Formların farklı bölümleri, formu dolduran hedef kitleye daha iyi uyum sağlayacak şekilde gösterilebiliyor veya gizlenebiliyor. Kabul personeli, tercümanlar ve danışanlar yalnızca kendileriyle ilgili bilgileri görüyor.
Örneğin tercümanlar, çalıştıkları saatleri doğrudan form üzerinden kaydedebiliyor, otopark veya yol giderlerini de bildirebiliyor. Bu sayede ekstra evrak işi ortadan kalkıyor ve tüm kayıtlar tek bir yerde düzenli bir şekilde tutuluyor.
Sistem ayrıca KWMC’nin kullandığı diğer temel araçlarla da entegre çalışıyor.
Microsoft Power Automate sayesinde form yanıtları, kuruluşun genel muhasebe defterinde satın alma siparişlerinin ve satış siparişlerinin oluşturulmasını otomatik olarak tetikliyor. Bir fatura onaylandığında ise yevmiye kayıtları otomatik olarak oluşturuluyor.
Bu düzeyde bir otomasyon, özellikle devlet hibeleriyle finanse edilen programlar için büyük değer taşıyor. Örneğin kuruluş, kısmen Ontario eyaleti tarafından finanse edilen bir çalışma kapsamında aile içi şiddet sığınma evlerine tercüman hizmeti sağlıyor. Bu fon sağlayıcılar, hizmetlerin nasıl sunulduğuna dair ayrıntılı raporlama talep ediyor.
Jotform doğrudan kuruluşun finans ve raporlama sistemlerine veri aktardığı için bu bilgiler zaten yapılandırılmış ve erişilebilir durumda oluyor.
Aksi takdirde raporları hazırlamak için sayısız saat harcaması gereken kâr amacı gütmeyen kuruluş yöneticileri için bu tür bir otomasyon, oyunun kurallarını değiştirebilir.
Ölçeklenebilir sistemleri hayata geçirmek
Jotform Kurumsal’ı kullanmaya başladığından bu yana KWMC’nin verimlilik kazanımları oldukça önemli düzeyde.
Summers’a göre Jotform Kurumsal ile desteklenen LISA sistemi olmasaydı, kuruluşun yalnızca iş akışına ayak uydurabilmek için büyük olasılıkla iki tam zamanlı personel daha istihdam etmesi gerekecekti.
Pek çok kâr amacı gütmeyen kuruluş için, KWMC örneğinde her biri yaklaşık 50.000 $ yıllık maaşa sahip iki yeni çalışan istihdam etmek gerçekçi değil. Otomasyon, bütçeyi zorlamadan ekibe ihtiyaç duyduğu kapasiteyi etkili bir şekilde sağlıyor.
KWMC, iş akışı otomasyonunun ötesinde platformu kullanmanın başka yaratıcı yollarını da buldu.
Jotform Yapay Zeka Asistanları ile web sitelerinde, her yıl yaklaşık 65.000 ziyaretçi çeken Kitchener-Waterloo Multicultural Festival hakkında gelen soruları yanıtlamaya yardımcı olan bir yapay zeka chatbot’u oluşturdular. Chatbot; ziyaretçilerden, satıcılardan ve toplum üyelerinden gelen sık sorulan soruları yanıtlıyor. Yanıtlayamadığı bir soruyla karşılaştığında ise takip için etkinlik koordinatörüne otomatik olarak e-posta gönderiyor.
Kuruluş, e-posta iletişimini kolaylaştırmak için Jotform’u Mailchimp ile de entegre ediyor. Danışanlar kabul formlarını doldurduğunda bilgileri otomatik olarak ilgili e-posta listelerine ekleniyor. Bu da ekibin yeni gelenleri ilgili programlar ve topluluklarla buluşturmasına yardımcı oluyor. Katılımcıları haftalık dil pratiği için gönüllülerle eşleştiren Konuşma İngilizcesi programı da bunlardan biri.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar düşünülerek tasarlandı
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlarda güvenlik ve erişilebilirlik eşit derecede önemlidir. KWMC, kullanıcı erişimini yönetmek için çoklu oturum açma (SSO) özelliğini kullanıyor. Bu sayede personel, karmaşık bir kurulum gerektirmeden güvenli bir şekilde oturum açabiliyor.
Summers, “SSO özelliği hoş bir detay.” diyor.
BT işlerini kurum içinde yöneten bir kuruluş için uygulama kolaylığı büyük önem taşıyor. Teknoloji arka planda sorunsuz çalıştığında KWMC ekipleri en önemli işe, yani topluluklarına hizmet etmeye odaklanabiliyor.
Topluma katkıyı büyütmek
Kâr amacı gütmeyen kuruluşların tüm yöneticileri, idari işler ile misyon odaklı çalışmalar arasındaki dengeyi iyi bilir. Ekipler elektronik tabloları yönetmeye, onayların peşinden koşmaya ve talepleri manuel olarak işlemeye ne kadar çok zaman harcarsa insanlara yardım etmeye o kadar az zaman ayırabilir.
Jotform Kurumsal gibi araçlar bu dengeyi yeniden kurmaya yardımcı oluyor.
Kitchener-Waterloo Multicultural Centre ekibi için sonuçlar her şeyi açıkça ortaya koyuyor.
Summers, “Kesinlikle tavsiye ederim.” diyor.
Yorum Gönder: